Cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp để bạn “tỏa sáng”

email bằng tiếng Anh cho đối tác
Được tạo bởi CakeResume

Viết email bằng tiếng Anh là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết khi bạn đi làm. Một email được đầu tư từ nội dung đến hình thức sẽ là cơ hội để bạn phô bày khả năng tiếng Anh với nhà tuyển dụng, hay trong công việc sẽ giúp bạn tạo được thiện cảm với đồng nghiệp, đối tác, khách hàng. Vì vậy, sẽ thật thiếu sót nếu bạn không chuẩn bị cho mình kỹ năng viết email bằng tiếng Anh.  

Viết email thông thường đã là một thử thách “khó nhằn”, nhưng biết cách viết email bằng tiếng Anh sao cho chuẩn mực với môi trường công sở còn khó hơn. Nếu bạn muốn biết làm thế nào để viết email vừa hay vừa chuyên nghiệp thì đừng bỏ qua cách viết thư / email bằng tiếng Anh sau đây của CakeResume nhé. Làm theo những hướng dẫn và bài mẫu viết email bằng tiếng Anh này chắc chắn sẽ giúp email của bạn “ghi điểm” đấy!

Cấu trúc chuẩn khi viết email bằng tiếng Anh

Khi mới bắt đầu tập viết, sẽ rất khó để bạn biết cách viết email bằng tiếng Anh tốt ngay lập tức. Nhưng nếu chia email thành các phần nhỏ hơn và bạn nắm được cấu trúc từng phần, việc viết một email hoàn chỉnh sẽ dễ dàng hơn nhiều.

1. Địa chỉ email

Sẽ ra sao nếu bạn đã viết thư chào hàng bằng tiếng Anh, nhưng chỉ vì một lỗi sai khi gõ địa chỉ email, người nhận sẽ chẳng nhận được bức thư bạn đã dành tâm huyết để viết. Do đó, hãy kiểm tra thật kỹ email người nhận trước khi bạn nhấn gửi.

Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm địa chỉ người nhận CC hoặc BCC nếu bạn muốn gửi bản sao của email cho những người liên quan để thuận tiện theo dõi.

Địa chỉ email tiếng Anh chuyên nghiệp:

Địa chỉ email tiếng Anh không nên dùng:

2. Tiêu đề email

Bất kể bạn chọn cách viết email bằng tiếng Anh hay tiếng Việt, cách bạn đặt tiêu đề cho email rất quan trọng bởi nó sẽ quyết định việc người nhận có mở thư ra để đọc hay không. Hãy đặt tiêu đề thật ngắn gọn khi viết email tiếng Anh, đưa phần quan trọng lên đầu và loại bỏ những nội dung rườm ra, không cần thiết. Bên cạnh đó, viết hoa tiêu đề email cũng là một lựa chọn giúp email của bạn trở nên nổi bật hơn.

Ví dụ tiêu đề khi viết thư cảm ơn sau phỏng vấn bằng tiếng Anh:

Thank you for the interview - Sales Associate Position

3. Nội dung chính

Muốn email của bạn thật chuyên nghiệp, hãy tuân theo cách viết email bằng tiếng Anh chuẩn và đảm bảo email có đủ các phần dưới đây:

  • Lời chào:
    • Cách đơn giản để mở đầu khi viết email bằng tiếng Anh là sử dụng “Dear + danh xưng + tên người nhận”.
    • Trong trường hợp bạn không biết rõ họ tên người nhận, bạn có thể thay thế bằng “Dear Sir/Madam”, hoặc "To whom it may concern".
  • Mục đích viết thư: Sau khi giới thiệu bản thân tới người nhận email, hãy trình bày rõ ràng, ngắn gọn nội dung chính của email trong 1-2 câu, hoặc liệt kê bằng gạch đầu dòng để người đọc có thể nhanh chóng nắm được ý chính. Hãy tham khảo các mẫu email tiếng Anh bên dưới để hiểu rõ hơn nhé! 
    • Kết thư: Một lời cảm ơn, lời chúc hay lời hứa hẹn sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân khi viết email bằng tiếng Anh đấy! 

    Ví dụ cách kết thư khi viết email tiếng Anh:

    • Thank you for providing feedback on our product. It is a pleasure to receive such valuable contributions.
    • Thank you again for the opportunity. I hope that we will have opportunity to cooperate again in the near future.

    4. Chữ ký email

    Trong môi trường công sở, bạn nên giữ cách viết email bằng tiếng Anh trang trọng, chuyên nghiệp bằng cách ký tên như: 

    • Best regards
    • Yours sincerely
    • Your faithfully”

    Khi trao đổi với khách hàng, hãy tránh sử dụng những từ ngữ quá thân mật như “Bests”, ”Best wishes” hay “Take care”.

    Ngoài ra, đừng quên thể đính thêm một số thông tin liên lạc phía dưới phần chữ ký để người nhận có thể dễ dàng liên hệ lại với bạn trong trường hợp cần thiết.

    Cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

    Khi email được sử dụng như một công cụ chuyên nghiệp để trao đổi công việc, viết email bằng tiếng Anh cũng sẽ có những tiêu chuẩn riêng mà bạn nên lưu ý:

    • Sử dụng văn phong và từ ngữ phù hợp với môi trường công sở. Tránh dùng những từ tế nhị, thiếu lịch sự mà để gây mất điểm nhé!
    • Nhiều bạn có thói quen viết tắt khi viết email tiếng Anh. Tuy nhiên, đây là một điều tối kỵ, bởi việc viết tắt sẽ làm mất đi tính trang trọng của ngôn ngữ viết. 
    • Giả sử bạn cần gửi “báo cáo công việc” cho sếp nhưng sau khi nhấn gửi, bạn mới nhận ra mình chưa đính kèm file, việc này thật thiếu chuyên nghiệp phải không? Vì vậy, hãy kiểm tra kỹ để đảm bảo bạn đã đính kèm tệp khi viết email tiếng Anh để tránh những rắc rối không đáng có nhé.
    • Viết email tiếng Anh dài không đồng nghĩa với việc viết hay. Do đó, bạn chỉ cần viết sao cho ngắn gọn, súc tích, quan trọng nhất là phải truyền đạt được đúng nội dung bạn muốn, như vậy mới là cách viết một email bằng tiếng Anh hiệu quả.
    • Đọc đi đọc lại nhiều lần email trước khi gửi để kiểm tra các lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp bạn có thể mắc phải khi viết email tiếng Anh. Khi đọc, hãy chú ý đến cả cách diễn đạt của bạn để chắc chắn người đọc hiểu được ý bạn muốn trình bày nhé.

    Nắm được những lưu ý trên đây là bạn đã biết cách viết email chuyên nghiệp rồi. Chỉ cần làm theo những hướng dẫn trên đây, bạn chắc chắn sẽ để lại ấn tượng tốt qua những email tiếng Anh “xịn sò” đó.

    Mẫu viết email bằng tiếng Anh

    1. Cách viết email bằng tiếng Anh cho đối tác

    Khi liên lạc trao đổi công việc với đối tác, email luôn là phương thức hữu hiệu và được dùng phổ biến nhất. Vì vậy, viết email tiếng Anh cho đối tác bạn cần đảm bảo nội dung được rõ ràng để việc trao đổi diễn ra thuận lợi.

    Tiêu đề: Request for A Meeting

    Dear Mrs. Jody,

    Thank you so much for reaching out to us. After reading all the introduction, we are really impressed with the products your company is developing. 

    Therefore, we would like to schedule a meeting so that we can discuss further details of our collaboration. We would appreciate if you could join us at our office on December 5th at 2 PM.

    Could you let me know if the time works for you? We are looking forward to hearing from you soon.

    Best Regards,
    Annie Le

    2. Viết thư chào hàng bằng tiếng Anh

    Nếu bạn không nắm được cách viết email tiếng Anh sao cho cuốn hút, email của bạn sẽ rất dễ bị bỏ qua. Khi đó, cách tốt nhất để bạn thu hút khách hàng chính là làm nổi bật những điểm độc đáo trong sản phẩm. Chỉ cần bạn đánh đúng vào nhu cầu, những khách hàng này chắc chắn sẽ sớm tìm đến sản phẩm của bạn.

    Tiêu đề: Invitation For Collaboration - Presiden Service Group

    Dear Mr. Vu,

    I'm Archie from Presiden Service Group, one of Asia's leading language service providers.

    We are seeking partnership opportunities with new customers. We wish to collaborate with your company to provide high-quality translation and interpretation services. It would be a pleasure for us to collaborate with your company.

    As an exclusive offer, we want to give you a 10% coupon worth up to 100 USD. Please provide a sample document to experience our high-quality service for free, or send your documents to us for a quote.

    We are looking forward to our first collaboration!

    Best Regards,
    Archie Pullman

    3. Cách viết email báo cáo công việc bằng tiếng Anh

    Bạn thường xuyên phải cập nhật tiến độ công việc cho sếp? Hãy bỏ túi ngay mẫu email báo cáo công việc tiếng Anh sau đây, vừa đơn giản mà lại dễ viết. Nhưng quan trọng hơn hết là bạn nên nhớ kiểm tra lại file đính kèm trước khi bấm gửi nhé.

    Tiêu đề: Weekly Task Progress Report

    Dear Mr. Daniel,

    In response to your request, I am writing this email to let you know how the task you assigned me last week is progressing. 

    I have reached out to 50 customers on the list so far, finishing 40% of the task. Among all these customers, 30 of them agreed to renew their subscription, with an average spending per customer of 200 USD. 

    The full report is attached to this email. If there are any problems, please let me know.

    Regards,
    Carolyne Marie

    Đọc thêm: Mẫu báo cáo công việc cập nhật cho 2023 (kèm tips hữu dụng)

    Ngoài ra, nếu bạn là ứng viên đang đi xin việc, sẽ có nhiều trường hợp bạn cần sử dụng email bằng tiếng Anh, ví dụ như:

    Việc nắm được cách viết email bằng tiếng Anh thể hiện bản thân là ứng viên chuyên nghiệp và có trình độ ngoại ngữ tốt, khiến nhà tuyển dụng sẽ vô cùng ấn tượng với bạn đấy!

    Công cụ tạo CV miễn phí trên CakeResume cung cấp hơn 500 mẫu CV đa ngành nghề và các bài viết về tip làm CV hữu ích. Nhờ đó, bạn có thể tạo CV online dễ dàng mà vẫn vô cùng ấn tượng. Hãy thu hút nhà tuyển dụng và chinh phục công việc mơ ước với bản CV chuyên nghiệp ngay hôm nay!

    --- Tác giả bài viết: Lan Nguyen ---

    Resume Builder

    Build your resume only in minutes!

    More Articles you might be interested in

    Latest relevant articles
    Career Development
    Dec 26th 2023

    Cách trả lời thư mời nhận việc chuyên nghiệp (kèm email mẫu)

    Dù chấp nhận hay từ chối, việc viết email trả lời thư mời nhận việc sẽ giúp nhà tuyển dụng nắm được quyết định của bạn và kịp thời tiến hành các bước tiếp theo.