9 Contoh Notulen Rapat dan Cara Membuatnya

Ketika berada dalam sebuah pertemuan atau meeting yang berdurasi 1-2 jam bahkan lebih, biasanya kita akan semakin hilang fokus dan semakin sulit menerima informasi yang disampaikan. Hal ini ternyata sangat umum dirasakan karena terbatasnya konsentrasi manusia. Maka itu, penting adanya seseorang yang mencatat semua notulen rapat berupa isi dan hal yang disepakati dalam meeting agar pertemuan tersebut tidak menjadi sia-sia dan hasilnya semua jelas dapat dituliskan sebagai tindak lanjut dari isu yang dibahas.

Apa itu Notulen Rapat?

Notulen rapat atau biasa dikenal juga dengan notulensi, notula, minutes of meeting adalah sebuah catatan yang ditulis dan merupakan rangkuman dari keputusan, pembahasan, pemahaman yang disetujui selama meeting berlangsung. Biasanya setelah meeting selesai, notula rapat akan dikirimkan sebagai tindak lanjut serta pengingat dari keputusan atau pembahasan yang sudah disepakati. 

Siapa yang Menulis Notula Rapat?

Tidak semua orang yang hadir dalam meeting perlu membuat notula rapat, karena biasanya sudah ada satu orang yang telah ditunjuk untuk melakukan tugas notulen ini. Orang tersebut disebut sebagai notulis. Seorang notulis harus siap siaga mendengarkan meeting dari awal hingga akhir dan menuliskan poin-poin penting dalam pertemuan tersebut.

Notula rapat ini tidak semata-mata hanya untuk formalitas yang dilakukan saat meeting, namun fungsi dan tujuannya lebih besar dari itu. Berikut beberapa fungsi dan tujuan dibuatnya notula rapat:

1. Mempermudah Penyampaian Informasi

Karena dalam notula rapat berisi poin-poin dan pembahasan selama rapat berlangsung, maka dapat digunakan sebagai sumber penyampaian informasi dan referensi untuk tindakan apa yang perlu dilakukan selanjutnya terhadap suatu permasalahan, pembahasan, proyek baru dari hasil catatan yang ditulis pada notula rapat. 

2. Menghemat Waktu

Dengan adanya notula rapat yang sudah berisi detail dan hal-hal yang harus diperhatikan tentang isi rapat, maka anggota rapat dapat fokus pada poin-poin tersebut, sehingga menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas kerja.

3. Sebagai Bukti Tertulis

Notula rapat yang ditulis notulis juga merupakan bukti tertulis pelaksanaan rapat. Biasanya notulen yang sudah ditulis akan diberikan kepada ketua rapat dan nantinya akan dibagikan ke anggota rapat. 

Selain itu notula rapat juga menjadi bukti jika ada anggaran atau dana yang dikeluarkan untuk keperluan rapat.

4. Sebagai Panduan

Di dalam sebuah notula rapat, biasanya juga terdapat informasi mengenai siapa yang terlibat dan bertanggung jawab dalam proyek tertentu. Informasi ini akan berguna untuk anggota rapat maupun vendor atau pihak ketiga yang terlibat sebagai acuan dari hasil meeting yang sudah dilakukan.

5. Pengukur Kesuksesan Sebuah Rapat

Tujuan diadakannya sebuah rapat bukanlah untuk bercengkrama. Namun, rapat bertujuan untuk membahas suatu hal agar untuk pemahaman, penyetujuan, dan kesepakatan bersama. Untuk itu, penting untuk mengakhiri rapat dengan hasil dan kesimpulan yang jelas. Di sini peran notula rapat adalah untuk menjadi pengukur kesuksesan rapat itu sendiri. Dengan adanya notula rapat yang jelas menunjukkan peran dan pembagian kerja setiap anggota, maka rapat dapat dinyatakan sukses dan tidak sia-sia.

Setelah mengetahui pengertian dan tujuan dari notula rapat, tentunya kamu akan bertanya bagaimana cara menulis notulen rapat dan apa saja yang ditulis dalam notulen rapat? Ternyata, menulis notula rapat juga tidak boleh sembarangan. Terdapat format notulen rapat yang harus kamu ikuti.

Berikut contoh format notulen rapat yang dapat ditulis dalam berbagai medium, seperti word, atau menggunakan aplikasi lainnya:

1. Pembuka Notulensi

Pada bagian pembuka notula rapat, biasanya terdapat beberapa hal seperti:

• Judul rapat
• Waktu rapat
• Tanggal dan lokasi
• Pemimpin rapat
• Notulis rapat
• Siapa saja yang hadir dalam rapat tersebut

2. Isi Notulensi

Bagian selanjutnya dalam notulen rapat adalah isi yang dibahas. Biasanya notulis akan menuliskan mengenai:

• Pembahasan rapat
• Hasil keputusan
• Waktu berakhirnya rapat
  

3. Penutup Notulensi

Pada penutup notula rapat, biasanya akan mencakup:

• Waktu pertemuan selanjutnya untuk rapat berikutnya
• Tanda tangan beberapa pihak yang meliputi nama dan jabatannya
  

Namun tentunya format notulen rapat sifatnya tidak baku, artinya dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan aturan dari organisasi yang bersangkutan.

1. Contoh Notulen Rapat Perusahaan

Berikut adalah contoh notulen rapat kantor yang biasa beranggotakan karyawan dan atasan di perusahaan tersebut:

2. Contoh Notulen Rapat Dinas

Berikutnya adalah contoh dari notulen rapat untuk kegiatan dinas:

3. Contoh Notulen Rapat Organisasi

Bukan hanya perusahaan dan dinas saja, namun pada rapat organisasi, biasanya juga akan ada notula rapat seperti:

4. Contoh Notulen Rapat RT/RW

Dalam hal sipil, RT dan RW biasanya memiliki kegiatan rapat yang rutin dilaksanakan. Contoh hasil rapat RT/RW adalah sebagai berikut:

5. Contoh Notulen Diskusi Rapat Online

Seiring dengan perkembangan teknologi, rapat bukan hanya diadakan secara offline, namun juga online. Di bawah merupakan referensi contoh notulen rapat untuk diskusi online:

6. Contoh Notulen Rapat Tinjauan Manajemen

Notulensi rapat tinjauan manajemen berguna untuk memberi arahan dari manajemen kepada yang terkait untuk melaksanakan perintah atau menyatakan sesuatu yang bersifat  seperti sebuah pemberitahuan.

7. Contoh Notulen Seminar

Berikut merupakan contoh notulensi rapat untuk seminar:

8. Contoh Notulen Rapat Koordinasi

Sesuai namanya, rapat koordinasi dilakukan untuk mengkoordinir semua bagian terkait suatu proyek atau program yang diselenggarakan agar kohesif dan tidak saling bertabrakan. Di bawah merupakan contoh notulen rapat koordinasi:

9. Contoh Notulen Rapat Sekolah

Ternyata, notula rapat juga digunakan untuk pertemuan di sekolah. Berikut contoh dari notulen rapat sekolah yang dapat menjadi referensi kamu:

Konklusi

• Notulen rapat adalah sebuah dokumen yang ditulis dan berisi detail pertemuan seperti hari, tanggal, tempat, isi pembahasan, dan hasil keputusan dari pertemuan yang terjadi.
• Notula rapat ditulis oleh notulis dan akan diserahkan ke ketua rapat setelah pertemuan selesai dan dibagikan ke semua anggota yang terlibat.
• Fungsi dan tujuan notula rapat adalah untuk mempermudah penyampaian informasi, menghemat waktu, sebagai bukti tertulis, sebagai panduan, dan pengukur kesuksesan sebuah rapat.
• Format notulen rapat ada 3: Pembuka, isi, dan penutup.
• Notulensi rapat digunakan di berbagai pertemuan, seperti rapat perusahaan, rapat dinas, rapat organisasi, rapat RT/RW, diskusi online, rapat tinjauan manajemen, seminar, rapat koordinasi, dan rapat sekolah.
  

CakeResume adalah website bikin CV ATS-friendly gratis dengan tampilan menarik dan profesional. Cocok untuk para mahasiswa, fresh graduates hingga para professional. Buat juga portofolio online kamu dengan CakeResume dan cari lowongan di website cari kerja kami. Yuk, cobain CakeResume sekarang juga untuk mendapatkan pekerjaan impian kamu!

--- Ditulis Oleh Leony Jardine ---