5 Contoh Surat Undangan Rapat Bahasa Inggris [+struktur]

Contoh undangan rapat bahasa Inggris dan artinya tentang Grand Opening perusahaan
Surat undangan resmi Grand Opening perusahaan dalam bahasa Inggris

Setiap tim dalam sebuah organisasi atau perusahaan pasti seringkali mengadakan rapat. Rapat adalah cara yang bagus untuk mengumpulkan orang di satu tempat untuk berbagi informasi, berdiskusi, dan memecahkan masalah. Ketika mengadakan rapat, tentu kamu perlu mengirimkan surat resmi baik itu undangan rapat dalam bahasa Inggris maupun bahasa Indonesia. 

Kali ini, CakeResume akan fokus pada struktur penulisan undangan rapat bahasa Inggris dan artinya. Surat undangan rapat bahasa Inggris atau meeting invitation adalah surat resmi yang dibuat oleh perusahaan yang isinya berupa ajakan untuk mengikuti sebuah rapat penting. Undangan rapat bahasa Inggris perlu ditulis dengan bahasa yang formal serta menggunakan kata-kata dan kalimat yang benar dan jelas. 

Untuk kamu yang bertugas dalam membuat undangan meeting bahasa Inggris, jangan kemana-mana, ya! Yuk, belajar cara menulis undangan rapat bahasa Inggris dan temukan berbagai contoh meeting invitation di artikel ini!

📚 Baca juga: 6 Contoh Surat Undangan Rapat dan Cara Membuatnya!

Cara Membuat Surat Undangan Rapat Bahasa Inggris

Undangan meeting bahasa Inggris tidak hanya berisi informasi dasar seperti kepada siapa undangan tersebut ditujukan, kapan, dan di mana. Tentu ada struktur penulisan yang perlu diikuti untuk tetap formal dan profesional. Gunakan template di bawah ini sebagai panduan kamu ketika membuat undangan rapat dalam bahasa Inggris!

1. Kop Surat

Ciri utama surat undangan rapat bahasa inggris adalah adanya kop surat di bagian atas. Kop surat merupakan identitas resmi suatu organisasi atau perusahaan yang mengirim meeting invitation. Biasanya, kop surat berisi nama organisasi atau perusahaan, logo organisasi, alamat lengkap dan kontak person seperti nomor telepon, email, atau website. Kop surat yang berisi informasi lengkap akan membantu penerima undangan untuk mengetahui asal surat undangan rapat tersebut. 

2. Tempat dan Tanggal Penulisan Surat

Bagian penting selanjutnya yang seringkali lupa dituliskan yaitu tempat dan tanggal penulisan surat. Biasanya tempat dan tanggal penulisan surat ini ditulis di bagian kanan atas setelah kop surat undangan meeting bahasa Inggris.

3. Nomor Surat, Perihal, dan Lampiran

Tiga hal ini penting baik bagi pihak perusahaan maupun penerima undangan meeting bahasa Inggris. Nomor surat perlu dituliskan untuk pengarsipan data perusahaan. Sedangkan perihal bertujuan untuk mempermudah penerima mengetahui tujuan dan isi dari undangan rapat bahasa Inggris tersebut. Untuk lampiran, bagian ini bertujuan untuk menuliskan jumlah berkas yang dilampirkan bersama dengan surat tersebut. 

4. Nama dan Alamat Pihak yang Dituju

Tuliskan nama dan alamat kepada siapa undangan rapat bahasa Inggris tersebut akan dikirimkan. Pastikan kamu mencantumkan alamat yang benar untuk menghindari pengiriman yang salah. 

5. Salam Pembuka

Jika kamu mengetahui nama penerima undangan rapat bahasa Inggris tersebut, kamu bisa menggunakan “Dear Ms./Mrs./Mr.” sebagai salam pembuka. Namun, jika kamu tidak mengetahui nama penerima surat undangan rapat bahasa Inggris, kamu bisa menggunakan “Dear Sir/Madam,”

6. Isi Surat

Isi surat adalah bagian dimana kamu menyampaikan maksud dan tujuan dalam menulis surat undangan rapat bahasa Inggris tersebut. Sampaikan maksud dan tujuan kamu untuk mengundang pihak-pihak untuk hadir dalam rapat yang akan diadakan. Isi surat undangan resmi dalam bahasa Inggris biasanya merupakan informasi pelaksanaan, seperti:

  • Hari dan tanggal
  • Waktu
  • Tempat rapat/acara
  • Agenda

7. Salam Penutup

Untuk menunjukkan rasa hormat, kamu perlu menuliskan salam penutup di akhir surat undangan rapat bahasa Inggris. Kamu bisa menggunakan kata-kata ini sebagai salam penutup: 

  • “Sincerely”
  • “Regards”
  • “Kind Regards”
  • “Best Regards”
  • “Best wishes”

8. Nama Pengirim dan Tanda Tangan

Nama pengirim dan tanda tangan perlu dicantumkan sebagai bukti bahwa undangan rapat bahasa Inggris tersebut memang dikirim oleh pihak resmi yang bersangkutan. 

surat undangan rapat bahasa inggris, struktur surat undangan bahasa inggris
Surat undangan rapat bahasa inggris

5 Contoh Undangan Rapat dalam Bahasa Inggris

Masih belum mendapatkan gambaran seperti apa itu surat undangan resmi dalam bahasa Inggris? Simak berbagai contoh undangan rapat bahasa Inggris di bawah ini!

1. Contoh surat undangan rapat kantor dalam bahasa Inggris

Setiap perusahaan memerlukan adanya rapat kantor untuk membahas proyek-proyek yang sedang berlangsung. Di bawah ini adalah contoh surat undangan rapat kantor dalam bahasa Inggris untuk product launching event.

Contoh surat undangan rapat kantor dalam bahasa Inggris
Undangan rapat kantor bahasa Inggris

2. Contoh undangan rapat dalam bahasa Inggris OSIS SMA

Organisasi Siswa Intra Sekolah atau OSIS adalah organisasi resmi di sekolah yang bertugas mengendalikan aktivitas siswa untuk mengarah ke tujuan yang positif. Untuk menjalankan tugasnya, OSIS seringkali mengadakan rapat. Berikut adalah contoh undangan rapat dalam bahasa Inggris OSIS SMA:

Contoh undangan rapat dalam bahasa Inggris OSIS SMA
Contoh surat undangan rapat sekolah

3. Contoh surat undangan rapat sekolah dalam bahasa Inggris

Biasanya, sekolah mengirimkan surat undangan rapat untuk orang tua untuk berbagai kepentingan. Misalnya, undangan rapat tentang ujian akhir semester. Simak contoh surat undangan rapat sekolah dalam bahasa Inggris tentang ujian akhir semester yang ditujukan untuk orang tua murid di bawah ini!

Contoh surat undangan rapat sekolah dalam bahasa Inggris
Undangan meeting bahasa Inggris

4. Contoh surat undangan resmi dalam bahasa Inggris (rapat perusahaan eksternal)

Perusahaan tidak hanya mengadakan rapat internal untuk anggotanya saja, tetapi terkadang juga ada rapat perusahaan eksternal. Pada umumnya, para direktur atau general manager dari perusahaan lain yang diundang ke rapat ini.

Contoh surat undangan resmi dalam bahasa Inggris (rapat perusahaan eksternal)
Contoh meeting invitation

5. Contoh undangan rapat bahasa Inggris dan artinya tentang Grand Opening perusahaan

Setiap perusahaan pasti mengadakan sebuah acara untuk merayakan hari pertama berdirinya perusahaan tersebut. Ketika Grand Opening perusahaan, pasti pihak yang bersangkutan membuat surat undangan resmi untuk mengundang para tamunya. 

Contoh undangan rapat bahasa Inggris dan artinya tentang Grand Opening perusahaan
Surat undangan resmi Grand Opening perusahaan dalam bahasa Inggris

Kesimpulan

Sekarang kamu sudah mendapatkan gambaran tentang undangan rapat bahasa Inggris dan artinya, kan?

Sebagai kesimpulan, surat undangan rapat bahasa Inggris adalah surat resmi yang dikirim dengan tujuan untuk mengundang pihak yang bersangkutan untuk menghadiri sebuah rapat atau acara formal yang diadakan oleh perusahaan atau organisasi. 

Karena undangan meeting bahasa Inggris ini bersifat formal, tentu perlu mengikuti struktur tertentu yang dimulai dari kop surat, tempat dan tanggal penulisan surat, nomor surat, perihal, dan lampiran, nama dan alamat pihak yang dituju, salam pembuka, isi surat, dan diakhiri dengan salam penutup, nama pengirim dan tanda tangan.

Mau cari digital talents untuk perusahaan Anda? Yuk, pasang loker di CakeResume sekarang juga! GRATIS untuk 3 loker pertama 🎉

--- Ditulis oleh Aileen Gabriella ---

Resume Builder

Build your resume only in minutes!

Plus d'Articles qui pourraient vous intéresser

Latest relevant articles
Interview Skills
mai 7ème 2024

5 Cara Menjawab Berapa Gaji yang Anda Inginkan dalam Interview!

Pernah ditanya "Berapa gaji yang Anda inginkan?" saat interview? Ini tips dan contoh jawabannya.