Mengenal Delegasi: Definisi, Manfaat, Kesulitan, dan Jenisnya

Apakah kamu pernah mendengar kata delegasi? Biasanya ketika ada karyawan resign, tugas dan tanggung jawabnya, akan didelegasikan kepada karyawan lain dalam tim yang sama. Namun, pengertian delegasi tidak sesempit itu kok. Kamu bisa menemukan arti delegasi dalam aktivitas bekerja sehari-hari.

Dalam sebuah organisasi atau perusahaan, pembagian tugas sangatlah penting. Pembagian atau pemindahan tugas ini disebut sebagai delegasi. Mendelegasikan artinya ketika seorang manajer memindahkan tanggung jawab atau pekerjaan tertentu kepada anggota yang memiliki keterampilan sesuai dengan pekerjaan tersebut.

Pendelegasian tugas juga sering dilakukan dalam kegiatan sehari-hari loh. Contohnya ketika membersihkan rumah, ibu akan delegasi tugas kepada anak untuk bersih-bersih, mengelap, atau merapikan mainan. Dengan demikian, pekerjaan rumah bisa lebih cepat selesai dan anak belajar tanggung jawab untuk merapikan barang pribadinya. 

Sebelum mengenal lebih dalam mengenai manfaat delegasi dan tugas delegasi, mari kita cari tahu terlebih dahulu apa itu delegasi. Delegasi adalah tindakan pemberian wewenang atau tanggung jawab yang biasanya dilakukan oleh atasan, kepada anggota tim, supaya pekerjaan bisa berjalan efektif dan efisien. Mendelegasikan pekerjaan kepada bawahan bisa juga disebut dengan pemberian tanggung jawab dan kepercayaan dari seorang atasan kepada bawahannya. 

Secara sederhana pengertian delegasi adalah seseorang yang dipercaya untuk menjalankan tugas tertentu, agar kegiatan operasional perusahaan berjalan lancar.

Pendelegasian wewenang adalah hal yang tidak mudah dan terdapat berbagai tantangan. Namun, tantangan-tantangan ini dapat dihadapi. Agar memastikan proses pendelegasian tugas berjalan efektif, manajer dapat menerapkan lima prinsip delegasi tugas.

Apa saja prinsip delegasi? Penjelasan mengenai prinsip-prinsip delegasi adalah sebagai berikut:

1. Memberi Kepercayaan dan Kekuasaan

Kepercayaan merupakan hal yang krusial dalam proses delegasi tugas. Tanpa kepercayaan, delegasi tidak akan berjalan lancar. Setiap manajer biasanya akan memahami kemampuan setiap anggota timnya. Kemudian bisa memberikan kekuasaan dan tanggung jawab atas tugas tertentu yang diberikan.

2. Fokus Kepada Hasil

Prinsip selanjutnya dari pendelegasian wewenang berfokus pada hasil, bukan pada prosedur atau proses. Dengan ber fokus pada hasil, manajer bisa menentukan tujuan yang diinginkan dan karyawan bisa memahami standar kerja yang diharapkan. Karyawan juga diharapkan bisa memilih metode kerja yang paling sesuai untuk mencapai tujuan yang ditentukan.

3. Memonitor Perkembangan

Tujuan delegasi adalah memacu kinerja tim dan membantu mencapai tujuan dengan lebih cepat. Untuk itu, seorang manajer harus bisa memantau setiap perkembangan dalam kurun waktu ke waktu. Aksi pemonitoran perkembangan dari delegasi tugas juga bisa berupa umpan balik yang membangun, supaya tim bisa terus berkembang.

4. Mengalokasikan Tugas dan Tanggung Jawab

Pengalokasian tugas atau wewenang adalah hal yang harus dilakukan manajer sebelum mendelegasikan tanggung jawab kepada anggota tim. Manajer harus memastikan bahwa pembagian tugas sudah sesuai porsi kinerja masing-masing, adil, dan seimbang, sehingga tidak ada anggota tim yang bekerja berlebihan. 

5. Akuntabilitas

Akuntabilitas adalah bentuk tanggung jawab dari delegasi tugas yang diberikan atasan kepadanya. Selain itu, sang penerima tugas juga wajib membuat rincian kinerja, halangan, dan pencapaian sebagai bahan evaluasi untuk pendelegasian tugas selanjutnya.

Setelah mengetahui apa yang dimaksud dengan delegasi, kamu jadi lebih memahami bahwa pendelegasian tugas atau pemberian wewenang adalah sesuatu yang pasti dilakukan manajer kepada bawahannya. Hal ini dilakukan bukan tanpa tujuan dan manfaat. 

Bagi perusahaan, tujuan delegasi tugas tentunya untuk mempercepat tercapainya tujuan perusahaan dalam proses kerja yang lebih efektif. Namun, karyawan yang menerima delegasi tugas juga bisa merasakan manfaat delegasi, lho. 

Selain perlu mengetahui manfaat delegasi, kamu juga harus mengetahui jenis dan contoh delegasi. ? Simak penjelasannya berikut ini ya!

1. Delegasi Umum

Sesuai dengan namanya, delegasi umum merupakan pelimpahan wewenang dari atasan kepada bawahan untuk menjalankan fungsi manajemen secara umum. Seperti mengelola organisasi, perencanaan, maupun pengawasan kinerja perusahaan. Contoh delegasi umum misalnya ketika seorang manajer mendelegasikan tugas kepada bawahan untuk membantunya dalam urusan personalia karyawan.

2. Delegasi Khusus

Berbeda dengan delegasi umum, delegasi khusus adalah pelimpahan wewenang secara khusus dalam kurun waktu tertentu yang sudah ditentukan. Sebelum delegasi tugas, biasanya manajer telah menetapkan batas waktu untuk menyelesaikan tugas. Misalnya ketika product manager mendelegasikan pekerjaan kepada bawahan disebut dengan masa probation selama tiga bulan pertama. 

3. Delegasi Formal

Dalam prinsip ini, mendelegasikan artinya karyawan menjalankan perintah dari manajer berdasarkan struktur perusahaan secara formal. Delegasi formal dijalankan karena memang merupakan bagian dari tugas dan tanggung jawab karyawan tersebut. Misalnya manajer pemasaran memberi target untuk meningkatkan penjualan, maka sudah merupakan tugas dari sales representative untuk menjual lebih banyak produk atau jasa.

4. Delegasi Informal

Prinsip lain dalam delegasi adalah melakukan secara informal tanpa ada pemberian delegasi dari atasan. Dalam hal ini, kamu harus bisa menjelaskan apa perbedaan dari wewenang dan delegasi. Misalnya karyawan divisi desain memiliki wewenang untuk menggunakan peralatan perusahaan seperti kamera. Dalam hal ini, manajer tidak secara langsung memberikan delegasi untuk menggunakan peralatan tersebut.

5. Delegasi Lateral

Arti delegasi lateral adalah penerima delegasi bisa lebih dari satu orang atau bahkan sekelompok orang. Misalnya, manajer divisi business operations meminta bantuan manajer marketing untuk mengumpulkan data penjualan. Namun, akan sulit jika dilakukan sendirian, maka manajer marketing bisa meminta bantuan kepada bagian personalia untuk mengumpulkan data tersebut. 

Meskipun delegasi adalah hal yang harus dilakukan manajer, ada sebagian manajer yang merasa segan ketika mendelegasikan tugas kepada bawahan. Terutama bagi manajer yang baru pertama kali memberikan delegasi tugas.

Oleh karena itu, ada beberapa tantangan delegasi tugas. Namun hal ini wajar terjadi. Jika kamu mengalaminya, kamu perlu belajar dari kesalahan dan berusaha memperbaikinya, ya!

1. Kurangnya Kejelasan Terhadap Tugas

Tidak ada pembagian yang jelas kepada masing-masing karyawan mengenai tugas yang diberikan. Karena tidak adanya kejelasan, delegasi tugas menjadi berantakan. Karyawan akan merasa bingung untuk mengerjakan tugasnya, atau bahkan bisa ada tugas yang terlewatkan.

2. Micromanaging

Mendelegasikan tugas kepada bawahan bisa disebut dengan pembagian tugas yang baik. Namun jika manajer terbiasa mengelola pekerjaan sendiri, maka ia akan merasa kesulitan memberikan delegasi. Karena secara umum, manajer tidak akan memiliki wewenang penuh terhadap pekerjaan tersebut. 

3. Kurangnya Persiapan dan Tim yang Tidak Kompak

Seperti pengertian delegasi di atas, pendelegasian wewenang adalah hal yang dilakukan secara terstruktur untuk tujuan perusahaan. Oleh karena itu, seorang manajer, sebagai pihak yang memberi delegasi harus mempersiapkan dengan matang tugas yang akan didelegasikan. Anggota tim yang menerima delegasi tugas juga harus bertanggung jawab dan bekerja sama dengan baik.

4. Kurangnya Komunikasi

Tantangan selanjutnya adalah komunikasi. Ketika komunikasi tidak berjalan lancar, maka kinerja bisa terganggu atau bahkan tidak mencapai tujuan. Dengan demikian bisa berakibat negatif pada kepercayaan satu sama lain. 

5. Tugas yang Diberikan Terlalu Banyak

Mendelegasikan artinya memberi tugas secara adil dan merata. Hal ini bisa terjadi karena manajer masih belum bisa memahami prioritas pekerjaan yang didelegasikan terlebih dahulu, seperti urutan pekerjaan mana yang seharusnya dikerjakan. Jadi manajer memberikan delegasi tugas secara bersamaan dan malah membuat karyawan kewalahan dengan tugas yang menumpuk.

6. Ekspektasi yang Terlalu Tinggi

Tantangan ini terlihat kecil namun bisa berakibat sangat fatal. Delegasi tugas bisa membawa kegagalan jika manajer memiliki ekspektasi yang terlalu tinggi. Ketika manajer mendelegasikan tugas artinya, ia juga mengubah tujuan, karena anggota tim tidak harus memiliki standar yang tinggi seperti manajer. Jika manajer merasa hanya dirinya yang mampu mengerjakan tugas tersebut, maka segala hasil kerja dari karyawan tidak akan memuaskan.

Untuk mencapai kelancaran dalam delegasi tugas, berikut beberapa tips yang perlu diperhatikan:

1. Mengetahui Kelebihan dan Target Karyawan

Sebelum pendelegasian tugas, kamu harus mengetahui karyawan yang tepat untuk tugas tersebut. Jika kamu merasa bahwa karyawan tersebut bisa mengembangkan tugas dengan baik, pendelegasian wewenang adalah hal yang tepat untuk membantu karyawan kinerja karyawan menjadi lebih baik. 

2. Mengetahui Dengan Jelas Tentang Apa Yang Perlu Didelegasi

Mengapa seorang manajer harus mendelegasikan wewenang dengan jelas? Supaya bukan hanya manajer yang mengetahui tentang tugas yang harus diberikan, tapi penerima tugas juga paham apa yang harus mereka lakukan ketika menerima delegasi tugas. Manajer bisa memberikan tujuan yang jelas, dan langkah apa saja yang bisa dilakukan untuk mencapai tujuan. 

3. Menyiapkan Sumber dan Otoritas yang Tepat

Jika manajer sudah mengetahui dengan jelas apa yang harus didelegasikan, maka bisa mulai menyiapkan apa saja wewenang atau otoritas yang akan diberikan kepada karyawan. Manajer bisa menyediakan sumber yang bisa digunakan untuk menjalankan tugas untuk membantu kinerja karyawan menjadi lebih baik. 

4. Membentuk dan Menetapkan Sistem Komunikasi yang Jelas

Komunikasi yang lancar merupakan kunci kesuksesan delegasi tugas yang baik. Dengan demikian, tidak ada penghalang bagi karyawan untuk diskusi atau bertanya pada atasan dalam mengerjakan tugas. Manajer juga dapat dengan jelas mengetahui kesulitan apa yang sedang dihadapi dan langsung memberi masukan.

5. Menerima Kegagalan

Kegagalan adalah hal yang wajar terjadi dalam organisasi atau perusahaan. Menerima kegagalan merupakan hal penting bagi manajer dengan ekspektasi tinggi. Kegagalan karyawan bukan berarti karyawan gagal menjalankan tugas, tapi dari kegagalan kamu bisa belajar untuk mencoba hal baru dari pendekatan yang berbeda.

6. Memberikan Kritik Membangun dan Meminta Masukan

Ketika delegasi tugas telah selesai, manajer juga selayaknya memberi kritik yang membangun, supaya karyawan bisa memperbaiki kesalahan. Juga, manajer harus berani menerima masukan dari karyawan supaya di masa mendatang, pendelegasian tugas dapat berjalan lebih maksimal.

7. Memberikan Kredit yang Karyawan Sepantasnya Dapatkan

Pekerjaan yang dilalui karyawan tidak sepenuhnya mudah. Karyawan pasti menghadapi berbagai tantangan. Tidak ada salahnya memberikan kredit atas apa yang sudah dilakukan. Dengan pemberian kredit, karyawan akan merasa lebih dihargai atas kerja kerasnya, dan bisa berusaha lebih maksimal untuk membantu manajer mencapai tujuan bersama.

Kesimpulan

Dari penjelasan mengenai apa itu delegasi, kamu bisa menyimpulkan bahwa delegasi adalah proses ketika manajer memindahkan tanggung jawab kepada anggota tim atau karyawan yang tepat. Dalam pelaksanaannya, delegasi mungkin mengalami beberapa kendala, namun manajer harus fokus pada tujuan delegasi yaitu untuk melancarkan kinerja perusahaan.

Pendelegasian tugas sangat penting bagi produktivitas kinerja, karena manajer bisa fokus pada tugas strategis, sedangkan karyawan bisa mengembangkan kemampuan dan keahlian mereka.

Jika kamu ingin memberikan delegasi tugas, ingat untuk menjalankan tips delegasi di atas ya! Semoga berhasil.

--- Ditulis oleh Rachel Vanadya ---