遠端工作
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因為新冠肺炎(COVID-19)疫情的關係,許多企業都開始實行居家辦公政策,也讓遠端工作再次成為話題。像臉書創辦人馬克祖克柏前幾天(5/21)就發表了一則貼文及直播,表示在接下來的 5 -10 年內,會讓 50% 的員工進入遠端工作的模式;推特也曾宣布,工作性質適合遠端工作的所有員工都可以永久遠端工作,不必進辦公室上班。

不過想要「有效率」地遠端工作,並不是真的這麼容易,你除了需要強大的自律能力,還需要實用的協作工具,來處理與同事客戶間的溝通、會議以及檔案文件的同步等等。那麼有哪些工具可以幫助遠端工作更有效率呢?

遠端工作必備:通訊軟體

1. Slack

從 2014 年 2 月上線的 Slack ,是一個可以架設「團隊內部通訊平台」的服務。想像一個團隊在運作時,需要一個公開的佈告欄,還需要針對不同的專案計劃各自開會,要如何讓這些溝通簡單又有效率? Slack 的這三大特色就能幫助團隊解決這個問題。

通訊軟體 遠端工作
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在團隊中開設子頻道、私訊群組

Slack 在溝通管道上分為群組和個人兩種,可以依據不同專案需求開設好幾個不同的頻道(Channel),也可以建立一對一的私訊(Direct Messenge),或是多人的對話群組。


搜尋重點,回溯訊息

以免費版的 Slack 來說,可以搜尋最近的 10000 則訊息,並且在任何新成員加入後,都可以回溯到每個頻道之前的歷史訊息內容,銜接討論進度。

要是擔心忘記重要訊息或是共享的內容,還可以在頻道中使用「 Pinned 釘選」的功能,或是按「星號」保存,方便搜尋。檔案共享


檔案共享

Slack 與第三方的深度整合對企業用戶來說算是十分友善,像是Google Drive、Github、Dropbox、Trello 等第三方服務都可以直接在介面上瀏覽。

通訊軟體 遠端工作
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以工作中最常用到的「雲端檔案」共享來說,像是 Dropbox、 Google Drive ,用戶都可以直接將雲端服務檔案連結分享到 Slack 頻道上,讓工作成員共享檔案,分享過的檔案還會顯示在「Shared Files」欄位,如果分享對象沒有文件權限還會發出提醒。

整體來說,使用 Slack 的最大優點是訊息的分流機制,讓每個人可以決定自己要專注的討論,不會讓溝通干擾工作,運用 Slack 上的許多小工具也能幫助快速掌握專案進度,讓遠端工作者用 Slack 也能輕鬆和同事接軌。

延伸閱讀:想在家工作?5 個接案技巧讓自由工作者一次上手 (內含職缺)

2. JANDI

JANDI 是由來自韓國的跨國新創 Toss Lab 所推出的,跟發源矽谷的 Slack 相比,最大的不同點便是以亞洲工作文化為主要的設計語言。

通訊軟體 遠端工作
圖片來源:JANDI

JANDI 在台灣有本地的團隊營運,因此除了支援英、日、韓等語言之外,也包含中文介面與功能;整體的介面設計也更近似於我們熟悉的 LINE 聊天軟體,對台灣用戶來說更親切,很適合本土的中小企業。除此之外,JANDI 還有這四大特點:

操作直覺的訊息分流介面

可以替不同的團隊建立不同的討論平台,團隊成員無上限;而且在一個團隊內,還可以再開設不同的頻道,讓不同專案的資訊可以被清楚地分類討論;討論時有星號、公告、指名、問卷等等功能,在訊息的指派與提示上十分明確。


搜尋功能

JANDI 在搜尋功能上不只有關鍵字搜尋,還可以用上傳位置、檔案類型等篩選訊息,永久保存,不限時間找到所有檔案,免費版更可以搜尋最近 15,000 則訊息。


檔案共享、協作

JANDI 和 Google Drive、 Dropbox、 Google 日曆與 Trello 等雲端工具整合,可在溝通平台上協同合作,訊息中還可以插入檔案共享,單一團隊平台更擁有免費的 5GB 容量。


使用便利

因應亞洲的工作需求,JANDI 有代辦事項、專案管理工具、團隊活動管理等功能;還有網頁版、電腦軟體、手機 App ,可跨平台使用。

遠端工作最怕沒效率:專案管理工具

3. Trello

Trello 最大的優點就是透過簡潔、直覺的介面,不需要知道特定的專案管理技巧,每個人都可以變成整理高手,不管是遠端工作者要統整案子走期,或是公司的團隊要追蹤專案進度,都可以讓所有任務變得井然有序。

專案管理工具
圖片來源:Trello

大展開式介面:操作簡單、一目瞭然

Trello 簡易的功能選項非常容易上手,只要在一大塊看版( Board)中建立無數個專案清單( List ),接著,在專案清單中建立一張張卡片(Card),用拖曳移動的方式,標示出每個專案清單中會需要的各項任務、資料、想法或是討論串等等。

專案管理工具 遠端工作
Trello

所以在 Trello 上,你會看到排列好的每個專案清單( List )底下,有多少卡片(Card)的代辦任務,就能夠快速展開所有的工作項目,讓專案更可以被全面性地掌握。

容易追蹤、控管進度

Trello 有許多小功能可以讓人一目瞭然專案的緊急程度,例如「標籤」可讓使用者自行定義顏色及名稱,並依據緊急程度或屬性清楚辨識各項標籤,例如:紅色代表最緊急,黃色代表例行會議等等。

此外還有待辦清單(Check List)功能,可以列出任務底下的執行細節,做完後就打勾,實際掌控任務進度;以及「新增評論」的功能,讓成員們撰寫評論、備註,並附上檔案、標註成員、新增表情符號或其他卡片等等。這些功能不論是一般企業,或者是遠端工作者、接案者使用都非常方便。


跨裝置、多方串接

除了網頁版,Trello 也有 APP 可以使用,無論任何時間地點,在手機、平板電腦都能同步管理專案進度,這對遠端工作、在家工作者來說真的超級方便。此外,以免費版來說,就有很夠用的第三方應用程式可以串接,像是 Google Calendar、Slack、Google Drive、Voting等。

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4. Todoist

適合拆解、分配、追蹤每個工作者每天完成的行動,也是團隊可以共用的待辦清單工具。介面設計非常簡潔,又具備完整的繁體、簡體中文版,通常不需要摸索太久,就可以直接在 Todoist 中列出自己的任務清單。

專案管理工具 遠端工作
圖片來源:Todoist

分類清楚的多層結構

不同於 Trello 的「大展開示」設計, Todoist 是用樹狀層次去分類任務。你可以在 Todoist 中的專案、任務上建立很多層的「子專案」、「子任務」,只要用拖曳的方式就能操作,而且子任務、子專案也能被完美收合在任務清單中。


簡易、實用的管理功能

你可以在 Todoist 中設定任務的四個優先等級,方便在清單中更快找出這些任務;也可以設定任務的截止日期、分派任務給指定成員,並運用搜尋功能,過濾出指派給自己的任務等等。


管理升級靠外掛

Todoist 提供 Google Chrome 與 Firefox 外掛,只要在瀏覽器安裝這些套件後,就可以把目前所在的網頁變成任務之一,例如建立資料清單;也可以把 Gmail 中的郵件變成任務,設定信件的回覆時間等等。而 Todoist 也加入了同步整合 Evernote 與 Google 日曆的功能,讓待辦清單和時間管理完美結合。


跨裝置即時同步

和 Trello 一樣, Todoist 也可以跨平台即時同步,免費版就能下載所有的電腦軟體和 App ,登入網站就可以自由使用待辦清單服務。


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遠端工作的生活,其實並不如想像中的無拘無束、想做什麼就做什麼,而是需要很大程度的自律、規劃及時間管理,因此上述這些工具就十分重要啦,能夠幫助你真正達到有效率地產出價值。

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