Kỹ năng quản lý thời gian: Cách rèn luyện để nâng cao hiệu quả công việc

ky-nang-quan-ly-thoi-gian
Cách quản lý thời gian hiệu quả

Chắc hẳn bạn đã từng thắc mắc, tại sao nhiều người làm ở vị trí cao, khối lượng công việc nhiều nhưng họ vẫn luôn có thời gian rảnh rỗi, trong khi bản thân lại không có đủ thời gian để làm những điều bạn muốn? Đó chính là sự khác biệt mà kỹ năng quản lý thời gian đem lại. Bạn sẽ không chỉ làm việc tốt hơn, tăng năng suất trong công việc mà kỹ năng sắp xếp thời gian còn giúp bạn đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, cho bạn nhiều thời gian hơn để thư giãn và tận hưởng.

Vậy kỹ năng quản lý thời gian là gì và làm sao để sử dụng thời gian hiệu quả? Hãy cùng CakeResume đi tìm hiểu câu trả lời và khám phá những cách giúp bạn cải thiện kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian nhé! Những phương pháp quản lý thời gian tưởng chừng đơn giản nhưng chỉ cần bạn áp dụng đúng, chất lượng công việc và cuộc sống của bạn sẽ tốt hơn nhiều đấy.

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và kiểm soát thời gian bạn dành cho từng hoạt động cụ thể. Đây là việc làm cần thiết bởi bạn có thể sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

Vậy kỹ năng quản lý thời gian là gì mà lại quan trọng như vậy? Đó là khả năng sử dụng và phân bổ thời gian một cách hợp lý, lên kế hoạch thực hiện khoa học để từ đó bạn hoàn thành công việc sớm hoặc trong đúng thời gian dự kiến. Khi kỹ năng quản trị thời gian của bạn tốt, bạn sẽ nhận ra năng suất làm việc của mình được nâng cao so với khi không có kế hoạch cụ thể. Đồng thời, đây cũng là kỹ năng mà nhà tuyển dụng luôn muốn nhìn thấy ở các ứng viên. Với kỹ năng mềm quản lý thời gian, chắc chắn bạn sẽ dễ dàng ghi điểm với nhà tuyển dụng.

Đọc thêm: Kỹ năng cứng là gì? Kỹ năng mềm là gì? Phân biệt kỹ năng cứng và kỹ năng mềm

Lợi ích của kỹ năng quản lý thời gian trong công việc

Ngoài việc cải thiện chất lượng cuộc sống, các kỹ năng quản lý thời gian còn góp phần hỗ trợ bạn nhất nhiều trong công việc, đặc biệt là khi bạn phải đối mặt với một khối lượng lớn công việc trong thời gian ngắn. 

1. Nâng cao năng suất làm việc.

Một trong những lợi ích có thể dễ dàng nhìn thấy nhất mà kỹ năng quản lý thời gian cá nhân mang lại đó chính là giúp nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc. Bằng cách kiểm soát thời gian một cách hợp lý, bạn sẽ làm được nhiều việc hơn, đống thời kết quả công việc chắc chắn cũng sẽ được cải thiện.

2. Đảm bảo deadline.

Tại sao cùng một nhiệm vụ có người hoàn thành tốt, nhưng lại có người luôn phải “chạy đua” theo công việc? Bạn sẽ dễ dàng thấy đây là điểm khác biệt của những người có kỹ năng quản lý thời gian. Người quản lý thời gian tốt sẽ sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên để có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng. Do đó, họ luôn đảm bảo hoàn thành công việc theo đúng tiến độ và thời hạn đề ra.

3. Dễ dàng đạt được mục tiêu. 

Kỹ năng sắp xếp thời gian cùng với sự nỗ lực sẽ là chìa khóa giúp bạn nhanh chóng đạt được mục tiêu, không chỉ cho bản thân mà còn của cả team. Vì vậy, thay vì cặm cụi làm việc , hãy tìm ra phương pháp làm việc năng suất và thông minh. 

4. Giảm căng thẳng và stress.

Chắc hẳn bạn sẽ cảm thấy áp lực, mệt mỏi mỗi khi có hàng loạt công việc phải xử lý mỗi ngày? Càng tệ hơn khi bạn không biết cách quản lý thời gian, khiến nhiệm vụ ngày càng chồng chất. Nhưng nếu bạn có kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả, đây sẽ không còn là vấn đề khiến bạn phải đau đầu. Nhờ đó, bạn sẽ tránh được những căng thẳng do “deadline” cũng như xử lý công việc một cách hoàn chỉnh nhất.

ky-nang-quan-ly-thoi-gian
Nguồn: Unsplash

5. Mở ra cho bạn thêm nhiều cơ hội mới.

Những người quản lý thời gian tốt và làm việc hiệu quả thường có khả năng thăng tiến cao hơn. Ngoài ra, kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả cũng cho bạn có thêm thời gian để tham gia các hoạt động khác nhau, ví dụ như networking, từ đó mở ra nhiều cơ hội mới cho bản thân.

7 cách trau dồi kỹ năng quản lý thời gian

☑️ Đọc sách & giáo trình kỹ năng quản lý thời gian.

Nếu bạn muốn rèn luyện kỹ năng này nhưng chưa có nhiều kiến thức và kinh nghiệm, cách đơn giản nhất để bạn bắt đầu đó chính là đọc và nghiên cứu những quyển sách và giáo trình kỹ năng quản lý thời gian. 

☑️ Lập danh sách các đầu việc cần làm.

Để quản lý thời gian hiệu quả hơn, hãy tạo thói quen liệt kê những đầu việc cần xử lý. Dựa vào đó, bạn sẽ có cái nhìn tổng thể về những công việc cần làm mà không bị bỏ sót, đồng thời lọc ra những nhiệm vụ chính cần hoàn thiện trước.

ky-nang-lap-ke-hoach
Đọc thêm: Kỹ năng lập kế hoạch là gì? 5 bước xây dựng kế hoạch hiệu quả

☑️ Cụ thể hoá phần “Thời gian thực hiện".

Sau đó, bạn cần lên kế hoạch thời gian thực hiện cho từng nhiệm vụ. Hãy sắp xếp sao cho khoa học và logic, tập trung và ưu tiên thời gian cho những việc quan trọng, đồng thời đặt ra những deadline cụ thể cho từng đầu việc để bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ hoàn thành. Thông qua việc phân bổ thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ, bạn sẽ xây dựng được cho bản thân kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian hiệu quả. → link đến bài viết “kỹ năng lập kế hoạch".

☑️ Sử dụng công cụ quản lý công việc.

Nếu bạn muốn nâng cấp kỹ năng sắp xếp công việc, tại sao không thử ngay những công cụ quản lý cá nhân. Hiện có rất nhiều các ứng dụng, công cụ online hỗ trợ bạn thiết kế thời gian biểu cũng như lịch làm việc để nâng cao hiệu suất làm việc. 

Một số công cụ quản lý thời gian và công việc hữu ích:

  • Todoist
  • EverNote
  • OneNote
  • Google Keep
  • Trello

☑️ Tận dụng thời gian trống.

Khi quản lý thời gian, bạn thường tập trung vào khoảng thời gian lớn mà dễ bỏ qua những khoảng trống nhỏ giữa những lịch trình bận rộn, ví dụ như trên đường đi làm, hay khi ngồi chờ bạn bè, đối tác… Thay vì lãng phí, tại sao không lấp đầy nó bằng những việc có ích hơn như trả lời email, kiểm tra “to-do-list” để theo dõi tiến độ làm việc, hay đơn giản là mở một chiếc podcast để cập nhật kiến thức? Những việc làm tuy nhỏ này nhưng cũng sẽ giúp bạn trau dồi kỹ năng quản lý thời gian cũng như tận dụng thời gian trống tốt hơn rồi đó!

☑️ Áp dụng các phương pháp quản lý thời gian thông minh.

Hầu hết những người thành công đều rất thành thạo trong kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian hiệu quả. Do đó, chúng ta có thể học tập các từ họ các phương pháp để quản lý thời gian một cách thông minh. 

Một số phương pháp phổ biến được nhiều người thành công sử dụng có thể kể đến như M.I.T (Most Important Tasks), Ma trận Eisenhower, phương pháp Pomodoro,... Hãy tìm hiểu và lựa chọn và áp dụng phương pháp quản lý thời gian phù hợp với bạn để có được hiệu quả tốt nhất nhé!

☑️ Tránh xa các yếu tố gây mất tập trung.

Thông thường, chúng ta rất dễ xao nhãng vào mất tập trung bởi những yếu tố bên ngoài, khiến việc quản lý thời gian và công việc không được hiệu quả như mong muốn. Tắt hết các thiết bị điện tử, tìm cho bản thân một không gian làm việc thật yên tĩnh, bạn sẽ thoải mái hơn và có thể chú tâm vào hoàn thành việc của mình rồi.



📍Kết luận:

Thời gian vốn là thứ hữu hạn, do đó chúng ta cần biết cách quản lý thời gian hiệu quả để đạt được kết quả công việc như mong muốn mà không cảm thấy "quá tải". Khi đi làm, việc trau dồi kỹ năng quản lý thời gian còn quan trọng hơn, bởi bạn có thể xử lý được nhiều đầu việc một cách khoa học. Ngoài ra, việc sắp xếp công việc sao cho hợp lý cũng mang lại cho bạn cảm giác đạt được thành tựu, giảm áp lực trong công việc và cuộc sống. 

Kỹ năng quản lý thời gian cũng là một điểm cộng lớn cho CV xin việc của bạn. Tham khảo thêm các kỹ năng trong CV mà nhà tuyển dụng sẽ bị thuyết phục ngay nhé!

Công cụ tạo CV miễn phí trên CakeResume cung cấp hơn 500 mẫu CV đa ngành nghề và các bài viết về tip làm CV hữu ích. Nhờ đó, bạn có thể tạo CV online dễ dàng mà vẫn vô cùng ấn tượng. Hãy thu hút nhà tuyển dụng và chinh phục công việc mơ ước với bản CV chuyên nghiệp ngay hôm nay!

--- Tác giả bài viết: Lan Nguyen ---

Resume Builder

Build your resume only in minutes!

Các bài viết khác bạn có thể quan tâm

Bài viết liên quan mới nhất
Chuyện đi làm
thg 5 9 2024

6 mẫu email trả lời thư mời nhận việc cực chuẩn

Dù chấp nhận hay từ chối, hãy viết email trả lời thư mời nhận việc sớm để giúp nhà tuyển dụng kịp thời chuẩn bị các bước tiếp theo nhé!