面試資歷查核準備指南!Reference Check 問題與範例公開

需要 Reference Check 的職位以及 Reference Check 對象可以寫誰、問題與範例。

Reference check(資歷查核)是面試求職時常見的環節,雖然並不是每一個企業都會對求職者進行 Reference check,然而也因為如此讓許多求職者忽略其重要性、或不知道如何準備 Reference check 。以下將告訴你 Reference check 是什麼,並簡述 Reference check 流程、提供常見的 Reference check 問題與範例,讓資歷查核成為求職過程中的加分項目!


一、Reference check 是什麼?哪些職位需要?

Reference check 中文稱作「資歷查核」,通常出現在篩選完履歷、結束面試後,為面試環節的最後一關;企業會要求求職者提供過去公司老闆、同事、客戶等聯絡資訊,詢問他們關於求職者過去的工作能力、處世態度等問題,在面試完後進行簡易的評估,作為錄取前的最後一道把關。

通常,企業傾向對位階較高的求職者進行 Reference check ,如:中高階幹部、主管職等,或是財務人員、特助等工作也會做相關的資歷查核。此外,某些大型企業如科技業龍頭台積電也會進行資歷查核,並依照資歷查核結果進行後續評估或寄發感謝信。

雖然有些人認為資歷查核彷彿在做身家背景調查、擔心被窺探隱私,然而企業進行 Reference check 的目的並不是要打探求職者的秘密,而是希望在錄取前更確定求職者在求職過程中沒有欺瞞或謊報,並更深入了解求職者的工作狀況和人格特質,以確定求職者所述都是事實、招募到適合的人才;而求職者也能利用這個機會,將資歷查核對象作為求職時的「推薦人」,增加企業對你的正面印象、提高錄取機會。


二、Reference check 拒絕會怎樣嗎?是否違反個資法?

或許不少求職者對於 Reference check 持有保留態度,或不禁懷疑 Reference check 真的合法嗎?其實,站在法律的角度上來看,根據《個資法》的規定,只要企業有徵得求職者的同意、告知 Reference check 的目的,且問題不涉及個人生活隱私、範圍僅限工作相關,如:工作表現、學經歷背景、他人評價等,並符合合理性與正當性原則,那麼進行 Reference check 是沒有法律問題的。

然而,若拒絕 Reference check 對求職者會有什麼影響嗎?一般來說,企業不會對求職者懷著惡意進行 Reference check ,反言之,是因為企業在進行履歷與面試篩選過後,對求職者有興趣才會進行資歷查核;因此,雖然求職者絕對有權拒絕企業的 Reference check ,但強烈建議若沒有特殊原因,請求職者盡量接受 Reference check ,並在離職前或面試前就準備好資歷查核對象的名單。


三、Reference check(資歷查核)對象可以寫誰?

求職者可以視 Reference check 為推薦自我的機會,也可以將資歷查核對象作為「推薦人」,建議在選擇資歷查核對象時,要確定對方清楚了解你的處事風格、工作能力,且願意替你「背書」,因此,在職時請和公司同事、主管們維持友好關係,並事先提醒資歷查核對象、溝通好 Reference check 的事宜;而若為剛出社會的新鮮人,則可以尋求教授、專題指導老師、實習機構主管等推薦。

以下提供幾個常見且適合的資歷查核對象做參考:

  • 直屬主管(建議優先)
  • 公司主管
  • 公司同事
  • 長期合作客戶
  • 實習企業主管
  • 學校教授、專題老師

四、Reference check 問題與範例全公開!

Reference check 注意事項

進行 Reference check 時,資歷查核對象(推薦者)和被推薦者的角色都相當重要,以下針對兩個角色分別提供幾個小技巧,讓 Reference check 成為求職時的加分項目!

🗣 資歷查核對象(推薦者)

  • 客觀事實
    
    雖然在求職時大多數人都會美化履歷、讓自己看起來更有競爭力,然而只要不是事實的錯誤,例如:增加好幾年年資、將他人專案納入履歷等,否則可以不用特別糾正,評論建立於客觀與事實的基礎之上即可。
  • 職缺適任性與發展性評估
    
    資歷查核對象通常十分了解求職者的工作能力與人格特質,因此建議推薦者可以事先詢問職缺屬性與工作內容,協助評估求職者的能力與發展,並在進行 Reference check 時告知對方有關求職者可以提供的技能與可能需要協助的地方,不僅能為求職者事先鋪路,也能讓企業更了解求職者。
  • 給予建議,加速媒合
    在詳細了解職缺內容、企業文化後,資歷查核對象可以針對求職者的人格特質、工作經歷等,給予企業更多關於求職者的回饋,加速企業與求職的媒合速度、減少初期的摩擦。
給推薦者的 Reference check 注意事項。

🗣 被推薦者

  • 事先通知資歷查核對象
    
    事先通知推薦者不僅是基本的禮貌,也能讓推薦者事先做好準備、空出時間;因此,建議可以先詢問好公司主管或同事的諮詢意願,告知預計進行 Reference check 的時間。
  • 說明工作職務內容與職涯規劃
    
    此外,建議能將個人履歷、自傳、作品集等資料,事先傳給推薦人,並和推薦者簡要說明工作內容和未來職涯規劃,能讓推薦者更知道如何強調求職者的技能強項與人格特質。
  • 提供需要推薦者特別協助的地方
    
    可以禮貌地和推薦者闡述需要他特別提及的部分,並說明原因;但切勿「刻意要求」推薦者,應留給資歷查核對象自行判斷。
給被推薦者的 Reference check 注意事項。

Reference check 問題

Reference check 問題通常圍繞在工作與職涯上,例如:工作經歷、人格特質、共事經驗等,建議資歷查核對象(推薦者)可以事先為常見的 Reference check 問題想好答案,幫助被推薦者成功獲取心儀的職位。

常見的 10 個 Reference check 問題

  • 公司職稱、管理人數、薪資是否相符?
  • 與應徵者的關係?共事時間有多長?
  • 求職者的離職原因與時間?
  • 求職者的工作內容有哪些?
  • 求職者具備什麼特殊專長或能力?
  • 求職者較不擅長的項目?
  • 與求職者處事的經驗?
  • 求職者如何面對壓力與突發狀況?
  • 曾經負責過的專案狀況/對公司最大的貢獻?
  • 求職者的優缺點有什麼?

Reference check 範例

  • Reference check 基本資料與薪資
    

    問題:
    公司職稱、管理人數、薪資是否相符?
    回答範例:
    求職者的職稱為 xxx、薪資約為 xxxxx 元;求職者之前在公司內擔任部門主管,管理約 4 至 5 人的團隊,負責訂定團隊目標、分配工作、與其他部門協調合作,並領導專案進行。
  • Reference check 離職原因
    

    問題:求職者的離職原因與時間?
    回答範例:
    求職者大約在半年前離開敝公司,目的是想要參與民間課程、精進個人能力,拓展未來職涯的選擇性;我很認同他對自己職涯道路的追尋,也很開心他在完成課程後能有機會到貴公司面試。
  • Reference check 人格特質與工作狀況
    

    問題:求職者如何面對壓力與突發狀況?
    回答範例:
    由於求職者個性冷靜、理性,不會衝動行事,因此在面臨壓力或突發狀況時能有良好的應對能力,而且通常扮演領導解決狀況的角色。好比之前到外縣市拜訪重要客戶時,因為交通壅塞無法在時間內趕到現場,求職者臨危不亂地和對方說明狀況並馬上安排線上會議;雖然沒有登門造訪,卻依然成功簽下這個客戶、並維持相當友好的關係。

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