Cách trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh giúp bạn chinh phục nhà tuyển dụng

Dù là công ty nội địa hay nước ngoài, thì khả năng trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh đều là một trong những kỹ năng phỏng vấn quan trọng giúp bạn để lại ấn tượng tích cực trong mắt nhà tuyển dụng. Đây cũng là một bước quan trọng giúp bày tỏ thái độ lịch sự và trân trọng cơ hội được mời phỏng vấn mà người trẻ hiện nay nên nắm vững. 

Thế nên, bạn cần nắm được cách trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh sao cho chuẩn chỉnh để có được thiện cảm của nhà tuyển dụng!

Đầu tiên, để viết được thư trả lời mail mời phỏng vấn bằng tiếng Anh để lại ấn tượng tốt thì bạn cần nắm được bố cục chuẩn của email chuyên nghiệp trong môi trường công sở. 

Bố cục chuẩn khi trả lời email mời phỏng vấn bằng tiếng Anh như sau:

1. Tiêu đề 

Việc để trống phần tiêu đề trong email trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh tương đương với việc bạn bước vào một nhà hàng và không có menu để lựa chọn món ăn vậy! Hãy nhớ rằng việc ghi rõ tiêu đề không chỉ giúp xác định nội dung của email, mà còn quyết định liệu email của bạn có được nhà tuyển dụng đọc hay không. 

Một tiêu đề thiếu thông tin hoặc viết không cẩn thận có thể khiến email của bạn bị coi là thư rác hoặc thư spam. 

2. Lời chào 

Lời chào trong cách trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh có vai trò quan trọng để thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với nhà tuyển dụng. Thay vì sử dụng một lời chào chung như “Dear HR” hoặc “Dear team”, bạn nên sử dụng tên cụ thể của người gửi thư mời phỏng vấn để thể hiện phép lịch sự. 

Ngoài ra, sự quan tâm đến chi tiết nhỏ như đại từ nhân xưng (Mr. hay Ms.) cũng có thể giúp bạn tạo ấn tượng tích cực và thể hiện sự chuyên nghiệp khi reply thư mời phỏng vấn tiếng Anh đấy!

3. Nội dung chính 

Khi bạn quyết định tham gia phỏng vấn, đừng quên xác nhận lại ngày, thời gian và địa điểm cụ thể của buổi interview trong nội dung chính của email trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh. Điều này tránh sự nhầm lẫn thông tin giữa đôi bên, cũng giúp bạn tạo ấn tượng tích cực với đội ngũ phỏng vấn bởi sự chuyên nghiệp và chắc chắn trong việc xác nhận tham gia. 

Lưu ý, nếu như có thắc mắc cần sự xác nhận từ nhà tuyển dụng, thì đừng quên trình bày trong mail để có thể chuẩn bị chỉn chu trong buổi interview nhé!

Ngược lại, nếu như bạn từ chối tham gia phỏng vấn, hãy bày tỏ lòng tiếc nuối về việc từ chối và giải thích lý do một cách rõ ràng và chân thành. Bạn cũng có thể để lại thông tin liên hệ ngoài email để tiện cho sự kết nối để thể hiện sự tôn trọng đối với công ty và mở cửa cho cơ hội hợp tác sau này.

Lưu ý, tuyệt đối không nên dùng từ chê bai hoặc phê phán công ty người khác khi từ chối tham gia phỏng vấn! 

4. Lời kết 

Cuối cùng nhưng không kém phần lịch sự và tinh tế, đó chính là lời kết của thư trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh. Bạn hãy bày tỏ sự biết ơn khi được nhà tuyển dụng quan tâm và gửi lời mời. Tùy vào trường hợp từ chối hay xác nhận tham gia mà câu kết có thể khác nhau, tuy nhiên, hãy giữ thái độ chân thành trong lời kết gửi nhà tuyển dụng và có thể để lại phương thức liên lạc của bạn nếu cần.

Lời kết có thể không cần quá cầu kỳ và thể hiện sự phấn khích khi được tham gia buổi phỏng vấn, ví dụ như: I am excited about the upcoming interview on DD/MM and enthusiastic about the chance to discuss my qualifications and potential contributions to the team!

5. Chữ ký  

Đừng quên kiểm tra bạn đã tạo chữ ký email trước khi gửi thư trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh vì điều này thường phản ánh sự chuyên nghiệp và nghiêm túc trong thái độ làm việc. Việc tạo một chữ ký email có đầy đủ thông tin cũng giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ với bạn dễ dàng hơn. 

Thông thường, chữ ký mail sẽ bao gồm thông tin như: Họ tên, chức vụ hiện tại (nếu có), địa chỉ email, số điện thoại, số fax (nếu có).

5 lưu ý khi trả lời email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh

• Bắt đầu bằng một lời cảm ơn ngắn gọn và chân thành khi nhận được cơ hội tham gia phỏng vấn.
• Xác nhận lịch và địa điểm của cuộc phỏng vấn để tránh nhầm lẫn thông tin.
• Xác nhận hình thức phỏng vấn, chẳng hạn interview trực tiếp hay online để chuẩn bị thiết bị đúng cách.
• Hãy xác nhận lại nếu có bất kỳ tài liệu hoặc thông tin bổ sung nào mà nhà tuyển dụng cần bạn mang theo hoặc chuẩn bị trước buổi interview.
• Xác nhận lại thông tin về buổi interview để đảm bảo sự đồng thuận từ cả hai phía.

Tham khảo cách xác nhận email phỏng vấn bằng tiếng Anh

Lưu ý về cách phản hồi thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

• Hãy bắt đầu email bằng một lời cảm ơn chân thành về cơ hội tham gia interview và sự quan tâm của nhà tuyển dụng dành cho bạn.
• Trình bày lý do cụ thể tại sao bạn không thể tham gia. Lý do này có thể là lịch trình không thích hợp, lý do cá nhân, hoặc bất kỳ sự kiện nào mà bạn cảm thấy ảnh hưởng đến khả năng tham gia interview.
• Bạn nên thể hiện sự tiếc nuối về việc từ chối phỏng vấn lần này và mong muốn có cơ hội hợp tác với công ty trong tương lai.
• Để lại thông tin liên lạc như email, số điện thoại, LinkedIn để tạo sự kết nối
• Kết thúc email bằng lời cảm ơn thêm một lần nữa và bày tỏ sự tiếc nuối cuối cùng trước khi ký tên.

Mẫu trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh

📍 Kết luận:

Việc phản hồi email trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh là vô cùng cần thiết đối với ứng viên xin việc. Cách trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh với câu chữ và bố cục rành mạch được coi là một kỹ năng xin việc khôn những thể hiện sự tỉ mỉ, chuyên nghiệp, mà còn nói lên thái độ tôn trọng và biết ơn của bạn đối với nhà tuyển dụng. 

Để quyết định tuyển dụng một ứng viên thì nhà tuyển dụng cần phải xem xét rất nhiều khía cạnh, tuy nhiên việc viết đúng một bức thư phản hồi tham gia interview chính là bước đầu giúp bạn tiến gần hơn với cánh cửa của họ đấy! Chúc bạn thành công trong buổi interview!

--- Tác giả bài viết: Kristie ShenChou ---