Procurement Staff: Perbedaann dengan Purchasing, Tugas dan Skillnya!

Apakah kamu pernah mendengar istilah procurement? 

Procurement adalah salah satu bagian dari proses bisnis tentang pengadaan barang, jasa, atau sumber daya lainnya yang dibutuhkan untuk operasional perusahaan. Di balik proses ini, terdapat peran penting yang dimainkan oleh para procurement staff atau staf pengadaan. Procurement staff adalah individu atau tim yang bertanggung jawab atas pelaksanaan proses pengadaan dalam suatu organisasi. Untuk lebih lanjut, mari kita simak apa itu procurement, apa saja tugas dari staff procurement, dan hal-hal lainnya yg perlu diketahui tentang procurement.

Apa itu Procurement?

Procurement adalah salah satu bagian dari proses bisnis tentang pengadaan barang, jasa, atau sumber daya lainnya yang dibutuhkan untuk operasional perusahaan. Singkatnya, procurement artinya pengadaan. 

Apa yang dimaksud dengan proses procurement ini? Proses procurement ini cukup sistematis dimulai dari identifikasi kebutuhan, penilaian pemasok, negosiasi harga dan persyaratan kontrak, pengiriman dan penerimaan barang atau jasa, serta evaluasi kinerja supplier

Di era sekarang, bahkan ada istilah e-Procurement. E-procurement adalah pembelian barang dan jasa melalui sistem informasi dan jaringan. Ini termasuk internet, pertukaran data elektronik (EDI), dan perencanaan sumber daya perusahaan (ERP). 

Lalu, siapa yg menjalankan proses procurement ini? 

Proses ini dimainkan atau diperankan oleh procurement staff. Procurement staff adalah individu atau tim yang berperan penting dalam memastikan bahwa perusahaan dapat mendapatkan barang atau layanan yang diperlukan perusahaan dengan harga terbaik, kualitas yang bagus, dan waktu yang sesuai. 

Apa Perbedaan Purchasing dan Procurement?

Pengadaan (procurement) dan pembelian (purchasing) adalah istilah yang sering digunakan secara bergantian dalam konteks bisnis. Meskipun keduanya berkaitan dengan perolehan 

barang dan jasa atas nama suatu perusahaan, keduanya merupakan proses yang berbeda. Perbedaan procurement dan purchasing dapat dilihari dari beberapa indikator dibawah ini.

1. Tujuan

Tujuan procurement adalah untuk memenuhi kebutuhan bisnis tertentu. Ini lebih dari sekadar proses sederhana pemesanan barang atau jasa. Tujuan pengadaan adalah untuk memastikan proses pembelian dan mengidentifikasi pilihan vendor dan/barang yang paling ideal berdasarkan kriteria perusahaan, mulai dari biaya hingga lokasi vendor. Pengadaan memiliki tujuan jangka panjang yang berkontribusi terhadap pencapaian hasil strategis dan keunggulan kompetitif. 

Pembelian memiliki tujuan jangka pendek. Tujuan pembelian adalah untuk mengatur pengeluaran bisnis dan memperoleh sumber daya tertentu.

2. Relasi dengan Vendor

Purchasing sepenuhnya bersifat transaksional, dimana jika kamu membutuhkan suatu barang sekarang, maka barang tersebut harus dipesan sekarang juga dan tidak mementingkan relasi dengan vendor.

Sedangkan procurement bersifat lebih strategis. Procurement memiliki fokus yang jauh lebih kuat dalam menjaga hubungan jangka panjang dengan vendor. Hal ini dimulai pada tahap pemilihan supplier, di mana manajer pengadaan memprioritaskan vendor yang dapat menjalin hubungan jangka panjang yang bermanfaat dengan mereka. Kemudian, berkembang menjadi pertemuan tinjauan hubungan triwulanan dan pembuatan laporan internal untuk memantau performa kerja 

3.Proaktif vs Reaktif 

Pembelian atau purchasing bersifat reaktif. Perusahaan hanya melakukan pembelian saat diperlukan (tetapi bisa juga perusahaan melakukannya terlebih dahulu untuk mengurangi keadaan mendesak yang dapat meningkatkan biaya). 

Sedangkan pengadaan atau procurement, bersifat lebih proaktif. Strategi pengadaan lebih mementingkan tujuan jangka panjang perusahaan. Biasanya, procurement specialist mengantisipasi kebutuhan internal dan menjalin hubungan dengan vendor untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut.

Misalnya, anggota departemen procurement dapat memitigasi risiko vendor dengan mencari vendor cadangan untuk komponen rantai supplier atau pasokan utama. Dengan cara ini, jika terjadi masalah dengan vendor utama perusahaan (misalnya, mereka mengalami kekurangan barang, pasokan, dsb), perusahaan siap untuk beralih ke supplier sekunder.

4. Nilai vs Harga Barang

Jika pembelian lebih mementingkan harga akhir suatu produk atau jasa, pengadaan atau procurement umumnya berupaya memaksimalkan value dari produk dan jasa. 

Misalnya, harga tiket mungkin bukan satu-satunya perhatian saat mencari CRM penjualan baru. Opsi yang lebih murah mungkin akan menghemat uang perusahaan saat ini, namun hal ini dapat menyebabkan hambatan pertumbuhan karena keterbatasan penggunaan. Oleh karena itu, pemimpin bidang pengadaan mungkin memilih opsi yang sedikit lebih mahal yang tidak akan menghambat pertumbuhan.

📚 Baca juga:  Apa itu Purchasing Staff: Tugas, Skill Set, Jenjang Karir

Tugas Procurement Staff

Staff procurement memiliki tugas dan tanggung jawab yang penting bagi perusahaan. Mereka menjadi garda terdepan dalam menjaga supplier atau pemasok barang dan jasa untuk kebutuhan perusahaan. Tugas procurement staff meliputi:

  • Mengidentifikasi kebutuhan perusahaan
  • Melakukan riset pasar untuk seleksi vendor atau supplier
  • Negosiasi harga dan kontrak
  • Manajemen pengadaan barang atau jasa sesuai kontrak dan kebutuhan perusahaan
  • Mengelola persediaan barang dan jasa perusahaan agar selalu sesuai kebutuhan
  • Memantau kinerja supplier

Skill untuk Menjadi Procurement Staff

1. Negosiasi

Salah satu skill utama yang dibutuhkan untuk menjadi procurement staff adalah kemampuan untuk bernegosiasi dengan supplier atau pemasok. Mereka harus dapat mencapai kesepakatan yang menguntungkan perusahaan dalam hal harga dan persyaratan kontrak. 

2. Relationship Management

Keterampilan inti staff procurement terletak pada kemampuan membangun dan memelihara hubungan supplier atau pemasok yang solid dan berjangka panjang. Hal ini juga mencakup memastikan bahwa mitra dan pemasok mereka puas dengan perjanjian, memantau kinerja mereka, dan mampu mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan tanpa membahayakan kemitraan yang sudah ada.

3. Manajemen Risiko

Procurement staff memerlukan keterampilan manajemen risiko karena mereka bertanggung jawab mengelola proses procurement dari awal hingga akhir, termasuk mengidentifikasi dan memitigasi risiko atau gangguan yang mungkin timbul. Keterampilan ini membantu mereka melindungi bisnis serta kepentingan dan keuangannya, menjamin kelangsungan pasokan, dan memenuhi harapan para pemangku kepentingan.

4. Skill Finansial

Manajemen biaya, perkiraan, analisis data keuangan, dan pelaporan keuangan adalah bagian penting dari peran staff procurement. Ketajaman finansial ini membantu mereka mengambil keputusan pengadaan yang terinformasi dan hemat biaya serta mematuhi berbagai peraturan yang disepakati perusahaan dan pemasok.

5. Analisis Data 

Menganalisis data dan tren pasar adalah bagian penting dari tanggung jawab seorang procurement specialist. Keterampilan analitis yang kuat memungkinkan mereka mengidentifikasi peluang penghematan biaya, area dan proses yang dapat dioptimalkan, serta area risiko potensial. Selain itu, keterampilan analitis ini juga membantu mereka menggunakan data untuk mengembangkan strategi dan proses pengadaan yang selaras dengan tujuan bisnis.

Gaji Procurement Staff

Sama seperti pekerjaan pada umumnya, nominal gaji procurement staff yang didapat bisa berbeda-beda tergantung pada lokasi, perusahaan, pengalaman hingga pendidikan yang dimiliki karyawan.

Apabila seorang fresh graduate memulai karir nya di bidang procurement, maka gaji rata-rata untuk staff procurement di Indonesia adalah sekitar 3.300.000 - 8.000.000 tergantung dari lokasi atau kota dia dipekerjakan. Namun untuk posisi procurement manager, pada beberapa lokasi, dapat meraup gaji hingga 2 digit atau diatas 10 juta. 

Tips untuk Menjadi Procurement Staff

1. Tempuh Pendidikan S1

Apabila tertarik menjadi staff procurement, langkah awal yang dapat kamu ambil adalah mengambil pendidikan S1 sesuai dengan jurusan yang berhubungan langsung dengan procurement. Antara lain: 

2. Ambil Sertifikasi

Mengambil sertifikasi akan menunjang kredibilitas dalam menjadi staff procurement. Sertifikasi juga akan membuat kamu semakin menonjol apabila disandingkan dengan pelamar kerja lainnya yang juga ingin posisi procurement staff. Contoh sertifikasi yang ada, antara lain: 

  • Certified Procurement Officer (CPOf)
  • Certified Procurement Specialist (CPSp)

3. Memiliki Pengalaman yang Relevan

Memiliki pengalaman yang relevan akan menjadi bekal-mu untuk menjadi staff procurement yang profesional di kemudian hari. Kaitkan pengalaman yang kamu miliki dengan skill yang dibutuhkan perusahaan untuk menjadi staff procurement. Apabila kedua hal ini memiliki relevansi, kamu semakin dipertimbangkan untuk diterima dalam posisi staff procurement. 

Jika kamu adalah fresh graduate, manfaatkan program magang untuk mendapatkan pengalaman yang relevan.

Cari lowongan kerja dan magang sebagai procurement staff melalui website lowongan kerja Cake! 🎉

4. Buat CV Procurement Staff yang Professional 

contoh-cv-procurement-staff
Contoh CV Procurement Staff -- Dibuat di Cake

Mau buat CV procurement staff yang profesional seperti di atas? Yuk, buat CV yang profesional dan ATS-friendly dengan mudah dan dapatkan pekerjaan impianmu! 🎉

Kesimpulan

  • Procurement adalah salah satu bagian dari proses bisnis tentang pengadaan barang, jasa, atau sumber daya lainnya yang dibutuhkan untuk operasional perusahaan.
  • Procurement staff adalah individu yang berperan penting dalam memastikan bahwa perusahaan dapat mendapatkan barang atau layanan yang diperlukan perusahaan dengan harga terbaik, kualitas yang bagus, dan waktu yang sesuai. 
  • Perbedaan purchasing dan procurement dapat dilihat dari segi tujuan, relasi dengan vendor, sifatnya yang reaktif atau proaktif, serta kepentingan nilai dan harga barang
  • Tugas staff procurement adalah menjadi garda terdepan dalam menjaga supplier atau pemasok barang dan jasa untuk kebutuhan perusahaan
  • Skill yang dibutuhkan staff procurement adalah negosiasi, relationship management, manajemen risiko, skill finansial, hingga analisis data.
  • Tips menjadi staff procurement sukses, dimulai dari mengambil pendidikan yang relevan, ambil sertifikasi, punya pengalaman kerja yang relevan, hingga buat CV yang profesional untuk perusahaan impian. 

Cake adalah website untuk membuat CV terbaik yang bisa menunjukan professional branding kamu di mata HRD. Kamu bisa langsung menggunakan template CV ATS-friendly dari Cake dan download dalam bentuk PDF, 100% gratis! Selain bikin CV gratis, kamu juga bisa buat portofolio dan cari kerja dengan job portal atau aplikasi cari kerja Cake.

--- Ditulis Oleh Christy Angestu ---

Resume Builder

Build your resume only in minutes!

More Articles you might be interested in

Latest relevant articles
Interview Skills
May 7th 2024

5 Cara Menjawab Berapa Gaji yang Anda Inginkan dalam Interview!

Pernah ditanya "Berapa gaji yang Anda inginkan?" saat interview? Ini tips dan contoh jawabannya.