Email từ chối ứng viên tinh tế cho nhà tuyển dụng

email-tu-choi-ung-vien
Được tạo bởi CakeResume

Trong quá trình tuyển dụng, không thể tránh khỏi trường hợp số lượng cần tuyển có giới hạn mà số người ứng tuyển lại quá đông. Do đó, việc gửi email từ chối ứng viên cũng quan trọng không kém việc gửi email chúc mừng các ứng viên đủ điều kiện vào vòng tiếp theo.

Thay vì để các ứng viên chờ đợi lâu để nhận ra bản thân đã trượt thì cách từ chối ứng viên hợp tình hợp lý hơn cả chính là gửi email từ chối ứng viên. Tùy trường hợp mà doanh nghiệp nên gửi thư từ chối ứng viên với nội dung phù hợp để tăng mức độ uy tín cũng như thể hiện sự tinh tế của mình với các ứng viên bị từ chối tuyển dụng.

Thư từ chối ứng viên là gì?

Email từ chối ứng viên là thư điện tử mà doanh nghiệp sẽ gửi đến các ứng viên không đủ điều kiện để bước tiếp vào giai đoạn sau của quy trình tuyển dụng.

Trên thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng sẽ gửi thư từ chối ứng viên. Tuy nhiên, việc nhà tuyển dụng từ chối ứng viên được thông báo qua email chính thức sẽ góp phần tăng mức độ hảo cảm của các ứng viên nộp hồ sơ. Từ chối tuyển dụng không chỉ là một phần quan trọng trong quy trình tuyển dụng. Một email từ chối tinh tế còn thể hiện được hình ảnh nhà tuyển dụng (employer branding) chuyên nghiệp, để lại ấn tượng tốt với ứng viên.

Email từ chối ứng viên gồm những gì?

Dưới đây là các nội dung cần có khi bạn - một nhà tuyển dụng từ chối ứng viên qua email:

1. Tiêu đề

Trong email từ chối ứng viên, phần tiêu đề cần được đặt sao cho ngắn gọn, súc tích và đúng trọng tâm. Cần đảm bảo tiêu đề nói lên được chủ đề chính của email để giúp các ứng viên có cái nhìn bao quát về nội dung trong thư. 

Ví dụ tiêu đề thư từ chối ứng viên:
Kết quả phỏng vấn/xét tuyển hồ sơ_[Tên ứng viên]_[Vị trí]

2. Mở đầu

Trước khi thông báo từ chối tuyển dụng, hãy bắt đầu bằng việc thể hiện sự trân trọng với thời gian và sự quan tâm của các ứng viên dành cho vị trí tuyển dụng của công ty. Một lời chào thân thiện kèm với câu cảm ơn sẽ tăng thiện cảm hơn nhiều so với đi thẳng vào việc thông báo nhà tuyển dụng từ chối ứng viên. 

Cụ thể, quý công ty có thể chào thư bằng các câu như “Thân gửi [...]” kèm theo câu “Cảm ơn bạn vì đã dành thời gian tìm hiểu và quan tâm đến vị trí tuyển dụng của công ty.” 

Đối với các ứng viên đã qua ít nhất một vòng phỏng vấn, doanh nghiệp có thể cân nhắc gửi lời cảm ơn như sau: “Cảm ơn bạn vì đã dành thời gian tham gia phỏng vấn cho vị trí [...] tại [...]. Chúng tôi vô cùng ấn tượng với thành tích của bạn trong quá trình phỏng vấn.” Như thế, email từ chối ứng viên sẽ trở nên hòa nhã và bớt đi cảm giác tiêu cực.

3. Phần thân

Nội dung chính của thư từ chối ứng viên thường đề cập đến lý do ứng viên không phù hợp với vị trí tuyển dụng. Bên cạnh việc thông báo từ chối tuyển dụng, doanh nghiệp có thể lồng ghép lời chúc sức khỏe hoặc một số lời khuyên để ứng viên có thể cải thiện bản thân. Trong trường hợp ứng viên phù hợp hơn với vị trí khác trong công ty, nhà tuyển dụng nên cân nhắc gửi lời nhận xét và đề nghị ứng viên suy xét vị trí đó để tăng cơ hội việc làm cho ứng viên tiềm năng, tránh lỡ mất một nhân tài. 

Nội dung email từ chối ứng viên:
“Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng bạn không thể đi tiếp vào vòng phỏng vấn. Đây là một quyết định khó khăn được đưa ra sau khi team đã cân nhắc kỹ lưỡng về chuyên môn và kỹ năng của bạn. Chúc bạn sức khỏe và mong rằng bạn sẽ tìm được công việc thực sự phù hợp với bản thân.” 

4. Kết thư

Thông thường, doanh nghiệp nên kết thư bằng từ “Trân trọng” kèm tên đầy đủ của người đại diện công ty hoặc của bộ phận tuyển dụng. Trong một số trường hợp, đôi khi kết thư bằng “Cảm ơn” cũng là một cách hay để giảm cảm giác nặng nề cho các ứng viên khi đọc email từ chối tuyển dụng. Điều này giúp cho các ứng viên có thiện cảm hơn với doanh nghiệp cũng như tạo động lực để ứng viên trau dồi thêm và tham gia ứng tuyển các vị trí trong công ty ở thời điểm tương lai.

cach-tuyen-dung-hieu-qua
Đọc thêm: Các cách tuyển dụng hiệu quả cho doanh nghiệp

Các mẫu email từ chối ứng viên tinh tế

Sau đây là một số mẫu email từ chối ứng viên để bạn tham khảo thêm, với tư cách là doanh nghiệp tuyển dụng:

Mẫu thư từ chối ứng viên - tiếng Việt 

Tùy theo giai đoạn trong quy trình phỏng vấn mà doanh nghiệp có cách từ chối ứng viên phù hợp, cụ thể là:

📍Trường hợp 1: Mẫu email từ chối ứng viên tham gia phỏng vấn

Thân gửi [TÊN ỨNG VIÊN], 

Chúng tôi đại diện bộ phận nhân sự thuộc [CÔNG TY] đã nhận được hồ sơ ứng tuyển của bạn, và rất cảm ơn vì sự quan tâm của bạn đối với vị trí [VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN].

Tuy nhiên, sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi nhận thấy rằng bạn chưa thật sự phù hợp để đi tiếp vào vòng phỏng vấn.

Thân chúc bạn nhiều sức khoẻ và may mắn trong quá trình tìm kiếm việc làm phù hợp. [CÔNG TY] mong là sẽ có cơ hội được hợp tác với bạn trong tương lai. 

Trân trọng,
[Ký tên]

📍Trường hợp 2: Mẫu thư từ chối ứng viên sau phỏng vấn

Thân gửi [TÊN ỨNG VIÊN], 

Một lần nữa, (TÊN CÔNG TY) cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia buổi phỏng vấn cho (VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN). Chúng tôi đánh giá rất cao sự cố gắng, nhiệt tình và tiềm năng của bạn. Tuy nhiên, với số ít vị trí việc làm, chúng tôi quyết định chỉ lựa chọn một số ứng viên ấn tượng và phù hợp để tiếp tục đồng hành cùng (TÊN CÔNG TY).

Chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn để có thể tiếp tục liên hệ lại nếu công ty có nhu cầu tuyển dụng, và vị trí phù hợp với khả năng của bạn hơn trong thời gian tới.

Chúc bạn gặp nhiều may mắn và thành công trong cuộc sống, công việc!

Trân trọng,
[Ký tên]

Mẫu thư từ chối ứng viên - tiếng Anh

Tương tự như mẫu email từ chối ứng viên - tiếng Việt, đối với mẫu tiếng Anh cũng được chia thành hai trường hợp chính:

📍Trường hợp 1: Mẫu email từ chối tuyển dụng

Dear [CANDIDATE NAME],

Thank you for taking the time to apply for the [JOB TITLE] position at [COMPANY NAME].

We regret to inform you that, at this time, you are not chosen to move on to the next step with us. We will store your information in our database for any future employment. 

Please stay in touch, and good luck with your job search!

Best regards,
[SIGNATURE]

📍Trường hợp 2: Mẫu thư từ chối ứng viên sau phỏng vấn

Dear [CANDIDATE NAME],

Thank you for taking the time to consider [COMPANY NAME]. We wanted to let you know that we have chosen to move forward with a different candidate for the [JOB TITLE] position.

Your abilities and successes left a lasting impression on our team. We believe you might be a good fit for additional upcoming positions and will get in touch with you once we do. 

We wish you well in all of your future professional endeavors and in your search for employment.

Best regards,
[SIGNATURE]

Ngoài ra, khi gửi thư từ chối ứng viên, bạn cần lưu ý đến việc kiểm tra lại nội dung cẩn thận, đặc biệt là mẫu thư từ chối ứng viên tiếng Anh sẽ dễ xảy ra sai sót về mặt ngữ pháp. 

Tóm lại, cách từ chối ứng viên khéo léo thông qua email cần đảm bảo cấu trúc bốn phần: tiêu đề, mở đầu, phần thân, kết thư. Một email từ chối ứng viên tinh tế không chỉ đảm bảo một "employer branding" chuyên nghiệp mà còn giảm bớt cảm xúc tiêu cực của những ứng viên bị từ chối tuyển dụng. Mong là những mẫu thư từ chối ứng viên tiếng Việt và tiếng Anh trên đây sẽ giúp bạn hình dung được rõ ràng hơn về hình thức cũng như nội dung cần được đề cập trong email từ chối ứng viên.

Với kinh nghiệm tư vấn và hỗ trợ nhiều doanh nghiệp xây dựng và quảng bá thương hiệu nhà tuyển dụng, CakeResume cam kết mang đến các chiến lược đẩy mạnh employer branding.
Liên hệ với chúng tôi để xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng và thu hút thêm nhiều nhân tài!

--- Tác giả bài viết: Lana Nguyen ---

Resume Builder

Build your resume only in minutes!

More Articles you might be interested in

Latest relevant articles
Workplace
May 9th 2024

6 mẫu email trả lời thư mời nhận việc cực chuẩn

Dù chấp nhận hay từ chối, hãy viết email trả lời thư mời nhận việc sớm để giúp nhà tuyển dụng kịp thời chuẩn bị các bước tiếp theo nhé!