5 Contoh Surat Tugas Resmi yang Baik dan Benar

Di dalam perusahaan maupun dunia kerja terdapat surat resmi yang digunakan salah satunya adalah surat tugas resmi. Bagi kamu yang sudah memasuki dunia kerja pasti sudah tidak asing lagi dengan surat tugas kerja ini.

Terkadang dalam satu perusahaan, seorang pemimpin menugaskan bawahan untuk melakukan tugas atau kewajiban diluar perusahaan. Hal ini memerlukan surat tugas kerja resmi sebagai bukti atau dokumentasi perintah.

Untuk menulis surat resmi seperti surat tugas kerja tentu harus ditulis dengan format serta struktur yang baik dan benar. Dalam artikel ini CakeResuma akan membahas lebih dalam mengenai pengertian, fungsi serta cara membuat surat tugas kerja.

Apa Itu Surat Tugas?

surat tugas, surat tugas kerja
Deskripsi Surat Tugas Resmi

Surat tugas kerja adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu pimpinan kepada bawahan dalam suatu lembaga atau instansi tertentu untuk melaksanakan tugas dan kewajiban tertentu.

Surat ini biasa dikeluarkan oleh pihak pertama yang dituju untuk pihak kedua, lalu surat ini akan diberikan kepada pihak ketiga dengan maksud memperjelas tujuan tugas tersebut.

Selain itu, surat tugas resmi juga digunakan jika pihak pertama berhalangan hadir dalam suatu acara atau tugas dan memberikan mandat atau perintah kepada pihak kedua untuk mewakilinya.

Fungsi Surat Tugas

Fungsi Surat Tugas, surat tugas kerja
Fungsi Surat Tugas

Fungsi utama surat tugas resmi yaitu sebagai media surat perintah yang sah untuk memerintahkan suatu tugas dari suatu lembaga atau instansi. Disamping itu surat tugas kerja memiliki beberapa fungsi lainnya:

  1. Surat legal tertulis keterangan melaksanakan tugas: surat tugas kerja berperan sebagai surat bukti yang sah dan legal sebagai keterangan bahwa karyawan benar-benar melaksanakan tugas yang telah diperintah.
  2. Sebagai dokumen untuk administrasi riwayat kerja karyawan.
  3. Memudahkan pihak pelaksana untuk menjalani tugasnya: dengan adanya surat tugas kerja, maka dapat mempermudah karyawan yang diberi mandat untuk melakukan tugas yang diberi oleh instansi tertentu berhubungan dengan tugas yang diperintah.

Hal Yang Harus Diperhatikan Dalam Surat Tugas Kerja

Surat tugas kerja merupakan surat resmi, maka ada beberapa hal yang harus disiapkan terlebih dahulu sebelum kamu menulis surat tugas kerja. 

Surat ini tidak bisa ditulis sembarangan dan hanya terdiri dari satu atau dua lembar saja. Prosedur penulisan surat tugas kerja sebagai berikut :

1. Menentukan Tujuan Utama Surat

Disaat kamu menulis surat tugas kerja, pastikan kamu menulis langsung ke intinya dengan jelas dan tidak bertele-tele. Kalimat yang ditulis bertujuan untuk memperjelas tujuan dari surat tugas kerja tersebut.

2. Perhatikan Bahasa Yang Digunakan

Dalam menulis surat resmi, sebaiknya menggunakan bahasa yang baik dan sopan serta mudah dimengerti agar diterima oleh lembaga.

3. Kelengkapan Data Identitas 

Salah satu format dalam surat tugas kerja adalah menulis identitas atasan dan identitas orang yang diberi tugas. 

Pastikan kamu menulisnya dengan lengkap mulai dari nama, jabatan, nomor pegawai serta alamat lembaga pemberi tugas.

4. Panjang Surat 

Penulisan surat tugas resmi cukup sederhana ditulis dengan singkat, padat dan jelas. Menulis surat resmi tidak perlu bertele-tele dan langsung ke inti tujuan dari surat.

Format Surat Tugas

Setelah kamu mempersiapkan beberapa hal yang sudah dijelaskan diatas, waktunya untuk menulis surat tugas resmi dengan baik dan benar sesuai format yang akan dijelaskan dibawah.

1. Kop Surat atau Kepala Surat

Bagian kepala surat berperan sebagai identitas instansi atau lembaga yang mengeluarkan surat. Kop surat terdiri dari: nama instansi, logo beserta kontak instansi seperti alamat/email/website/nomor telepon.

Dengan adanya kop surat dapat dinyatakan bahwa surat ini resmi dikeluarkan oleh instansi bersangkutan.

2. Nomor Surat dan Perihal

Dibawah kop surat diikuti dengan tulisan surat tugas dengan huruf kapital dan nomor surat. Nomor surat berfungsi untuk mempermudah administrasi dalam urusan pengarsipan data dan mempermudah proses waktu pencarian saat dibutuhkan.

Nomor surat ditulis dengan format berikut:

Nomor urut surat - Kode tujuan surat - Bulan - Tanggal pembuatan surat

Perihal berisi tujuan dari surat tugas kerja agar pihak penerima mengerti tujuan dari surat tugas kerja tersebut.

3. Identitas Pemberi dan Penerima Tugas

Bagian ini berisikan identitas lengkap untuk memberi keterangan jelas pemberi dan penerima mandat. Biasanya berisi identitas lengkap seperti nama, jabatan/pangkat, alamat atau email.

4. Keterangan Tugas

Bagian ini kamu dapat menjelaskan penjelasan tugas yang diberi oleh pihak pemberi kepada penerima tugas. Bagian ini sangat penting karena merupakan inti dari bagian surat tugas kerja.

5. Penjelasan Detail Lokasi dan Durasi Pengerjaan Tugas

Kamu dapat menulis lokasi pengerjaan tugas dan tanggal serta durasi waktu pengerjaan tugas akan berakhir.

6. Penutup Surat

Bagian ini biasanya berisi kalimat penutup dan pada bagian kaki surat terdapat keterangan surat ini dibuat yang biasanya berisi:

  • Tempat dan tanggal pembuatan surat
  • Nama jabatan dari yang menandatangani surat tugas kerja
  • Tanda tangan / stempel instansi

5 Contoh Surat Tugas Untuk Berbagai Keperluan

Setelah kamu memahami format penulisan surat tugas, berikut adalah contoh surat tugas kerja yang dapat kamu perhatikan. 

1. Contoh Surat Tugas Karyawan

Surat tugas karyawan biasanya dipakai untuk mempermudah dan memperlancar proses perizinan. Berikut adalah contoh surat penugasan karyawan.

contoh surat tugas
Contoh Surat Penugasan Karyawan

2. Contoh Surat Tugas Guru

Bisanya kepala sekolah memerintah guru untuk menjalani tugas tertentu. Berikut adalah contoh surat penugasan guru.

Contoh Surat Tugas Guru
Contoh Surat Tugas Guru

3. Contoh Surat Tugas Perusahaan

Surat tugas perusahaan umumnya berisi tugas untuk karyawan yang akan mewakili perusahaan di acara tertentu atau mengawasi proyek secara langsung. Berikut adalah contoh surat tugas perusahan.

 Contoh Surat Tugas Perusahaan
 Contoh Surat Tugas Perusahaan

4. Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas

Surat dinas biasanya bersifat formal yang dibuat untuk keperluan lembaga pemerintahan, instansi, atau lembaga formal dalam memenuhi keperluan dan kepentingan lembaga. 

Penulisan surat tugas kerja harus menggunakan bahasa yang baku dan mampu menggambarkan suatu citra yang baik. Berikut adalah contoh surat penugasan dinas.

contoh surat tugas dinas
Contoh Surat Tugas Perusahaan

5. Contoh Surat Tugas Word/Doc

Kamu dapat menulis surat tugas kerja di Microsoft Word dan di print untuk di tanda tangan atau cap stempel instansi bersangkutan. Surat tugas kerja juga dapat disimpan dalam bentuk PDF jika memungkinkan.Be rikut adalah contoh surat tugas yang di tulis di Microsoft Word.

Contoh Surat Tugas Word/Doc, surat tugas pdf
Contoh Surat Tugas Word/Doc

Demikian cara bikin surat tugas dan contohnya. 

Surat tugas kerja membantu secara legal pemberian tugas kepada seseorang dan tentunya harus dipergunakan dengan rasa tanggung jawab. Perlu diperhatikan bahwa surat tugas kerja merupakan surat resmi yang pembuatannya harus sesuai prosedur dan format yang sudah ditulis diatas. Semoga bisa menjadi referensi saat kamu ingin menulis surat tugas kerja di kemudian hari.

--- Ditulis oleh Phoebe Charissa ---

Resume Builder

Build your resume only in minutes!

More Articles you might be interested in

Latest relevant articles
Interview Skills
Feb 7th 2023

5 Cara Menjawab Berapa Gaji yang Anda Inginkan dalam Interview!

Ditanya "Berapa gaji yang Anda inginkan" saat interview? Kamu dapat menjawab dengan estimasi gaji dan alasanmu seperti “Di pekerjaan saya sebelumnya, saya menerima rata-rata gaji X juta sampai X juta dari fresh graduate hingga...