Chứng chỉ tin học văn phòng là gì mà ứng viên nào cũng nên trang bị?

Ngày nay, thành thạo tin học văn phòng là một kỹ năng chuyên môn quan trọng và là yêu cầu cơ bản dù bạn đang làm việc trong lĩnh vực nào. 

Giống như đa số các kỹ năng chuyên môn khác, kỹ năng tin học văn phòng có thể được đo lường và xác định bằng chứng chỉ hoặc bằng cấp. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu về các chứng chỉ tin học văn phòng, ứng dụng của từng loại, cũng như cách mô tả trình độ tin học văn phòng trong CV, để hồ sơ xin việc của bạn đạt yêu cầu tối thiểu đối với vị trí tuyển dụng.

Chứng chỉ tin học văn phòng chứng nhận khả năng sử dụng các phần mềm và ứng dụng văn phòng trên máy tính. Các trường, trung tâm hoặc chương trình đào tạo được ủy quyền đều có thể cấp chứng chỉ tin học văn phòng sau khi bạn hoàn thành một khóa học hoặc bài thi đánh giá kỹ năng. 

Chứng chỉ tin học văn phòng thường được phân thành các cấp độ khác nhau, từ cơ bản đến nâng cao.

• Ở cấp độ cơ bản, tín chỉ tin học văn phòng yêu cầu kiến thức cơ bản về việc sử dụng các phần mềm văn phòng như Microsoft Word, Excel, PowerPoint và Outlook.
• Ở cấp độ trung cấp, bạn cần thi chứng chỉ tin học văn phòng đòi hỏi kiến thức sâu hơn về các chức năng và tính năng phức tạp hơn của các phần mềm văn phòng.
• Ở cấp độ nâng cao, bằng tin học văn phòng yêu cầu kiến thức chuyên sâu hơn về cả các phần mềm thiết kế và phát triển ứng dụng. 

Để đạt được mỗi cấp độ, bạn cần hoàn thành bài đánh giá năng lực và đạt được một số điểm nhất định. Tùy vào loại chứng chỉ mà trình độ tin học văn phòng sẽ được quy định bằng các thang đánh giá khác nhau, hãy cùng tìm hiểu thêm ở phần tiếp theo nhé!

Ở Việt Nam, các loại chứng chỉ tin học quốc tế và trong nước sau đây đang ngày càng trở thành tiêu chuẩn cho việc tuyển dụng trong các doanh nghiệp và tổ chức.

1. Chứng chỉ tin học MOS

MOS (Microsoft Office Specialist) là một trong những chứng chỉ tin học phổ biến nhất ở Việt Nam cũng như toàn cầu. Nội dung bài thi chứng chỉ tin học văn phòng quốc tế MOS kiểm tra mức độ thành thạo các ứng dụng Microsoft Office như Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook và OneNote. Các bài thi được thiết kế để đánh giá kỹ năng sử dụng phần mềm trong các tình huống thực tế (các tác vụ như tạo, chỉnh sửa, và định dạng văn bản, tính toán công thức trên bảng tính, tạo đồ họa và trình chiếu, sắp xếp cơ sở dữ liệu và quản lý email,...)

Chứng chỉ tin học văn phòng MOS phù hợp cho mọi đối tượng, từ học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng đến những chuyên gia IT. Chứng chỉ này được Microsoft trực tiếp cấp và có giá trị quốc tế. 

Thí sinh có thể thi chứng chỉ MOS tại các trung tâm đào tạo được ủy quyền bởi Microsoft tại Việt Nam. Lệ phí thi chứng chỉ tin học MOS không quá cao 875.000 VND/môn (phần mềm), nhưng bằng tin học văn phòng này sẽ là một công cụ đắc lực trong tìm kiếm việc làm và phát triển sự nghiệp. 

2. Chứng chỉ tin học IC3

Chứng chỉ tin học IC3 (Internet and Computing Core Certification) là một chứng chỉ về kiến thức và kỹ năng cơ bản về công nghệ thông tin và internet. Chứng chỉ này được phát triển bởi Hội đồng Chứng chỉ Kỹ năng Công nghệ thông tin (Certiport) và được công nhận toàn cầu, giống như bằng tin học MOS.

Năm 2020, Bộ thông tin và truyền thông Việt Nam đã công nhận người thi bằng tin học văn phòng IC3 đáp ứng chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản. Chứng chỉ này có giá trị trong các lĩnh vực liên quan đến công nghệ thông tin và internet, và giúp bạn tìm được các công việc liên quan đến lĩnh vực này.

3. Chứng chỉ ứng dụng Công nghệ thông tin cơ bản

Chứng chỉ ứng dụng CNTT là chứng chỉ tin học văn phòng của hệ thống giáo dục quốc gia. Bằng tin học văn phòng này đánh giá trình độ tin học văn phòng theo chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông Việt Nam.

Từ năm 2016, chứng chỉ tin học văn phòng trình độ A,B,C đã được thay thế bằng Chứng chỉ ứng dụng CNTT cơ bản hoặc nâng cao. Học bằng tin học văn phòng cơ bản, bạn được trang bị kiến thức về máy tính và các thao tác nền tảng. Chứng chỉ này dành cho sinh viên cần đáp ứng điều kiện tốt nghiệp, hoặc cán bộ, công chức, viên chức cần hoàn thiện hồ sơ theo các tiêu chuẩn do cơ quan Nhà nước ban hành. 

Đối với Chứng chỉ ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT), chỉ có những đơn vị được cấp phép bởi Cục Quản lý chất lượng - Bộ GD&ĐT trong danh sách này có quyền tổ chức thi và cấp chứng chỉ tin học văn phòng cơ bản.

Như đã nói, kỹ năng tin học là yêu cầu tối thiểu ở mọi công việc, vị trí. Trong CV xin việc, hãy liệt kê những chứng chỉ tin học văn phòng bạn có trong phần “Trình độ chuyên môn” hoặc “Thông tin bổ sung” để nhà tuyển dụng nắm ngay được điểm mạnh này từ “cái nhìn đầu tiên”. 

Một số lưu ý khi mô tả kỹ năng tin học trong CV:

• Cung cấp thông tin chi tiết đối với mỗi chứng chỉ tin học văn phòng, bao gồm: tên chứng chỉ, tên tổ chức cấp phát, thời gian cấp phát và số giờ học. 
• Sắp xếp chứng chỉ theo thứ tự thời gian, bắt đầu từ chứng chỉ mới nhất và kết thúc với chứng chỉ cũ hơn.
• Ưu tiên những chứng chỉ quan trọng, dựa trên đặc thù công việc bạn ứng tuyển.

Cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm của bạn sẽ được nhà tuyển dụng trực tiếp đánh giá trong buổi phỏng vấn xin việc - kỹ năng tin học văn phòng cũng không phải là một ngoại lệ. 

Dưới đây là một số tips hiệu quả giúp bạn tự tin “show” trình độ tin học văn phòng của mình khi đi phỏng vấn:

• Hiểu rõ yêu cầu công việc, để từ đó bạn có thể trình bày cụ thể về kỹ năng tương ứng, ví dụ: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, quản lý email, in và sao chép tài liệu, lập lịch làm việc,....
• Đưa ra ví dụ cụ thể về việc bạn đã từng sử dụng các phần mềm và ứng dụng tin học văn phòng trong công việc hoặc việc học trước đây như thế nào. 
• Mang theo bản gốc hoặc bản sao chứng chỉ tin học văn phòng để sẵn sàng cung cấp khi được nhà tuyển dụng hỏi.

Tóm lại, kỹ năng tin học văn phòng là một trong những kỹ năng quan trọng và cần thiết khi đi xin việc. Nhóm kỹ năng này giúp cải thiện chất lượng công việc, tăng tính cạnh tranh và giúp bạn thích ứng nhanh với môi trường làm việc. 

--- Tác giả bài viết: Dasie Pham ---