【信件範本】HR 怎麼寫面試通知、錄取通知和婉拒求職者的感謝函?

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給求職者的面試通知、錄取通知書和未錄取通知該怎麼寫呢?

本文重點:

身為 HR ,你所寄出的每一封信都代表著公司的形象,尤其在求職市場中,與求職者保持友好的關係不僅有助於建立企業的雇主品牌,也將替你在人資業界留下好風評。

不論是寄送面試通知給進入面試關卡的求職者、向人選傳遞好消息的錄取通知,或甚至是婉拒優秀求職者的未錄取通知信、感謝函,身為 HR 的你,都該在通知信中用理性且友善的口吻,感謝求職者在這段時間的努力與付出。

不過,要寫好面試通知、錄取通知書和未錄取的感謝函,就有許多需要注意的眉角了。參考這篇文章的步驟教學與範本,一起來看看 HR 該如何寫出得體又不失專業的通知信!

HR 該如何撰寫面試通知信?

寄給求職者的面試通知信不需要長,而是要清楚表達出以下重點——

  • 你是誰:禮貌表明自己是哪家企業的 HR
  • 從哪裡得知求職者的資訊:是從人力銀行、自家履歷信箱或經由其他人轉介等管道?
  • 邀請面試的資訊:包含邀請求職者面試的職位、面試時間、面試官的職稱、參與面試人數與面試需要的準備事項等
  • 聯絡資訊:公司地址、公司電話、HR 電話或 Email,方便求職者聯繫

當然,在面試通知信中除了這些必要資訊,還能夠適時補充和求職者應徵相關的內容。例如,面試通常會經歷幾個關卡、前往公司的大眾交通方式等,都能讓求職者感受到 HR 的貼心與專業,而不只是冷冰冰的面試通知信。

HR 該如何快速撰寫出一封面試通知信呢?可以參考這個面試通知信的架構、範本,建議整封信不超過 500 字,並視情況輔以大小標、列點說明:

面試通知信的「標題」

為了避免任何誤會,面試通知信的標題要直接了當,表明是哪家公司邀約哪個職缺的面試,並在邀約面試的通知信標題中,附上欲邀請面試的求職者姓名與職位,例如[XX 公司面試邀約_王大雄_資深前端工程師]。

面試通知的「信件開頭」

和標題的作用類似,面試通知的信件開頭,你需要清楚介紹自己是某某公司的 HR,在哪個管道看到求職者的履歷後十分印象深刻,因此寄出這封面試通知信,希望邀請來公司面試。

面試通知的「信件中段」

面試通知的信件中段便是整封通知信的重點,如果可以,建議用列點方式呈現,會讓收件的求職者更一目瞭然。

你可以在面試通知信中提供數個面試時段,方便求職者選擇(若已經先以電話確認過求職者的面試時間與意願,則可略過)。接著,說明面試進行的形式與細節,例如是一對一面試或團體面試,是技術測驗或主管面試等。

最後,若有面試前須繳交的資料或文件,或面試當天需攜帶的物品,也別忘記提醒求職者準備。若要提供求職者前往公司的交通指南,也可以在面試通知信的這個段落附上。

面試通知的「信件結尾」

面試通知的信件結尾可以附上連絡資訊,包含公司的電話與地址,你的電話、Email 或其他聯絡方式,也有些 HR 會附上公司過往的媒體報導連結供求職者參考,都是適合放在面試通知信結尾的內容。

信件範本:面試通知

Hi 大雄,

我是 ABC 公司的 HR Lannie,在[XXXX 人力銀行]上看到您的履歷,並對您豐富的前端開發經驗感到十分印象深刻。在與技術部門的主管討論後,想邀請您來參加第一階段的面試!

以下提供幾個面試時段供選擇:

  • 5/12(三)10:00 ~ 11:00 / 15:00 ~ 16:00
  • 5/13(四)9:30 ~ 10:30 / 14:00 ~ 15:00 / 16:30 ~ 17:30
  • 5/17(一)10:00 ~ 11:00 / 16:30 ~ 17:30
  • 5/18(二)11:00 ~ 12:00 / 16:00 ~ 17:00

面試時間皆為 1 小時,技術部門主管 Alex 將針對履歷與作品集部分與您進行面試,若有相關文件可一併於當天面試時攜帶。

公司地址:台北市信義區 XXX 路 XX 號 4 F(捷運市政府站 2 號出口)
公司電話:02-XXXX-XXXX
公司官網:www.ABC.com
媒體報導:______

p.s. 面試當天請先在 1 樓大廳和警衛換證登記後,搭電梯至 4 樓,左手邊的第一間就是 ABC 公司!

若您有意願參加面試,再麻煩於本週五前回覆至少 3 個方便面試的時段,我們會在下週二之前盡快回覆您確切的面試時間。

若有任何問題,也歡迎透過此信箱聯絡我,期待您的回覆,謝謝!

面試後,如何婉拒求職者?未錄取通知、感謝函這樣寫

比起發無聲卡,委婉且友善地拒絕求職者,用「未錄取通知」或「未錄取感謝函」明確告知未錄取的消息,反而會讓多數求職者放下心中一塊石頭,而非焦躁空等。

不過,HR 要如何撰寫未錄取感謝函得體地婉拒求職者呢?在表明立場的同時,也要與求職者維繫好關係,保持專業並以禮貌相待,求職者就算沒有錄取,也能感受到公司用心對待人才的態度,一封好的未錄取感謝函也將替公司形象帶來正面的影響。

未錄取通知 / 感謝函的「信件開頭」

未錄取通知的信件開頭,可以先表明自己是哪家企業的 HR(若之前已有通過信件可視情況省略),並感謝求職者前來面試的時間。這部分建議用 1~2 句話說明即可。

未錄取通知 / 感謝函的「信件中段」

在未錄取感謝函的信件中段,HR 最重要的任務便是讓每位求職者明白,他們的能力與經歷十分優秀,但礙於最後的取捨與考量,公司只能在有限的職缺名額中做出選擇,也感到十分惋惜。

因此,最合適的寫法是將未錄取感謝函的重點放在「人選本身的經驗與能力」,而非與其他求職者的競爭上,避免造成誤會,也讓求職者感受到公司在經過面試後,確實了解自己的工作能力。

未錄取通知 / 感謝函的「信件結尾」

最後,在未錄取通知信的結尾,建議 HR 可以再次針對求職者為了加入公司所做的準備、來回面試的時間表達感謝,祝福對方未來的職涯順利;也可以在感謝函中提到,若未來還有合適的職缺,很期待能有機會再和對方合作,就會是一封專業又近人情的未錄取通知信。

信件範本:未錄取通知信 / 感謝函

接下來,初次面試與二次面試的未錄取通知也會有所不同。參考以下的面試未錄取感謝函範本/感謝信範例,依照不同狀況做改寫,在婉拒求職者的同時也能在對方心中留下深刻印象。

Hi 大雄您好,

我是 ABC 公司的 HR Lannie,感謝您在日前撥冗前來參加[XXXX 職缺]的面試,您豐富的開發經驗與技術背景都令我們感到印象深刻。

不過,由於職缺名額有限,在多方考量下,我們很遺憾地通知您並未錄取[XXXX 職缺]。面試主管 Alex 仍十分看重您在面試中展現的應變力與技術能力,若是將來有更符合您背景的職缺,也希望有機會能和您合作共事。

再次感謝您對 ABC 公司的青睞與前來面試的寶貴時間,也預祝您早日找到理想的職務,謝謝您!

信件範本:二次面試的未錄取通知 / 感謝函

若求職者已參與兩次以上的面試,而獲得未錄取的結果,則建議在婉拒求職者的感謝函中針對「求職者的面試表現」與「求職者的學經歷背景」多點著墨;如果可以的話,先撥通電話告知求職者未錄取的結果,並感謝他付出的時間,也是給予求職者的尊重。可以參考下列的未錄取感謝信範例:

Hi 大雄您好,

我是 ABC 公司的 HR Lannie,感謝您三度撥冗前來參加[XXXX 職缺]的面試,您豐富的開發經驗與技術背景都讓團隊留下深刻的印象。

不過,如同稍早在電話中的說明,十分遺憾地,我們最後無法與您一同共事。

非常感謝您在這段時間所參與的 3 場面試 ,儘管暫時沒有合作的機會,您在面試中提到的 XXXX 與XXXXX,都展現了您豐富的工作經驗與決斷力,仍讓這個決定非常不容易。

希望未來有符合您經歷的職務時,能夠借重您在 XXX 領域的經驗與專長,一起與團隊合作共事。再次感謝您對我們的青睞,也預祝您接下來的發展順利,謝謝您!

可以發 offer 了!給求職者的錄取通知怎麼寫?

錄取通知或錄取通知書的重點,在於讓求職者知道錄取職位、到職時間與報到所需的一切文件資料。而薪資、福利、工作條件等其他規定,通常會於另一份正式的聘雇合約中說明。

錄取通知的「信件開頭」

錄取通知的信件開頭,可以恭喜錄取者並歡迎對方加入公司,並在錄取通知書的開頭就明列求職者的姓名與錄取職位。

錄取通知的「信件中段」

HR 在錄取通知信中,須說明錄取者報到時的相關資訊,通常會包含但不限於:

  • 報到日期、時間與地點
  • 服裝要求(若無則可省略)
  • 證件與文件:身分證正本、兩吋照片、最高學歷證書正本 /影本、薪轉帳戶的存摺正本/ 影本

錄取通知的「信件結尾」

錄取通知書的結尾,通常會放上 HR 的電話、Email 或其他聯絡方式,用意在提醒錄取者若在報到之前有其他問題,都能夠與公司聯絡並及時處理。

信件範本:錄取通知

大雄 您好,

非常榮幸邀請您加入[XXXX 公司] 的團隊,在此通知您成功錄取,並將擔任[XX 部門]的[XX 職位]。請攜帶此錄取通知書,並依照下列說明前來[XXXX 公司]人資部門報到:

報到時間:2021.05.13(四)10:00

報到地點:[公司地址、XX 辦公室]

報到相關文件

  • 身分證正本(影印後發還)
  • 兩吋照片一張
  • 最高學歷證書正本(影印後發還)
  • 薪轉帳戶的存摺正本(影印後發還)

若您無法於上述時間辦理報到,或者尚有任何疑問,都歡迎您來電或寄信告知詢問,謝謝!

HR Lannie / [辦公室電話或手機]/[ Email 信箱]

XXXX 年 XX月 XX日

關於面試通知、錄取通知書和未錄取感謝函的眉角、撰寫細節和範本,看完這篇文章,你是否已經掌握要點了呢?

HR 經常代表公司與求職者進行第一線接觸,因此不論是電話聯絡或信件往來,都需要拿捏好禮貌與專業之間的界線,不可流於毫無感情的公版回覆—— 要在面試通知中展現適度的細心、未錄取通知信中傳達感謝,並在錄取通知信中說明仔細。

希望透過這篇文章,讓 HR 都能快速寫出面試通知、未錄取通知以及錄取通知,替公司順利招募到合適的人才!

延伸閱讀:寫好一份職缺敘述 Job Description,人才就找對一半!

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