Deadline là gì? 9 chiến lược chạy deadline và quản lý áp lực thời gian

Deadline là khái niệm quen thuộc trong môi trường làm việc hay học tập, là yếu tố không thể thiếu trong việc đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc. Trong bài viết này, hãy cùng CakeResume bàn luận về “chạy deadline” cũng như 9 chiến lược làm việc hiệu quả dưới áp lực của deadline, để biến đây thành một thế mạnh chứ không còn là nỗi sợ!

Deadline có nghĩa là thời hạn, ngày giờ cụ thể mà một công việc, báo cáo hoặc dự án đến hạn phải hoàn thành. 

• Trong học tập: Deadline nghĩa là hạn nộp bài tập, báo cáo hoặc hoàn thành kỳ thi. Vậy nên, việc tuân thủ deadline ảnh hưởng trực tiếp đến điểm số và kết quả học tập của học sinh, sinh viên.
• Trong công việc: Deadline là hạn chót hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể cho cấp trên hoặc khách hàng. Trong trường hợp này, “chạy” deadline nghĩa là việc cố gắng hoàn thành một công việc trong khoảng thời gian còn lại trước hạn chót. Trễ deadline có thể gây ra các vấn đề như chậm tiến độ, tăng chi phí hoặc giảm chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

Trong phần này, hãy cùng tìm hiểu tại sao việc đặt ra deadline và “chạy deadline” đúng hạn lại quan trọng trong môi trường chuyên nghiệp nhé!

1. Deadline thiết lập kế hoạch rõ ràng.

Deadline là kết quả của việc chia nhỏ một dự án lớn thành các đầu việc nhỏ hơn với mục tiêu cụ thể hơn. Vì thế, bằng cách đặt deadline, người quản lý một dự án (team leader) sẽ xác định được những bước cần thiết để hoàn thành những mục tiêu đó.

2. Deadline đảm bảo tiến độ của tập thể.

Deadline đảm bảo tiến độ dự án bằng cách giúp các thành viên trong một team hiểu rõ mục tiêu chung và thời gian cần hoàn thành công việc. Deadline công việc cũng đảm bảo các phần việc được liên kết chặt chẽ, khi các thành viên hoàn thành nhiệm vụ của mình cùng lúc hoặc theo một thứ tự cụ thể. 

3. Deadine đánh giá hiệu suất làm việc.

Đặt ra deadline cũng là một cách để theo dõi tiến độ công việc của từng thành viên. Leader hoặc Project Manager có thể xem xét liệu nhân sự có hoàn thành deadline đúng thời hạn hay không và tìm cách thúc đẩy hiệu quả làm việc hay đưa ra các điều chỉnh cần thiết. 

Đây cũng là một trong 10+ tiêu chí đánh giá nhân sự mà hầu hết các doanh nghiệp đều áp dụng.

4. Deadline cải thiện năng suất cá nhân

Deadline khi được sử dụng đúng cách sẽ là một loại “áp lực tạo nên kim cương”. Việc tuân thủ deadline trong công việc sẽ giúp người làm việc tập trung vào từng nhiệm vụ, cải thiện năng suất và phát triển kỹ năng chuyên môn một cách tối ưu. 

Việc thiết lập và hoàn thành deadline có vai trò quan trọng là vậy, nhưng tính thời hạn của deadline nhiều khi cũng khiến người ta đau đầu. “Chạy” deadline tuy giúp hoàn thành công việc nhanh chóng hơn nhưng cũng dễ gây ra căng thẳng, nhất là trong tình huống khi một người hoặc một nhóm phải làm việc nhiều hơn bình thường để hoàn thành công việc dưới áp lực thời gian.

Một người trong trạng thái “chạy” deadline có thể phải làm việc quá giờ, làm nhiều việc cùng một lúc (multitasking) và đôi khi hy sinh sự thoải mái của bản thân. Rõ ràng, “cuộc chiến” với deadline không phải lúc nào cũng cần trở nên cực đoan đến vậy, nhưng thế nào là chạy deadline hiệu quả? Tham khảo 9 chiến lược quản lý stress và deadline!

✅ Xác định rõ deadline

Hãy đảm bảo bạn biết rõ về hạn hoàn thành công việc trước khi bắt đầu chạy deadline ngay. Một số dự án có thể không có ngày kết thúc rõ ràng. Trong trường hợp này, bạn cần liên lạc với cấp trên hoặc đồng nghiệp để biết chính xác mình cần hoàn thành vào lúc nào.

✅ Xem kỹ các mục tiêu hoặc hướng dẫn

Để đảm bảo những gì bạn đang bỏ công sức thực hiện là chính xác điều mà sếp hoặc khách hàng mong đợi, bằng cách làm rõ và đặt câu hỏi về những yêu cầu, hướng dẫn hoặc mô tả công việc. Cách chạy deadline này giúp bạn có mục tiêu rõ ràng và tránh lãng phí thời gian. 

✅ Giữ thái độ tích cực

Đúng là nhiều khi deadline chẳng khác gì nỗi ám ảnh, nhưng việc nhìn nhận vấn đề một cách tích cực sẽ tạo động lực giúp bạn tiếp tục làm việc và đạt được mục tiêu của mình. Ví dụ, bạn có thể coi việc hoàn thành deadline như một thử thách để trau dồi thêm kỹ năng của mình và trở thành một tài sản có giá trị hơn đối với công ty.

✅ Lập một danh sách những việc cần làm

Việc tạo một “checklist” những việc cần làm để hoàn thành nhiệm vụ đích là rất quan trọng. Hãy thường xuyên tham chiếu danh sách này và đánh dấu hoặc gạch đi các bước bạn đã hoàn thành thành. Việc nhìn thấy tiến trình của bản thân sẽ giúp bạn duy trì động lực và chủ động trong công việc thay vì bị deadline “dí”. 

✅ Hiểu rõ “ngân sách” thời gian của bản thân

Vốn thời gian trong một ngày làm việc của mỗi chúng ta là có hạn. Vì thế, bạn cần dựa vào kinh nghiệm của bản thân để dự tính xem cần bao lâu cho mỗi đầu việc trong danh sách. Từ đó, bạn có thể lập kế hoạch công việc chi tiết mỗi ngày.

*Một số gợi ý phần mềm quản lý công việc cá nhân: Google Task, Asana, Microsoft To-do, Trello, Slack. 

✅ Dự đoán trước các tình huống rủi ro

Việc dự đoán các vấn đề điển hình bạn có thể gặp phải trong một dự án giúp bạn chủ động trước những sự cố. Tip chạy deadline này cho phép bạn chuẩn bị giải pháp trước khi vấn đề xảy ra để công việc của bạn không bị cản trở quá nhiều.

Ví dụ, bạn là developer trong một dự án phát triển phần mềm. Lường trước được các rủi ro kỹ thuật không báo trước, bạn có thể cùng team bàn luận về các phương án kiểm tra, soát lỗi, triển khai các mô hình phát triển linh hoạt và kế hoạch dự phòng.

✅ Bắt đầu càng sớm càng tốt

Cách thích nghi với deadline công việc tốt nhất là bắt đầu đi trước khi bị buộc phải “chạy”. Khi bạn đã chuẩn bị xong các tài nguyên và công cụ cần thiết, đừng trì hoãn mà hãy bắt tay vào làm công việc của mình. Một khi đã bắt đầu, bạn sẽ thấy việc duy trì nhịp độ làm việc dễ dàng hơn. 

✅ Việc gì dễ hơn thì làm trước

Giống như cách học sinh, sinh viên chạy deadline trong kỳ thi bằng cách trả lời các câu hỏi đơn giản trước, trong công việc, bạn hãy chọn ra những gì có thể thực hiện nhanh chóng để hoàn thành, trước khi chuyển sang những đầu việc đòi hỏi nhiều thời gian hơn. Chiến lược này sẽ tạo ra bước đệm để bạn tiếp tục đạt được các mục tiêu tiếp theo.  

✅ Cố gắng hoàn thành công việc trước deadline

Một cách nữa để đảm bảo bạn không bị “deadline dí" là hoàn thành càng sớm càng tốt. Vội vã chạy deadline có thể gây ra những sai sót không đáng có, việc hoàn thành sớm là cơ hội để bạn “xem đi tính lại” công việc của mình trước khi thông báo cho cấp trên hoặc khách hàng.

--- Tác giả bài viết: Dasie Pham ---