5 Contoh Surat Peringatan (SP) untuk Karyawan yang Baik dan Benar

Apa itu Surat Peringatan
Apa itu Surat Peringatan

Pernahkah kamu mendengar kata SP-1, SP-2, atau SP-3? Apakah kamu tahu apa itu SP? Tepat sekali jika kamu menebak SP adalah singkatan dari surat peringatan. 

Bagi kamu yang akan bekerja atau sudah bekerja, sangat penting untuk mengetahui lebih detail mengenai apa itu surat peringatan.

Surat peringatan kerja (SP) merupakan sebuah dokumen tertulis yang biasanya diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang dianggap melanggar peraturan kantor. Surat peringatan kerja diberikan dengan tujuan supaya karyawan bisa memperbaiki diri dan tidak mengulang kesalahan yang sama. 

Di artikel kali ini, CakeResume akan membahas lebih detail mengenai surat teguran karyawan, aturan surat peringatan kerja di Indonesia, format membuat surat peringatan kerja yang baik dan benar, contoh-contoh surat SP, beserta hak-hak karyawan yang terkena PHK.

Mari kita simak!

Apa itu Surat Peringatan Kerja?

Pada dasarnya, surat teguran karyawan merupakan pemberitahuan formal yang dikeluarkan pimpinan perusahaan kepada karyawan yang telah melakukan pelanggaran. SP dalam pekerjaan ini juga menjadi hal penting bagi perusahaan untuk dapat menjalankan fungsi perusahaan dengan baik.

➡️ Surat SP karyawan umumnya diberikan pada pelanggaran:

  • Sering absen tanpa pemberitahuan
  • Sering terlambat bekerja
  • Tidak memenuhi tanggung jawab pekerjaan
  • Kinerja yang buruk
  • Melakukan hal atau perilaku tidak pantas di dalam perusahaan
  • Mengambil atau menyalahgunakan sumber daya perusahaan
  • Mengabaikan kebijakan perusahaan
  • Lain-lain

Biasanya, surat peringatan untuk karyawan akan diberikan setelah pimpinan perusahaan memberikan teguran secara lisan. Jika teguran tersebut diabaikan, maka pimpinan akan memberikan surat teguran karyawan dengan maksud supaya karyawan yang bersangkutan bisa mengevaluasi diri dan tidak melakukan pelanggaran yang sama. 

Surat SP karyawan juga menjadi tahapan pembinaan perusahaan atau teguran sebelum menjatuhkan pemutusan hubungan kerja (PHK) kepada karyawan yang bersangkutan. Sehingga, jika karyawan sudah diberi surat peringatan kerja, ini berarti kesalahan yang dilakukan sudah dianggap sangat serius. 

Setelah mengetahui seberapa pentingnya surat peringatan karyawan, mari kita pahami bagaimana aturan pemberian SP dalam pekerjaan

Aturan Pemberian Surat Peringatan untuk Karyawan di Indonesia

Di Indonesia, pemberian surat peringatan untuk karyawan mengacu pada Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan pada pasal 161

➡️ Poin-poin penting yang mengacu pada UU Ketenagakerjaan pasal 161 adalah:

  1. Perusahaan hanya dapat melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK), setelah karyawan yang bersangkutan diberikan surat peringatan kerja.
  2. Surat peringatan kerja diberikan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran secara berurutan (surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga).
  3. Surat peringatan untuk karyawan yang diberikan berlaku paling lama 6 bulan terhitung dari tanggal penerbitannya, kecuali sudah disepakati di perjanjian kerja.

Maka dalam hal ini, jika karyawan melakukan pelanggaran, pihak perusahaan tidak dapat memecat mereka secara langsung. Perusahaan akan memberikan peringatan secara bertahap, mulai dari teguran lisan, surat peringatan pertama (SP1), hingga surat peringatan kedua (SP2).

Jika karyawan masih melakukan kesalahan yang sama ataupun tidak bisa ditoleransi perusahaan, maka perusahaan akan mengeluarkan surat peringatan ketiga (SP3). SP3 dianggap sebagai teguran terakhir atau juga berfungsi sebagai surat pemutusan hubungan kerja karyawan yang bersangkutan. 

Walaupun begitu, perlu diperhatikan bahwa keputusan masa berlaku pemberian SP, ataupun jenis-jenis pelanggaran juga bergantung dari perjanjian kerja bersama atau peraturan perusahaan. Sehingga, sangat penting untuk memperhatikan aturan-aturan yang sudah disepakati, terutama mengenai SOP pemberian surat peringatan kerja di perusahaan kamu bekerja

Format Surat SP Karyawan

Bagaimana cara membuat surat peringatan? Bagaimana format surat peringatan yang baik?

Mari kita cari tahu bersama CakeResume!

Format surat peringatan kerja biasanya mirip dengan surat-surat formal lainnya. Berikut hal-hal yang perlu dicantumkan untuk membuat surat SP karyawan:

1. Kepala surat

  • Logo, nama, alamat, dan kontak perusahaan
  • Nomor penerbitan surat
  • Perihal diterbitkannya surat. Dalam hal ini biasanya ditulis “SURAT PERINGATAN”

2. Isi surat

  • Informasi mengenai karyawan: nama lengkap, jabatan, dan divisi
  • Penjelasan mengenai pelanggaran apa saja yang dilakukan
  • Penjelasan mengenai hukuman yang diberikan beserta jangka waktunya

3. Penutup surat

  • Kalimat penutup, dapat dijelaskan kembali alasan karyawan yang bersangkutan diberikan surat peringatan kerja
  • Tempat dan tanggal surat dibuat
  • Nama dan jabatan pembuat surat beserta tanda tangan. Biasanya juga dilampirkan materai

    Pada dasarnya, format surat peringatan karyawan akan dibuat secara singkat, padat, dan jelas. Selain itu isi surat teguran karyawan akan langsung membicarakan inti dari peringatan yang diberikan sesuai dengan pelanggaran yang dilakukan seorang karyawan.

    Mari kita simak beberapa contoh surat peringatan berikut ini.

    5 Contoh Surat Teguran Karyawan yang Baik dan Benar

    1. Contoh Surat Teguran Karyawan

    Contoh Surat Teguran
    Contoh Surat Teguran

    2. Contoh Surat Peringatan 1 (SP 1) Word/PDF

    Contoh Surat Peringatan Doc/word
    Contoh Surat Peringatan Doc/PDF/Word

    3. Contoh Surat Peringatan 2 (SP 2)

    Contoh Surat SP 2
    Contoh Surat SP 2/Surat Peringatan Karyawan

    4. Contoh Surat Peringatan Kerja 3 (SP 3)

    Tribun Network
    Ruko Jaya Permai 5A. Jakarta Utara
    Telp. (021) 78451697 - Fax. (021) 78451698

    SURAT PERINGATAN KE-TIGA (SP 3)
    Nomor: 152/SP3/2019


    Surat peringatan ketiga (SP 3)/PHK ditujukan kepada

    Nama : Fredi Saputra
    Jabatan : Online Editor

    Bersama ini, perusahaan memberikan Surat Peringatan Ketiga (SP 3). Sekaligus pula disampaikan sebagai Surat Pemutusan Hubungan Kerja. Kami mengeluarkan surat ini atas dasar ketidakdisiplinan yang telah dilakukan oleh Saudara Fredi Saputra secara berturut-turut selama 6 bulan terakhir.

    Kami memohon maaf karena dengan sangat terpaksa menjatuhkan Pemutusan Hubungan Kerja kepada Saudara Fredi Saputra. Keputusan ini dibuat sehingga kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik dan semestinya. 

    Sehubungan dengan ini pula, honor Saudara Fredi Saputra akan diberikan pada akhir bulan pada tanggal 30 April 2019. 

    Demikian Surat Peringatan Kerja Ketiga (SP 3) dibuat supaya diperhatikan dengan seksama dan ditaati oleh yang bersangkutan.

    Jakarta, 20 April 2019
    Tribun Network

    Edi Cahyadi
    Direktur

    Contoh Surat Surat Peringatan (SP) 3

    5. Contoh Surat Peringatan Pertama untuk Guru

    SMAK 1 Jakarta
    Jl. Kepala Puan 100, Jakarta Utara
    (021) 45949404

    Jakarta, 08 Juni 2021

    Nomor: SP/003/06/2021
    Perihal: Peringatan
    Lampiran: -

    Kepada Yth.
    Ibu Salma Azahra
    Guru Bahasa Inggris
    di Tempat

    Dengan hormat,

    Mengacu pada peraturan yang berlaku di SMAK 1 Jakarta bahwa ketidakhadiran seorang guru tanpa keterangan memiliki toleransi maksimal 2 (dua) hari dalam satu bulan. Jika, seorang guru absen lebih dari 2 (dua) hari tanpa keterangan, maka pihak sekolah dapat mengeluarkan surat peringatan pertama. 

    Berdasarkan hasil rekap absensi pada bulan Juni, menunjukan bahwa Ibu Salma Azahra tidak datang bekerja tanpa adanya kabar ataupun keterangan yang jelas selama 5 hari pada tanggal 1, 2, 5, 6, 7 Juni 2021. Hal ini berarti telah melanggar peraturan sekolah yang sudah ditetapkan. Hal ini juga sangat merugikan pihak sekolah dan murid-murid anak didiknya.

    Oleh sebab itu, Ibu Salma Azahra akan diberikan sanksi berupa SP1 yang berlaku 3 bulan sejak terbitnya surat ini. Dan apabila melakukan pelanggaran lagi, maka akan dikenakan sanksi yang lebih berat.

    Demikian surat peringatan ini dibuat untuk dapat dijadikan acuan untuk evaluasi diri. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

    Mengetahui,
    Kepala SMAK 1 Jakarta

    Bambang Susilo

    Contoh Surat Peringatan (SP) untuk Guru

    Hak Karyawan Jika Terkena PHK

    Lalu bagaimana dengan PHK? Apa hak-hak yang diperoleh karyawan yang terkena PHK?

    Aturan mengenai pemutusan hubungan kerja dan hal-hak karyawan juga dimuat dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan pasal 161. Hak-hak yang dapat diperoleh karyawan yang terkena PHK, di antaranya:

    1. Uang Pesangon

    Uang pesangon merupakan pembayaran yang diterima karyawan oleh dikarenakan adanya pemutusan hubungan kerja. 

    ➡️ Perhitungan besarnya uang pesangon, berdasarkan UU nomor 11 tahun 2020 pasal 156 ayat 3:

    • Masa kerja kurang dari 1 tahun, mendapatkan 1 bulan upah
    • Masa kerja 1 sampai 2 tahun, mendapatkan 2 bulan upah
    • Masa kerja 2 sampai 3 tahun, mendapatkan 3 bulan upah
    • Masa kerja 3 sampai 4 tahun, mendapatkan 4 bulan upah
    • Masa kerja 4 sampai 5 tahun, mendapatkan 5 bulan upah
    • Masa kerja 5 sampai 6 tahun, mendapatkan 6 bulan upah
    • Masa kerja 6 sampai 7 tahun, mendapatkan 7 bulan upah
    • Masa kerja 7 sampai 8 tahun, mendapatkan 8 bulan upah
    • Masa kerja 8 tahun atau lebih, mendapatkan 9 bulan upah

    2. Uang Penghargaan Masa Kerja (UPMK)

    Uang Penghargaan Masa Kerja, atau UPMK merupakan bentuk penghargaan kepada karyawan terhadap jasa-jasa yang diberikan selama masa karyawan bekerja

    ➡️ Perhitungan besarnya UPMK, berdasarkan UU nomor 11 tahun 2020 pasal 156 ayat 3 adalah sebagai berikut:

    • Masa kerja 3 sampai 6 tahun, mendapatkan 2 bulan upah
    • Masa kerja 6 sampai 9 tahun, mendapatkan 3 bulan upah
    • Masa kerja 9 sampai 12 tahun, mendapatkan 4 bulan upah
    • Masa kerja 12 sampai 15 tahun, mendapatkan 5 bulan upah
    • Masa kerja 15 sampai 18 tahun, mendapatkan 6 bulan upah
    • Masa kerja 18 sampai 21 tahun, mendapatkan 7 bulan upah
    • Masa kerja 21 sampai 24 tahun, mendapatkan 8 bulan upah
    • Masa kerja 24 tahun atau lebih, mendapatkan 10 bulan upah

    3. Uang Penggantian Hak (UPH)

    Yang terakhir adalah UPH, upah yang diterima karyawan sebagai pengganti hak-hak karyawan yang belum pernah diambil selama masa bekerja

    ➡️ UPH yang dapat diterima karyawan berdasarkan UU nomor 11 tahun 2020 pasal 156 ayat 3, berupa:

    • Cuti tahunan yang belum diambil dan masih berlaku
    • Biaya transportasi karyawan untuk pulang ke tempat asal diterima bekerja
    • Penggantian perumahan, serta pengobatan dan perawatan ditetapkan 15% dari uang pesangon dan/atau uang penghargaan masa kerja bagi yang memenuhi syarat
    • Hal lain yang ditetapkan dalam peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.

    Semoga kamu sudah paham apa itu surat pengertian serta memahami seberapa pentingnya SP dalam pekerjaan. 

    Kesimpulan

    • Surat peringatan karyawan akan diberikan jika karyawan dianggap melakukan pelanggaran terhadap perjanjian kerja ataupun peraturan perusahaan.
    • Surat SP karyawan ini bertujuan supaya karyawan yang bersangkutan tidak melakukan kesalahan yang sama. 
    • Perusahaan akan memberikan teguran secara bertahap seperti teguran lisan, surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga. 
    • Selama masa berlakunya surat teguran karyawan, biasanya perusahaan juga akan melakukan komunikasi terus menerus kepada karyawan sehingga pemutusan hubungan kerja tidak perlu dilakukan. 
    • Jika pemutusan hubungan kerja terjadi, maka hak-hak yang bisa bisa diterima adalah, uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak.
    • Perlu diingat untuk memperhatikan perjanjian kerja dan peraturan perusahaan di tempat kamu bekerja. 

    Semoga kamu tetap dapat terus memberikan performansi yang baik dalam pekerjaan ya. Semangat!

    Cari karyawan untuk perusahaan Anda? Pasang iklan lowongan kerja di CakeResume! GRATIS untuk 3 loker pertama! 🎉

    --- Ditulis oleh: Fiorency Santoso ---

    Kami ingin menjawab pertanyaan Anda. Dapatkan demo online yang dipersonalisasi untuk memenuhi kebutuhan rekrutmen Anda:
    1. Temukan dan tarik kandidat terbaik
    2. Rekrut dalam waktu singkat
    3. Kelola proses rekrutmen Anda dalam satu sistem

    Resume Builder

    Build your resume only in minutes!

    Plus d'Articles qui pourraient vous intéresser

    Latest relevant articles
    Interview Skills
    mai 7ème 2024

    5 Cara Menjawab Berapa Gaji yang Anda Inginkan dalam Interview!

    Pernah ditanya "Berapa gaji yang Anda inginkan?" saat interview? Ini tips dan contoh jawabannya.