3 Contoh Surat Kenaikan Gaji Karyawan pada Perusahaan

Kenaikan gaji karyawan adalah suatu proses yang umumnya terjadi secara berkala dalam sebuah perusahaan. Hal ini bertujuan untuk memberikan penghargaan kepada karyawan atas kontribusi dan kinerja mereka, sekaligus menjaga motivasi dan retensi mereka di perusahaan. 

Buat para HR, yuk kenali pengertian surat kenaikan gaji dan cara membuatnya.

Pengertian Surat Kenaikan Gaji

Surat pemberitahuan kenaikan gaji merupakan sebuah dokumen yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang menyatakan adanya kenaikan upah atau gaji yang akan diterima karyawan mulai bulan berikutnya.

Tujuan dari perusahaan mengeluarkan surat kenaikan gaji adalah untuk membuat keputusan kenaikan gaji menjadi sah sekaligus menjadi bukti tertulis kepada karyawan yang menerimanya. 

Berapa Besar Kenaikannya?

Rentang kenaikannya sangat beragam, ditentukan dari performa perusahaan juga kinerja karyawan terkait. Biasanya besaran ini merupakan keputusan yang sudah disetujui dari manajer ke HR.

Kenapa ya perusahaan mau menaikkan gaji karyawan? Padahal saat menaikkan gaji karyawan, perusahaan juga harus berkomitmen untuk menambah biaya operasional setiap bulan dengan kenaikan gaji karyawan yang merupakan tambahan pengeluaran. Ternyata ada 3 alasan kenapa perusahaan mau memberikan kenaikan gaji untuk karyawannya, yaitu:

1. Standar Kebutuhan Hidup yang Terus Meningkat

Setiap tahun biasanya harga barang-barang akan naik karena adanya inflasi tahunan. Besaran kenaikannya tidak menentu, karena itulah gaji karyawan perlu ditingkatkan juga untuk memenuhi standar kebutuhan hidup yang terus meningkat. 

Perusahaan juga bisa menentukan kenaikan gaji karyawan yang akan tertulis pada form kenaikan gaji dengan memperhitungkan nilai Upah Minimum Regional (UMR) dari setiap daerah. Nilai kenaikan UMR ditentukan oleh gubernur atau kepala daerah berdasarkan Peraturan Menteri Tenaga Kerja No. 01 tahun 1999 tentang upah minimum.

2. Tingkatkan Motivasi dan Produktivitas Karyawan

Surat penyesuaian gaji karyawan bisa meningkatkan kebahagiaan, motivasi, dan produktivitas kerja karena karyawan akan merasa lebih dihragai. Ini juga menunjukkan bahwa perusahaan mempertimbangkan kebutuhan hidup yang semakin meningkat seiring dengan standar hidup yang berkembang.

Kenaikan gaji dapat ditentukan dari kinerja karyawan, contohnya melihat apakah performanya selama ini sudah memenuhi KPI atau target yang ditentukan, kedisiplinan karyawan, etos kerja, serta pendapat rekan kerja tentang dirinya.

3. Perhatikan Kemampuan Perusahaan

Namun perusahaan juga perlu memperhatikan performanya sendiri secara keseluruhan sebelum menentukan kenaikan upah dan memberikan surat keputusan kenaikan gaji pada karyawan. 

Jangan sampai perusahaan ada dalam masa kritis namun memaksakan diri untuk menaikkan gaji karyawan sehingga perusahaan sendiri tidak mampu untuk bertahan lebih lanjut. Perlu adanya perhitungan dan pengamatan yang jeli akan strategi keuangan perusahaan agar tidak merugikan manajemen serta seluruh karyawan yang bekerja di dalamnya.

Sebelum membahas contoh surat kenaikan gaji dari perusahaan, ternyata ada langkah-langkah untuk menulis surat kenaikan gaji. Yuk perhatikan 6 langkah berikut:

1. Ketahui Bagian-Bagian Surat 

Langkah pertama dalam menulis surat kenaikan gaji adalah mengetahui bagian-bagian dari surat.

Karena biasanya surat kenaikan gaji hanya 1 lembar, maka dengan mengetahui bagian-bagian dari surat kamu bisa membuat susunan atau penataan yang efektif menyesuaikan dengan isi surat. 

Jika kamu membuat surat kenaikan gaji untuk puluhan bahkan ratusan karyawan, maka kamu bisa mempertimbangkan untuk membuat template surat. 

2. Personalisasi Surat Untuk Penerima

Ketika menulis surat pemberitahuan kenaikan gaji, pastikan kamu mempersonalisasi bagian penerima dengan nama karyawan yang benar. Jangan sampai salah menulis jabatan ataupun panggilan, misal dari Ibu menjadi Bapak, atau sebaliknya. 

Dengan melakukan personalisasi, karyawan akan merasa dihargai karena surat kenaikan gaji tersebut benar ditujukan untuk mereka dan merupakan arsip yang bisa disimpan jika ada kebutuhan yang mengharuskan mereka melampirkan bukti surat keputusan kenaikan gaji dari perusahaan. 

3. Buat Kalimat Pengantar Singkat

Langkah ketiga saat kamu membuat surat kenaikan gaji adalah membuat kalimat pengantar singkat yang terdiri dari 1-3 kalimat sebagai kata pembuka surat. 

Kamu dapat memulainya dengan menuliskan periode evaluasi performa kerja dan apa saja kriteria penilaiannya. Pastikan juga karyawan dapat mengecek apakah jumlah gaji yang baru ini melalui surat kenaikan gaji sudah terlaksana pada periode yang ditentukan. Jika belum, bisa menghubungi HR untuk bantuan lebih lanjut.

4. Tuliskan isi Surat

Di bagian isi surat kenaikan gaji, kamu dapat menuliskan nama, jabatan, divisi, nomor induk karyawan, nominal gaji lama, jumlah kenaikan gaji, nominal gaji baru, dan waktu kebijakan ini akan mulai terlaksana. 

Kamu dapat menuliskan juga kontribusi apa saja yang sudah karyawan berikan ke perusahaan sehingga mereka berhak mendapatkan besaran kenaikan gaji tersebut dan harapan perusahaan untuk karyawan setelah gaji sudah dinaikkan.

5. Tutup Surat dengan Penutup Singkat

Setelah itu buatlah kalimat penutup pada surat kenaikan gaji dengan memberitahukan bahwa surat penyesuaian gaji karyawan ini bersifat rahasia dan tidak untuk disebarkan ke publik.

Sampaikan juga terima kasih kepada karyawan yang telah berkontribusi untuk kemajuan perusahaan, kemudian tutup surat pemberitahuan kenaikan gaji karyawan secara profesional.

6. Cek Ulang dan Revisi Surat Tersebut

Langkah terakhir adalah dengan membaca ulang surat kenaikan gaji tersebut, apakah bahasa yang digunakan sudah pas, apakah tanda baca sudah benar, dan apakah format dari surat penyesuaian gaji karyawan ini sudah sesuai dengan petunjuk dari SOP perusahaan. 

Pada bagian ini kita akan membahas dua tipe surat kenaikan gaji. Contoh surat kenaikan gaji pertama adalah contoh surat kenaikan gaji untuk karyawan secara umum. Sementara contoh kedua merupakan contoh surat kenaikan gaji karyawan yang memperoleh promosi atau kenaikan jabatan:

1. Contoh Surat Kenaikan Gaji Karyawan (Umum)

2. Contoh Surat Kenaikan Gaji Karyawan (Promosi)

Di bawah adalah contoh surat kenaikan gaji untuk karyawan yang memperoleh promosi atau kenaikan jabatan:

Kesimpulan

• Surat kenaikan gaji adalah dokumen yang diberikan perusahaan ke karyawan untuk menyatakan besaran kenaikan gaji yang diterima beserta dengan detail lainnya seperti kapan kenaikan gaji tersebut berlaku dan penyesuaian tunjangan (jika ada).
• Alasan perusahaan memberikan kenaikan gaji adalah untuk menyesuaikan standar kebutuhan hidup yang terus meningkat, meningkatkan motivasi dan produktivitas karyawan, diiringi dengan memperhatikan kondisi keuangan perusahaan.
• Cara menulis surat pemberitahuan kenaikan gaji karyawan adalah dengan mengetahui bagian-bagian surat, membuat outline, mempersonalisasi penerima, membuat kalimat pengantar, menulis isi surat, membuat kalimat penutup, dan membaca ulang serta melakukan revisi jika diperlukan.
• Contoh surat kenaikan gaji karyawan ada yang untuk umum dan ada pula untuk promosi atau kenaikan jabatan. 

CakeResume adalah situs lowongan kerja yang banyak peminatnya dengan jutaan pengguna dari seluruh Indonesia. Pasang lowongan kerja gratis untuk 3 loker pertamamu dan temukan kandidat berkualitas di CakeResume! Atau hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.

--- Ditulis Oleh Leony Jardine  ---