Offering Letter: Pengertian, Format, dan Contohnya! [+Bedanya dengan Kontrak Kerja]

Sebuah perusahaan mencari kandidat terbaiknya dengan melakukan serangkaian proses rekrutmen yang cukup panjang, mulai dari review ratusan CV kandidat, melakukan sesi wawancara dengan para kandidat, hingga memutuskan kandidat yang sesuai dengan kebutuhan user

Setelah perusahaan mendapatkan kandidat terbaiknya, langkah selanjutnya adalah membuat offering letter dan mengirimkannya kepada kandidat tersebut. Offering letter menjadi surat cinta bagi sang kandidat yang menyatakan bahwa perusahaan menawarkan posisi kepadanya. 

Akan tetapi, offering letter atau yang disebut dengan surat penawaran kerja karyawan bukan berarti surat perjanjian kerja atau kontrak pegawai, lho! Ternyata terdapat perbedaan offering letter dan kontrak kerja yang tidak semua orang tahu. Agar tidak salah kaprah, CakeResume akan mengupas secara tuntas apa itu offering letter hingga cara membuat offering letter yang tepat. Yuk, scroll down sampai habis!

📚 Baca juga: Efektif! 10 Cara Meningkatkan Produktivitas Karyawan

Apa Itu Offering Letter?

offering letter, perbedaan offering letter dan kontrak kerja
Perbedaan Offer Letter dan Kontrak Kerja 

Apabila diartikan secara harfiah, offering letter adalah surat penawaran pekerjaan yang diberikan kepada kandidat terpilih untuk bergabung ke perusahaan sebagai pegawai baru secara formal tertulis. 

Disisi lain surat penawaran kerja juga menjelaskan hak dan kewajiban pegawai apabila bekerja di perusahaan. Sehingga, kandidat mengetahui secara mendalam mengenai keuntungan yang didapat serta ekspektasi perusahaan kepada kandidat yang diterima. 

Tidak menutup kemungkinan surat penawaran kerja karyawan disampaikan secara lisan, akan tetapi akan lebih baik apabila terdapat bukti resmi hitam diatas putih agar perusahaan dan kandidat untuk mengurangi risiko kesalahpahaman antara kandidat dan perusahaan. 

Perbedaan Offering Letter dan Kontrak Kerja

Offering letter dan kontrak kerja merupakan dua hal yang berbeda. Lantas apa perbedaan dari offering letter dengan kontrak kerja?

Offering letter hanya bersifat sebagai penawaran kepada kandidat untuk bekerja pada posisi di perusahaan tersebut. Bisa dikatakan offering letter pekerjaan ini tidak mengikat secara hukum sehingga kandidat bisa mempertimbangkan dahulu atau melakukan negosiasi dengan perusahaan. 

Beda halnya dengan surat kontrak kerja yang bersifat resmi antara perusahaan dan pekerja. Surat kerja terikat dengan hukum, karena terdapat perjanjian secara resmi dan mutlak antara perusahaan dan pekerja dalam memenuhi hak dan kewajibannya dari kedua belah pihak. 

Pada umumnya surat kontrak kerja mencantumkan secara jelas status pekerjaan karyawan. Seperti contoh apakah status karyawan terikat dengan kontrak dalam jangka waktu tertentu atau tidak tertentu, atau kandidat ditetapkan menjadi karyawan tetap pada perusahaan tersebut. Sedangkan offering letter tidak mencantumkan status calon karyawan secara detail. 

Selain itu, terkait dengan pemutusan hubungan kerja, dalam offering letter tidak dicantumkan secara rinci mengenai pemutusan hubungan kerja. Pada offering letter tidak dicantumkan durasi waktu pekerjaan yang dilamar dan hanya mencantumkan tanggal efektif mulai bekerja. Nah, dalam surat kontrak kerja dijelaskan secara rinci bagaimana mekanisme pemutusan hubungan kerja. Seperti contoh, berapa jumlah penalti apabila resign sebelum waktu kontrak habis dan berbagai perjanjian lainnya. 

📝 Kesimpulan: Bisa dipahami bahwa saat kandidat menerima offering letter belum tentu secara sah menjadi bagian perusahaan. Kandidat dikatakan sah menjadi karyawan pada perusahaan tersebut apabila sudah menandatangani surat perjanjian kerja atau surat kontrak kerja yang bersifat legal.

Format Offering Letter yang Tepat (Isi Surat Offering Letter)

Seperti yang kita tahu bahwa offering letter ini sangatlah penting bagi calon karyawan untuk memahami lingkup pekerjaan dalam posisi yang dilamar sebelumnya. Untuk itu komponen offering letter harus disusun dengan baik, rinci, dan lengkap. Ini dia cara membuat offering letter  yang lengkap. Pastikan komponen offering letter ini dicantumkan pada surat penawaran pekerjaan pada calon karyawan, ya! 

Kop Surat Perusahaan

Hal pertama yang harus dicantumkan pada offering letter adalah kop surat perusahaan di sisi paling atas. Kop surat perusahaan ini terdiri dari logo perusahaan, nama perusahaan, serta alamat dan nomor telepon perusahaan. Pastikan logo perusahaan yang dicantumkan memiliki resolusi yang tinggi dan jelas. 

Mengapa kop surat perusahaan sangat penting dicantumkan pada surat penawaran kerja? Kop surat perusahan menunjukan kredibilitas dan keprofesionalitasan perusahaan. Sehingga calon karyawan yang menerima offering letter tidak meragukan kredibilitas perusahaan. 

Tanggal dan Kontak

Komponen offering letter yang harus dicantumkan adalah tanggal dan kontak calon karyawan di pojok kiri atas. Kontak calon karyawan antara lain nama lengkap, alamat, kota, provinsi, dan/atau kode pos. Untuk memudahkan pencantumannya pada surat penawaran kerja, kamu bisa mencantumkan dengan format seperti dibawah ini :

📝 Format tanggal dan kontak:

  • Bulan/Tanggal/Tahun
  • Nama lengkap
  • Alamat
  • Kota/Provinsi/Kode pos

Salam Pembuka 

Untuk membuka surat penawaran kerja ada baiknya dimulai dengan salam pembuka. Untuk mengawali salam pembuka, bisa menggunakan sapaan terlebih dahulu seperti contoh “Yang Terhormat” atau “Dear” dalam offering letter bahasa inggris kemudian diikuti dengan nama lengkap calon karyawan. Atau bisa mencantumkan “Dengan hormat” atau “To Whom It May Concern” untuk offering letter bahasa Inggris. 

Pembuka 

Setelah mencantumkan salam pembuka pada offering letter, lanjutkan dengan menuliskan pembuka. Pembuka surat penawaran kerja ini dianjurkan memberikan ucapan selamat kepada calon karyawan kemudian mencantumkan nama posisi atau jabatan pekerjaan yang diterima. 

📝 Contoh pembuka dalam bahasa Indonesia :

Selamat kepada (nama calon karyawan) telah lolos tahap akhir perekrutan (nama perusahaan) untuk posisi (nama posisi). Kami dari (nama perusahaan) dengan senang hati menyambut Anda untuk bergabung dengan (nama perusahaan). Kami terkesan dengan kualifikasi Anda dan kami yakin Anda dapat berkontribusi lebih untuk perusahaan kami.

📝 Contoh ucapan pembuka kepada calon karyawan dalam bahasa Inggris :

Congratulations to (name of candidate) for passing our final selections! It is our pleasure to offer you the position of (name of position). We are impressed with your qualifications and skills during the recruitment process. We believe, your qualifications will be a benefit for our company development.

Rincian Pekerjaan 

Hal yang tak boleh terlupa dalam format offering letter antara lain rincian pekerjaan. Adanya rincian pekerjaan dalam surat penawaran pekerjaan akan mempermudah calon karyawan untuk memahami konteks pekerjaan yang ditawarkan. Dalam rincian pekerjaan perlu mencantumkan : 

  • Tanggal Mulai Bekerja

Tanggal mulai bekerja sudah wajib hukumnya untuk dicantumkan pada offering letter. Perusahaan bisa menentukan tanggal efektif masuk kerja calon karyawan atau perusahaan bisa menanyakan konfirmasi pada calon karyawan mengenai tanggal mulai bekerja. 

  • Deskripsi Pekerjaan

Ada baiknya untuk memberikan informasi yang lengkap untuk deskripsi pekerjaan serta tanggung jawab pekerjaan tersebut. Hal ini akan mempermudah bagi calon karyawan untuk memberikan gambaran mengenai pekerjaan yang harus dijalani serta ekspektasi dari perusahaan. 

Selain itu jelaskan sistem kerja secara jelas kepada calon karyawan, apakah full time, freelance, atau kontrak. 

  • Jam Kerja

Agar lebih transparan di awal, disarankan untuk memberikan informasi jam kerja di perusahaan. Seperti contoh jam kerja dalam seminggu, jam masuk dan pulang, serta hari kerja. 

📚 Baca juga: Masa Probation: Pengertian, Gaji, dan 5 Tips Supaya Lulus!

Gaji yang diterima/kompensasi

Komponen offering letter ini tidak boleh ketinggalan dalam surat penawaran kerja, karena gaji atau kompensasi adalah faktor utama yang dipertimbangkan oleh calon karyawan untuk menerima atau tidaknya tawaran pekerjaan. 

Jelaskan lebih rinci mengenai proses pemberian gaji yang diterima oleh karyawan, apakah mingguan atau bulanan. Sebutkan besaran gaji yang diterima serta cara pembayarannya. Apabila perusahaan memberikan kompensasi atau bonus untuk kinerja karyawan, maka perlu dicantumkan juga pada offering letter

Fasilitas dan Benefit

Selain gaji dan kompensasi, fasilitas dan benefit menjadi faktor lain pertimbangan bagi karyawan. Sebaiknya dalam format offering letter dicantumkan juga fasilitas dan keuntungan yang didapat oleh karyawan.

💰 Fasilitas dan benefit antara lain: 

  • Jatah cuti
  • Tunjangan kesehatan
  • Tunjangan transportasi 
  • Makan siang, dan tunjangan lainnya. 

Untuk jatah cuti, perusahaan harus menjelaskan berapa hari untuk jatah cuti yang didapatkan oleh karyawan. Selain itu cantumkan jenis-jenis cuti karyawan, seperti cuti melahirkan, cuti perkawinan, cuti sakit, unpaid leave, dan lain-lain. 

Di Indonesia, setiap perusahaan wajib membayar tunjangan kesehatan kepada karyawannya. Cantumkan jenis asuransi yang diberikan kepada calon karyawan, seperti contoh BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, atau asuransi swasta lainnya. Selain itu, apabila ada tunjangan lain seperti uang makan, uang transportasi, atau tunjangan hari raya (THR) maka ada baiknya dicantumkan pada offering letter.

📚 Baca juga: Selain Gaji, Ini 12 Fasilitas yang Bisa Diharapkan!

Penutup

Last but not least, penutup surat penawaran kerja. Pada umumnya, surat penawaran kerja ini menjelaskan masa tenggat offering letter berlaku, dimana dalam jangka waktu tertentu calon karyawan harus mengkonfirmasi apakah ia menerima atau menolak tawaran pekerjaan. Masa tenggat surat penawaran pekerjaan ini beragam tergantung dari kebijakan perusahaannya, umumnya 2- 4 minggu. 

Bila calon karyawan ingin menanyakan terkait informasi penawaran pekerjaan, ada baiknya jika perusahaan mencantumkan kontak yang bisa dihubungi. Umumnya staff HR akan menjadi contact person. Jangan lupa untuk memberikan salam penutup serta bubuhkan tanda tangan asli dan nama perwakilan dari perusahaan. 

📝 Contoh penutup offering letter bahasa Indonesia :

Mohon konfirmasi dalam kurun waktu 2-4 minggu setelah Anda menerima surat penawaran kerja ini. Apabila Anda menerima penawaran pekerjaan ini mohon isi berkas dokumen yang kami sematkan dalam email ini, dan kirim dengan membalas email ini. 

Apabila ada pertanyaan terkait penawaran pekerjaan silahkan menghubungi staf HR kami (nama HR) melalui email (email contact person) atau telepon (nomor telepon).

Terima kasih atas perhatiannya

Hormat kami, 

(Tanda Tangan)

(Nama Pengirim)
(Posisi Jabatan)

📝 Contoh penutup offering letter bahasa Inggris:

Please confirm within 2- 4 weeks after receiving our offering letter. If you decide to accept this offer, kindly sign the document enclosed in this email and send the document by replying to this email. 

We will contact you for the boarding date after we receive the document. If you have any further questions please do not hesitate to contact us via email (email) or phone (phone number). 

Best regards, 

(Signature)

(Name of Sender)
(Title of Sender)

Contoh Offering Letter yang Tepat

Setelah mengetahui apa saja komponen offering letter, pastinya sudah siap membuat surat penawaran kerja kepada calon kandidat. Pada sesi ini CakeResume akan memberikan beberapa contoh offering letter bahasa indonesia dan contoh offering letter bahasa inggris sebagai referensi. Nah, ini dia beberapa contoh offering letter karyawan atau contoh surat penawaran kerja! Simak sampai habis ya!

Contoh Surat Penawaran Kerja Karyawan Bahasa Indonesia

Contoh Offering Letter Bahasa Indonesia
Contoh Offering Letter Bahasa Indonesia

Contoh Offering Letter Bahasa Inggris

Contoh Offering Letter, contoh offering letter bahasa inggris, offering letter
Contoh Offering Letter Bahasa Inggris

Contoh Offering Letter Bahasa Indonesia

[Kop Surat]
[Logo Perusahaan]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Kontak Perusahaan]


Jakarta, 1 Juni 2022
Yth. Sdr. Sri Prabuwati

Berdasarkan seleksi perusahaan PT. Indonesia Data Internasional, Tbk, kami menawarkan posisi pekerjaan sebagai Senior Data Analyst dengan ketentuan sebagai berikut :

  • Nama Perusahaan : PT. Indonesia Data, Tbk
  • Lokasi Penempatan : Jakarta
  • Nama : Sri Prabuwati
  • Tempat Tanggal Lahir : 19 Maret 1989
  • Jabatan : Senior Data Analyst
  • Status Kepegawaian : Pegawai Tetap
  • Jam Kerja : Senin- Jumat, pukul 09.00 - 18.00
  • Tanggal Mulai Bekerja : 01 Juli 2022

Rincian gaji dan tunjangan :

  • Gaji Pokok : Rp 12.000.000
  • Uang Makan : Rp      600.000
  • Uang Transportasi : Rp    1.500.000
  • Tunjangan Hari Raya : Rp    6.000.000
  • Bonus Akhir Tahun : Rp    6.000.000
  • Asuransi : BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan
  • Cuti Tahunan : 14 hari
  • Cuti Kehamilan : 3 bulan

Mohon konfirmasi dalam kurun waktu 3 minggu apabila Anda menerima penawaran pekerjaan ini. Serta mohon mengisi dokumen yang terlampir dalam surat ini dan mengirimkan kembali ke :


PT. Indonesia Data Internasional, Tbk
Jl. H.R. Rasuna Said Kav 4. No 431,
Jakarta Selatan - DKI Jakarta, 10278

Apabila ada pertanyaan lebih lanjut terkait penawaran pekerjaan ini silahkan menghubungi contact person kami Corina melalui email [email protected] atau telepon 021-270877104.

Terima kasih atas perhatiannya

Hormat kami, 

[Tanda Tangan]

Corina Emelia Dharmawan
HR Manager
PT. Indonesia Data Internasional, Tbk,

Itu tadi beberapa contoh offering letter kerja atau contoh offering letter karyawan yang bisa dijadikan referensi untuk mengirimkan offering letter kepada kandidat terbaik. Perhatikan komponen offering letter agar mudah dipahami oleh calon karyawan dengan jelas.

Ingin mendapatkan offering letter dari perusahaan? Siapkan CV terbaikmu untuk melamar posisi di perusahaan. CakeResume menyediakan CV builder gratis dengan lebih dari 50 template CV. Yuk coba sekarang juga.🎉

--- Ditulis oleh: Talitha Edrea ---

Kami ingin menjawab pertanyaan Anda. Dapatkan demo online yang dipersonalisasi untuk memenuhi kebutuhan rekrutmen Anda:
  1. Temukan dan tarik kandidat terbaik
  2. Rekrut dalam waktu singkat
  3. Kelola proses rekrutmen Anda dalam satu sistem

Resume Builder

Build your resume only in minutes!

More Articles you might be interested in

Latest relevant articles
Interview Skills
May 7th 2024

5 Cara Menjawab Berapa Gaji yang Anda Inginkan dalam Interview!

Pernah ditanya "Berapa gaji yang Anda inginkan?" saat interview? Ini tips dan contoh jawabannya.