Mengenal Analisis Beban Kerja, Metode untuk Tingkatkan Performa Karyawan

Dalam mengelola suatu perusahaan, pemimpin tentu harus tahu bagaimana beban kerja  masing-masing karyawannya. Nah, beban kerja ini nantinya perlu dianalisis untuk mengetahui apakah setiap karyawan memiliki beban kerja yang sesuai dengan jabatannya saat ini. Selain itu, analisis beban kerja adalah penting digunakan untuk mengetahui berapa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu target.

Pemimpin atau owner suatu bisnis dapat mendelegasikan proses analisa ini pada Human Resource. HR wajib memasukkan proses analisis beban kerja ini sebagai bagian perencanaan SDM. 

Dalam dunia kerja, Analisis Beban Kerja disebut juga sebagai Workload Analysis (WLA). WLA adalah metode yang dipakai perusahaan untuk mengukur porsi beban kerja masing-masing karyawannya. Tentunya, metode ini tidak hanya asal hitung melainkan dilakukan secara terstruktur.

Ada beberapa faktor yang digunakan perusahaan sebagai tolok ukur, salah satunya adalah jabatan atau posisi karyawan. Misalnya saja, seorang karyawan part-time dengan full-time jelas memiliki beban kerja yang berbeda. Kemudian, manager dan staff operasional juga memiliki beban kerja yang tidak sama. 

Jika kamu adalah pemilik perusahaan, manajer, ataupun HR, kamu dapat menerapkan metode ini di perusahaan. Analisa beban kerja adalah cara yang dapat digunakan petinggi perusahaan untuk membantu mereka menumbuhkan SDM maupun bisnis. 

Tidak ada ruginya melakukan analisis beban kerja. Bahkan, ada banyak sekali manfaat analisis beban kerja yang bisa kamu peroleh. Menurut Peraturan Kementerian Keuangan Tahun 2016 Nomor 175/PMK.01/2016 mengenai Beban Kerja, tersebutkan beberapa manfaatnya. Antara lain: 

• Analisis beban kerja dapat membantu Anda menjaga performa kerja karyawan. Jadi, dengan analisa beban kerja, sangat mungkin untuk membantu HR membenahi porsi beban kerja karyawan yang terlalu banyak. Beban kerja yang sesuai jabatan dan kemampuan dapat membuat staff mengeksekusi pekerjaannya dengan baik.
• Analisis beban kerja dapat digunakan sebagai bahan pendukung untuk mengetahui keseimbangan antara jumlah sumber daya yang dimiliki serta beban kerja.
• Dapat digunakan untuk mengukur kesehatan organisasi dalam suatu perusahaan. 
• Dapat digunakan sebagai acuan untuk menyempurnakan program pengembangan dan pelatihan.
• Hasil dari Analisis Beban Kerja bisa digunakan sebagai pedoman standar beban kerja atau kenaikan jabatan. 
• Hasil dari Analisis Beban Kerja juga bisa digunakan untuk meningkatkan kinerja kelembagaan.
• HR bisa menggunakan hasil dari Analisis beban kerja untuk menyempurnakan sistem dan prosedur kerja perusahaan.

Ketika Anda ingin melakukan analisis beban kerja, ada beberapa metode yang perlu Anda pahami. Setidaknya, ada 3 tahapan Analisis Beban Kerja, yaitu observasi, wawancara dan pengajuan pertanyaan. Masing-masing tahapan tersebut dilaksanakan dengan cara yang berbeda. Sebagai HR, kamu perlu mempelajari bagaimana inti dari metode tersebut sebelum mempraktikkannya.

1. Metode Observasi

Sesuai namanya, metode Observasi dilakukan dengan melihat secara langsung bagaimana kinerja dari setiap karyawan. Dengan langkah ini, akan diketahui apakah setiap karyawan mendapatkan beban kerja yang merata sesuai dengan jabatan dan posisi. 

Observasi perlu dilakukan HR dengan cara terjun langsung ke lapangan untuk memantau setiap karyawan. Jelasnya, metode ini perlu dilakukan berulang kali untuk mendalami kinerja setiap karyawan dan faktor yang mendukung hal tersebut terjadi.

Metode ini membantu HR untuk bisa melakukan penanganan sesegera mungkin. Selain itu, HR dapat melihat karyawan mana yang memiliki kinerja terbaik dan terburuk. Nantinya, HR dapat memasukkan karyawan terbaik tersebut dalam daftar promosi jabatan. Juga mempertimbangkan apakah karyawan kinerja buruk bisa diberikan pelatihan tertentu.

2. Metode Wawancara

Apabila sebagai HR kamu telah melakukan metode observasi namun belum yakin dengan hasilnya, maka selanjutnya Anda bisa mencoba metode wawancara. Sesuai dengan namanya, langkah yang perlu dilakukan adalah melakukan komunikasi dua arah dengan karyawan.

Agar hasil wawancaranya berjalan lancar, siapkan beberapa daftar pertanyaan yang perlu dilemparkan. Kemudian, panggil satu persatu karyawan dan lakukan wawancara secara tertutup guna melindungi privasi karyawan tersebut.

3. Metode Pertanyaan

Berbeda dengan metode wawancara yang memerlukan komunikasi dua arah, metode pertanyaan dilakukan dengan cara melontarkan pertanyaan lewat kuesioner pada setiap karyawan, dengan isian beberapa pertanyaan dalam poin-poin.

Teknik ini dapat membantu HR memperoleh jawaban dengan cepat. Hasilnya, perusahaan bisa melihat karyawan mana yang punya kualitas bagus secara kejujuran, skill atau performa. 

HR dapat menggunakan cara menghitung abk berikut ini untuk menghitung beban kerja setiap karyawan.

1. Konkret

Cara menghitung beban kerja konkret dilakukan dengan cara mengumpulkan informasi terlebih dahulu guna mendapatkan hasil yang valid. Informasi yang dimaksud sendiri antara lain adalah:

• Rincian tugas dan jabatan
• Jumlah waktu untuk menuntaskan satu tugas
• Satuan hasil kerja
• Target kerja
• Volume kerja
• Waktu kerja efektif

2. Abstrak

Menghitung beban kerja dengan cara Abstrak juga memerlukan beberapa informasi. Diantaranya adalah:

• Jumlah waktu untuk menyelesaikan tugas
• Rincian tugas dan jabatan
• Frekuensi tugas dan jabatan
• Waktu kerja efektif
• Pengukuran kerja dari beban kerja konkret
• Durasi penyelesaian tugas

Sementara itu, ada juga rumus beban kerja sederhana yang secara umum digunakan HR untuk menghitung beban kerja.

Hitung menggunakan rumus beban kerja ini, kemudian jumlahkan keseluruhan isi kerja karyawan untuk memperoleh hasil dari isi kerja jabatan dan isi kerja unit menggunakan satuan orang jam.

Nah, berikut ini adalah perhitungan empat waktu kerja yang dianggap efektif. Diantaranya:

• Per hari: 6,416 jam x 1 hari kerja = 385 menit
• Per minggu: 6,416 jam x 5 hari kerja = 1924,8 menit
• Per bulan: 6,416 x 20 hari kerja = 7699,2 menit

Per tahun: 6,416 x 240 hari kerja = 92390,4

Angka 6,416 jam diperoleh dari jumlah jam kerja efektif karyawan di Indonesia. Dimana menurut Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 175/PMK.01/2016, jam kerja efektif nya adalah 6 jam 25 menit per hari.

Setelah mengetahui bagaimana perhitungan beban kerja dilakukan, langkah selanjutnya adalah menggunakan tips di bawah untuk membantu menganalisa beban kerja dengan mudah. 

1. Kumpulkan data beban kerja yang akurat

Dalam menerapkan Analisis Beban Kerja, sebagai HR kamu perlu memilah data mana yang sekiranya akurat. Salah satu caranya adalah menggunakan alat time tracker untuk mengukur berapa waktu proyek dan kegiatan yang terselesaikan. Juga membantu HR menentukan pembagian pekerjaan tanpa membuat karyawan tertekan.

2. Gunakan data dan metriks

Seluruh data beban kerja tersebut perlu dicatat dalam bentuk matriks agar lebih mudah melihat progress setiap karyawan dari waktu ke waktu. Informasi yang dapat ditulis antara lain adalah waktu penyelesaian pekerjaan sesuai kemampuan, garis performa karyawan serta deadline setiap pekerjaan.

3. Dapatkan feedback dari karyawan

Penting untuk melibatkan karyawan dalam proses analisis beban kerja. Beberapa caranya adalah dengan memberikan kuesioner, focus group discussion, atau diskusi tatap muka satu per satu. Sebagai HR, kamu bisa menanyakan apa saja kendala dalam bekerja, serta faktor urusan pribadi apa yang mempengaruhi kinerja.

4. Tinjau dan sesuaikan analisis beban kerja

Kemudian, penting juga meninjau secara berkala analisis beban kerja kamu bisa menyesuaikan beban kerja dengan jabatan karyawan. Tinjauan ini perlu dilakukan berulang-ulang dan diperbarui secara berkala. 

Kesimpulan

Analisis beban kerja merupakan salah satu cara yang digunakan HR untuk mengelola SDM dalam suatu perusahaan. Jika kamu adalah HR dan perlu menggunakan metode ini, silahkan simak kesimpulannya berikut ini:

• Pertimbangkan menggunakan tools seperti time tracker dalam proses analisis beban kerja. Cara ini bisa dilakukan untuk memangkas waktu.
• Gunakan metrik data dalam penulisan laporan analisis beban kerja agar kamu bisa memantau progres setiap karyawan.
• Metode observasi, wawancara, dan pertanyaan memiliki kelebihannya masing-masing. Kamu dapat memilih mana yang sekiranya cocok dengan karakteristik karyawan di perusahaan.

Ingin rekrut karyawan yang berkualitas? Pasang loker gratis untuk 3 iklan lowongan kerja pertamamu di CakeResume. Ikuti juga blog kami untuk mendapatkan tips dan tutorial bermanfaat seputar perekrutan, atau langsung saja hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.

--- Ditulis Oleh Izzul Millati ---