Payroll Staff Adalah: Pengertian, Tugas, Skill, dan Caranya! [+Contoh CV]

Disaat bisnis semakin besar, maka semakin banyak karyawan yang akan dipekerjakan. Pembagian gaji karyawan pun menjadi hal yang harus diperhatikan seperti membuat laporan penggajian.

Maka dari itu, dibutuhkan sosok payroll staff untuk membantu hal penggajian karyawan dan juga menyusun strategi seperti kenaikan gaji atau bonus karyawan. Namun, apa saja tugas payroll staff dan skill yang dibutuhkan? Apakah menjadi staff payroll ada prospek kedepannya? Yuk, simak artikel berikut ini!

Mari kita mulai dengan arti payroll, jika diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia payroll adalah penggajian atau daftar gaji. Dimana perusahaan membayar upah karyawan perusahaan setiap bulannya. 

Maka dari itu staff payroll adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk memproses penggajian, mengirim laporan pajak gaji dan lapor kepada pemerintah, serta menyiapkan gaji karyawan. 

Supervisor payroll staff akan memastikan perusahaan patuh terhadap peraturan pemerintah, menetapkan dan menerapkan kebijakan tentang hal-hal seperti kenaikan gaji karyawan dan perekrutan, pelatihan, dan pengawasan staff payroll.

“Kalau begitu apa perbedaan payroll staff dengan HR?”

Sementara payroll staff berkaitan dengan penggajian atau kompensasi karyawan, HR atau sumber daya manusia menangani hubungan dengan karyawan. Meskipun kedua departemen memiliki peran yang berbeda dalam perusahaan, tetapi mereka juga berbagi fungsi yang sangat penting bagi keberhasilan suatu perusahaan.

Banyak kegiatan penggajian terkait dengan masalah SDM sehingga payroll staff dan sumber daya manusia harus mengkoordinasikan fungsi bersama. Ini termasuk rekrutmen, kenaikan gaji, pembayaran bonus, pemotongan tunjangan, cuti liburan dan pemecatan karyawan.

Tugas staff payroll berkaitan erat dengan penggajian karyawan. Beberapa tugas payroll staff juga berhubungan dengan pendataan dan laporan. Berikut adalah job desk seorang payroll staff:

1. Menyiapkan Data Absensi Karyawan

Saat mendekati waktu penggajian, staff payroll akan menyiapkan data absensi karyawan serta menginputnya.

Data absensi setiap karyawan berbeda-beda dan absensi tersebut mempengaruhi upah karyawan. Maka dari itu saat menyiapkan data absensi dibutuhkan ketelitian untuk mengerjakannya. 

2. Menyiapkan Slip Gaji Bulanan Karyawan

Menyiapkan gaji bulanan karyawan adalah tugas pokok dari staff payroll. Pembayaran gaji termasuk gaji pokok, uang tunjangan atau bonus bulanan yang diberikan untuk karyawan.

Pembayaran gaji karyawan dapat dilakukan dengan cara konvensional (langsung memberi dengan uang tunai) atau otomatis (mengirim ke rekening masing-masing karyawan).

3. Membuat Laporan Gaji Bulanan Karyawan

Tugas selanjutnya adalah membuat laporan gaji bulanan untuk diserahkan ke atasan. Laporan gaji bulanan penting untuk data arsip perusahaan yang bisa digunakan sebagai bahan evaluasi untuk perencanaan keuangan di periode berikutnya.

4. Membuat Formulir Pajak

Selain menyiapkan gaji bulanan karyawan tugas staff payroll juga berurusan dengan perpajakan. Staff payroll bertugas untuk menyiapkan formulir dan membayar pajak sesuai dengan peraturan resmi.

Setelah membaca jobdesk payroll staff, dibutuhkan ketelitian untuk mengerjakan pekerjaan ini karena akan berhubungan dengan angka, uang dan pendataan.

Dibutuhkan skill untuk menjadi payroll staff sebagai berikut:

Payroll staff akan memegang informasi rahasia sehingga profesionalisme dan menjaga privasi orang lain sangat dibutuhkan

Gaji payroll staff berbeda-beda tergantung pengalaman kerja, edukasi dan lokasi pekerjaan. Rata-rata gaji payroll staff di Indonesia sekitar 4-5 juta rupiah per bulan.

Apakah kamu salah satu yang tertarik dengan posisi payroll staff? Ada berbagai posisi dalam payroll staff, seperti payroll technician/assistant, payroll specialist dan payroll administrator.

Posisi tersebut membantu tugas akuntansi dan administrasi penggajian untuk mendukung departemen payroll. Kamu mungkin ingin mempertimbangkan beberapa posisi payroll tersebut.

1. Payroll Technician/Assistant

Payroll technician/assistant adalah posisi entry level yang bertanggung jawab atas tugas administrasi seperti pendataan dan pengarsipan. 

Sebuah posisi asisten penggajian dalam suatu perusahaan akan bertanggung jawab untuk menjaga kerahasiaan sumber daya manusia dan catatan dan informasi penggajian.

Lebih baik jika memiliki gelar sarjana yang berhubungan dengan sumber daya manusia dengan setidaknya satu tahun pengalaman bekerja sebagai HRD atau payroll. Pengetahuan dasar tentang Excel dan Word juga diperlukan.

2. Payroll Specialist

Payroll specialist adalah level awal hingga posisi senior. Payroll specialist adalah bagian yang sangat penting dari payroll staff dan melapor ke supervisor atau manajer penggajian. 

Dalam operasi sehari-hari spesialis penggajian, mereka akan meninjau dan menganalisis formulir dan laporan penggajian untuk akurasi dan membuat koreksi yang diperlukan.

Payroll specialist akan meneliti dan memberikan solusi kepada klien, membangun hubungan untuk membangun kepercayaan, dan meningkatkan kesadaran akan layanan perusahaan. 

Perusahaan lebih memilih payroll specialist yang memiliki keterampilan matematika dan pemecahan masalah yang kuat, dan beberapa lebih memilih gelar sarjana di bidang akuntansi atau sumber daya manusia.

3. Payroll Administrator

Admin payroll adalah orang yang bertanggung jawab atas satu atau lebih rekan staff payroll dan semua aktivitas terkait penggajian. 

Untuk menjalankan tugas admin payroll, posisi ini membutuhkan tiga sampai lima tahun pengalaman payroll dan mungkin memerlukan gelar associate di bidang akuntansi. Biasanya, CPP (profesional penggajian bersertifikat) lebih baik. 

Perusahaan juga membutuhkan pengalaman Microsoft Office yang sangat baik bersama dengan keterampilan organisasi yang kuat.

CakeResume akan membagikan beberapa tips untuk menjadi payroll staff:

1. Menempuh Pendidikan

Dengan memiliki gelar yang berkaitan dengan payroll akan mendukung dan memberi nilai lebih saat kamu melamar pekerjaan. Gelar yang berkaitan seperti:

• Accounting
• Ekonomi
• Perpajakan

2. Memiliki Sertifikasi

Kamu juga dapat melakukan kursus secara offline atau online. Kursus dasar termasuk Sertifikat Dasar dalam Pembukuan, Sertifikat Level 1 dalam Penggajian, Sertifikat Level 1 atau 2 dalam Pembukuan. Persyaratan masuk bervariasi tergantung pada institusi.

Sertifikasi lainnya seperti:

• Sertifikat dalam administrasi penggajian
• Sertifikat dan diploma dalam penggajian atau penggajian terkomputerisasi
• Sertifikat penggajian nasional

3. Mendapatkan Pengalaman Kerja atau Magang

Kebanyakan perusahaan akan melirik kandidat yang memiliki pengalaman di bidang yang terkait yaitu payroll. Dengan memiliki pengalaman kerja 1-2 tahun, maka dapat menambah nilai diri kamu saat melamar pekerjaan.

Selain itu, dengan melakukan magang juga memberi pengalaman kerja dan ilmu di bidang terkait.

4. Buat CV Payroll Staff Menarik

Cara menjadi payroll staff adalah membuat CV yang menarik. Ini akan membantu kamu saat melamar pekerjaan disuatu perusahaan. Berikut adalah contoh CV payroll staff.

Key Takeaways

• Payroll staff adalah seorang profesional yang memproses gaji karyawan dalam suatu perusahaan.
• Payroll staff dan HRD bekerja sama dalam rekrutmen, kenaikan gaji, pembagian bonus, cuti liburan dan pemecatan karyawan.
• Skill yang dibutuhkan termasuk gelar, pemahaman tentang ketenagakerjaan dan ketelitian.
• Lebih baik lagi jika kamu memiliki sertifikasi payroll untuk mengasah kemampuan.