Staff Administrasi: Job Desk, Gaji, Skill, Dll.

Pekerjaan sebagai seorang staff administrasi merupakan suatu tugas yang sering dijumpai, baik di perusahaan atau instansi. Tugas staff admin biasanya dikaitkan dengan urusan surat menyurat serta penjadwalan sebuah kantor.

Terkadang, ada beberapa orang yang menganggap jobdesk staff administrasi itu begitu-begitu saja dan terlihat gampang. Sehingga tidak sedikit orang menilai pekerjaan staff administrasi sebagai pekerjaan second choice.

📚 Baca juga: 5 Contoh CV Staff Administrasi Beserta Tips Lengkap!

Apa itu Staff Administrasi?

Sebelum menelusuri apa saja tugas seorang staff admin/administration staff, yuk kenali dulu arti staff administrasi.

Pengertian Staff Administrasi

Staff administrasi adalah sebuah pekerjaan kantoran yang mengurusi berbagai hal yang berhubungan administrasi atau tata kelolah perusahaan. Misalnya, surat menyurat, agenda rapat bos perusahaan secara personal maupun kelompok, notulen rapat, serta mengurus administrasi kerjasama antar perusahaan. 

Kerja staff administrasi memerlukan suatu ketelatenan tersendiri agar tugas-tugasnya bisa berjalan sesuai dengan rencana, misalnya tepat waktu dan teliti melihat dokumen surat menyurat.

Perkiraan Gaji seorang Administration Staff

  1. Rata-rata gaji staff administrasi, yakni sekitar Rp 3.000.000.- per bulan. Akan tetapi, kisaran gaji staff administrasi ini tergantung perusahaannya. Ada perusahaan yang memberikan upah kepada staff administrasi Rp 10.000.000.- ke atas dalam sebulan, seperti PT. Gudang Garam, Tbk.
  1. Karena Indonesia terbagi-bagi dalam beberapa wilayah dan setiap wilayah memiliki kebijakan masing-masing, untuk gaji staff administrasi dari beberapa wilayah di Indonesia berkisar seperti ini:

💰 Gaji Administration Staff sesuai daerah di Indonesia: 

  • Bandung: Rp 4.200.000.-
  • Bekasi: Rp 4.100.000.-
  • Jakarta: Rp 4.000.000.-
  • Surabaya: Rp 3.600.000.-
  • Palembang: Rp 3.500.000.-
  • Tangerang: Rp 3.500.000.-
  • Denpasar: Rp 2.800.000.-
  • Semarang: Rp 2.600.000.-
  • Medan: Rp 2.500.000.- 
  1. Kalau berdasarkan jenis pekerjaan staff administrasi, berikut beberapa gambaran gaji staff administrasi sebagai bahan referensi buat kamu.

💰 Gaji Administration Staff sesuai jenis pekerjaan: 

  • Staff Administrasi Pembelian: Rp 3.900.000.-
  • Staff Administrasi Akuntansi: Rp 3.800.000.-
  • Staff Administrasi Logistik: Rp 3.500.000.-
  • Staff Administrasi Gudang: Rp 3.400.000.-
  • Staff Administrasi Online: Rp 2.700.000.-

Apa Saja Kualifikasi atau Persyaratan Sebagai Staff Administrasi?

Sebagai seorang yang memiliki jobdesk admin pasti dipilih dengan beberapa kriteria atau persyaratan. 

Umumnya, pekerjaan staff administrasi tergantung jenis perusahaannya. Untuk jenis perusahaan berskala besar (multinasional/internasional) mungkin kamu akan memerlukan jenjang pendidikan minimal S1 dari jurusan tertentu, misalnya jurusan manajemen, ekonomi, bisnis, dll. Hal ini dibutuhkan karena pengelolaan administrasi dalam kapasitas besar dan memerlukan skil tertentu.

Untuk perusahaan skala kecil, mungkin lulusan SMA atau SMK masih bisa diterima untuk menyelesaikan jobdesk staff administrasi. Selain itu, pengalaman training administrasi juga menjadi syarat jika kamu ingin bekerja sebagai staff administrasi. 

Tugas dan Tanggung Jawab Staff Administrasi

Buat kamu yang ingin tahu secara detail apa itu tugas dan tanggung jawab staff administrasi, berikut listnya:

✏️ Melakukan pembukuan dasar perusahaan

✏️ Memastikan notulensi rapat dibuat secara rutin

✏️ Mengarsip dokumen perusahaan baik versi fisik dan digital

✏️ Menyelesaikan masalah administrasi serta melakukan komunikasi dengan pihak yang terkait guna mencari solusi yang sedang dihadapi

✏️ Memastikan administrasi setiap karyawan sudah lengkap dan diarsipkan

✏️ Mengatur proses surat menyurat yang keluar dan masuk perusahaan

✏️ Membantu mengurus dokumen-dokumen kerjasama antar perusahaan

✏️ Membalas email yang masuk yang berhubungan perusahaan

Skill Staff Administrasi

Dalam menjalankan tugas administrasi perkantoran, seorang staf dituntut memiliki keahlian yang diperlukan dalam menjalankan tugas admin kantornya, seperti:

tugas-staff-admin, skill-staff-administrasi
Skill Administration Staff

1. Kemampuan Teknologi

Dengan perkembangan zaman, tugas administration staff memerlukan bantuan teknologi dalam mengerjakannya sehingga staff administrasi mau tidak mau harus melek teknologi. Bahkan saat ini, pekerjaan admin online yang berbasis teknologi internet sudah banyak dipakai untuk tugas staff admin loh. 

Minimal kemampuan teknologi yang dikuasai seperti Microsoft Office (Ms. Word, Ms. Excel, PPT) atau perangkat sejenis. Kemudian, dalam bentuk online perlu mahir dalam menggunakan spreadsheet dan email.

2. Cakap dalam Berkomunikasi

Kecakapan dalam menjalankan tugas administrasi perkantoran sangatlah dibutuhkan. Misalnya dalam berkomunikasi dengan bos, antar divisi di dalam perusahaan, dan antar karyawan.

Contoh job desk admin yang memerlukan kemampuan komunikasi yakni dalam menerima telepon yang masuk atau dalam menghubungi orang atau pihak lain. Disini diperlukan cara berkomunikasi yang profesional sekalipun kamu sedang dalam kondisi emosi yang kurang stabil. 

3. Pintar Mengorganisir

Tugas-tugas admin kantor yang begitu banyak diperlukan pengorganisasian dengan baik agar tidak berantakan. Karena banyak pekerjaan staff administrasi biasanya dilakukan dalam waktu yang bersamaan. Untuk itu seorang administration staff perlu pintar mengatur semuanya. 

Misalnya, menandai kalender tentang jadwal meeting, deadline tugas administrasi, mengatur dokumen yang baru masuk baik secara fisik atau digital, menerima telepon, dan lain sebagainya. 

4. Mengatur Waktu dengan Baik

Selain itu, mengatur waktu dengan tepat adalah salah satu kunci yang perlu dimiliki oleh seorang administration staff dalam menjalankan tugasnya. Dengan jobdesk staff administrasi yang kompleks, seorang staff administrasi perlu menyelesaikan tugas-tugasnya dengan on-time.

Terlebih jika planning yang sudah disusun terjadi hal-hal diluar ekspektasi. Tentu staff administrasi harus segera merubah rencananya secepat mungkin agar tidak mengganggu agenda lain.

5. Detail dan Teliti

Yang terakhir yang perlu dimiliki oleh seorang administration staff adalah memiliki kemampuan yang detail dan teliti. Kemampuan yang detail dan teliti sangat bermanfaat dalam mengerjakan tugas staff admin sehingga administrasi perusahaan juga bisa rapi dan teratur.

Tips Menjadi Seorang Staff Admin

Agar kamu bisa menekuni kerja staff administrasi secara profesional, ada baiknya kamu mengikuti beberapa tips di bawah ini:

tips-staff-admin, tips-menjadi-staff-admin, staff-administrasi
Tips Staff Administrasi

1. Dapatkan sebuah Sertifikat Profesional

Agar keahlianmu di bidang staff administrasi dapat diakui secara legal, salah satu cara yang bisa dilakukan yakni dengan memiliki sertifikat administrasi yang profesional. 

Misalnya, dalam skala internasional ada yang namanya International Association of Administrative Professionals (IAAP). Selain itu ada juga sertifikat Microsoft Office Specialist (MOS) untuk menjadi lebih berbakat lagi dalam menguasai perangkat Microsoft Office.

2. Kembangkan Jaringan

Dalam memulai perjalanan karirmu, misalnya ingin menjadi seorang administration staff, berkoneksi dengan orang-orang disekitarmu adalah hal yang sangat baik. Jaringan ini dapat kamu bangun mulai dari teman-teman kamu semasa masih kuliah. 

Kamu bisa tanyakan informasi-informasi seputar lowongan pekerjaan sebagai staff administrasi. Selain itu, kamu juga dapat bergabung dalam komunitas-komunitas sosial media seperti LinkedIn.

3. Sediakan Informasi yang Diperlukan di dalam CV Admin.

Kemudian, dalam tahap mencari lowongan staff administrasi, kamu juga bisa menyiapkan dokumen untuk melamar dengan baik, salah satunya adalah CV. Nah, agar CV admin terlihat atraktif, pastikan komponen-komponen yang dibutuhkan di dalam CVmu sudah kamu input dengan lengkap. Beberapa contohnya seperti ini:

✏️ Technical Skills:

  • Microsoft Word
  • Microsoft Excel
  • Power Point
  • Google Docs
  • Outlook
  • Wordpress

✏️ Additional Skills:

  • Menguasai teknik pengarsipan
  • Komunikatif
  • Teliti dan terorganisir
  • Kreatif
  • Kerja tepat waktu

✏️ Training/Sertifikat:

  • Peserta Pelatihan Administrasi Profesional
  • Peserta Pelatihan Administrasi Perpajakan

 Ingin membuat CV admin yang atraktif? CakeResume menyediakan platform untuk membuat CV yang ATS friendly, tersedia berbagai style dan 100% GRATIS! Yuk, langsung saja coba ya🎉

Tidak hanya CV maker gratis, CakeResume adalah situs lowongan kerja terpercaya dan transparan. Kamu bisa mencari pekerjaan impian kamu dari berbagai perusahaan berkualitas dan ternama. Yuk, buat CV online gratis, portofolio kerja, dan lamar kerja di website pencari kerja atau aplikasi cari kerja CakeResume.

--- Ditulis Oleh Desman Perdamaian Gulo ---

Resume Builder

Build your resume only in minutes!

あなたが関心のありそうな記事

Latest relevant articles
Interview Skills
5月 7日 2024

5 Cara Menjawab Berapa Gaji yang Anda Inginkan dalam Interview!

Pernah ditanya "Berapa gaji yang Anda inginkan?" saat interview? Ini tips dan contoh jawabannya.