【履歷範本】行政人員履歷教學,精準呈現你的適任程度!

除了日常庶務,行政的工作內容還有什麼?行政工作的未來職涯又有哪些選擇?

正在尋找行政助理、行政相關的工作嗎?每間企業都不可少的行政工作,需要哪些能力、看重哪些人格特質呢?行政助理的經驗可以幫助轉換成哪類的工作?行政工作的履歷又該如何撰寫,才能獲得人資的青睞呢?如果你也準備應徵行政工作,就繼續往下看吧!

行政履歷範本

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想要了解行政的履歷該怎麼寫嗎?先來看看行政人員的工作內容以及必備人格特質吧!

行政工作內容

一般而言,行政的工作確實離不開日常庶務,工具採購、設備維護、郵務處理等等,舉凡是與核心業務無關的事務,都有可能落到行政助理身上。這些需求可大可小,雖然通常不會直接影響公司的運作,但卻可能會為其他同事的工作增加不便、從而影響到工作效率。

當然,行政人員也不是萬能的,很多時候都需要再聯繫專業的人幫忙,像是冷氣維修、馬桶堵塞、電腦故障等等,如果沒有行政人員幫忙接洽維修人員、處理後續的溝通和費用,其他同事在工作忙碌之餘還要煩惱這些細節,對於主要業務的影響可想而知。因此,行政人員雖然不一定擁有特別明確的硬實力,但是解決問題的能力也絲毫不遜色。

除了日常瑣事以外,其他的工作內容就要看每間企業的需求不同。有時行政助理會兼顧其他的工作,可能是因為需求不至於多到需要再聘用專門負責的人,也有可能是該職位本身的工作量不穩定,所以企業希望這位員工可以在閒暇之餘同時負責行政事務,此時就是該職位的專業能力為主、行政能力為輔。比如說在規模較小的公司,就有可能出現會計兼任行政、人資兼任行政等等的狀況,都務必要在應徵、面試時就問清楚,以免不小心找到能力和個人期待不符的工作。

行政人員的工作內容百百種,有時也會涉及到公司營運本身的關鍵工作。以電商品牌的行政助理為例,就可能要協助管理訂單、出貨、回覆客服等等,這些都是支撐品牌經營的重要工作。再以金融業的行政人員為例,則有可能需要幫忙收集資料、彙整數據,協助製作報告讓其他同事能夠跟顧客有效溝通等等。這種類型的行政工作,可以成為一位求職者踏入不同領域的敲門磚。

行政工作需要的人格特質

由上一段的說明可以發現,行政的工作內容真的是五花八門。根據企業需要的角色不同,行政人員需要具備的能力也有所不同,但是在軟實力,也就是人格特質的部分,不外乎需要具備以下幾個條件。

  • 擅長溝通:前面提到行政助理處理的事務,有些需要再聯繫外部的專業人員幫忙,這便需要大量的溝通。同時行政作為後勤角色,負責解決會妨礙到第一線同事作業的各項疑難雜症,如何體察需求及找出解決方法,就十分仰賴行政人員的溝通能力。
  • 應變力強:發生問題時,若當下沒有其他合適的人可以處理,很有可能需要行政人員先接手,或是至少能夠做到止損。然而,有時這些問題沒有前例可循,或是根本不屬於行政助理的範疇,就會仰賴行政人員的靈機應變能力,能夠找出替代方案、先解決最危急的部分。
  • 善於解決問題:同上,行政人員遇到的挑戰,有時不在於「找到正確的方法」,而是在於是否確實「已經解決問題」。當然,如果經由觀察學習,能夠了解所屬產業正規的做事方式、從而協助解決問題,就能夠大大提升自己的價值。若是有意願在該領域轉職深耕,可以說是必要的能力。
  • 主動積極:日常庶務的問題有時並不會特別嚴重,所以就容易被忽略和耽擱,但是長期下來造成不良的影響,比如說網路連線偶爾不穩,雖然還算堪用,但是整體來說影響到工作效率。細心地挖掘問題、積極解決,都可以讓行政助理的工作生產力提高。

大部分來說,行政人員(尤其是助理職)的入門門檻不高,但如果能把握工作內容、持續產生影響力,也能成為企業不可多得的人才。

行政工作的職涯發展

有些企業聘用行政人員,確實只是需要有人力處理瑣事雜務、不會撥太多資源在人才的培養,所以行政人員偶爾會遇到職涯發展受阻的情況。但就如前面說到的,行政工作其實也可以是很大的挑戰。不管你是很喜歡這份工作,希望可以持續提升自己的價值、成為專業的行政人員甚至主管,或是希望能夠藉由行政工作所學轉換跑道,都可以參考下述的職涯發展方向。

掌握產業技能,轉為其他職能

如果目前擔任行政助理,但心裡有其他更心儀的職能,在原公司內轉通常會是你最有機會的選項!若是產業本身的門檻較高,可以先從通常不會限制背景的行政職跨入,並同時爭取參與、協助理想工作的專案,讓自己能夠逐步建立該職位的專業技能,養成轉職的實力。

把握企業經營技巧,成為營運關鍵角色

若是你的行政工作是屬於協助企業核心業務的角色,例如前面舉的例子,在電商品牌的行政人員,負責管理訂單、出貨、回覆客服等等。除了執行日常工作以外,如果你能改進現有的營運方式、造成關鍵的正向改變,便能夠大大提升你的價值,也有機會能夠接觸到更多營運面的業務、逐步掌握經營企業的技巧。

補足其他能力,爭取內部升遷

行政工作之所以稱為行政,便是因為有一部分的工作都是日常業務,有 SOP 能夠學習與複製。然而,在企業規模改變、市場千變萬化的情況下,有些做事方法並不再適合。如果一位行政人員能夠機靈地觀察出這些變化、加以優化改善工作流程,再加上補足其他公司期待擁有的能力(如財務、人資等),便有機會能夠跳脫基層行政人員、成為主管職。

行政工作入門不難,但仍然要持續補足技能才有機會拓展職涯。

行政的履歷撰寫技巧

行政的履歷該怎麼撰寫,才能夠吸引 HR 的注意力呢?以下我們針對一份履歷的常見段落,來為大家說明行政履歷的撰寫技巧!

行政履歷的「照片」

行政人員通常都是到處與人聯繫的溝通角色,有時甚至會兼任企業的櫃檯接待人員,所以在照片中顯示親切的樣貌必定會加分不少。如果應徵的職缺兼任櫃檯或是產業較為嚴謹(金融、醫療、法律等),建議穿著正式的套裝或西裝。若非前述情況,也至少要穿著襯衫較為保險,當然也要記得在乾淨的背景前拍攝 。

行政履歷的「簡介」

行政職缺的能力與經驗要求每個都不同,求職者的簡介也不能一概通用。建議詳細研究每個職缺的 JD(Job Description,職缺描述),根據你想應徵的工作所需選擇相關的成就、人格特質以及對於該工作的期待放入簡介中,就有更大的機會讓你在眾多的履歷中脫穎而出。

行政履歷的「學歷」

如果你應徵的行政工作有兼任其他職位,例如會計,那麼相關的學歷當然能夠加分。但一般來說純行政人員的學歷背景較不拘,所以如果你判斷自己的學歷、在學經驗跟想要應徵的行政職缺沒有什麼關聯性的話,可以將學歷段落放在行政履歷的最下方,讓其他的內容幫你增加亮點。

行政履歷的「工作經驗」

行政工作通常都蠻搶手的,要如何在成堆的履歷中展現自己的優勢呢?仔細挑選能夠 HR 眼睛一亮的工作經驗吧!

不管是應徵什麼工作,履歷內容與應徵的職缺相關性越高,通常就越有機會拿到面試資格。怎麼樣才算是「相關性高」的工作經驗呢?最直接的方法一樣是參考應徵職缺的 JD,不管從工作內容、所需的技能與人格特質、合作對象及所處產業等,盡量挑選相似的工作經驗,就更有機會能夠說服 HR 你是個合適的人選。

當然,若是你應徵的行政工作還需要兼任其他職位,那麼有其他職位的經驗一定是加分的。如果實在沒有可以著墨的相關經驗,那便從每份工作都需要的「軟實力」下手吧!舉凡溝通、專案管理、解決問題、團隊合作等,相信在學校社團、以往的工作經驗中,應該能夠找到類似的經驗,若是能用數據去展現成果,就會更有說服力。

行政履歷的「證照與技能」

一般來說,行政人員必備基礎文書處理能力,像是 Microsoft Office、Google 雲端工具,使用 Mac 的公司會要求熟悉 macOS 系統的操作等。文書工具通常不太需要利用證照來證明,可以僅列出熟悉的工具即可。

此外,視產業及企業需求,有時也會講究語言能力,放上語言證照或是測驗成績都是恰當的作法。如果沒有公認的證照能夠放在行政履歷上,那麼可以在語言後面大致註記程度(熟練、商務對話、日常對話、略懂等等,也可以標記清楚是聽說讀寫的哪一項),切記不要使用百分比或是星星、長條圖等,因為每個人的標準不同,HR 會無法理解你確切的程度如何。

除了上述的必備技能以外,也可以參考公司的產品、產業甚至是目前的團隊配置,再加上你對自己職涯的目標,在履歷篇幅許可的情況下,額外補充其他方面的技能。比如說以後想專精行銷,可以放 Google 行銷工具的證照;想做設計,可以註記具備 Adobe 系列軟體的技能等等。

不過,要注意的是,最重要的還是「目前正在應徵」的這份工作所需要的能力,記得要讓相符的內容成為履歷的主要溝通訊息,其他加分項可別喧賓奪主了!

內容面的整體履歷撰寫教學歡迎參考 👉🏻 吸引人資的履歷怎麼寫?7 步驟快速寫出致勝履歷!(內含履歷範本

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