RACI 矩陣是什麼?責任指派透明化,讓專案管理更有效率!

RACI 矩陣是什麼?責任指派透明化,讓專案管理更有效率!

有效的專案管理,來自於每一位團隊成員都清楚了解自己的角色和責任,妥善扮演好個人的角色,避免重工又或是任務沒人負責的窘境。然而「搞不清楚誰該負什麼責任」,卻是許多公司與組織專案管理失敗的主要原因。如果你也碰到類似困境,那麼學會如何應用 RACI 矩陣將會是你的有效解方!

本文將介紹一個能夠幫助你優化專案管理流程的框架 —— RACI 矩陣(又稱 ARCI 矩陣)。我們將一步步帶你深入了解 RACI 的概念,包括其框架優點、如何使用以及提供免費的 RACI 框架資源。無論你是專案管理的新手還是經驗豐富的專家,本文都將為你提供實用的指導,使你的專案管理更加高效有序!

一、RACI 是什麼?介紹 RACI 四個角色定義

RACI 是一種責任分配矩陣,也是專案管理中的重要概念。RACI 主要用途在於透過明確界定每個人在專案中的角色與責任,達到有效的專案管理與溝通進程,而 RACI 分別代表以下四個角色:

RACI 定義

RACI 責任分配矩陣定義說明
RACI 責任分配矩陣定義說明
  • R 責任人(Responsible):負責執行任務的人或部門,可以由一個或多個人來擔任執行者的角色,其任務為透過執行工作以達成特定目標。
  • A 當責人(Accountable)對任務結果負責的人或部門,一般來說,每個專案只會有一個人擔任 A 的角色,他將需要對任務全盤負責並且承擔後果。
  • C 被諮詢人(Consulted):需要被諮詢意見的人或部門,可以理解為顧問般的角色,能夠提供專業的建議,可以積極參與專案,卻並非決策者,主導權仍在 A 當責人身上。
  • I 被告知人(Informed):需要被告知結果的人或部門,這群人多半不會參與決策流程,而僅會被告知結果或接收更新資訊,以方便後續任務執行。

在 RACI 專案分工矩陣中,每個任務都會有相對應的四個角色負責人,R 負責執行任務,A 對任務結果負責,C 和 I 則扮演輔助角色,C 在必要時提供洞察與意見,而 I 需要在任務完成前後獲知結果。因此,RACI 專案分工矩陣的目的在於幫助團隊明確各個職位或部門的責任和權限,避免人員重複工作或推卸責任,進而提高專案的效率和效能!

二、RACI 為何能幫助企業管理複雜專案?

在複雜的企業環境中,專案管理可能面臨各種挑戰,例如角色不明確、責任不清晰、重複工作或溝通失誤等問題。而 RACI 正是為了因應這些挑戰而誕生,特別在以下兩種情境頻繁被使用,分別是:

  1. 大型專案管理:在大型專案中,執行的時程較長及範圍較廣,有許多不同的任務需要同時進行,如果沒有清晰的角色定義與權責分配,專案很容易混亂不堪,若成效不彰更難以問責與優化,而 RACI 矩陣可以確保每個任務都有專人負責,並避免重工的問題發生,提高了專案管理的效率和透明度。
  2. 跨部門協作管理:當專案涉及到多個部門或團隊時,協調和溝通將成為十分重要的課題。RACI 矩陣可以明確界定每個部門或團隊在專案中的責任,促進跨部門間的協作和溝通。

如果你擔任 PM、專案經理、產品經理這類的職能,那麼 RACI 會是你職場生涯中必不可少的實用工具,而團隊成員也可以透過查看 RACI 圖表,對職責分工有更明確的理解。接下來,讓我們一起用實際案例來理解 RACI 的運用方式吧!

RACI 情境範例

案例:假如今日公司即將開發新產品,並且開發新產品會有以下 5 項任務需要執行:

  1. 定義產品需求
  2. 開發產品概念
  3. 創建產品原型
  4. 測試產品原型
  5. 正式發布產品

​​那麼,這項專案的 RACI 基本分工示意圖大致將如以下所示,不過實務上當然會依據專案與產品的實際情境來制定更多細節:

任務
R 責任人 
(Responsible)
A 當責人 
(Accountable)
C 被諮詢人
(Consulted)
I 被告知人 
(Informed)
定義產品需求
產品經理
產品經理
商務團隊、客戶服務團隊
高階決策層

開發產品概念
產品經理、工程開發團隊
產品經理

行銷團隊、設計團隊
高階決策層

創建產品原型
工程開發團隊

產品經理

行銷團隊、設計團隊
高階決策層

測試產品原型
工程開發團隊、行銷團隊
產品經理

商務團隊、客戶服務團隊

高階決策層

正式發布產品
行銷團隊、商務團隊
產品經理

高階決策層
所有利益相關者

RACI 不只可以作為大方向的部門職責劃分,也可以針對部門內細微的工作任務進行職責分配。雖然具體的角色和責任會因不同的專案、組織而異,不過,無論如何 RACI 矩陣都有機會幫助你達到資源最大化,推動有效的溝通以及優化專案效率,透過明確切分角色和責任來確保所有參與成員都能夠權責分明的工作!

三、一次獲得 4 種 RACI 免費模板,導入專案管理!

為了幫助你的專案成果更上一層樓,我們整理了 4 個能夠有效製作 RACI 矩陣的專案管理工具,並歸類各自的特色:

RACI 免費模板

ClickUp

  • 可在 RACI 框架上對不同任務標註顏色,以分門別類:例如可特別標註有風險的任務、或提醒其他成員注意期限緊迫的任務
  • RACI 圖表共享方法包括匯出為 PDF、Markdown 或 HTML 文件,或用公開 / 限制權限的連結分享
ClickUp:RACI 製作範例
ClickUp:RACI 製作範例

Notion

  • 可將 RACI 任務串聯至 Slack,以即時通知相關成員
  • 可在資料庫內利用 Group / Subgroup、Filter、Sort 來更靈活管理或指派專案細項
Notion:RACI 製作範例
Notion:RACI 製作範例

Asana

  • 有追蹤審查和簽核功能,方便整個 RACI 團隊集中、透明化重要進程
Asana:RACI 製作範例
Asana:RACI 製作範例

Monday.com

  • 當任務優先序改變或參與者有調整時,可以透過快速編輯功能來反映這些變化
  • 可用共享連結分享 RACI 圖表給外部利害關係人
  • 除了 RACI 框架,還可方便切換成 DACI、CARS 等類似模型
Monday.com:RACI 製作範例
Monday.com:RACI 製作範例


無論是小型團隊還是大型企業,也無論專案規模大或小,清晰的角色定義和責任分配皆是專案管理更成功的關鍵,而 RACI 矩陣提供了一個簡單而有效的方法,讓不同團隊成員明確了解自己在專案中的角色、參與程度,以及所需要承擔的責任,作為一個強大且實用的工具概念,RACI 也幫助專案管理者更好地管理和領導團隊,促使專案順利達標。

延伸閱讀:  PDCA 是什麼?連 ISO 品管都在用的循環管理框架!

Resume Builder

Build your resume only in minutes!

More Articles you might be interested in

Latest relevant articles
Interview Skills
May 21st 2024

【自介範例】吸引人的面試自我介紹怎麼說?3 步驟打造完美自我介紹

面試自我介紹可以說什麼?怎樣的自我介紹才夠吸引人?自我介紹該包含哪些內容?不用擔心!Cake 統整了面試時自我介紹的 3 步驟、4 技巧與適合 6 類型求職者的自我介紹範例,不論你是職場新鮮人或是大學申請面試,一起輕鬆完成吸引人的自我介紹吧!