Mẫu biên bản bàn giao công việc đơn giản mới nhất 2023

Khi hợp đồng lao động kết thúc vì lý do chủ động hoặc bị yêu cầu thôi việc, người rời khỏi vị trí sẽ có trách nhiệm lập biên bản bàn giao công việc. Việc viết giấy bàn giao công việc không phải ai cũng nắm rõ, vì đây là dạng văn bản đặc thù chỉ sử dụng khi có người tạm dừng công việc để bàn giao cho người khác.

Đôi khi có những trường xin nghỉ việc và không có người thay thế, thậm chí là công ty xoá bỏ vị trí thì không cần làm biên bản bàn giao nghỉ việc. Tuỳ thuộc vào yêu cầu của công ty mà người xin nghỉ việc cần chuẩn bị các tài liệu liên quan đến trách nhiệm và công việc của vị trí đã đảm nhận.

Nếu bạn đang chuẩn bị hồ sơ xin thôi việc, hãy tham khảo thêm bài viết về “đơn xin nghỉ việc”.

Còn trong bài viết này, CakeResume sẽ trình bày kỹ về biên bản bàn giao công việc.

Khi người lao động nghỉ việc hoặc tạm dừng công việc vì lý do nào đó (nghỉ thai sản, chuyển đơn vị công tác, v.v.), một trong những văn bản không thể bỏ qua là biên bản bàn giao công việc. Tài liệu này cần được người rời khỏi vị trí lập trước ngày ký kết tạm dừng công việc để người kế nhiệm nhanh chóng tiếp quản trách nhiệm, giúp tránh những khó khăn có thể gặp phải trong quá trình chuyển giao.

Nội dung chủ yếu của văn bản bàn giao công việc là liệt kê và tổng hợp tất cả những tài liệu, dữ liệu, hồ sơ, công cụ làm việc, tài sản công ty giao phó, v.v. cho vị trí đó cũng như những công việc, dự án đã hoàn thành, đang tiến hành hay đã lên cụ thể kế hoạch triển khai.

Một biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc được trình bày cẩn thận, kỹ lưỡng sẽ giúp bảo vệ quyền lợi cho các bên sau khi bàn giao, hạn chế tối đa các xung đột, tranh cãi, nhất là để tránh những tình huống rủi ro cho người rời khỏi vị trí như một số tình huống sau:

• Trường hợp thất thoát tài liệu, tài sản của doanh nghiệp.
• Lộ các hồ sơ, văn bản tối mật liên quan đến vị trí bị xóa bỏ khỏi bộ máy.
• Chiếm dụng tài sản, trang thiết bị, dụng cụ của doanh nghiệp.
• Phát tán bí mật công nghệ hay bí mật kinh doanh gây ảnh hưởng và tổn nhất cho công ty.

1. Bảo đảm form bàn giao công việc chuẩn chỉnh.

Đơn bàn giao công việc cần tuân thủ form chuẩn bao gồm:

• Phần đầu trang chuẩn văn bản hành chính của nhà nước 
• Tiêu đề nêu rõ chức danh hoặc cụ thể về tính chất bàn giao công việc
• Thông tin của ít nhất hai bên là bên bàn giao và bên nhận bàn giao, hoặc bên chứng nhận nếu có. 

Văn bản bàn giao công việc thường được lập thành tối thiểu hai bản có giá trị pháp lý như nhau để mỗi bên có thể giữ được bản gốc có chữ ký và dấu mộc của công ty. Nếu công ty hoặc vị trí đặc thù có mẫu bàn giao công việc cụ thể thì cần ưu tiên tham khảo và sử dụng.

2. Đính kèm file bàn giao công việc cần thiết.

Trong nội dung bàn giao công việc, nếu có nhiều tài liệu quan trọng đi kèm thì người bàn giao cần chuẩn bị cả các loại giấy tờ, hồ sơ đó. Bên cạnh đó, người nhận bàn giao cũng cần kiểm tra lại các file đính kèm văn bản bàn giao công việc.

3. Sử dụng văn phong chuẩn mực, chú thích rõ ràng.

Biên bản bàn giao công việc được lập luôn yêu cầu văn phong sử dụng trang trọng và thể hiện thái độ nghiêm túc, chuyên nghiệp. Cụ thể là:

• Không có sự phân biệt giữa biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc hay biên bản bàn giao chức vụ khi thuyên chuyển công tác, hay để hưởng chế độ nghỉ sinh.
• Nếu trong biên bản bàn giao công việc có các thuật ngữ, mã số, ký hiệu, v.v. cần có chú giải rõ ràng cho từng mục.
• Có thể lập một văn bản phụ đính kèm nếu nội dung dài và phức tạp.

--- Tác giả bài viết: Moon Tran ---