Quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn, tối ưu cho doanh nghiệp

quy-trinh-tuyen-dung-nhan-su
Các bước tuyển dụng nhân sự hiệu quả

Mục đích cuối cùng của mọi quy trình tuyển dụng nhân sự là thu hút ứng viên phù hợp và khuyến khích nhiều người nộp đơn. Các bước tuyển chọn khoa học, và chuyên nghiệp còn giúp công ty nâng cao danh tiếng, và giữ chân nhân tài lâu dài.

Đó là lý do các quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp lớn như Unilever, Vinamilk, Viettel,... nổi tiếng là hiệu quả, và giúp họ có mặt trong “top” môi trường làm việc tốt nhất Việt Nam. Sau đây, CakeResume sẽ bật mí cho bạn bí quyết “săn người tài” của các tập đoàn này, để rút kinh nghiệm và hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả của riêng bạn.

Quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn cho doanh nghiệp

1. Xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự

Quá trình tuyển dụng nguồn nhân lực luôn bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu, bao gồm xác định các vị trí còn trống/cần bổ sung, số lượng tuyển dụng, kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm cần thiết ở ứng viên,... 

Dưới đây là những cách đánh giá nhu cầu tuyển dụng dành cho doanh nghiệp:

  • Nghiên cứu những vấn đề chưa được giải quyết trong nhóm/phòng ban, từ đó, xác định xem ứng viên mới cần có trình độ chuyên môn như thế nào để trở thành mảnh ghép hoàn hảo. 
  • Theo dõi hiệu suất, khối lượng công việc đã xử lý của nhóm trước và sau quá trình tuyển chọn nhân lực, để quyết định có nên tuyển thêm người.
  • Phân tích năng lực của từng thành viên trong nhóm. Kỹ năng hoặc tính cách nào còn thiếu sẽ cần đưa vào yêu cầu công việc về sau.
  • Phân tích tỷ lệ nhân viên nghỉ việc, ngân sách trả lương/phúc lợi của công ty, và tình hình tuyển dụng trong ngành để xác định số lượng cần tuyển hợp lý.

2. Lập bản mô tả công việc chi tiết

Trong các bước tuyển dụng nhân sự, chuẩn bị bản mô tả công việc (JD) là bước quan trọng nhất, bởi đây là nền tảng đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên, làm cơ sở để phân bổ lương thưởng và khối lượng công việc. Còn nếu xem xét ở khía cạnh người tìm việc, JD giúp họ sàng lọc nhanh những vị trí công việc phù hợp với năng lực trước khi ứng tuyển. 

Một bản JD đầy đủ không thể thiếu 5 phần: 

  • Tiêu đề; 
  • Thông tin về doanh nghiệp;
  • Mô tả vị trí tuyển dụng;
  • Yêu cầu;
  • Cách thức ứng tuyển.
mau-mo-ta-cong-viec
Đọc thêm: JD công việc là gì? 6 mẫu bản mô tả công việc cho bạn tham khảo

3. Thu hút ứng viên tiềm năng

Tuyển dụng cũng giống như bán hàng. Để thu hút nhiều ứng viên nộp đơn, doanh nghiệp cần đưa “Marketing” vào quy trình tuyển dụng nhân sự. Cô Hannah Fleishman - Giám đốc điều hành doanh nghiệp HubSpot nổi tiếng toàn cầu chia sẻ:

“Tiếp thị tuyển dụng là cách công ty kể câu chuyện văn hóa của mình bằng thông điệp hấp dẫn để tiếp cận với những ứng viên tài năng. Nó có thể dưới dạng blog, video, bài đăng trên mạng xã hội, hình ảnh, hoặc bất kỳ nội dung nào hướng tới công chúng và giúp định vị thương hiệu của bạn.”

Bí quyết Marketing quan trọng nhất trong quy trình tuyển chọn nhân sự là đặt câu hỏi như một Marketer:

  • Ứng viên lý tưởng của doanh nghiệp là ai?
  • Họ thích loại nội dung nào?
  • Làm sao để tiếp cận họ?

4. Sàng lọc đơn ứng tuyển

52% các nhà tuyển dụng cho biết việc lựa chọn hồ sơ phù hợp từ một lượng lớn đơn gửi về là thử thách khó nhất trong quá trình tuyển dụng nguồn nhân lực. 

Tuy nhiên, CakeResume sẽ giúp doanh nghiệp của bạn giải quyết điều này trong 4 bước sau:

  1. Lọc ra những hồ sơ đáp ứng yêu cầu tối thiểu.
  2. Ưu tiên các ứng viên có chứng chỉ, kinh nghiệm, kỹ năng và kiến thức chuyên môn liên quan.
  3. Lập danh sách những ứng viên đạt hai tiêu chí trên.
  4. Ghi chú hoặc đánh dấu các điểm cần làm rõ trong CV để đặt câu hỏi cho ứng viên trong buổi phỏng vấn.

5. Tổ chức kiểm tra năng lực - phỏng vấn

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự ở bước này có thể khác nhau tùy vào từng công ty và quy mô tuyển dụng. Một số doanh nghiệp sẽ trực tiếp phỏng vấn sau vòng nộp đơn. Nhưng đa phần các tập đoàn lớn như Unilever, Nestlé, Masan,... sẽ kiểm tra thêm ở ứng viên thông qua:

  • Aptitude Test (kiểm tra năng lực) giúp đánh giá tư duy và tính cách.
  • Initial Interview (phỏng vấn sơ bộ) thường qua điện thoại hoặc họp video trực tuyến, và chỉ cần ngắn gọn để sàng lọc nhanh.
  • Assessment Center (trung tâm đánh giá) kết hợp giữa Group discussion (Thảo luận nhóm) và Final Interview (Phỏng vấn chuyên sâu). 

Đọc thêm: 7 kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng mà HR chuyên nghiệp cần có

6. Đánh giá và mời nhận việc

Đây là bước cuối cùng để hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự. Lúc này, đa phần các chuyên viên tuyển dụng đã chọn được ứng viên phù hợp nhất. Những việc còn lại bao gồm: xác minh thông tin, soạn thảo các giấy tờ cần thiết, và gửi thư mời nhận việc.

Nếu ứng viên đã kiên nhẫn vượt qua các vòng của quá trình tuyển chọn nhân lực, cũng như hoàn tất thủ tục giấy tờ, khả năng họ chấp nhận lời mời nhận việc thường rất cao. 

7. Giới thiệu nhân viên mới

Sau khi kết thúc quy trình tuyển dụng nhân lực, nhân viên mới sẽ khó tránh khỏi bị quá tải thông tin trong ngày đầu nhận việc, vì có nhiều thứ cần thích nghi. Do đó, nhà tuyển dụng nên sắp xếp lịch trình hợp lý cho từng hoạt động.

Ví dụ, bạn có thể gửi tài liệu liên quan đến công việc, hướng dẫn “onboard”, nội quy,... cho ứng viên trước ngày bắt đầu. Trong ngày nhận việc, bạn chỉ gửi quà chào mừng (sổ, bút, áo phông,...) và đề cập sơ thông tin về ngành, vị thế công ty hiện nay,...

quy-trinh-onboarding
Đọc thêm: Lưu ý gì để onboarding hiệu quả?

Ví dụ quy trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp

Quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp lớn nổi tiếng là khó. Nhưng đổi lại, chất lượng đầu vào cao. Dưới đây là 3 case điển hình cho các nhà tuyển dụng tham khảo.

🔎 Quy trình tuyển dụng nhân sự của Viettel

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự chung cho hầu hết các vị trí của Viettel gồm 6 vòng:

  • Tiếp nhận hồ sơ ứng tuyển, bao gồm: CV; và các chứng chỉ liên quan về ngoại ngữ,  chuyên môn.
  • Sàng lọc hồ sơ, dựa trên đánh giá của hội đồng chuyên môn, sau đó mời ứng viên phù hợp thi tuyển hoặc phỏng vấn sơ bộ.
  • Kiểm tra IQ, Toeic, chuyên môn thông qua hệ thống đào tạo trực tuyến do Viettel thiết kế trong quy trình tuyển dụng nhân sự.
  • Phỏng vấn thường có 2 vòng: với ban Giám đốc chi nhánh công ty và với Tổng Giám đốc tập đoàn.
  • Thông báo kết quả và đưa ra thỏa thuận về các điều khoản hợp đồng với ứng viên.
  • Gửi thư mời làm việc và hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ, trong đó bao gồm các nội dung đã thống nhất, sau đó, ứng viên sẽ phản hồi về thời gian nhận việc mong muốn.

🔎 Quy trình tuyển dụng nhân sự của Vinamilk

Tham khảo 6 vòng cơ bản của quy trình tuyển chọn nhân lực tại Vinamilk:

  • Sàng lọc hồ sơ: ưu tiên ứng viên thể hiện được học vấn, kinh nghiệm và định hướng nghề nghiệp trong tương lai.
  • Bài luận về khả năng lãnh đạo: trình bày sáng tạo bằng tiếng Anh và tiếng Việt.
  • Bài kiểm tra IQ: đánh giá tư duy logic, ngôn ngữ và toán học.
  • Thi tình huống kinh doanh: làm việc nhóm và giải quyết vấn đề thực tế của doanh nghiệp.
  • Kiểm tra tính cách: xu hướng hành vi, năng lực.
  • Phỏng vấn cuối cùng: thuyết trình với ban lãnh đạo cấp cao của Vinamilk. 

🔎 Quy trình tuyển dụng nhân sự của Unilever

Tham khảo quy trình tuyển dụng nhân sự của Unilever trong chương trình UFresh diễn ra hàng năm, với 4 vòng chính:

  • Tiếp nhận đơn đăng ký: ứng viên được yêu cầu trả lời các câu hỏi về bản thân, công ty và nộp CV.  
  • Kiểm tra năng lực trực tuyến: làm bài thi tiếng Anh, IQ, Aptitude Test.
  • Phỏng vấn sơ bộ: các trưởng phòng của từng phòng ban sẽ hỏi và đánh giá định hướng nghề nghiệp, kỹ năng/kinh nghiệm, mức độ cam kết của ứng viên,...
  • Đánh giá chuyên sâu: hay còn được gọi là vòng “Assessment Center”, kết hợp thảo luận nhóm và thuyết trình.

Lưu ý khi thực hiện quy trình tuyển dụng nhân sự

📍 Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng

Đây là một trong những bí quyết xây dựng quy trình tuyển chọn nhân lực thành công, khiến nhiều ứng viên chủ động tìm đến bạn. Hãy thường xuyên cập nhật văn hóa, môi trường làm việc, hồ sơ công ty,... 

📍 Trả lời các câu hỏi của ứng viên

Tổng hợp các câu hỏi thường gặp của ứng viên và tạo một trang web (hoặc viết một bài đăng trên mạng xã hội) để giải thích chi tiết. Dù JD là một trong các bước tuyển dụng nhân sự không thể thiếu, nhưng nó thường không cung cấp mọi thông tin mà người tìm việc muốn biết.

📍 Tuyển dụng từ nhiều nguồn

  • Tuyển nội bộ: khuyến khích nhân viên trong công ty ứng tuyển hoặc gửi lời mời đến những người từng nộp CV trước đây để họ tham gia quy trình tuyển dụng nhân sự đang diễn ra.
  • Tuyển bên ngoài: đăng tin lên trang web nghề nghiệp của công ty, mạng xã hội, tổ chức hội chợ việc làm, thông qua các trường đại học,...

Kết luận

Con người là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Do đó, việc tuyển đúng người là yếu tố then chốt dẫn đến sự thành công bền vững. Tuy nhiên, đó không phải là điều dễ dàng đạt được sau mỗi quá trình tuyển chọn nhân lực. Bởi theo khảo sát của Anphabe, hơn 60% gen Z - lực lượng lao động sắp chiếm áp đảo, lại liên tục nhảy việc, đặc biệt trong năm đầu đi làm. 

Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự, thích ứng với thị trường lao động nhiều biến động như vậy.

Doanh nghiệp của bạn mong muốn xây dựng đội ngũ nhân viên chất lượng? Liên hệ ngay với đội ngũ headhunter giàu kinh nghiệm của CakeResume để được tư vấn về giải pháp tuyển dụng hiệu quả nhất, mà vẫn đảm bảo tối ưu hóa thời gian, chi phí và nguồn lực cho quy trình tuyển dụng của công ty.

--- Tác giả: Vera Le ---

Resume Builder

Build your resume only in minutes!

More Articles you might be interested in

Latest relevant articles
Career Development
Dec 26th 2023

Cách trả lời thư mời nhận việc chuyên nghiệp (kèm email mẫu)

Dù chấp nhận hay từ chối, việc viết email trả lời thư mời nhận việc sẽ giúp nhà tuyển dụng nắm được quyết định của bạn và kịp thời tiến hành các bước tiếp theo.