最初以祕書身分任職於 222 戶大型豪宅社區,在該社區我學習到如何服務住戶及須有的應對進退,也由於每天面對的都是具有一定社會地位與財力的住戶,更要有對應的膽識及細心。入行約一個月後,開始積極配合秘書長學習財報製作、舉辦大型活動的細節,也因當時所服務社區與建商纏訟,我負責協助委員準備訟狀與相關證據,因此獲得委員會高度認可,不僅為我加薪且特設文書秘書乙職,專門協助委員會進行各文書事項(如,會議資料與紀錄、公告製作、發函等),且成為同期秘書中唯一跳過組長直升主任者。
# 行政文書協助
- 簽呈、文書報表、財務報告等製作或追蹤
- 協助準備法律相關文件
- 住戶日常服務及客訴事件處理
- 咖啡、茶水沖泡服務
- 社區節慶活動、區權會協助籌備
當上主任後接管僅36戶的小豪宅案,因善於溝通,在團隊中與保全秘書相處融洽,也與維修廠商互動良好。在該案場印象最深刻的一次突發事故處理案例,是設置於一樓電梯附近牆面的公管突然爆管,大量的水灌沖至地下三樓,除了第一時間聯絡機電維護廠商,也在其專業指示下用長水管與社區自用小型抽水機將水引流至水溝,並與保全將該電梯升至最高樓關閉後,廣播通知住戶。也曾在颱風天時與保全一起駐守大樓,處理狂風暴雨對社區造成的緊急狀況,譬如大漏水、停電等等,抑或是平日偶發的火警狀況與住戶間的紛爭處理。
#社區管委會運作及物業人員管理
- 社區公共工程比價、施工監督、完工檢查
- 簽呈、文書報表、財務報告等製作
- 依循公寓大廈管理條例協助管委會處理會務
- 住戶客訴事件處理及管理辦法修改
- 緊急情況處置