Mẫu thông báo nghỉ việc chuyên nghiệp mà HR cần biết

thong-bao-nghi-viec
Cấu trúc mẫu thông báo nhân sự nghỉ việc

Khi một nhân viên quyết định nghỉ việc hoặc công ty cho nhân sự thôi việc, liệu có cần thông báo đến nội bộ hoặc các đối tác hay không?

Câu trả lời là có! Bởi vì thông báo nghỉ việc được thực hiện một cách chuyên nghiệp sẽ giúp khâu quản lý nhân sự của doanh nghiệp hiệu quả hơn và tạo hình tượng tốt đẹp trong mắt cộng đồng. 

Nếu muốn biết cách thông báo cho nhân viên nghỉ việc được trình bày như thế nào là chuẩn chỉnh thì hãy cùng CakeResume khám phá ngay tại bài viết sau nhé!

Thông báo nghỉ việc là gì?

“Thông báo cho nhân viên nghỉ việc”, hay còn được gọi là “Quyết định cho thôi việc”, “Thông báo thôi việc” không chỉ đơn giản là thông báo về việc một nhân viên rời khỏi công ty, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chính xác, rõ ràng về trách nhiệm và cam kết pháp lý giữa công ty và nhân viên, đảm bảo tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.

Đồng thời, một thông báo nghỉ việc trình bày đầy đủ và minh bạch cũng góp phần tạo ra văn bản lưu trữ chính thức trong quy trình nội bộ của tổ chức, giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa làm việc lành mạnh và duy trì độ uy tín với các bên hợp tác.

Nội dung cần có trong thông báo nghỉ việc

1. Lý do cho nhân viên nghỉ việc 

Theo quy định của Điều 34 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định, doanh nghiệp cần trình bày rõ ràng lý do quyết định thôi việc nhân viên. Các lý do phổ biến dẫn đến thông báo cho nghỉ việc thường bao gồm:

  • Hiệu suất làm việc không đạt yêu cầu.
  • Kết thúc dự án hoặc hợp đồng.
  • Vi phạm kỷ luật và nội quy công ty.
  • Thay đổi chiến lược kinh doanh, tái cơ cấu nhân sự. 
  • Sức khỏe nhân viên không phù hợp với yêu cầu công việc.
  • Không phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và giá trị cốt lõi của tổ chức.
tieu-chi-danh-gia-nhan-su
10 tiêu chí đánh giá nhân sự nhà quản lý cần biết

2. Thông tin cơ bản của nhân sự nghỉ việc

Một mẫu thông báo nhân sự nghỉ việc đầy đủ và chuyên nghiệp không thể thiếu phần thông tin cơ bản, bao gồm họ tên đầy đủ, chức vụ, đơn vị công tác của nhân viên thôi việc. 

Công ty cũng cần đảm bảo thông tin trên thông báo nghỉ việc là chính xác và đầy đủ để các phòng ban hoặc khách hàng có thể liên hệ với người này khi cần làm rõ vấn đề trước khi họ ngừng công tác tại đây.

3. Thời điểm nghỉ việc chính thức và các quyền lợi

Trong thông báo nghỉ việc, việc trình bày chi tiết thời điểm chính thức nhân sự rời khỏi tổ chức hoặc bàn giao công việc là vô cùng quan trọng.

Hơn nữa, thông báo này cũng cần nêu rõ thông tin về các quyền lợi cuối cùng của nhân viên trước ngày nghỉ như: lương bổng, thanh toán các ngày nghỉ phép chưa sử dụng, và bất kỳ phúc lợi nào khác tùy chính sách công ty, để tránh xảy ra tranh chấp giữa hai bên sau này. 

4. Thông tin dành cho các nhân sự chuyển giao liên quan

Trong quy trình cho nhân viên thôi việc, cách tốt nhất để các bộ phận liên quan có thể tiếp tục hoàn thành phần việc còn lại  là ghi rõ nội dung công việc bàn giao và đưa các nhân sự liên quan ký tên xác nhận. 

Hình thức này tùy thuộc vào quy định thông báo nghỉ việc nội bộ của công ty, nhưng đa số đều được các tổ chức áp dụng để tránh thiếu sót trong việc bàn giao và nảy sinh tranh cãi sau khi nhân viên nghỉ việc.

bien-ban-ban-giao-cong-viec
Đọc thêm: Biên bản bàn giao công việc là gì?

5. Xác nhận của quản lý trực tiếp và lãnh đạo doanh nghiệp

Sau cùng, một thông báo nghỉ việc chuẩn chỉnh sẽ bao gồm chữ ký xác nhận của quản lý trực tiếp và lãnh đạo doanh nghiệp trước khi được thông báo công khai đến toàn thể nhân viên của tổ chức.

4 mẫu thông báo cho nhân viên nghỉ việc

🔖 Email thông báo cho nhân viên nghỉ việc

Chủ đề: Thông báo nghỉ việc_[Họ tên nhân viên]_[Đơn vị công tác] 

Kính gửi [Họ tên nhân viên],

Chúng tôi xin thông báo rằng theo quyết định của ông/bà [Họ tên Quản lý trực tiếp], công ty sẽ chấm dứt hợp đồng làm việc của quý anh/chị tại [Tên công ty] với tư cách là [Chức vụ] công tác tại [Tên đơn vị công tác], có hiệu lực từ ngày [Ngày tháng năm].

Lý do cho quyết định này bao gồm [Nêu rõ nguyên nhân dẫn đến quyết định thôi việc]. 

Chúng tôi sẽ hỗ trợ quý anh/chị trong quá trình chuyển giao công việc, và các thông tin chi tiết về các quyền lợi cuối cùng của bạn sẽ được cung cấp trong tài liệu đính kèm.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ trực tiếp với [Họ tên Quản lý trực tiếp hoặc Bộ phận Nhân sự].

Chúng tôi chân thành cảm ơn sự đóng góp và nỗ lực của quý anh/chị trong thời gian làm việc tại [Tên công ty]. Chúc quý anh/chị thuận lợi với những dự định tương lai.

Trân trọng,

[Chữ ký và họ tên quản lý trực tiếp của nhân viên]

[Chữ ký và họ tên Trưởng phòng bộ phận nhân sự]

[Chữ ký và họ tên lãnh đạo doanh nghiệp]

[Tên Công ty]

🔖 Thông báo nhân sự nghỉ việc nội bộ

THÔNG BÁO NHÂN SỰ NGHỈ VIỆC

Kính gửi toàn thể nhân viên làm việc tại [Tên công ty],

Chúng tôi xin trân trọng thông báo rằng, sau một thời gian cân nhắc và đánh giá kỹ lưỡng, công ty đã quyết định chấm dứt hợp đồng làm việc của nhân viên [Họ tên] với tư cách là [Chức vụ] với hiệu lực từ ngày [Ngày tháng năm].

Quyết định này đã được thông qua dưới sự xem xét kỹ lưỡng của ban lãnh đạo và đội ngũ quản lý với lý do [Trình bày lý do].

Rất mong toàn thể nhân sự tiếp tục hỗ trợ nhân viên [Họ tên] trong giai đoạn bàn giao với các thông tin chi tiết sẽ được gửi đến các phòng ban liên quan. Chúng tôi cũng muốn bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến nhân viên [Họ tên] vì những đóng góp và nỗ lực đã đem lại cho công ty trong suốt thời gian làm việc tại đây.

Trân trọng,

[Chữ ký và họ tên Trưởng phòng bộ phận nhân sự]
[Chữ ký và họ tên Giám đốc doanh nghiệp]

[Mộc công ty]

🔖 Thông báo nhân sự nghỉ việc cho đối tác

THÔNG BÁO THAY ĐỔI NHÂN SỰ

Kính gửi quý anh/chị [Tên công ty đối tác],

Chúng tôi xin trân trọng thông báo rằng anh/chị [Họ tên] hiện đang làm việc tại [Tên công ty] sẽ chấm dứt hợp đồng làm việc với công ty chúng tôi từ ngày [Ngày tháng năm].

Công việc của anh/chị [Họ tên nhân viên nghỉ việc] sẽ được bàn giao cho đồng nghiệp cùng đơn vị là [Họ tên nhân viên được bàn giao] đầy đủ và chi tiết. Chúng tôi hy vọng rằng mối quan hệ hợp tác cùng quý công ty vẫn tiếp tục phát triển mạnh mẽ sau khi anh/chị [Họ tên nhân viên nghỉ việc] chuyển sang những thách thức mới trong sự nghiệp của mình. 

Mọi thắc mắc trong quá trình bàn giao, xin vui lòng liên hệ trực tiếp đến người phụ trách mới [Họ tên nhân viên được bàn giao] để trao đổi.

Trân trọng,

[Chữ ký và họ tên quản lý trực tiếp của nhân viên]

[Tên công ty]

🔖 Email thông báo nhân sự nghỉ việc cho khách hàng

Chủ đề: Thông báo thay đổi nhân sự [Tên công ty]

Kính gửi quý khách hàng,

[Tên công ty] xin gửi tới quý khách lời chào và sự tri ân sâu sắc về sự ủng hộ của quý khách trong suốt thời gian qua.

Chúng tôi xin thông báo rằng nhân viên [Họ tên], đang phụ trách [Công việc của nhân sự thôi việc] với quý khách, sẽ chấm dứt hợp đồng làm việc tại công ty chúng tôi kể từ ngày [Ngày tháng năm].

Để đảm bảo mọi nhu cầu của quý khách vẫn được đáp ứng một cách chuyên nghiệp và kịp thời, công việc của anh/chị [Họ tên nhân viên nghỉ việc] sẽ được bàn giao cho đồng nghiệp cùng đơn vị là [Họ tên nhân viên được bàn giao] phụ trách kể từ khi thông báo này được gửi ra.

Chúng tôi xin cam kết thay đổi nhân sự sẽ không làm ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ của công ty, và hy vọng sẽ tiếp tục nhận được sự ủng hộ của quý khách trong tương lai.

Trân trọng,

[Chữ ký và họ tên quản lý trực tiếp của nhân viên]

[Tên công ty]



📍 Kết luận

Cách thông báo nghỉ việc sao cho chuyên nghiệp và văn minh không chỉ là một bước tiến trong khâu quản lý nhân sự cần được mọi doanh nghiệp áp dụng, mà còn là tài liệu cần thiết giúp thể hiện sự minh bạch về quyền lợi và trách nhiệm pháp lý của nhân viên và công ty.

Hơn nữa, thông báo nghỉ việc chính là lời cam kết gián tiếp về chất lượng phục vụ không đổi kể cả khi nhân sự thay đổi của công ty đến đối tác, khách hàng.

Thế nên, việc đưa ra thông báo nghỉ việc chuẩn chỉnh chính là một phần của nghệ thuật xây dựng hình ảnh tốt đẹp trong mắt công chúng mà các doanh nghiệp cần nắm bắt!

Đọc thêm: Cẩm nang quy trình sa thải nhân viên đúng luật cho doanh nghiệp

Đội ngũ Recruitment Consultant giàu kinh nghiệm của CakeResume cam kết tư vấn và mang đến các giải pháp tuyển dụng hiệu quả, đảm bảo chất lượng ứng viên cũng như tối ưu hóa thời gian, chi phí và nguồn lực cho quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp.

--- Tác giả: Kristie Shenzhou ---

Resume Builder

Build your resume only in minutes!

More Articles you might be interested in

Latest relevant articles
Workplace
May 9th 2024

6 mẫu email trả lời thư mời nhận việc cực chuẩn

Dù chấp nhận hay từ chối, hãy viết email trả lời thư mời nhận việc sớm để giúp nhà tuyển dụng kịp thời chuẩn bị các bước tiếp theo nhé!