Contoh Form Lembur Karyawan Beserta Templatenya

Ketika karyawan bekerja di perusahaan, terkadang ada pekerjaan yang harus dikerjakan sampai melewati jam kerja. Biasanya, bisa karena load pekerjaan yang ada sedang banyak, atau bisa juga karena ada pekerjaan dadakan yang dibutuhkan segera. 

Dengan adanya waktu lembur karyawan tersebut, maka perusahaan juga memiliki ketentuan untuk membayar lembur karyawan. Biasanya dari tim HR perlu menyiapkan surat perintah lembur atau form lembur karyawan untuk nantinya dikumpulkan dalam rekap lembur karyawan. Dari sana, HR bisa lebih mudah untuk mendata dan membayar upah lembur para karyawan. Seperti apa sih form lembur, apa tujuannya, dan bagaimana contoh dari form lembur sendiri? Simak penjelasannya di bawah yuk!

Form lembur kerja adalah sebuah form yang yang menyatakan tanggal, hari, jam, alasan seorang karyawan melakukan lembur dan ditandatangani atau diketahui oleh karyawan dan atasan yang bertanggung jawab.

Form lembur ini penting untuk menjadi catatan bagi HR terhadap waktu lembur yang dikerjakan karyawan. Selain itu, dengan adanya form lembur harian yang diketahui oleh karyawan serta atasan dapat menghindari kecurangan yang dapat terjadi, contohnya mengaku lembur di satu hari kerja namun pada kenyataanya tidak.

1. Mengikuti Aturan Pemerintah

Ternyata form pengajuan lembur ini sudah diatur oleh pemerintah dalam Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021 Bab IV pasal 26 ayat 1-2, yang mengatakan bahwa:

• Waktu karyawan untuk kerja lembur hanya dapat dilakukan paling lama 4 jam selama 1 hari & 18 jam selama 1 minggu
• Ketentuan waktu kerja lembur di atas tidak termasuk dalam waktu istirahat mingguan atau hari libur resmi
  

Jadi, ada batasan jumlah lembur yang diatur oleh PP No. 35 untuk melindungi batasan lembur karyawan terhadap pekerjaannya.

2. Acuan Perhitungan Upah Lembur

Dengan adanya form lembur karyawan yang akan ditinjau oleh perusahaan, bukan hanya membuat jam lembur terdata dengan baik, namun juga menjadi acuan untuk perhitungan upah lembur yang juga harus dibayarkan perusahaan ke karyawan. Hal ini diatur dalam Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021 Bab IV pasal 29 dan 31 yang berisi:

Pasal 29 ayat 1-2:

• Jika karyawan diminta untuk melakukan kerja lembur, maka perusahaan juga wajib untuk menyiapkan 3 hal berikut: Membayar upah kerja lembur, memberi karyawan istirahat yang cukup, serta memberi makanan & minuman sekurang-kurangnya 1.400 kg kalori jika jam kerja lembur adalah 4 jam atau lebih.
• Pemberian makanan dan minuman ini tidak bisa digantikan dalam bentuk uang.
  

Pasal 31 ayat 1:

Perusahaan yang mempekerjakan karyawannya melebihi waktu kerja wajib membayar upah kerja lembur dengan ketentuan sebagai berikut:

• Jam kerja lembur pertama: 1,5 kali upah sejam
• Setiap jam berikutnya: 2 kali upah sejam

Pasal 32

Perhitungan upah untuk perjam adalah: 1/173 kali upah sebulan yang diatur dalam pasal 32 ayat 2-4:

• Cara menghitung upah sejam yaitu 1/173x upah sebulan
• Jika komponen upah terdiri dari gaji pokok + tunjangan tetap, maka dasar perhitungan upah kerja lembur 100% dari upah
• Jika komponen upah terdiri dari gaji pokok + tunjangan tetap + tunjangan tidak tetap, dan apabila gaji pokok + tunjangan tetap nilainya <75% keseluruhan upah, maka dasar perhitungannya sama dengan 75% dari keseluruhan upah.

3. Pertanggungjawaban Kerja Karyawan

Pada form lembur yang dibuat biasanya disertakan alasan lembur karyawan yang berupa keterangan proyek apa yang sedang dikerjakan hingga harus membuatnya bekerja di luar jam kerja. Hal ini dapat menjadi pertanggungjawaban kerja karyawan sehingga saat form lembur diajukan dan diproses lebih lanjut ke management, para petinggi perusahaan mengetahui alasan mengapa lembur diperlukan dan berapa yang harus dikeluarkan perusahaan untuk membayar lembur karyawan.

4. Menjadi Bukti untuk Kebutuhan Audit

Ketika perusahaan melakukan proses audit, maka ada beberapa dokumen tambahan yang perlu disiapkan, salah satunya form lembur karyawan ini. Biasanya auditor juga akan melihat tanggal, jam, persetujuan, serta alasan untuk karyawan melakukan lembur.

Setelah memahami arti serta tujuan dari form lembur, sekarang pertanyaannya adalah bagaimana sih cara membuat form lembur itu sendiri?

Format Form Lembur Karyawan

Form lembur karyawan ternyata memiliki format tersendiri, dan tidak bisa asal dibuat begitu saja. Beberapa hal yang perlu tercantum pada form lembur adalah:

1. Kop surat
2. Nama karyawan
3. Divisi karyawan
4. Tanggal dan waktu kerja lembur
5. Alasan kerja lembur
6. Tanda tangan karyawan
7. Bukti persetujuan dari atasan

Tentunya poin-poin di atas terkait form pengajuan lembur juga perlu disesuaikan dengan kebijakan perusahaan masing-masing. Ada perusahaan yang wajib mencantumkan semua poin di atas, namun ada juga yang tidak harus dengan kop surat, atau cukup bukti screenshot persetujuan dari atasan, dan lain-lain.

Contoh Form Lembur Karyawan

Di bawah adalah contoh form lembur harian yang dapat kamu ikuti:

Dari form lembur yang sudah diajukan, HR akan mengumpulkan semua form lembur tersebut dan menaruhnya dalam satu file yang disebut rekap lembur karyawan. File tersebut biasanya dibuat di Excel maupun Google Sheets, namun ada juga perusahaan yang menggunakan sistem internal untuk merekap semua lembur karyawan. Berikut beberapa contoh form lembur di Excel dan Google Sheets yang dapat menjadi referensimu:

Contoh Form Rekap Perhitungan Lembur Karyawan 1

Contoh Form Rekap Perhitungan Lembur Karyawan 2

Contoh Form Rekap Perhitungan Lembur Karyawan 3

Rekap form lembur ini ada yang bersifat publik, namun ada juga yang bersifat confidential untuk diakses oleh tim HR saja. Hal ini dikarenakan pada sebagian form rekap perhitungan lembur, tercantum gaji karyawan yang bersifat rahasia. Namun pada rekap form rekap perhitungan lembur yang bersifat publik, kamu dapat mendownload form lembur tersebut dan membukanya pada excelmu. Keuntungan pada form rekap lembur karyawan yang bersifat publik adalah kamu dapat mencocokkan data yang ada di excel dengan form lembur yang sudah kamu ajukan, apakah jumlah jam lembur dan harinya sesuai. Jika tidak sesuai, kamu masih dapat bertanya ke HR agar dapat dibetulkan.

Sampai di sini, apakah kamu sudah mengerti tentang form lembur dan bagaimana cara perhitungan lembur karyawan? Semoga artikel ini dapat membantumu mengisi form lembur ketika bekerja di luar jam kerja dan mengerti cara menghitung upah lemburmu ya!

Key Takeaways

• Form lembur adalah sebuah form yang yang memuat tanggal, hari, jam, alasan seorang karyawan melakukan lembur dan ditandatangani atau diketahui oleh karyawan dan atasan yang bertanggung jawab. 
• Tujuan form lembur adalah sebagai pertanggungjawaban kerja karyawan, acuan untuk tim HR menghitung upah lembur, mengikuti aturan pemerintah, dan menjadi bukti untuk kebutuhan audit.
• Format form lembur karyawan biasanya terdiri dari: kop surat, nama, divisi, tanggal dan waktu lembur, alasan, tanda tangan karyawan, bukti persetujuan atasan. Hal ini dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.
• HR akan mengumpulkan semua form lembur dalam satu periode dan merekapnya menjadi satu file yang disebut form rekap perhitungan lembur karyawan. Form ini berisi total upah yang harus dibayar kepada setiap karyawan yang melakukan lembur pada periode tertentu.

CakeResume adalah situs lowongan kerja yang banyak peminatnya dengan jutaan pengguna dari seluruh Indonesia. Pasang lowongan kerja gratis untuk 3 loker pertamamu dan temukan kandidat berkualitas di CakeResume! Atau hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.

--- Ditulis Oleh Leony Jardine ---