遠端工作如何效率加倍？別錯過 4 個實用軟體與 3 招遠端工作技巧！

因應新冠肺炎（COVID-19）的疫情，許多企業為了防疫，都開始實行居家辦公政策，也讓遠端工作再次成為話題。Facebook 創辦人馬克祖克柏就曾在 2020 年 5 月發表了一則貼文及直播，表示在接下來的 5 -10 年內，會讓 50％ 的員工進入遠端工作的模式；推特也曾宣布，工作性質適合遠端工作的所有員工都可以永久遠端工作、居家辦公，不必進辦公室上班。

不過想要「有效率」地遠端工作，並不是真的這麼容易。你除了需要實用的遠端工作軟體，來處理與同事客戶間的溝通、會議以及檔案文件的同步等，還需要透過一些小技巧，找出最適合自己的遠端工作步調，才能在居家辦公時提升效率。有哪些軟體工具和技巧可以協助遠端工作呢？一起來看看這篇文章的介紹！

遠端工作必備 4 大軟體

1. 遠端工作的通訊協作軟體：Slack

2014 年 2 月上線的 Slack ，是一個可以架設「團隊內部通訊平台」的服務。想像一個團隊在遠端工作時，要如何知道同事們都在忙什麼事？各自的工作細節該如何整合，才能讓遠端工作上的溝通簡單又有效率？Slack 有三大特色，就能幫助團隊解決這個問題，而需要遠端工作的團隊也可以透過 Slack 更順暢地溝通。

• Slack 特色一：在團隊中開設子頻道、私訊群組，遠端工作也能順暢溝通
  
  Slack 分為群組和個人兩種溝通管道，可以依據專案需求開設好幾個不同的頻道（Channel），也可以建立一對一的私訊（Direct Messenge），或是多人的對話群組。
  
  就算是需要遠端工作的團隊，在 Slack 也可以讓團隊維持平時在辦公室工作時的溝通頻率，而不受到遠端工作無法面對面討論的影響。

• Slack 特色二：搜尋重點、回溯訊息，遠端工作不怕漏資訊
  
  以免費版的 Slack 來說，可以搜尋最近的 10,000 則訊息，並且在任何新成員加入後，都可以回溯到每個頻道之前的歷史訊息內容，銜接討論進度。
  
  即便同事們各自居家辦公，無法面對面討論，也可以直接從歷史訊息中搜尋關鍵字查找，遠端工作時資訊也不漏接。要是擔心忘記重要訊息或是共享的內容，還可以在頻道中使用「 Pinned 釘選」的功能，或是按「星號」保存，方便搜尋。

• Slack 特色三：檔案共享，遠端工作的協作更容易
  
  Slack 與第三方的深度整合對企業用戶來說算是十分友善，像是 Google Drive、Github、Dropbox、Trello 等第三方服務都可以直接在 Slack 的介面上瀏覽。
  
  遠端工作時，企業更需要依靠這些整合功能掌握彼此進度，例如，若某位同事在 Trello 中有更新的動作，會直接連動 Slack 通知，讓遠距工作也維持在辦公室工作時的同步與效率。

此外，以居家辦公、遠端工作中最常用到的「雲端檔案」共享來說，像是 Dropbox、 Google Drive ，用戶都可以直接將雲端服務檔案連結分享到 Slack 頻道上，讓遠端工作的成員共享檔案，分享過的檔案還會顯示在「Shared Files」欄位，如果分享對象沒有文件權限還會發出提醒。

整體來說，使用 Slack 的最大優點是訊息的分流機制，讓每個人可以決定自己要專注的討論，即便使用電腦遠端工作，也不會讓溝通干擾工作，Slack 上的許多小工具也能幫助遠端工作者快速掌握專案進度，輕鬆和同事接軌，對需要遠端工作的團隊來說是內部協作的一大利器。

2. 遠端工作的通訊協作軟體：JANDI

JANDI 是由來自韓國的跨國新創 Toss Lab 所推出的，跟發源矽谷的 Slack 相比，最大的不同點便是以亞洲的工作文化為主要的設計語言，如果你是在台灣的遠端工作者，應該也會對這樣的軟體介面較為熟悉。

JANDI 在台灣有本地的團隊營運，因此除了支援英、日、韓等語言之外，也包含中文介面與功能；整體的介面設計也更近似於我們熟悉的 LINE 聊天軟體，對台灣的遠端工作用戶來說更親切，很適合本土的中小企業。除此之外，JANDI 還有這四大特點：

• JANDI 特色一：操作直覺的訊息分流介面，分門別類進行遠端工作
  
  可以替不同 team 建立各自的討論平台，且團隊成員無上限，在一個團隊內，還可以再開設不同的頻道，讓不同專案的資訊可以被分類討論，有助於企業遠端工作的效率。遠端工作需要討論時，還有星號、公告、指名、問卷等等功能，在訊息的指派與提示上十分明確。
  
  如果你所屬的團隊需要遠端工作，使用 JANDI 能夠省下許多專案討論的時間，又或者你是創業型或接案型的遠端工作者，JANDI 會讓你更有效率的找到不同專案各自需要的資訊。

• JANDI 特色二：搜尋功能，遠端工作也能快速找到所需檔案
  
  JANDI 在搜尋功能上不只有關鍵字搜尋，還可以用上傳位置、檔案類型等篩選訊息，永久保存，不限時間找到所有檔案，免費版更可以搜尋最近 15,000 則訊息。和 Slack 類似，這個功能都可以讓遠端工作者、遠端工作團隊更清楚找到需要的資訊及檔案。

• JANDI 特色三：檔案共享、協作，零隔閡遠端工作
  
  JANDI 和 Google Drive、 Dropbox、 Google 日曆與 Trello 等雲端工具整合，讓遠端工作的企業更有效率地在溝通平台上協作，訊息中還可以插入檔案共享，單一團隊平台更擁有免費的 5GB 容量，讓遠端工作團隊無須煩惱檔案的協作。

• JANDI 特色四：跨平台使用便利，遠端工作更彈性
  
  因應亞洲的工作需求，JANDI 有代辦事項、專案管理工具、團隊活動管理等功能，對無法看到團隊成員的居家辦公時期來說十分方便；還有網頁版、電腦軟體、手機 App ，可跨平台使用。

3. 遠端工作的專案管理軟體：Trello

Trello 最大的優點就是透過簡潔、直覺的介面，不需要知道特定的專案管理技巧，讓每個人都可以變成整理高手，不管是居家辦公、遠端工作者要統整專案走期，或是公司的團隊要追蹤專案進度，都可以讓所有任務變得井然有序。

• Trello 特色一：大展開式介面，遠端工作操作簡單、一目瞭然
  
  Trello 簡易的功能選項非常容易上手，只要在一大塊看版（ Board）中建立無數個專案清單（ List ），接著，在專案清單中建立一張張卡片（Card），用拖曳移動的方式，標示出每個專案清單中會需要的各項任務、資料、想法或是討論串等等。
  
  在 Trello 上，你會看到排列好的每個專案清單（ List ）底下，有多少卡片（Card）的代辦任務，就能夠快速展開所有的工作項目，更全面地掌握專案。
  
  對遠端工作者來說，更容易控制自己的工作進度，也看得到團隊中其他人遠端工作的情形，協作起來一目瞭然。

• Trello 特色二：容易追蹤，掌握遠端工作進度
  
  Trello 有許多小功能，可以讓遠端工作者一目瞭然專案的分類。例如「標籤」讓使用者自行定義顏色及名稱，並依據緊急程度或屬性清楚辨識各事項，例如：紅色代表最緊急，黃色代表例行會議等等。
  
  此外，透過待辦清單（Check List）功能，列出每項工作底下的執行細節，做完後就打勾，實際掌控遠端工作進度；以及「新增評論」，讓遠端工作的團隊成員們撰寫評論與備註，並附上檔案、標註成員、新增表情符號等等。
  
  不論是一般企業或者是遠端工作者、接案者，使用起來都非常方便。

• Trello 特色三：跨裝置、多方串接，隨時隨地都可以遠端工作
  
  除了網頁版，Trello 也有 APP 可以使用，無論任何時間地點，在手機、平板電腦都能同步管理專案進度，這對遠端工作、在家工作者來說真的十分方便。
  
  此外，免費版就有很夠用的第三方應用程式可以串接，像是 Google Calendar、Slack、Google Drive、Voting 等，遠端工作時若善用這些應用程式，就能創造更便利的遠端工作模式。

4. 遠端工作的專案管理軟體：Todoist

適合拆解、分配、追蹤每個遠端工作者每天完成的行動，也是團隊可以共用的待辦清單工具。Todoist 的介面設計非常簡潔，又具備完整的繁體與簡體中文版，通常不需要摸索太久，就可以直接在 Todoist 中列出自己的任務清單。

• Todoist 特色一：分類清楚的多層結構，遠端工作更有邏輯
  
  不同於 Trello 的「大展開示」設計， Todoist 是用樹狀層次去分類任務。你可以在 Todoist 中的專案、任務上建立很多層的「子專案」、「子任務」，只要用拖曳的方式就能操作，而且子任務、子專案也能被完美收合在任務清單中。
  
  身為遠端工作者，如果你不習慣將所有代辦事項都展開來，而比較喜歡將每項工作任務依照類別收好，需要時再展開，那麼 Todoist 的介面呈現會比較適合你。

• Todoist 特色二：簡易、實用的管理功能，區分遠端工作優先級與期限
  
  你可以在 Todoist 中設定工作任務的四個優先等級，遠端工作時，就能夠在清單中更快找出這些任務。此外，也可以設定任務的截止日期、分派任務給指定團隊成員，並運用搜尋功能，過濾出指派給自己的任務等等，讓團隊在遠端工作期間仍然有效率運作。

• Todoist 特色三：管理升級靠外掛，完美整合遠端工作
  
  Todoist 提供 Google Chrome 與 Firefox 外掛，只要在瀏覽器安裝這些套件後，就可以把目前所在的網頁變成任務之一，例如建立資料清單。也可以把 Gmail 中的郵件變成任務，設定信件的回覆時間等等。
  
  而 Todoist 也加入了同步整合 Evernote 與 Google 日曆的功能，讓待辦清單和時間管理完美結合，不用開一大堆網頁，提升遠端工作的效率。

• Todoist 特色四：跨裝置即時同步，遠端工作也不怕
  
  和 Trello 一樣， Todoist 也可以跨平台即時同步，免費版就能下載所有的電腦軟體和 App ，可以自由切換裝置，遠端工作不怕漏接資訊，登入網站也可以盡情使用待辦清單服務。

擔心遠端工作沒效率？3 招遠端工作技巧

1. 建立遠端工作的儀式感

不像是以往還要梳妝整理、通勤前往辦公室上班，遠端工作或居家辦公反而讓工作與生活的界線變得模糊，因此，如何在家中創造出「準備工作的氛圍」和「開機前的儀式感」就十分重要，以下分享 3 個建立遠端工作儀式感的小技巧：

• 換下睡衣 / 化淡妝 / 噴香水
  
  讓外在狀態暗示自己即將要工作了！遠端工作或居家辦公時，穿著睡衣可能會讓你難以切換自身狀態，在外表上花點心思，是提升遠端工作效率的好辦法！

• 區分床與工作區域
  
  不要因為居家辦公，就在你平常休息的地方工作，你有可能經常受到床的誘惑，時不時就想休息一下。在家裡設置好遠端工作的區域，並把臥室留給真正需要睡覺的時段，才不會在需要工作時無法專注；若家裡很難區分出不同空間，也可藉由「鋪床」、「穿上正式服裝」、「綁好頭髮」等動作，讓休息這件事變得困難一點。

• 設定開始、結束與休息時間
  
  一旦開始遠端工作，反而令人更容易忽略了上下班的界線，經常超時工作而不自知。因此，在一天正式開始遠端工作前，先設定好自己開始與結束遠端工作的時間，並在這段時間內，設定好休息的區隔，例如每個小時起來走動 5 分鐘等，更能提升遠端工作的效率。

2. 遠端工作期間的 Slack 技巧

在無法見到同事、老闆，需要居家辦公和遠端工作的期間，透過軟體協作的效率變得尤為關鍵！在文章前半部分介紹的 4 大遠端工作軟體中，CakeResume 平時就透過 Slack 作為工作軟體，在遠端工作期間也藉由以下技巧增進效率、幫助彼此遠端工作更順暢：

• 訓練文字溝通力
  
  遠端工作期間，無法面對面討論，也不是所有事情都需要線上會議溝通，在 Slack 中使用文字清楚表達自己的需求和問題，反而能節省更多時間成本。不妨試試先從「結論或問題」開始、再說明自己對於該狀況或問題的認知，最後，則表明該狀況或問題的背景是從何而來。

• 善用 emoji
  
  若是通知或公告性質的 Slack 訊息，要如何知道大家都接收到了呢？這時，就可以善用 Slack 中的 emoji 表示自己看到或接收到訊息了。

• 善用 thread
  
  以文字溝通為主的遠端工作期間，如果收到訊息通知一直跳出來也是很煩人的吧？我們推薦大家使用 Slack 中的 thread 功能，只要在該訊息下方點選「Reply in thread」，就只有發送該訊息、與之後在 thread 底下留言的人會收到之後的回覆通知，避免過多的訊息干擾到非主要負責者。

• 安裝工作相關外掛
  
  Slack 有許多方便的外掛功能，是 CakeResume 一直以來就有在使用的，例如 Google Calendar, Google Drive, Trello 或 Zoom 等，只要在 Slack 上設定好，在會議時間即將開始前、檔案更新或工作進度更新時，Slack 就會自動跳出通知，方便掌握遠端工作的進度與會議。

3. 遠端工作時的線上會議技巧

遠端工作期間，免不了需要用線上會議溝通各方需求。要如何有效率地進行線上會議呢？分享 3 點小技巧：

• 線上會議前先確認目的、時間與工具
  
  這件事情真的需要開線上會議嗎？還是用文字清楚溝通後就可以了呢？先釐清這點，再確認遠端會議的開始時間、參與人員與加入會議的工具，並在會議開始前通知相關人員，如果可以的話，簡單列出議程也有助於推進遠端會議的進度。

• 善用靜音、舉手功能
  
  多人參與的遠端會議，難免受限於時間與空間，而在彼此同時需要講話時，影響音質或溝通品質。若你還不需要在會議上出聲，建議先使用靜音功能、關掉麥克風，避免遠端會議中聽到過多雜訊，需要講話時再開啟。現在許多的雲端視訊軟體也都有「舉手」的功能，當你臨時需要發言，卻又不想突然打斷發言者時，可以先透過「舉手」預告大家，也是較尊重發言者、維持線上會議秩序的做法。

• 增加點頭回覆的頻率
  
  遠端會議不像面對面的討論，同事之間能夠及時給予回應及反饋，因此參加線上會議時若關掉麥克風，還是可以透過視訊畫面「點頭回覆」給予發言者反應，讓彼此了解訊息確實被接收。

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遠端工作的生活，其實並不如想像中的無拘無束、想做什麼就做什麼，而是需要很大程度的自律、規劃及時間管理，因此上述這些協助遠端工作的軟體和技巧就十分重要，幫助你真正有效率地達到遠端工作的價值。

對遠端工作有興趣，或是想嘗試遠端工作的你，快來看看 CakeResume 上豐富的遠端工作職缺！