Top 7 cách tổ chức one on one meeting hiệu quả

Trong môi trường công sở, one on one meeting thường được diễn ra nhằm tạo sự gắn kết giữa các thành viên tham gia dự họp. Hình thức meeting 1-1 giúp cho bạn và đối phương có thể trao đổi rõ hơn về công việc, vấn đề đang mắc phải trên tinh thần hỗ trợ và tôn trọng lẫn nhau.

Để hiểu rõ hơn về cách tổ chức 1 on 1 meeting hiệu quả, cùng CakeResume xem ngay bài viết dưới đây nhé!

One on one meeting là cuộc họp 1:1 được diễn ra riêng tư giữa 2 người, thường đây là cuộc trò chuyện thân mật giữa người quản lý và nhân viên hoặc giữa các thành viên cùng một nhóm.

Mục đích chính của one one meeting là xây dựng mối quan hệ gắn kết, trao đổi trực tiếp các thông tin và tìm ra giải pháp giải quyết các vấn đề đang gặp phải trong công việc.

Bên cạnh đó, one on one meeting được xem là một công cụ quan trọng trong quản lý nhân sự. Cuộc họp này sẽ giúp cho ban lãnh đạo hiểu rõ hơn về nhân viên và công việc họ đang đảm nhận, từ đó giúp cho công việc được diễn ra trơn tru hơn.

Do đó, các doanh nghiệp nên khuyến khích người quản lý và nhân viên thường xuyên tổ chức 1 on 1 meeting.

Khi quản lý muốn theo dõi tiến độ của một dự án đang triển khai, quản lý có thể tiến hành 1 buổi họp one to one meeting với nhân viên đảm nhận công việc đó. Mục tiêu đầu ra của buổi họp sẽ bao gồm:

• Xem xét tiến độ của các mục tiêu công việc của nhân viên
• Xác định các vấn đề hoặc thách thức mà nhân viên đang gặp phải
• Xác định những việc cần làm tiếp theo để hỗ trợ nhân viên đạt được mục tiêu của họ

Tuy one on one meeting và buổi đánh giá nhân sự đều là những cuộc trò chuyện giữa người quản lý và nhân viên, nhưng hai cuộc trò chuyện này có những mục đích khác nhau. 

Để nâng cao hiệu quả quản lý cũng như năng suất làm việc của nhân viên, one on one meeting vẫn luôn là giải pháp được ưu tiên thực hiện đối với những nhà quản lý doanh nghiệp.

Dưới đây là một số lợi ích mà meeting 1-1 mang lại cho doanh nghiệp cũng như nhân viên đang làm việc tại công ty:

Xây dựng mối quan hệ bền chặt

One on one meeting tạo ra cơ hội để quản lý và nhân viên có thể thấu hiểu nhau hơn trên khía cạnh công việc. Từ đó, mối quan hệ win-win cùng phát triển trong công việc sẽ trở nên tốt đẹp hơn, tạo dựng sự tin tưởng, tôn trọng lẫn nhau và đem đến một kết quả vượt mong đợi.

Trao đổi thông tin một cách minh bạch, hiệu quả

One on one được xem là một kênh giao tiếp hiệu quả, khi quản lý có thể chia sẻ thông tin từ mục tiêu, kế hoạch và chiến lược của doanh nghiệp với nhân viên. Bên cạnh đó, nhân viên cũng có quyền nêu lên suy nghĩ, ý tưởng và phản hồi để cả hai bên cùng phối hợp nhịp nhàng để đạt được mục tiêu tốt đẹp nhất.

Giải quyết các vấn đề kịp thời

Meeting 1-1 chính là thời điểm thích hợp để giải quyết các vấn đề phát sinh trong công việc. Thông qua việc chia sẻ, cấp quản lý và nhân viên có thể dễ dàng phân tích khó khăn và đưa ra những giải pháp phù hợp để giải quyết vấn đề.

Phát triển kỹ năng của nhân viên

Trong buổi one-on-one, quản lý có thể truyền đạt những kinh nghiệm và kiến thức của bản thân để giúp nhân viên xác định rõ thế mạnh và đưa ra được những kế hoạch phát triển kỹ năng phù hợp.

1. Chuẩn bị sẵn câu hỏi hoặc chủ đề bàn luận

Trước khi bắt đầu buổi họp one on one meeting, cả quản lý và nhân viên dự họp đều cần thực hiện bước chuẩn bị thông tin, cụ thể là những câu hỏi hoặc chủ đề cần bàn luận trong cuộc họp.

Thông thường, các câu hỏi sẽ xoay quanh chủ đề về: tiến độ công việc, khó khăn, mục tiêu hướng tới và nhu cầu hỗ trợ. Việc này sẽ giúp cho one one meeting tạo ra cơ hội cho đôi bên được thảo luận kỹ hơn về các vấn đề được đề cập.

2. Duy trì năng lượng tích cực

Xuyên suốt cuộc họp one to one meeting, phía quản lý cần đảm bảo một môi trường cởi mở, không áp lực để nhân viên có thể dễ dàng bày tỏ ý kiến và thoải mái chia sẻ mối bận tâm của bản thân. Từ đó, hai bên có thể tìm ra phương án triển khai công việc phù hợp.

3. Tôn trọng ý kiến

Bên cạnh việc duy trì năng lượng tích cực trong 1 on 1 meeting, yếu tố chủ động cũng là một thứ vô cùng quan trọng trong quá trình giao tiếp.

Chẳng hạn như  quản lý có thể đặt ra những câu hỏi để khám phá sâu hơn vào vấn đề, nêu lên những ý kiến cá nhân và sẵn sàng tiếp nhận những đóng góp khác của nhân viên. Điều này giúp cấp trên thể hiện sự chân thành, tôn trọng và tạo niềm tin đối với cấp dưới.

4. Bình luận và phản hồi

One on one là cơ hội để cả hai bên đánh giá, phân tích và tìm giải pháp nâng cao hiệu suất công việc thông qua nhận xét, bình luận và phản hồi trực tiếp. Với cương vị là một quản lý, họ sẽ có trách nhiệm đưa ra những góp ý, phản hồi và gợi ý cách để nhân viên phát triển hơn, kích thích tư duy và khả năng giải quyết mọi khó khăn trong suốt quá trình làm việc.

5. Ghi chép

Ghi chép lại những điểm quan trọng trong buổi one one meeting là điều vô cùng cần thiết. Điều này đảm bảo các đầu mục công việc được theo dõi sát sao và tiến hành theo đúng lộ trình kế hoạch. Bên cạnh đó, ghi chú cũng là một công cụ hỗ trợ đắc lực dùng để nhắc nhở, đánh giá và triển khai các phương án sau buổi họp.

6. Hỗ trợ sau buổi họp

Quản lý cần xem xét, theo dõi và thực hiện một số công tác hỗ trợ cho nhân viên sau buổi họp one on one meeting.

Chẳng hạn như, cung cấp tài liệu liên quan đến công việc đang thực hiện hoặc nguồn lực cần thiết để nhân viên có thể hoàn thành mục tiêu một cách hiệu quả nhất. Việc này sẽ giúp nhân viên và doanh nghiệp duy trì được nhịp độ phát triển và tăng cường hiệu quả theo thời gian.

7. Gửi lời cảm ơn

"Cảm ơn em đã tham gia cuộc họp hôm nay. Anh/chị rất đánh giá cao những chia sẻ và ý kiến đóng góp của em."  

Việc gửi lời cảm ơn khi kết thúc buổi họp one on one meeting là một cách thể hiện sự tôn trọng và đánh giá cao đối với nhân viên. Lời cảm ơn này có thể được thể hiện bằng lời nói hoặc bằng văn bản thông qua email.

📍 Kết luận:

Nhìn chung, one on one meeting là cơ hội tốt để quản lý tiếp nhận những phản hồi trực tiếp từ nhân viên. Thông qua meeting 1-1, quản lý có thể hiểu rõ hơn về suy nghĩ và quan điểm của nhân viên trong quá trình làm việc hiện tại. 

Qua đó, hai bên góp phần tạo ra môi trường làm việc tích cực giúp giảm thiểu tỷ lệ nhân viên nghỉ việc (employee turnover rate).