Apa itu Project Management? Tujuan dan Tahapan Kerjanya!

Ketika kamu mendengar istilah project management atau manajemen proyek, apa yang pertama kali kamu pikirkan tentang arti project management? Secara umum project management adalah proses mengatur jalannya sebuah proyek dalam perusahaan.

Dalam ruang lingkup profesional, manfaat project management memiliki peran yang cukup penting, terutama ketika perusahaan sedang mengurus proyek besar dan membutuhkan perencanaan khusus. Tujuan project management secara umum yaitu untuk mengatur proyek berjalan lancar dan efisien. 

CakeResume telah merangkum lebih singkat dan jelas agar kamu punya pengertian yang jelas tentang apa yang dimaksud project management.

Apa yang dimaksud dengan project management? Setiap perusahaan pasti memiliki proyek untuk mencapai tujuan tertentu, baik itu proyek besar maupun kecil.

Dalam menyusun dan mengerjakan proyek, tentunya perusahaan tidak terlepas dari perencanaan, budgeting, dan sosialisasi. Proses perencanaan inilah yang dimaksud dari pengertian project management.

Project management adalah metode pengelolaan dan perencanaan yang digunakan perusahaan dalam menyelesaikan sebuah proyek untuk tujuan perusahaan. Biasanya pekerjaan ini dijalankan oleh seorang project manager.

Meskipun project management terkesan sederhana dan mudah dijalankan, ternyata proses project management memiliki rangkaian yang cukup kompleks. Seorang project manager merupakan kunci keberhasilan sebuah proyek, karena ia harus membuat jadwal proyek, dan menentukan budget proyek. 

Selain itu, project manager juga bertugas untuk mengawasi dan mengevaluasi project development agar sesuai tujuan perusahaan.

Pengertian project management tidak hanya terbatas pada sebuah proses perencanaan untuk menjalankan proyek. Tapi dalam proses project management, terdapat 4 komponen penting yang selalu mengiringi proses tersebut.

Jika kamu ingin sukses menjalankan project development, kamu harus sungguh-sungguh memahami teknik manajemen proyek yang baik, termasuk komponen berikut:

1. Keberhasilan dan Kualitas

Hasil akhir dari sebuah proyek tentunya harus sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Kualitas merujuk pada taraf parameter kesuksesan dan hasil akhir dari proyek tersebut. 

Meskipun tanggung jawab untuk mengontrol kualitas berada pada quality control department. Tapi kini, tanggung jawab kualitas harus dimiliki oleh seluruh departemen, dari jabatan teratas hingga paling bawah.

2. Perencanaan Keuangan

Idealnya, proyek harus diselesaikan tanpa melebihi pengeluaran resmi. Rencana keuangan tidak harus dihabiskan untuk menjalankan sebuah proyek. Dan jika dana habis, bisa saja proyek ditinggalkan meskipun belum selesai.

Oleh karena itu sangat penting untuk mengatur biaya pemasukan dan pengeluaran selama berjalannya proyek. Juga ada beberapa ada proyek yang tidak memiliki tujuan keuntungan.

Disinilah pentingnya manajemen proyek untuk mengatur keuangan, agar manajemen proyek berjalan dengan baik sampai akhir.

3. Waktu

Umumnya, waktu merupakan durasi yang dibutuhkan perusahaan untuk menyelesaikan proyek. Untuk menyelesaikan proyek tepat waktu, dibutuhkan ketepatan yang signifikan dalam seluruh proses project management.

Oleh karena itu dalam menyelesaikan seluruh tahapan project management, harus memperhatikan sasaran atau perkiraan skala waktu agar proyek dapat dikerjakan dengan sesegera mungkin.

4. Ruang Lingkup Proyek

Ruang lingkup berarti merujuk pada segala kemungkinan, perubahan, maupun apa pun yang bisa saja terjadi pada saat pengerjaan proyek. Ruang lingkup ini harus diidentifikasi selama tahapan project management dengan mengukur rincian pekerjaan.

Jika ruang lingkup tidak ditentukan selama manajemen proyek berlangsung, dapat menyebabkan kegagalan, yang juga dikenal dengan istilah scope creep.

Ketika ingin melaksanakan sebuah proyek, ada beberapa tahapan yang perlu dilewati. Seluruh tahapan project management ini harus dilakukan satu per satu secara urut, agar terlaksana manajemen proyek yang baik. Berikut tahapan dalam project management:

1. Permulaan (Initiation)

Tahapan project management yang pertama adalah inisiasi atau permulaan. Pada tahap ini kamu harus bisa mengubah sesuatu yang abstrak menjadi sebuah tujuan yang bermakna. Untuk melakukannya, kamu harus menentukan kebutuhan proyek dan membuat garis besar proyek secara keseluruhan.

Ketika kamu sudah berhasil mengidentifikasikan tujuan proyek dan ruang lingkup proyek, mulailah identifikasi orang-orang yang akan terlibat dalam proyek. Buat para pemangku kepentingan mematuhi peraturan proyek kamu, cara komunikasi, dan pengaruhnya dalam proyek. 

Atau kamu juga bisa menentukan beberapa variabel penting dalam proyek, seperti:

• Tujuan dan ruang lingkup proyek
• Menentukan manajer proyek
• Identifikasi resiko yang akan muncul
• Budget proyek
• Perkiraan keseluruhan timeline

Sebagai contoh, kamu bisa lihat dari seorang produsen mobil yang ditugaskan untuk mengembangkan kendaraan listrik. Dalam proses project management inisiasi ini, produsen tersebut akan menentukan desain, kapasitas, dan daya tahan baterai. 

2. Perencanaan (Planning)

Setelah menentukan tujuan dan perkiraan timeline, tahapan project management selanjutnya adalah perencanaan atau planning. Dalam tahapan ini, seorang project manager akan membuat rancangan mengenai proyek secara lebih rinci.

Hal terpenting dalam tahapan ini yaitu menentukan persyaratan teknis, membuat jadwal yang lebih rinci tentang pelaksanaan proyek, membuat rencana komunikasi, dan menentukan berapa sumber daya manusia yang dibutuhkan.

Saat merencanakan proyek, stakeholder juga perlu masuk dalam pertimbangan. Karena para stakeholder ini berhak mengetahui progres proyek dan resiko-resiko yang akan terjadi dalam proyek.

3. Pelaksanaan (Executing)

Inilah tahapan project management yang sangat krusial, yaitu pelaksanaan. Ketika rincian perencanaan sudah disetujui semua pihak yang terlibat, maka proyek dapat dilaksanakan.

Pada proses project management ini, project manager memiliki tanggung jawab untuk memastikan seluruh proyek berjalan sesuai dengan timeline dan anggaran yang telah ditentukan.

Tanggung jawab lainnya yang harus dimiliki oleh seorang project manager adalah menjaga kolaborasi efektif antara stakeholder. Hal ini dilakukan untuk memastikan setiap orang berada pada tahapan dan tujuan yang sama untuk menjalankan proyek tersebut.

Dengan banyaknya hal yang harus dipertanggung jawabkan, seorang project manager diharapkan memiliki kapasitas yang cukup. Seperti memiliki sikap profesional, teratur, dan dapat menjadi pemimpin yang baik.

4. Pengawasan (Monitoring)

Saat mengawasi jalannya proyek, hal lain yang perlu dilakukan adalah mengukur setiap progres agar berjalan sesuai perencanaan. Tidak hanya mengukurnya, dengan pengawasan, project manager juga harus mengetahui jika terjadi kesalahan atau kegiatan yang berada di luar jalur perencanaan.

Selama pengawasan ini, project manager juga bertanggung jawab untuk mengetahui usaha dan biaya selama proses. Jadi jika memerlukan perubahan atau perbaikan, masih bisa ditemukan di tahapan project management ini.

5. Penutupan (Closing)

Ketika seluruh proses telah dilaksanakan dan disetujui oleh seluruh pihak termasuk stakeholder, maka proyek dapat dikatakan telah selesai. Saat proses penutupan ini, project manager akan menyelesaikan kontrak dengan pihak yang bersangkutan.

Pada proses project management ini juga dapat menyelesaikan kontrak dengan pihak eksternal, dan membuat arsip dokumen penting, serta membuat laporan proyek dari awal sampai akhir.

Meskipun manajemen proyek telah selesai dilaksanakan, belum dapat sepenuhnya dikatakan telah rampung. Karena masih ada proses lanjutan yaitu maintenance, juga penyelesaian dari masalah sebelumnya.

Setelah kamu memahami arti project management dan tahapan project management, kamu juga perlu mengetahui tujuan project management. 

1. Menyelesaikan Proyek Tepat Waktu

Dua hal terpenting dalam manajemen proyek adalah menyesuaikan tenggat waktu dan menyelesaikan proyek tepat waktu. Ketika mengelola waktu, biasanya project manager menggunakan beberapa alat untuk mengetahui progres dan tahapan setiap project management.

Seringkali beberapa pekerjaan dalam proyek dapat menjadi penyebab penundaan proyek. Untuk dapat menyelesaikan proyek tepat waktu, project manager harus dapat mengidentifikasi beberapa tugas penting yang harus dikerjakan terlebih dahulu. 

Kamu juga bisa menentukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas dan menemukan cara mengukur ketergantungan pada tugas lain.

2. Meningkatkan Kinerja dan Produktivitas

Produktivitas pasti menjadi fokus utama dalam mengerjakan suatu hal, tak terkecuali sebuah proyek. Tujuan membuat project management adalah untuk meningkatkan produktivitas dan kinerja.

Karena ketika kamu merencanakan proyek dengan rinci, kamu akan mengetahui pekerjaan mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu. Dengan demikian seluruh tim proyek akan mengerjakan dengan teliti dan lebih teratur sesuai dengan timeline.

3. Meningkatkan Kolaborasi dan Komunikasi

Mungkin tujuan project management ini terdengar seperti tujuan jangka pendek. Tetapi jika kamu tidak memperhatikan poin meningkatkan komunikasi dan kolaborasi, tujuan project management ini akan tetap menjadi hal penting karena komunikasi yang baik membutuhkan upaya berkelanjutan.

Ketika memimpin sebuah tim, terutama dalam manajemen proyek, usahakan untuk memimpin percakapan dengan membangun kolaborasi antar anggota tim. Jika ada salah satu cara komunikasi yang tidak efektif, kamu bisa mengeliminasinya.

Tetapi jika cara komunikasi tim kamu menimbulkan perdebatan, cobalah untuk bertahan selama beberapa bulan, kemudian kamu bisa evaluasi kembali dan membuat perubahan. Dengan demikian, kamu telah meningkatkan cara komunikasi dan kolaborasi antar anggota tim untuk mencapai tujuan proyek.

4. Mengontrol Anggaran

Seperti kita ketahui bahwa salah satu peranan project management adalah untuk mengatur anggaran dana. Project management harus dapat mengatur dan melacak pengeluaran untuk menghindari kekurangan dana selama jalannya proyek.

Menerapkan teknik manajemen proyek dapat menjaga agar pengeluaran sesuai dengan dana yang telah dianggarkan. Meskipun dalam pelaksanaannya akan membutuhkan beberapa biaya tambahan. Namun hal terpenting ialah dengan adanya manajemen proyek dapat mengurangi biaya-biaya yang tidak dibutuhkan.

Setelah penjelasan diatas, kamu sudah mengetahui apa itu project management dan berbagai proses project management untuk mencapai tujuan proyek. Memang dalam penerapannya tidaklah mudah dan butuh waktu untuk membuat perencanaan yang terbaik.

Namun perlahan, kamu bisa mencoba menerapkan teknik manajemen proyek ini agar proyek kamu tidak kehilangan arah saat pelaksanaannya.