離職面談怎麼談？HR離職面談技巧指南、內容與問卷範例公開

離職面談是離職流程的重要環節之一，能為公司的組織發展與改善方向帶來不少益處，其重要性不容小覷！以下將分享 HR 面談的目的與技巧，並提供常見的離職面談內容、離職面談表及紀錄範例等，透過員工的離職面談為公司帶來效益。

雖然員工可能已準備離開公司，但公司也千萬別忘了和員工進行離職面談！與員工進行離職面談，不僅能讓公司獲得一些員工的真實反饋，或許也能在離職面談過程中，了解員工不滿意之處、進而給予更多的協助，以降低公司人事變動的成本，對於公司而言益處甚多。

• 獲得員工真實心聲
  可以運用離職面談了解員工離職的真實原因與珍貴意見，提供公司一些日後改進的依據。

• 維繫良好關係與合作機會
  透過離職面談，不僅可以和離職員工維繫良好關係、以利未來合作，也能運用離職面談內容讓員工抒發工作上的委屈、減少怨懟和不滿，和員工維持友好關係。

• 減少人事異動成本
  在離職面談過程中，若能得知員工不滿足之處並給予協助，或許能成功挽留欲離職員工，減少人事變動的成本。

一般來說，員工的離職面談由公司人力資源部門進行，且通常由管理階層或專職人員主導與執行，以展現對於離職員工的重視。而身為人資人員，離職 HR 面談該如何進行呢？以下提供幾個離職面談技巧，讓你能從離職面談問題和內容中，引導員工誠實回答，獲取對公司發展有利的資訊。

• 離職面談地點具備足夠隱私
  為了讓離職員工能夠暢所欲言，且不引起辦公室其他員工騷動，建議進行離職面談時，可以安排在獨立而輕鬆的空間，例如：咖啡廳、餐廳等；若公司沒有多餘的預算或資源，建議事先預約辦公室的會議室，提供離職員工獨立的空間進行面談。

• 把握離職面談時機
  除了空間需格外安排，離職面談的時間也不容忽視！建議 HR 在一得知員工離職消息時，便能安排離職面談，有較大的機會了解員工不滿足之處、挽留員工；此外，在離職員工已下定決心、完成離職流程後，也是適合進行離職面談的時機，此時員工較能卸下心防、毫無保留地闡述個人意見。

• 營造輕鬆氛圍
  由於離職面談主要目的為獲得離職員工的真實想法，因此建議人資營造輕鬆的氛圍、不要太過拘謹正式，像聊天一般從中獲得員工的反饋。

• 聆聽離職者意見
  建議 HR 面談時，減少發言次數與個人評價，以聆聽為主、發言為輔，並採取正面的態度，讓離職員工有機會發表真正對公司的看法與意見。

然而，離職面談怎麼談？到底要談什麼內容呢？離職面談內容可以朝三大面向思考，包含團隊氣氛、公司制度、個人因素，以下將提供幾個離職面談問題參考：

企業文化為長期累積、非旦夕之間可以改變的，而且囊括範圍相當廣闊，因此建議離職面談中可以詢問以下內容：

• 領導風氣
• 工作氛圍
• 同事情感
• 主管管理風格

建議進行離職面談時，可以詢問離職員工是否對薪資不滿、對升遷機會有疑慮、對職涯發展不放心等，並從員工離職面談的回答中，適度地進行檢討與改善。建議可以依照這些方向詢問：

• 組織架構
• 薪資福利
• 獎金制度
• 升遷機會
• 職涯成長
• 工作時間

雖然這方面的因素較難從公司端進行改變或修正，但可以從離職面談內容中，了解與企業價值觀不合的員工狀況，減少未來招募人才時錄取類似的人員。建議可以詢問：

• 生涯規劃
• 求學進修計畫
• 價值理念

值得一提的是，若遇上值得慰留的人才時，不妨在離職面談時詢問員工的興趣與職涯規劃，並評估能否給予內部輪調的機會，讓人才發揮其優勢；若是對薪資福利、升遷機會不滿，也能思考公司是否可以滿足離職員工期待，運用加薪或給予其他福利等方式留住人才。

為了減少溝通落差，建議 HR 面談時除了從離職員工發言中獲得所需的質化資訊外，也能請員工填寫離職面談表，將訊息標準化與量化，並從員工回饋中給予管理階層相關建議並培養管理能力，運用離職面談表為公司帶來效益。

以下提供離職面談表範例，並示範離職面談記錄表的撰寫方式、離職面談評語示範等，讓進行離職面談的過程能更加順利！