Apa itu HRIS? Mengenal Definisi, Manfaat, FItur, dan Pilihannya [+tips]

Teknologi semakin canggih seiring dengan perkembangan jaman. Bahkan, teknologi juga berguna untuk meningkatkan produktivitas kerja di kantor. Kini hampir semua departemen mengalami transformasi digital, termasuk transformasi digital pada sektor HR. Salah satu contohnya adalah sistem HRIS yang digunakan oleh departemen human resources.

HRIS adalah singkatan dari human resources information system. Sistem HRIS ini digunakan oleh HR untuk mengelola data karyawan. Karena proses ini akan lebih sulit untuk dilakukan secara manual.

Tanpa adanya pengelolaan sumber daya manusia yang tepat, maka perusahaan akan kesulitan untuk mengembangkan visi misinya. Oleh karena itu HRIS system menjadi salah satu solusi mengatasi pengelolaan karyawan. 

Sebelum mengetahui lebih dalam bagaimana sistem HRIS dapat membantu perusahaan, mari ketahui terlebih dahulu apa itu HRIS. HRIS sangat erat kaitannya dengan HR untuk mengoptimalkan kinerja karyawan dan mencapai objektivitas bisnis.

Human resource information system atau dikenal dengan istilah HRIS adalah sebuah perangkat lunak yang digunakan departemen HR untuk mengelola data dan kegiatan yang berhubungan dengan SDM. Pengelolaan yang termasuk software HRIS adalah penggajian, bayar pajak, rekrutmen, absensi, cuti, dan evaluasi kinerja karyawan.

Cara kerja sistem HRIS adalah penyimpanan data dengan keamanan yang tinggi agar tidak terjadi kebocoran data.  Dengan adanya human resources information system, tim HRD dapat melacak informasi tentang karyawan, termasuk data pribadi. Karena adanya data pribadi ini, manager HRD juga bisa membatasi siapa saja yang bisa mengakses HRIS system, serta informasi apa saja yang bisa dilihat dan informasi apa saja yang membutuhkan akses lebih.

Pada saat masa-masa rekrutmen, keuntungan aplikasi HRIS adalah untuk menyaring kandidat sesuai kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan. Tidak hanya membantu HR memilih kandidat rekrutmen yang sesuai dengan standar perusahaan, tapi human resources information system ini juga membantu mengelola pelatihan untuk mengembangkan kinerja karyawan.

Human resources information system atau HRIS memiliki banyak fungsi dan manfaat untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan. Manfaat aplikasi HRIS adalah untuk kedua belah pihak, bukan hanya untuk perusahaan, tapi juga untuk karyawan itu sendiri.

Manfaat Sistem HRIS Bagi Perusahaan

Manfaat utama dari sistem HRIS adalah bagi perusahaan. Terlebih untuk perusahaan dengan jumlah karyawan yang banyak. Manajer HRD tidak mungkin mengelola data ratusan bahkan ribuan karyawan secara manual. 

Berikut manfaat dari software HRIS adalah:

• Memudahkan HR dalam melacak absensi karyawan. Manager HR tidak lagi membutuhkan absensi manual dalam operasional harian. Meski demikian, manager HR tetap harus memantau data rekapitulasi absensi secara akurat.
• Membuat sistem penggajian lebih efisien. Software HRIS adalah perangkat yang digunakan untuk menghitung karyawan agar tidak ada satu karyawan yang terlewatkan. 
• Membantu rekruter dalam proses rekrutmen. Karena proses rekrutmen merupakan hal yang kompleks jika tidak menggunakan HRIS untuk menyaring data CV yang masuk.
• Mengoptimalkan proses pengambilan keputusan. Dengan sistem HRIS, seluruh informasi dalam perusahaan akan terintegrasi dalam satu sistem terpusat. Software ini akan dengan mudah mengetahui karyawan yang memberi kontribusi dan yang tidak. 

Manfaat Aplikasi HRIS Bagi Karyawan

Selain untuk perusahaan, fungsi lain dari sistem HRIS adalah untuk kesejahteraan karyawan. Meskipun tidak semua fitur yang ada di HRIS bisa digunakan karyawan yang bukan berada di  departemen HR, tapi HRIS bisa berguna untuk kelancaran kerja karyawan. 

Beberapa manfaat software HRIS adalah sebagai berikut:

• Mengajukan cuti dan izin dengan mudah. Software HRIS adalah tools yang memungkinkan karyawan untuk bisa melacak berapa banyak sisa cuti tahunan yang tersisa, dan juga mengajukan cuti secara online dengan praktis.
• Mendapatkan informasi perusahaan dengan cepat. Perusahaan bisa memberikan informasi penting melalui fitur yang ada pada HRIS. Misalnya berupa pengumuman hari libur, meeting, pelatihan khusus, atau pemberitahuan mendadak. 
• Memudahkan proses absensi karyawan. Sejak ramai tren kerja remote atau WFA (work from anywhere), absensi menjadi salah satu hal krusial yang harus diperhatikan. Dengan adanya sistem HRIS yang dapat melacak absensi karyawan secara online, memudahkan karyawan untuk kerja remote. 
• Integrasi terbuka antar karyawan. Selain hubungan karyawan dengan HRD, manfaat aplikasi HRIS adalah untuk mengintegrasikan hubungan antar karyawan. Karyawan bisa mengetahui jadwal meeting atau agenda karyawan lain yang berhubungan dengan pekerjaan untuk memudahkan koordinasi. 

Setelah mengetahui apa itu HRIS dan manfaat HRIS bagi perusahaan maupun karyawan, HRIS memiliki fitur untuk mendukung manfaat penggunaan HRIS. Beberapa fitur utama dalam aplikasi HRIS adalah sebagai berikut:

1. Sistem Payroll

Salah satu fitur unggulan dalam software HRIS adalah payroll yang berisi laporan rekap penggajian seluruh karyawan. Sistem payroll ini bisa menghitung uang lembur, bonus, THR, denda, pinjaman, pajak, dan BPJS karyawan. 

Setiap bulan HRD akan melakukan penghitungan gaji untuk karyawan. Jika dilakukan secara manual akan memakan banyak waktu. Sistem HRIS bisa mempersingkat waktu dan juga meminimalisir kesalahan dalam penggajian. 

2. Sistem Absensi

Bagi perusahaan berskala besar, pasti setiap hari ada data kehadiran karyawan yang tidak sedikit. Sistem absensi karyawan harus dilakukan secara tepat dan akurat untuk keadilan seluruh karyawan. 

Kelebihan sistem HRIS adalah bisa mendata kehadiran karyawan yang bekerja di kantor, remote, hingga jadwal shift karyawan. Bayangkan jika manajer HRD harus menghitung jumlah karyawan yang masuk kantor setiap harinya. 

Sistem absensi ini juga membantu HRD untuk mengetahui kapan karyawan masuk kantor, telat, pulang, lembur, serta izin dan cuti. 

3. Cuti dan Izin

Hampir mirip dengan sistem absensi, sistem cuti dan izin ini memudahkan karyawan dalam mengajukan cuti dan izin. Juga memudahkan HRD dalam melacak dan menerima laporan cuti dan izin. Pekerjaan harian HRD sudah sangat banyak jika ditambah lagi dengan pengajuan cuti dan izin secara manual.

Oleh karena itu HRIS system memberikan fitur pengajuan cuti dan izin yang sangat mudah dilakukan. Karyawan bisa dengan mudah melihat jumlah cuti yang tersisa dan mengajukan cuti. Kemudian HRD akan memberikan konfirmasi apakah pengajuan diterima atau tidak. Semuanya dilakukan dalam sistem HRIS untuk menghemat waktu dan tenaga.

4. Rekrutmen

Dalam era digital, banyak perusahaan, terutama tech company, menggunakan website untuk mencari kandidat dan menjangkau lebih banyak pelamar. Proses paling umum yang dilakukan adalah kandidat mengisi data dari template yang sudah disediakan perusahaan, serta mengunggah CV ke website perusahaan. 

Fitur rekrutmen dari aplikasi HRIS adalah mampu menganalisa data yang dimasukkan kandidat dan memeriksa apakah CV mereka lolos kualifikasi atau tidak. Perusahaan dapat menetapkan standar seperti apa untuk dapat meloloskan kandidat. 

5. Penyimpanan Data Karyawan

Sebelum ada sistem HRIS, manager HRD akan melakukan input data dan pembaruan data untuk seluruh karyawan, termasuk karyawan baru. Dengan adanya sistem HRIS, karyawan bisa melakukan input data masing-masing melalui akun dashboard mereka.

Sistem penyimpanan data karyawan ini merupakan fitur paling efisien dari human resources information system. Karena HRD juga bisa menentukan hak yang diterima karyawan berdasarkan ketentuan perusahaan. 

Penyimpanan data ini juga meminimalisir kebocoran data jika disimpan dalam file hardcopy. HRD bisa membatasi akses untuk melihat data karyawan lain.

6. Penilaian Karyawan

Fitur yang tidak kalah penting dari software HRIS adalah penilaian karyawan. Biasanya perusahaan akan melakukan penilaian kinerja karyawan secara berkala untuk meninjau perkembangan karyawan. Sistem HRIS membantu HRD untuk membuat lembar evaluasi karyawan, dan karyawan bisa dengan mudah mengisi secara online.

Penilaian karyawan ini juga bisa menentukan kinerja karyawan dalam kurun waktu tertentu untuk menentukan promosi jabatan, kenaikan gaji, maupun bonus karyawan. Dengan adanya penghitungan yang mudah dari HRIS, HRD bisa langsung mengetahui karyawan mana yang memberikan kontribusi, dan karyawan yang belum banyak berkontribusi.

Setelah mengetahui fitur dan manfaat sistem HRIS, kamu juga harus mengetahui cara yang tepat untuk memilih HRIS. Karena banyak pilihan HRIS di luar sana, dengan berbagai fitur yang berbeda-beda pula. Kamu harus bisa memilih HRIS sesuai dengan kebutuhan HRD. Ikuti tips berikut untuk dapat memilih sistem HRIS dengan tepat.

1. Pahami organisasi dengan baik

Sebelum melihat berbagai vendor HRIS, kamu harus memahami kebutuhan HR dan rencana jangka panjang perusahaan. Kamu bisa diskusikan dengan tim kamu dan karyawan lain untuk mengerti permasalahan yang ada dalam HR saat ini.

Kamu bisa menggambarkan hasil apa yang ingin kamu capai dengan menggunakan HRIS. Amati pola organisasi dan budaya perusahaan untuk memastikan sistem HRIS yang cocok.

2. Lakukan riset dengan mendalam

Tahapan ini bisa jadi tahap paling krusial dalam memilih sistem HRIS. Ada banyak vendor HRIS yang menawarkan sistem HRIS unggulan. Buat daftar dari penyedia HRIS yang sejalan dengan tujuan organisasi. Ambil waktu untuk mengumpulkan semua informasi dari setiap vendor, dan analisis berbagai perbedaan dari tiap vendor. 

Hal terpenting adalah sesuaikan fitur dari HRIS yang ditawarkan dengan kebutuhan perusahaan kamu. Jangan tergiur hanya karena banyak fitur, tapi tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Juga pastikan pilihan terbaik sudah sesuai dengan alokasi dana perusahaan.

3. Hubungi penyedia HRIS untuk mengerti produk mereka

Mungkin mengumpulkan informasi dari internet saja tidak cukup untuk menentukan pilihan. Kamu bisa jadwalkan meeting dengan vendor untuk mengerti lebih jelas mengenai produk HRIS yang ditawarkan. Kamu juga bisa mengajukan tutorial atau uji coba gratis untuk memastikan seluruh fitur benar-benar dibutuhkan perusahaan. 

Kamu juga bisa meminta bantuan dari yang berpengalaman dalam memilah HRIS yang bisa mendukung tujuan perusahaan dengan presisi. 

4. Evaluasi kembali pilihan kamu

Jika kamu sudah menentukan satu pilihan vendor HRIS yang paling sesuai, lakukan evaluasi sekali lagi sebelum menentukan keputusan akhir. Jika kamu menerima uji coba gratis, himbau karyawan untuk menggunakan HRIS dalam sebulan atau lebih. Kemudian evaluasi melalui survei karyawan, apakah sistem HRIS tersebut sudah berguna untuk menunjang kinerja karyawan. 

Diskusikan dengan tim HRD lainnya untuk memperoleh berbagai pandangan objektif. Setelah itu, kamu bisa memutuskan apakah pilihan vendor HRIS tersebut sudah sesuai atau masih perlu perbaikan lagi.

Human Resources Information System atau HRIS adalah kunci terbentuknya sistem kerja mumpuni untuk mengelola karyawan. HRIS hadir untuk menghandle pekerjaan HR supaya lebih efisien. 

Masih bingung dalam menentukan HRIS yang cocok dengan kebutuhan HR perusahaan kamu? CakeResume mencoba memberikan contoh terpopuler di Indonesia yang bisa dijadikan sebagai referensi kamu. 

1. Talenta

Talenta, yang merupakan salah satu software HRIS adalah aplikasi berbasis cloud milik Mekari. Karena berbasis cloud, maka dapat diakses dimana saja dan kapan saja. Tujuan aplikasi HRIS ini adalah untuk menjadi solusi dari pengelolaan SDM pada perusahaan dengan fitur yang mumpuni. Seperti aplikasi payroll, reimbursement, dan absensi karyawan. 

Fitur yang disediakan aplikasi software ini adalah sebagai berikut:

• Payroll (penggajian, BPJS, reimbursement, penghitungan pajak)
• Absensi online (absensi realtime menggunakan GPS, self-service karyawan)
• Pengajuan cuti (melalui mobile phone)
• Manajemen waktu (over time, shift, calendar)

2. LinovHR

LinovHR merupakan penyedia platform bisnis dengan fokus pada human resources information system. Selain sistem HRIS sebagai administrasi, LinovHR juga memiliki modul payroll yang lengkap, recruitment management hingga performance management.

Fitur yang disediakan software HRIS ini adalah sebagai berikut:

• Absensi (kehadiran harian, lokasi karyawan saat meeting, jadwal kerja)
• Payroll (penggajian, reimbursement)
• Manajemen personalia (menyimpan data karyawan, otoritas akses data)
• Talent management (analisa kinerja karyawan)

3. HashMicro

Software HRIS lainnya yang bisa kamu pertimbangkan adalah HashMicro. Sistem HRIS ini cukup dikenal karena banyak digunakan perusahaan ternama, seperti Trans Corp, Astra Finance, dan lainnya. Fitur utama dari software HRIS ini adalah berbasis cloud seperti absensi, penggajian, manajemen kinerja, dan lainnya. 

• Indikator performa karyawan (KPI)
• Manajemen kehadiran (absensi, cuti, pergantian waktu kerja)
• Pelatihan karyawan (kedisiplinan, perencanaan sumber daya manusia)
• Payroll (gaji, upah lembur, komisi)

Beberapa fitur serta contoh HRIS di atas bisa dijadikan sebagai referensi ketika kamu ingin memilih sistem HRIS untuk perusahaan. Secara umum, HRIS adalah software untuk mencatat semua data yang berhubungan dengan pekerjaan HR. Hal terpenting ketika memilih HRIS adalah sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, agar tidak mengganggu operasional perusahaan. 

CakeResume adalah situs lowongan kerja yang banyak peminatnya dengan jutaan pengguna dari seluruh Indonesia. Pasang lowongan kerja gratis untuk 3 loker pertamamu dan temukan kandidat berkualitas di CakeResume! Atau hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.

--- Ditulis Oleh Rachel Vanadya ---