Hành chính nhân sự là gì? Tất tật về công việc hành chính nhân sự

Nhân viên hành chính nhân sự thường bị hiểu nhầm là chân chạy việc trong công ty vì lúc nào cũng ôm đồm giấy tờ, nhưng trong thực tế vị trí này bao gồm chức năng của cả mảng hành chính và nhân sự. Nhân viên hành chính nhân sự vừa xử lý các thủ tục giấy tờ của nhân viên và cập nhật cơ sở dữ liệu nhân viên, vừa hỗ trợ các mảng chức năng khác thuộc nhân sự khi có yêu cầu.

Một chuyên viên hành chính nhân sự giỏi không chỉ có tư duy tổ chức tốt mà còn có hiểu biết căn bản về các hoạt động nhân sự như tuyển dụng hay đào tạo. Do đó đây là công việc đòi hỏi kết hợp nhiều kỹ năng và kiến thức khác nhau. Trong bài viết này, CakeResume sẽ cùng bạn tìm hiểu về việc làm hành chính nhân sự từ A đến Z.

Dù là công ty lớn hay nhỏ, hành chính nhân sự là vị trí không thể thiếu. Như đã đề cập ở phần giới thiệu, chức năng nghề nghiệp của nhân viên hành chính nhân sự được chia thành hai mảng chính: hành chính và nhân sự. “Hành chính” bao gồm các nhiệm vụ liên quan đến thủ tục hành chính, quản lý thông tin và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ. Khi thêm yếu tố “nhân sự” vào chức năng hành chính, điều này có nghĩa là phạm vi công việc hành chính mà nhân viên hành chính nhân sự phụ trách sẽ gắn liền với nhân sự của công ty. Tùy vào tính chất công ty mà công việc của họ có thể không hoàn toàn giới hạn trong văn thư và hồ sơ.

Vậy chuyên viên hành chính nhân sự và nghề nhân sự có giống nhau không?

Tuy làm việc tại cùng một bộ phận nhưng công việc của hai vị trí này lại có sự phân biệt rõ ràng. Chuyên viên nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ liên quan tới yếu tố con người như tuyển dụng, đào tạo, chính sách nhân sự. Trong khi đó, chuyên viên hành chính nhân sự thường được giao quản lý dữ liệu, thông tin và hồ sơ của người lao động. Chuyên viên hành chính nhân sự thường không tham gia vào các hoạt động mang tính chiến lược nhân sự mà thiên về các nhiệm vụ thuộc mảng vận hành. Vì vậy, vị trí nhân viên hành chính nhân sự hay thực tập sinh hành chính nhân sự cực kỳ phù hợp với người mới vào ngành khi cho họ cái nhìn tổng quan về cách bộ phận nhân sự hoạt động và làm quen với bộ máy của công ty.

Công việc của nhân viên hành chính nhân sự bao gồm các nhiệm vụ liên quan đến lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân viên, song song với hỗ trợ các chuyên viên nhân sự khác trong bộ phận tùy vào tình hình thực tế.

Dưới đây là bản mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự trên CakeResume

❓Mức lương chuyên viên hành chính nhân sự hiện nay là bao nhiêu?

Mức lương nhân viên hành chính nhân sự nằm trong khoảng 6-10 triệu đồng. Nếu đã có kinh nghiệm làm việc trên 2 năm, bạn có thể kỳ vọng mức lương khởi điểm là 8 triệu đồng.

❓Nhân viên hành chính nhân sự cần kỹ năng gì?

Nhân viên hành chính nhân sự là người chịu trách nhiệm đối với hồ sơ và giấy tờ liên quan tới nhân sự công ty. Bên cạnh đó, họ còn là cầu nối giữa người lao động và phòng nhân sự. Để hoàn thành xuất sắc đồng thời hai mảng nhiệm vụ này, nhân viên hành chính nhân sự cần có:

• Hiểu biết về quy trình tuyển dụng nhân sự, cách tính lương thưởng, luật cơ bản liên quan đến người lao động và nội quy công ty 
• Kỹ năng cứng, bao gồm: 
  • Kỹ năng tổ chức công việc
  • Kỹ năng tin học văn phòng
  • Kỹ năng quản lý thông tin
• Kỹ năng mềm, bao gồm:
  • Kỹ năng giao tiếp
  • Kỹ năng quản lý thời gian
  • Kỹ năng phân tích và xử lý tình huống
  • Kỹ năng đàm phán, thuyết phục
• Thái độ của chuyên viên hành chính nhân sự:
  • Cầu tiến, chủ động trong công việc 
  • Có tinh thần sẵn sàng hỗ trợ các thành viên trong công ty

❓Ứng tuyển thực tập sinh hành chính nhân sự có khó không?

Cơ hội việc làm hành chính nhân sự rất tiềm năng. Để ứng tuyển thực tập sinh hành chính nhân sự, bạn không bắt buộc phải có bằng cấp liên quan trực tiếp với vị trí này. Hãy thể hiện mình là người có các kỹ năng cần thiết cho công việc, luôn chu đáo, cẩn thận, có thể xử lý nhanh nhạy các khó khăn và tình huống cấp bách - đây chính là mấu chốt để bạn tìm việc hành chính nhân sự thành công! 

1. Bạn sẽ xử lý theo quy trình ra sao khi nhận được phàn nàn từ một nhân viên trong công ty?

Mặc dù mỗi tình huống sẽ cần chuyên viên hành chính nhân sự ứng xử linh hoạt nhưng theo tôi, nên bắt đầu từ việc lắng nghe nhân viên công ty để hiểu rõ hơn vấn đề từ góc nhìn của họ. Sau đó, tôi thường đối chiếu các vấn đề được nhắc tới trong nội quy của công ty và xem có điều gì mình có thể làm được trong phạm vi quy định hay không, cũng như lời phàn nàn của nhân viên đó có hợp lý hay không. Với trường hợp nằm ngoài quyền hạn, tôi sẽ báo cáo lên quản lý để có hướng tiếp cận phù hợp hơn.

2. Theo bạn, tại sao nhân viên hành chính nhân sự cần đến sự linh hoạt khi giải quyết xung đột?

Theo tôi, linh hoạt trong ứng phó với xung đột sẽ giúp chuyên viên hành chính nhân sự tìm ra cách xử lý phù hợp với tình huống và đặc điểm của các bên liên quan. Tôi cũng tin rằng linh hoạt trong cách giải quyết xung đột cho thấy chuyên viên hành chính nhân sự thực sự lắng nghe và cố gắng hết sức mình để xử lý tình huống. Điều này chắc chắn sẽ góp phần giảm bầu không khí căng thẳng gây ra bởi xung đột trước đó.

3. Bạn sẽ xử lý thế nào với nhân viên thường xuyên đi làm muộn?

Trước hết, tôi sẽ trao đổi với trưởng phòng hoặc quản lý bộ phận về nhân viên này để tìm hiểu xem có lý do nào khiến họ không thể đến công ty đúng giờ hay không. Vì đôi khi họ đi làm muộn do đoạn đường tới công ty thường xuyên bị tắc, hoặc gia đình họ có con nhỏ cần đưa tới trường trước khi tới chỗ làm. Nếu đó là lý do khiến họ thường xuyên đi làm muộn, với tư cách là chuyên viên hành chính nhân sự, tôi sẽ trao đổi với nhân viên này và xem công ty có thể làm gì để hỗ trợ họ hay không. Nếu đơn thuần xuất phát từ ý thức cá nhân, tôi sẽ nhắc nhở nhân viên về chính sách, nội quy của công ty liên quan đến việc đi làm muộn.

4. Nếu có một nhân viên mà bạn rất thân thiết vô tình vi phạm nội quy của công ty, bạn sẽ xử lý như thế nào?

Một mặt, vì nhân viên hành chính nhân sự là người hiểu rõ nhất nội quy của công ty, tôi sẽ đưa ra một vài lời khuyên giúp nhân viên này giảm thiểu hậu quả và ảnh hưởng của vi phạm đó tới hoạt động của công ty. Mặt khác, nhằm tránh xung đột lợi ích, tôi sẽ liên hệ với trưởng bộ phận và đồng nghiệp khác của mình để nhờ họ xử lý tình huống này, giúp đảm bảo tính công bằng và khách quan.  

 5. Bạn có định hướng gì trong phát triển chuyên môn trong lĩnh vực nhân sự?

Tuy chưa thể đưa ra câu trả lời chính xác về tương lai sự nghiệp của mình, nhưng ở thời điểm hiện tại tôi rất muốn hoàn thiện thêm các kỹ năng cốt lõi mà bất kỳ vị trí nào trong nhân sự cũng cần, cũng như bổ sung kiến thức về phát triển nguồn nhân lực và quản trị nhân sự. Vì thế mà tôi lựa chọn bắt đầu sự nghiệp với vị trí chuyên viên hành chính nhân sự. Bên cạnh đó, tôi có hứng thú đặc biệt với mảng tuyển dụng. Được tiếp xúc, giao tiếp với mọi người và tìm hiểu về họ là một trong những yếu tố khiến tôi mong muốn được trải nghiệm vị trí đó trong tương lai. 

--- Tác giả bài viết: Yifang ---