【履歷範本】秘書履歷教學,掌握跨領域轉職、升遷訣竅
秘書的職能還可以應用在哪些職位上?秘書履歷該怎麼寫呢?

你能夠有效率地在各種文件間轉換,並且妥善安排各項大小事的細節嗎?秘書工作正需要以上能力!除此之外,秘書工作還需要具備哪些技能、看重什麼樣的人格特質呢?秘書的工作經驗與職能又可以如何在職涯上幫助你?有哪些職位適合轉換?

我們將從以上內容著手,與你分享秘書的求職資訊、履歷範本和履歷撰寫技巧,如果你也轉被應徵秘書工作,就一起看下去吧!

秘書的履歷範本

秘書履歷範本與履歷撰寫教學
秘書履歷範本,CakeResume 履歷編輯器製作

秘書的工作內容

秘書通常會需要向上與一位主管密切工作,或者負責某部門的相關業務,如行政秘書、業務秘書等。秘書的工作包含文書、行程、專案時程與行政支援相關事項,在眾多事項中掌握平衡,保持效率就是秘書工作的挑戰所在。一般來說,秘書的工作內容有以下項目:

  • 會議:安排主管的會議行程,並協調各會議排程。撰寫會議記錄、追蹤處理會議事項並告知相關部門或團隊成員
  • 文件彙整:會議資料、文書資料處理,相關簽核文件之彙整與寄送
  • 主管匯報:定期與主管確認行程、會議資訊等細節,及轉達部門或客戶的相關需求
  • 行政庶務:行政流程規劃、整合,與行政部門人員溝通協作,以及協調辦公室行政事務及相關活動
  • 其他:安排客戶或賓客會面招待、將公司或會議重要資訊傳達給團隊成員等

秘書的必備技能與特質

在多項會議、時程、資料文件中轉換工作的秘書,會需要具備以下的 3 項技能特質:

1. 擅長溝通

秘書需要密切與主管協作互動,並負責安排與其他部門、客戶的會議事宜,甚至與相關部門的文件往返等,這些都需要大量的溝通。若難以用文字或口語將事情闡述清楚,就更難體察需求或解決問題。

此外,秘書也經常需要與其他部門合作,或代為傳達重要資訊給團隊成員,站在他人角度思考該如何溝通,拿捏說話的語氣和用詞,確保準確傳遞資訊的同時、也不令人感到冒犯,就是秘書的溝通力所在,也因此才能夠順利推行大大小小的內部作業。

2. 整合能力

不論是協調各方的會議時程,或是各式文件的重點整理、調取資料後彙整,都極需要強大的整合能力。極具工作效率的秘書,可以針對主管的需求,在各方時程中找出交集的時間選項,並且從中排序、提供好幾項方案供主管選擇;也能夠迅速在多項文件中截取重點,細心統整出該會議或工作所需的關鍵資訊。

3. 解決問題的應變力

除了會議的安排、文件統整、跨部門溝通外,秘書的工作其實包含許多日常庶務,當然,也會遇到許多臨時狀況需要應變。不論是會議時間喬不攏、硬體設備出了問題,或甚至是要夾在意見相左的兩方間執行工作,都需要仰賴秘書的應變力,懂得彈性面對每一次沒有 SOP 可以遵循的事件,判斷優先順序,並找出最適合當下的解決方案。

秘書的職涯發展

一般來說,秘書的入門門檻雖然不高,但若能從工作中掌握好事務處理的基本能力,再深入發展、或培養其他職能,都對職涯發展的成長十分有利。

不論你是想繼續提升自己的價值,朝向高階經理的特助發展,或者藉著秘書工作轉換跑道,都可以參考下列的職涯發展路徑。

培養專業,朝向「執行秘書」、「特助」發展

秘書的工作性質偏向行政工作,但如果你能夠針對產業、市場變化、公司規模和上級主管的工作內容觀察,並加以優化工作流程,將嚴謹細心、善於追蹤管理的能力發揮到極致,你就有可能繼續向上發展「秘書」一職,身任高階經理人或高階主管的秘書。

如「執行秘書」、「執行長特助」、「總經理特助」等職位,其實都算是十分高階的幕僚角色,不僅需要對產業發展有一定的了解,也要能準確知道市場變化會對公司、主管的業務帶來什麼影響,更別提需要極強大的組織能力與靈活的社交手腕了。

掌握產業洞見,從秘書轉為營運職位

由於秘書的工作內容可以接觸到不同領域的事項,你可以從中發現該如何協助企業核心業務,並瞭解產業的整體趨勢。

例如,若你在電商業中工作,你會發現除了訂單、用戶資料、產品或廠商文件之外,你還能夠優化現有的營運方式,重新整理廠商文件的排序,便能夠讓相關人員更快速找到所需資料、使廠商對品牌留下更好的印象,你也更有機會接觸更多營運面的細節。

跨領域轉職

若你希望可以在秘書工作之後,再轉往其他職位工作,或許可以先詢問看看公司的其他部門是否有內轉的機會,或者是在公司內部爭取相關的專案機會,以利之後的轉職。

若希望在其他產業工作,除了可以先培養好專業技能、直接應徵心儀的職位之外,另一個較折衷的做法是,憑藉著秘書的工作經驗,先從較無條件限制的行政、營運相關職缺開始,進入公司後再積極參與相關專案或 side project,讓自己逐步培養轉職的實力與技能。

秘書的履歷撰寫教學

秘書經常需要到處與人聯繫、溝通,身為需要面對他人、大量互動交流的職位角色,若能在履歷的照片中展示你專業又具親切感的樣貌,鐵定能在 HR 眼中加分不少。

若應徵的是大集團、規模較大的企業,或是產業性質、主管風格較為嚴謹,則搭配正式的西裝或套裝拍攝履歷照片會較合適。即便非以上情況,也建議穿著基本色系的襯衫較恰當,並記得注意照片的背景乾淨、畫質清晰、人像置中等原則。

簡介

每份秘書職位的能力與經驗要求都不同,也建議求職者針對不同職缺撰寫履歷的簡介。先深入研究該秘書職缺的 JD(Job Description,職缺描述),根據職缺描述中提到的關鍵字,選擇相對應的「工作經驗 / 工作成就」、「個性特質」、「求職目標 / 職涯目標」放入簡介中,以不超過 300 字為佳。

學歷

一般來說,秘書對於學經歷背景較無嚴格要求;但若求職者的學歷背景與秘書職能、公司的產業距離較遠的話,建議可以放在履歷的最下方,於履歷的其他內容中展現優勢。

工作經歷

要如何在茫茫的履歷海中展現亮點,讓 HR 對你印象深刻呢?

從前述的「溝通能力」、「整合力」和「應變力」下手,並一樣參考應徵職缺的 JD,挑選能展現相似特質、能力的工作經驗或學校經歷,硬技能和軟實力並重,就有機會博得 HR 的青睞。並謹記由近而遠依序撰寫工作經歷或求學經歷,並將相關度最高的成績往前放,若有實際的數字可以佐證更好。

證照與技能

若能證明你曾接觸多元領域,或對該企業的產業或產品有足夠理解,都能吸引 HR 的目光。任何有益於客戶成功經理的證照、技能、作品或專案都可以放進履歷,優秀的語言能力對外商、跨國企業或有經營海外市場的公司來說更是加分。

由於經常要處理各式文件檔案,因此基礎的文書處理能力是必備的,像是 Microsoft Office、Google 雲端工具等,應徵秘書職缺時可以列出熟悉操作的項目。

此外,因為公司性質及產業,有些秘書職缺會特別注重語言能力,尤其是商務上的溝通及文件往返,若你有語言證照、語言測驗的成績都別吝於放上履歷,有時候會在意想不到的地方起到加分作用。

除了上述的基本項目之外,你也可以參考公司的產品或服務、團隊組成或產業,補充與之相關的其他技能,例如若是應徵設計公司的秘書職位,你也會使用 Sketch、Figma 或 Adobe 系列等設計軟體,就很適合標註在履歷上。

此外,結合未來的職涯目標,呈現相對應的技能或證照也是一個選擇,不過切記,最重要的還是以「欲應徵職位」所需的核心能力為主,其他用來加分點綴的項目,在履歷上的佔比不可失衡。

延伸閱讀:7 大技巧設計求職履歷表:履歷表設計範本與模板下載



Joyce
contributor

Joyce

Passionate about being the bridge between demand and supply. Full of entrepreneurial mindset and goal-oriented.

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