9 Contoh Notulen Rapat dan Cara Membuatnya

Ketika berada dalam sebuah pertemuan atau meeting yang berdurasi 1-2 jam bahkan lebih, biasanya kita akan semakin hilang fokus dan semakin sulit menerima informasi yang disampaikan. Hal ini ternyata sangat umum dirasakan karena terbatasnya konsentrasi manusia. Maka itu, penting adanya seseorang yang mencatat semua notulen rapat berupa isi dan hal yang disepakati dalam meeting agar pertemuan tersebut tidak menjadi sia-sia dan hasilnya semua jelas dapat dituliskan sebagai tindak lanjut dari isu yang dibahas.

Pengertian Notulensi Rapat

Apa itu Notulen Rapat?

Notulen rapat atau biasa dikenal juga dengan notulensi, notula, minutes of meeting adalah sebuah catatan yang ditulis dan merupakan rangkuman dari keputusan, pembahasan, pemahaman yang disetujui selama meeting berlangsung. Biasanya setelah meeting selesai, notula rapat akan dikirimkan sebagai tindak lanjut serta pengingat dari keputusan atau pembahasan yang sudah disepakati. 

Siapa yang Menulis Notula Rapat?

Tidak semua orang yang hadir dalam meeting perlu membuat notula rapat, karena biasanya sudah ada satu orang yang telah ditunjuk untuk melakukan tugas notulen ini. Orang tersebut disebut sebagai notulis. Seorang notulis harus siap siaga mendengarkan meeting dari awal hingga akhir dan menuliskan poin-poin penting dalam pertemuan tersebut.

Fungsi dan Tujuan Dibuatnya Notulen Rapat

Notula rapat ini tidak semata-mata hanya untuk formalitas yang dilakukan saat meeting, namun fungsi dan tujuannya lebih besar dari itu. Berikut beberapa fungsi dan tujuan dibuatnya notula rapat:

1. Mempermudah Penyampaian Informasi

Karena dalam notula rapat berisi poin-poin dan pembahasan selama rapat berlangsung, maka dapat digunakan sebagai sumber penyampaian informasi dan referensi untuk tindakan apa yang perlu dilakukan selanjutnya terhadap suatu permasalahan, pembahasan, proyek baru dari hasil catatan yang ditulis pada notula rapat. 

2. Menghemat Waktu

Dengan adanya notula rapat yang sudah berisi detail dan hal-hal yang harus diperhatikan tentang isi rapat, maka anggota rapat dapat fokus pada poin-poin tersebut, sehingga menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas kerja.

3. Sebagai Bukti Tertulis

Notula rapat yang ditulis notulis juga merupakan bukti tertulis pelaksanaan rapat. Biasanya notulen yang sudah ditulis akan diberikan kepada ketua rapat dan nantinya akan dibagikan ke anggota rapat. 

Selain itu notula rapat juga menjadi bukti jika ada anggaran atau dana yang dikeluarkan untuk keperluan rapat.

4. Sebagai Panduan

Di dalam sebuah notula rapat, biasanya juga terdapat informasi mengenai siapa yang terlibat dan bertanggung jawab dalam proyek tertentu. Informasi ini akan berguna untuk anggota rapat maupun vendor atau pihak ketiga yang terlibat sebagai acuan dari hasil meeting yang sudah dilakukan.

5. Pengukur Kesuksesan Sebuah Rapat

Tujuan diadakannya sebuah rapat bukanlah untuk bercengkrama. Namun, rapat bertujuan untuk membahas suatu hal agar untuk pemahaman, penyetujuan, dan kesepakatan bersama. Untuk itu, penting untuk mengakhiri rapat dengan hasil dan kesimpulan yang jelas. Di sini peran notula rapat adalah untuk menjadi pengukur kesuksesan rapat itu sendiri. Dengan adanya notula rapat yang jelas menunjukkan peran dan pembagian kerja setiap anggota, maka rapat dapat dinyatakan sukses dan tidak sia-sia.

Sedang cari kerja? Temukan pekerjaan impian kamu di CakeResume! Job Portal terbaik dan terpercaya di Indonesia. 🎉

Bagaimana Cara Membuat Notulensi Rapat?

Setelah mengetahui pengertian dan tujuan dari notula rapat, tentunya kamu akan bertanya bagaimana cara menulis notulen rapat dan apa saja yang ditulis dalam notulen rapat? Ternyata, menulis notula rapat juga tidak boleh sembarangan. Terdapat format notulen rapat yang harus kamu ikuti.

Berikut contoh format notulen rapat yang dapat ditulis dalam berbagai medium, seperti word, atau menggunakan aplikasi lainnya:

1. Pembuka Notulensi

Pada bagian pembuka notula rapat, biasanya terdapat beberapa hal seperti:

  • Judul rapat
  • Waktu rapat
  • Tanggal dan lokasi
  • Pemimpin rapat
  • Notulis rapat
  • Siapa saja yang hadir dalam rapat tersebut

2. Isi Notulensi

Bagian selanjutnya dalam notulen rapat adalah isi yang dibahas. Biasanya notulis akan menuliskan mengenai:

  • Pembahasan rapat
  • Hasil keputusan
  • Waktu berakhirnya rapat

3. Penutup Notulensi

Pada penutup notula rapat, biasanya akan mencakup:

  • Waktu pertemuan selanjutnya untuk rapat berikutnya
  • Tanda tangan beberapa pihak yang meliputi nama dan jabatannya

Namun tentunya format notulen rapat sifatnya tidak baku, artinya dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan aturan dari organisasi yang bersangkutan.

Sedang cari kerja? Temukan pekerjaan impian kamu di CakeResume! Job Portal terbaik dan terpercaya di Indonesia. 🎉

Contoh Hasil Notulen Rapat

1. Contoh Notulen Rapat Perusahaan

Berikut adalah contoh notulen rapat kantor yang biasa beranggotakan karyawan dan atasan di perusahaan tersebut:

Contoh-Notulen-Rapat-Perusahaan
Contoh Notulen Rapat Perusahaan

2. Contoh Notulen Rapat Dinas

Berikutnya adalah contoh dari notulen rapat untuk kegiatan dinas:

Contoh-Notulen-Rapat-Dinas
Contoh Notulen Rapat Dinas

3. Contoh Notulen Rapat Organisasi

Bukan hanya perusahaan dan dinas saja, namun pada rapat organisasi, biasanya juga akan ada notula rapat seperti:

Contoh-Notulen-Rapat-Organisasi
Contoh Notulen Rapat Organisasi

4. Contoh Notulen Rapat RT/RW

Dalam hal sipil, RT dan RW biasanya memiliki kegiatan rapat yang rutin dilaksanakan. Contoh hasil rapat RT/RW adalah sebagai berikut:

Notula Rapat

Kel. Taman Sari Kec. Taman Sari
Jakarta Barat

Selasa, 3 Juni 2023
Kantor RW Taman Sari

Acara: Perubahan Skema Iuran Warga

Pemimpin rapat: Bapak Syamsudin Syah (RW Taman Sari)

Hadir: Bapak Gunawan Nur (RT 07 Taman sari), Bapak Hardiansyah (RT 06 Taman Sari), Bapak Abdul Maiz (RT 08 Taman Sari), Bapak Samsul (RT 09 Taman Sari)

Hasil kegiatan:

  • Perubahan skema iuran warga akan dijalankan mulai Juli 2023
  • Terdapat 3 perbedaan iuran yang didasarkan dari kebutuhan warga akan piket mingguan, pembuangan sampah, pembersihan jalan, acara RT/RW setempat.
  • Iuran 1 sebesar IDR 50,000/bulan, iuran 2 sebesar IDR 30,000/bulan, iuran 3 sebesar IDR 20,000/bulan.
  • Semua RT Taman Sari perlu mendata kebutuhan iuran warganya dan mengumpulkan data tersebut sebelum 25 Juni 2023.

Demikian notulensi rapat disusun untuk bahan lebih lanjut.


Jakarta, 3 Juni 2023

Pemimpin Rapat,
Syamsudin Syah

Notulis,
Gunawan Nur

5. Contoh Notulen Diskusi Rapat Online

Seiring dengan perkembangan teknologi, rapat bukan hanya diadakan secara offline, namun juga online. Di bawah merupakan referensi contoh notulen rapat untuk diskusi online:

Notula Rapat

Cara Mengasah Skill Public Speaking 
Ruang Guru x Sekolah PR 

Hari Tanggal : Selasa, 7 Maret 2023
Tempat : Zoom online meeting
Waktu : 20.00 - 22.00

Pembicara : Rivaldo Nowes (Co-Founder dari Sekolah PR)
Jumlah Peserta : 215

Isi Pembahasan

Perkenalan ke Public Speaking

  1. Sebuah skill berbicara yang dapat diasah dan bisa dipelajari
  2. Tidak berhubungan dengan stereotype jika extrovert akan memiliki skill public speaking yang lebih baik dari introvert
  3. Bukan hanya soal berbicara lancar, namun public speaking juga tentang berbicara jelas, berbobot, dapat menghasilkan suasana yang nyaman, dan dapat meyakinkan lawan bicara

Alasan pentingnya memiliki Public Speaking yang baik

  1. Mempersuasi lawan bicara
  2. Menciptakan kesan positif
  3. Memperbanyak koneksi 
  4. Membuka peluang 

Cara Mengasah Skill Public Speaking

  1. Berbicara di depan kaca 
  2. Melatih artikulasi dan intonasi
  3. Melatih pergerakan mulut, ekspresi muka, gesture, body language
  4. Berani memulai pembicaraan dengan siapa saja
  5. Berbicara dengan alur yang tertata dan tidak bertele-tele

Kesimpulan: Skill Public Speaking penting untuk bersaing dan mendapatkan pekerjaan yang diinginkan karena akan membuka banyak peluang dan menambah koneksi baru.

Notulis: Rina Suhardi

6. Contoh Notulen Rapat Tinjauan Manajemen

Notulensi rapat tinjauan manajemen berguna untuk memberi arahan dari manajemen kepada yang terkait untuk melaksanakan perintah atau menyatakan sesuatu yang bersifat  seperti sebuah pemberitahuan.

Pemerintah Kabupaten Serang
Dinas Kesehatan Kabupaten Serang
Puskesmas Serang IV

Notulen:

Rapat : Tinjauan manajemen
Hari/tanggal : Senin, 18 April 2023
Waktu : 14.00 - 15.30
Acara : Pembukaan, Arahan Kepala Puskesmas, Arahan Kepala Mutu, Umpan balik dari konsumen, Penutup

Pimpinan rapat :

Ketua : Dyahyadi, SKM
Sekertaris : Hanna Susanto, SKM
Notulis : Rahman Nasution, SKM
Peserta : Karyawan puskesmas

Hasil pembahasan

  • Semua karyawan puskesmas diingatkan untuk tetap memberikan pelayanan yang sama untuk semua ras, usia, jenis kelamin, tingkat ekonomi, tanpa perbedaan.
  • Obat lama yang sudah lebih dari 6 bulan ada di puskesmas sebaiknya di keluarkan dahulu untuk menghindari tanggal kadaluarsa. Obat yang umurnya sudah lebih 6 bulan dipisahkan dengan obat baru agar tidak tercampur.
  • Hasil survei kepuasan pelanggan ada di angka 65,7%.
  • Perlu merekrut 1 apoteker lagi untuk membantu peracikan obat dikarenakan jumlah pasien yang semakin bertambah dan waktu tunggu yang semakin lama. Kesan buruk dari beberapa pasien yang harus menunggu peracikan obat hingga 1 jam.

Demikian notula rapat terkait tinjauan manajemen yang dilaksanakan pada 18 April 2023 dilaporkan.

Mengetahui,

Ketua Rapat Notulis
Dyahyadi, SKM Rahman Nasution, SKM

7. Contoh Notulen Seminar

Berikut merupakan contoh notulensi rapat untuk seminar:

Notulensi Rapat
Seminar Sandwich Generation di Masa Kini

Hari/tanggal : Sabtu, 10 Juli 2023
Tempat : Grande Hall, Kota Kasablanka, Jakarta Selatan
Waktu : 09.30 - 11.30

Pembicara : Grace Lawati, MBA (Founder dari FinansialMuda)
Jumlah peserta : 89 orang

Notulensi seminar

  • Sandwich Generation adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan keadaan ekonomi dimana seseorang harus memenuhi kebutuhan bukan hanya dirinya sendiri, namun orang tuanya, dan anaknya. 
  • Banyak orang tidak memilih menjadi sandwich generation, namun akhirnya menjadi sandwich generation karena keadaan finansial keluarga. Sandwich generation bukanlah isu tabu, jangan malu untuk berjuang keras demi bisa mencukupi semua kebutuhan orang-orang yang ditanggung. Justru malu ketika kita memilih tetap pasif dan hanya menyerah kepada keadaan di saat kita masih bisa berbuat lebih banyak untuk menaikkan taraf kesejahteraan hidup. 
  • Cara keluar dari sandwich generation: Berusaha terus pantang menyerah, lihat passion dan peluang, memperluas koneksi, olah keuangan dengan bijak.

Notulis: Jenny Harahap

8. Contoh Notulen Rapat Koordinasi

Sesuai namanya, rapat koordinasi dilakukan untuk mengkoordinir semua bagian terkait suatu proyek atau program yang diselenggarakan agar kohesif dan tidak saling bertabrakan. Di bawah merupakan contoh notulen rapat koordinasi:

RAPAT KOORDINASI
BINUS UNIVERSITY
ENGLISH CLUB

Hari/Tanggal : Kamis, 5 Januari 2023
Tempat : English Room Binus University
Waktu : 16.00 - 18.00

Ketua Rapat : Bernard Kevin
Sekertaris : Magdalena Widjaja
Bendahara : Kelly Ratu Muarang
Notulis : Becca Chandrawati

Jumlah Peserta : 21 Orang

Materi Rapat : Penetapan Program untuk Binus University English Month 2023

Hasil Keputusan

  • English Month 2023 akan dibagi menjadi 3 sesi sesuai minggu. 
  • Mekanisme akan diumumkan melalui forum kampus oleh ketua acara pada 20 Januari 2023
  • Week 1-2: Make 10 conversations with different people and write your impressions after talking to them in the letter. Please don’t mention either your name or the people you have been talking to in the letter. Drop the letter to the secret box in front of the English Room (PIC: Jenna).
  • Week 3: Everyone will randomly pick 1 letter from the secret box and guess who’s the sender and the receiver of the letter (PIC: Hanzel+Magda).
  • Week 4: English crew will reveal all the letters in the English Month Celebration Night and 2 lucky winners will get an interesting prize (PIC: Kelly & Didi).

Rapat selanjutnya mengenai English Month Celebration Night akan diadakan tanggal 14 Januari 2023 oleh seksi acara. 

9. Contoh Notulen Rapat Sekolah

Ternyata, notula rapat juga digunakan untuk pertemuan di sekolah. Berikut contoh dari notulen rapat sekolah yang dapat menjadi referensi kamu:

SMA Negeri 07 Jakarta
Karet Tengsin, Jakarta Pusat

Notulensi Rapat

Hari/tanggal : Rabu, 21 Januari 2023
Waktu : 13.00 - 14.30
Tempat : Aula 05 

Pemimpin Rapat : Teddy Mujanto
Jumlah Peserta : 20 orang

Pembahasan : Penetapan periode Ujian Akhir Sekolah (UAS)

Hasil Keputusan

  • Ujian Akhir Sekolah (UAS) akan diadakan tanggal 23 Maret - 10 April 2023 dan diikuti oleh seluruh siswa SMAN 7 Jakarta
  • Jika selama periode UAS ada siswa yang berhalangan atau tidak bisa hadir, mohon melampirkan surat dokter/keterangan dari orang tua
  • Maksimal ujian per hari adalah 2 mata pelajaran mayor dan 1 mata pelajaran minor

Demikian hasil rapat pada Rabu, 21 Januari 2023 disampaikan.

Mengetahui,

Teddy Mujanto
Kepala Sekolah

Notulis
Gigi Puspita

Konklusi

  • Notulen rapat adalah sebuah dokumen yang ditulis dan berisi detail pertemuan seperti hari, tanggal, tempat, isi pembahasan, dan hasil keputusan dari pertemuan yang terjadi.
  • Notula rapat ditulis oleh notulis dan akan diserahkan ke ketua rapat setelah pertemuan selesai dan dibagikan ke semua anggota yang terlibat.
  • Fungsi dan tujuan notula rapat adalah untuk mempermudah penyampaian informasi, menghemat waktu, sebagai bukti tertulis, sebagai panduan, dan pengukur kesuksesan sebuah rapat.
  • Format notulen rapat ada 3: Pembuka, isi, dan penutup.
  • Notulensi rapat digunakan di berbagai pertemuan, seperti rapat perusahaan, rapat dinas, rapat organisasi, rapat RT/RW, diskusi online, rapat tinjauan manajemen, seminar, rapat koordinasi, dan rapat sekolah.

CakeResume adalah website bikin CV ATS-friendly gratis dengan tampilan menarik dan profesional. Cocok untuk para mahasiswa, fresh graduates hingga para professional. Buat juga portofolio online kamu dengan CakeResume dan cari lowongan di website cari kerja kami. Yuk, cobain CakeResume sekarang juga untuk mendapatkan pekerjaan impian kamu!

--- Ditulis Oleh Leony Jardine ---

Resume Builder

Build your resume only in minutes!

More Articles you might be interested in

Latest relevant articles
Interview Skills
May 7th 2024

5 Cara Menjawab Berapa Gaji yang Anda Inginkan dalam Interview!

Pernah ditanya "Berapa gaji yang Anda inginkan?" saat interview? Ini tips dan contoh jawabannya.