求職第一戰已在寄信時開始:5 個段落寫出理想 Cover Letter

現今這個時代,如果不是因為一些特殊原因,你一定使用過 Facebook。

讓我們想像一下,今天有個陌生人向你丟了一個交友邀請,你還沒點同意,他就直接丟了一張名片的圖檔給你,你會有什麼感覺?

是不是有點錯愕或衝突?這樣的情況其實每天都在我們求職的市場上演。你愛的公司開出一個新職缺,你準備好履歷躍躍欲試,你找到他們應徵的管道,然後夾帶附檔、簡單打了幾句話,點擊送出!你為自己順利在期限之前完成應徵而沾沾自喜,卻不知道剛剛正做了可能讓自己扣分的舉動。

雖然 FB 與求職並不全然相同,但我們或多或少可以在相同的情境中理解被「粗魯對待」的感受。

那麼我們到底應該怎麼做呢?

我們不如先從剛剛的流程來想想看,你覺得企業的主管或 HR 對你的第一印象是在什麼時候建立的?是因為你的履歷,還是因為你寄來的信呢?

我們再想想,當有個不認識的人用 FB 加你好友,你會不會希望他至少傳個打招呼的訊息給你?

在求職過程中,雖然履歷跟面試是重點,但寄給企業的第一封信其實才是雙方的第一個接觸點。換句話說,這封信應該要起到兩個主要的作用:打招呼與為第一印象定錨,而通常這封隨著履歷一起寄過去的信,就叫做 Cover Letter(求職信)。

求職第一戰已在寄信、寄履歷時開始:5 個段落寫出理想 Cover Letter
求職時,透過隨履歷寄出的 Cover Letter (求職信)展現好的第一印象!

要把 Cover Letter 寫得好並不難,只要完成這 5 個段落,你也能寫出一封優秀的 Cover Letter。

Cover Letter 第 1 段:說明你是誰

如一開始所說,Cover Letter 的目的是打招呼跟建立第一印象,想想看我們第一次碰到別人時會怎麼打招呼?

「嗨,我是 XXX,是我們公司(團隊)的 XX,很高興認識你。」

要記得,Cover Letter 要寫得好有個心法,那就是自然不做作。如果你把信寫得太正式,反而會讓主管覺得你刻意,最好的情況是是你看起來自然而為,卻又拿捏的恰到好處。

在 Cover Letter 的一開始,先簡單說明自己是誰。你可以用「您好」、「你好」、「Hello」⋯⋯等各種不同的開頭,端看你求職公司的屬性,並且說清楚你是誰,以及你目前的身份或狀況,像是今年剛畢業正在求職、將於 7 月服完役、有現職但正在尋找下一階段的方向等等。簡單提到你的狀況即可,不用太過詳細,更詳細的資料主管自然會在履歷中看到。

求職第一戰已在寄信、寄履歷時開始:5 個段落寫出理想 Cover Letter
隨履歷寄出的 Cover Letter (求職信)該怎麼寫?

Cover Letter 第 2 段:說明你為何應徵

當你要加別人好友時,最理想的狀況是跟對方說明為何你要加他好友,可能是在某個場合見過面,或是很喜歡他之前撰寫的文章。求職時,應徵一個職缺也是同樣的道理。

在 Cover Letter 中提及你是在哪看到徵才訊息、為何選擇這家公司而不是別的公司、選擇這職缺有什麼考量等,會讓主管對你有「這個人不是看到有職缺就投履歷」的好印象。

舉例來說,你一直是這間公司產品的使用愛好者,或者因為朋友的推薦所以知道有這個職缺......,重點在於讓對方意識到你選擇這個職缺是有理由、有思考過的。

Cover Letter 第 3 段:說明為何應該選擇你

如果你有準備一份及格的履歷,那麼你一定也準備好了一份大約 30 秒的自我介紹。這時在 Cover Letter 的這個段落中,就可以運用自我介紹的要素,簡單提及你的優勢或核心能力,告訴主管為何你很特別、為何你是這職缺的絕佳人選。

切記,不需要把這一段打得太詳盡或複雜,你大部分的資訊應該在履歷上都可以找到,所以 Cover Letter 這一段要有點像預告片的感覺,勾起主管的興趣,讓他對你這個人有個大略的印象即可。

你可以透過「STAR 法則」來具體說明你最好的工作經歷,也可以在這段提及你的「核心能力」,只要把這兩點寫好,求職信這一段基本上就可以結束了,別寫太長,這只是第一封信,別太躁進。

STAR 法則

STAR法則指的其實是四個單字——情境(situation)、任務(task)、行動(action)、結果(result)。

  • 情境:在什麼樣的情況?
  • 任務:遇到什麼問題?要達到什麼目標?
  • 行動:針對完成任務你做了什麼行動?
  • 結果:最終達到什麼樣的成果?(最好用數據輔助)

透過 STAR 法則的四階段來敘述一段經歷或事件,可以幫助你寫出更加具體的文字。不一定每件事的敘述都需要寫滿四階段,但你可以先用這方法檢驗你的每一段經歷,再從中濃縮、簡寫出具體的敘述句。

核心能力

「核心能力」指的是你這個人獨有的特點,或許是軟性技能、或可遷移的能力。核心能力可能並不顯而易見,但它能讓你與不同職缺結合時,發揮更好的成效。

舉例來說,「美感」就是一種核心能力,「對數字間的關聯很敏銳」也是,即便職位變換,這些都是無法改變的核心競爭力,透過介紹自己的核心能力將能如何應用在你想應徵的職缺上,更能幫助你脫穎而出。

求職第一戰已在寄信、寄履歷時開始:5 個段落寫出理想 Cover Letter
用 5 個段落寫出成功的 Cover Letter (求職信),跟履歷一起寄出、提高面試機會!

Cover Letter 第 4 段:補充資料

基本上一份完整的 Cover Letter 在前三段就已經結束了,這一段算是有的話加分,沒有也無傷大雅。

我這邊所謂的「補充資料」是指任何除了履歷之外的資料,都可以在這一段中提及。像是你的影像作品集、影音自傳、他人的推薦信、個人的特殊情況等等,不是那麼必要,卻又可以有種順口提及的感覺,像是蛋糕最上層的點綴,不求畫龍點睛,但求完整。

有些人可能會擔心,我需要在寄出第一封求職信給企業時,就交代一些自己的特殊情況(像是行動不便或特殊要求)嗎?為什麼不能在面試時再提及呢?

請記得,找工作這件事就像是一場消耗戰,如果你不先提及一些無法改變的條件,最後在面試時一樣會把你刷掉,其實是在浪費自己的時間。雖然每一段經歷都有值得學習的地方,但若是能節省下一些時間,並把精力鎖定在更好、你更想要的工作上,反而比較符合機會成本。

記住,誠實是通往所有事情的道路。

Cover Letter 第 5 段:最後一點,聯絡方式與感謝

在求職信的最後,請記得留下你的聯絡方式以及方便聯絡時間。除非有特殊情況,不然留下一個可以聯絡到你的電話是必須的,而且如果你無法隨時隨地接電話(還有正職或晚上需上課等),那麼也請在 Cover Letter 的這一段註明什麼時候比較方便聯絡你。

你總不希望因為漏接電話,而跟自己喜歡的工作擦身而過吧?

另外,求職信的結尾可以簡單地道謝、寫一句輕鬆的結語,像是「祝你有愉快的一天」這類的片語。這算是一種禮貌,也是在告訴對方這封Cover Letter 到此就完整結束了,給對方的情緒一個完整的出口。

延伸閱讀:成功的求職自傳怎麼寫?自傳範例與 5 個自傳撰寫步驟

以上五點,就是完成一份 Cover Letter 的必要段落,如果說還有什麼其他訣竅的話,我想還有 3 個小點,你可以在撰寫時銘記在心。

  1. 盡量使用肯定語氣,有自信但不要自負。
  2. 在求職信中埋伏筆,藏一些亮點在內文中,讓他們想見見你。
  3. Cover Letter 的長度要控制在一眼晃過去就可以看完的程度,閱讀時間大約在 30 秒以內。

看到這裡,你是不是也已經對 Cover Letter 有更具體的想像了呢?如果你還沒有寫過,不如現在就開始寫一封看看。第一次一定無法馬上寫出簡短又精準的求職信,這件事沒有一步登天的方法,你能做的就是不斷地寫、修改、請人給你意見,勇於嘗試永遠都是突破現狀的最好方法。

希望你也能順利找到你心目中的理想工作。

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