遠端工作如何效率加倍？給遠端工作者的 4 個實用工具

因為新冠肺炎（COVID-19）疫情的關係，許多企業都開始實行居家辦公政策，也讓遠端工作再次成為話題。像臉書創辦人馬克祖克柏前幾天（5/21）就發表了一則貼文及直播，表示在接下來的 5 -10 年內，會讓 50％的員工進入遠端工作的模式；推特也曾宣布，工作性質適合遠端工作的所有員工都可以永久遠端工作，不必進辦公室上班。

不過想要「有效率」地遠端工作，並不是真的這麼容易，你除了需要強大的自律能力，還需要實用的協作工具，來處理與同事客戶間的溝通、會議以及檔案文件的同步等等。那麼有哪些工具可以幫助遠端工作更有效率呢？

遠端工作必備：通訊軟體

1. Slack

從 2014 年 2 月上線的 Slack ，是一個可以架設「團隊內部通訊平台」的服務。想像一個團隊在運作時，需要一個公開的佈告欄，還需要針對不同的專案計劃各自開會，要如何讓這些溝通簡單又有效率？ Slack 的這三大特色就能幫助團隊解決這個問題。

在團隊中開設子頻道、私訊群組

Slack 在溝通管道上分為群組和個人兩種，可以依據不同專案需求開設好幾個不同的頻道（Channel），也可以建立一對一的私訊（Direct Messenge），或是多人的對話群組。

搜尋重點，回溯訊息

以免費版的 Slack 來說，可以搜尋最近的 10000 則訊息，並且在任何新成員加入後，都可以回溯到每個頻道之前的歷史訊息內容，銜接討論進度。

要是擔心忘記重要訊息或是共享的內容，還可以在頻道中使用「 Pinned 釘選」的功能，或是按「星號」保存，方便搜尋。檔案共享

檔案共享

Slack 與第三方的深度整合對企業用戶來說算是十分友善，像是Google Drive、Github、Dropbox、Trello 等第三方服務都可以直接在介面上瀏覽。

以工作中最常用到的「雲端檔案」共享來說，像是 Dropbox、 Google Drive ，用戶都可以直接將雲端服務檔案連結分享到 Slack 頻道上，讓工作成員共享檔案，分享過的檔案還會顯示在「Shared Files」欄位，如果分享對象沒有文件權限還會發出提醒。

整體來說，使用 Slack 的最大優點是訊息的分流機制，讓每個人可以決定自己要專注的討論，不會讓溝通干擾工作，運用 Slack 上的許多小工具也能幫助快速掌握專案進度，讓遠端工作者用 Slack 也能輕鬆和同事接軌。

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2. JANDI

JANDI 是由來自韓國的跨國新創 Toss Lab 所推出的，跟發源矽谷的 Slack 相比，最大的不同點便是以亞洲工作文化為主要的設計語言。

JANDI 在台灣有本地的團隊營運，因此除了支援英、日、韓等語言之外，也包含中文介面與功能；整體的介面設計也更近似於我們熟悉的 LINE 聊天軟體，對台灣用戶來說更親切，很適合本土的中小企業。除此之外，JANDI 還有這四大特點：

操作直覺的訊息分流介面

可以替不同的團隊建立不同的討論平台，團隊成員無上限；而且在一個團隊內，還可以再開設不同的頻道，讓不同專案的資訊可以被清楚地分類討論；討論時有星號、公告、指名、問卷等等功能，在訊息的指派與提示上十分明確。

搜尋功能

JANDI 在搜尋功能上不只有關鍵字搜尋，還可以用上傳位置、檔案類型等篩選訊息，永久保存，不限時間找到所有檔案，免費版更可以搜尋最近 15,000 則訊息。

檔案共享、協作

JANDI 和 Google Drive、 Dropbox、 Google 日曆與 Trello 等雲端工具整合，可在溝通平台上協同合作，訊息中還可以插入檔案共享，單一團隊平台更擁有免費的 5GB 容量。

使用便利

因應亞洲的工作需求，JANDI 有代辦事項、專案管理工具、團隊活動管理等功能；還有網頁版、電腦軟體、手機 App ，可跨平台使用。

遠端工作最怕沒效率：專案管理工具

3. Trello

Trello 最大的優點就是透過簡潔、直覺的介面，不需要知道特定的專案管理技巧，每個人都可以變成整理高手，不管是遠端工作者要統整案子走期，或是公司的團隊要追蹤專案進度，都可以讓所有任務變得井然有序。

大展開式介面：操作簡單、一目瞭然

Trello 簡易的功能選項非常容易上手，只要在一大塊看版（ Board）中建立無數個專案清單（ List ），接著，在專案清單中建立一張張卡片（Card），用拖曳移動的方式，標示出每個專案清單中會需要的各項任務、資料、想法或是討論串等等。

所以在 Trello 上，你會看到排列好的每個專案清單（ List ）底下，有多少卡片（Card）的代辦任務，就能夠快速展開所有的工作項目，讓專案更可以被全面性地掌握。

容易追蹤、控管進度

Trello 有許多小功能可以讓人一目瞭然專案的緊急程度，例如「標籤」可讓使用者自行定義顏色及名稱，並依據緊急程度或屬性清楚辨識各項標籤，例如：紅色代表最緊急，黃色代表例行會議等等。

此外還有待辦清單（Check List）功能，可以列出任務底下的執行細節，做完後就打勾，實際掌控任務進度；以及「新增評論」的功能，讓成員們撰寫評論、備註，並附上檔案、標註成員、新增表情符號或其他卡片等等。這些功能不論是一般企業，或者是遠端工作者、接案者使用都非常方便。

跨裝置、多方串接

除了網頁版，Trello 也有 APP 可以使用，無論任何時間地點，在手機、平板電腦都能同步管理專案進度，這對遠端工作、在家工作者來說真的超級方便。此外，以免費版來說，就有很夠用的第三方應用程式可以串接，像是 Google Calendar、Slack、Google Drive、Voting等。

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4. Todoist

適合拆解、分配、追蹤每個工作者每天完成的行動，也是團隊可以共用的待辦清單工具。介面設計非常簡潔，又具備完整的繁體、簡體中文版，通常不需要摸索太久，就可以直接在 Todoist 中列出自己的任務清單。

分類清楚的多層結構

不同於 Trello 的「大展開示」設計， Todoist 是用樹狀層次去分類任務。你可以在 Todoist 中的專案、任務上建立很多層的「子專案」、「子任務」，只要用拖曳的方式就能操作，而且子任務、子專案也能被完美收合在任務清單中。

簡易、實用的管理功能

你可以在 Todoist 中設定任務的四個優先等級，方便在清單中更快找出這些任務；也可以設定任務的截止日期、分派任務給指定成員，並運用搜尋功能，過濾出指派給自己的任務等等。

管理升級靠外掛

Todoist 提供 Google Chrome 與 Firefox 外掛，只要在瀏覽器安裝這些套件後，就可以把目前所在的網頁變成任務之一，例如建立資料清單；也可以把 Gmail 中的郵件變成任務，設定信件的回覆時間等等。而 Todoist 也加入了同步整合 Evernote 與 Google 日曆的功能，讓待辦清單和時間管理完美結合。