Mẫu đơn xin nghỉ việc tiếng Anh (Resignation Letter) cập nhật 2024

email-xin-nghi-viec-tieng-anh
Cấu trúc email xin nghỉ việc bằng tiếng Anh chuẩn

Quy trình xin nghỉ việc chuẩn chỉnh không thể thiếu việc gửi đơn lên các cá nhân và bộ phận liên quan, dù bạn đang làm việc trong bất kỳ môi trường hay lĩnh vực nào.

Có thể bạn đã biết đơn xin nghỉ việc tiếng Anh là “Resignation Letter”, nhưng bao gồm những nội dung gì và nên viết thế nào cho thuyết phục? Cùng CakeResume tìm hiểu cách viết thư xin nghỉ việc bằng tiếng Anh trong bài viết này nhé!

6 mục cần có trong đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh

1. Tiêu đề

Thay vì viết quá dài dòng và cầu kỳ, bạn chỉ cần ghi “Resignation Letter” ở đầu trang và căn chỉnh bức thư xin nghỉ việc bằng tiếng Anh sao cho hài hòa là được.

Trong trường hợp bạn gửi đơn xin nghỉ việc qua email, tiêu đề mail xin nghỉ việc bằng tiếng Anh (Subject) nên ghi theo mẫu: 

[Họ Tên]_[Bộ phận]_Đơn xin nghỉ việc

2. Thông tin người gửi và người nhận

Đơn xin nghỉ việc tiếng Anh cũng cần tuân theo quy tắc của môi trường doanh nghiệp chuyên nghiệp với đầy đủ thông tin người gửi và người nhận ở phần đầu của đơn, bất kể bạn gửi qua email hay in thành bản cứng.

Các thông tin cần có bao gồm:

  • Ngày, tháng, năm gửi đơn
  • Thông tin người gửi và người nhận với đầy đủ họ tên, chức vụ, bộ phận
  • Tên công ty kèm địa chỉ công ty (Nên có, đặc biệt với công ty có nhiều chi nhánh)

3. Lời chào

Hãy mở đầu đơn xin nghỉ việc tiếng Anh bằng lời chào trang trọng tới người nhận theo mẫu “Dear Mr. / Mrs. [Tên cấp trên của bạn]”. Trong trường hợp bạn gửi đơn tới cả quản lý và bộ phận nhân sự công ty, bạn có thể viết lời chào như sau:

Dear: Mr. Johnathan Nguyen, Head of Finance Dept.
         Mrs. Anh Tran, Head of HR Dept.

4. Nội dung chính

Đây là phần bạn sẽ trình bày ngắn gọn và rõ ràng lý do nộp đơn xin thôi việc. Tùy trường hợp nộp đơn xin nghỉ việc tiếng anh là gì, mà bạn nên chọn cách nói thẳng hoặc khéo léo, chẳng hạn như vì lý do sức khỏe, bạn có thể nói thật, nhưng với lý do nhảy công ty khác, bạn nên "nói giảm nói tránh".

Đừng quên đề cập tới ngày làm việc cuối cùng của mình tại công ty trong đơn xin nghỉ việc tiếng Anh nhé! Tùy vào quy định của từng doanh nghiệp, sẽ có nơi yêu cầu bạn gửi đơn trước ngày nghỉ chính thức tối thiểu từ 2 đến 3 tuần.

Hãy tìm hiểu kỹ nội quy công ty và cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác trong đơn xin thôi việc bằng tiếng Anh của bạn để tránh các hiểu nhầm không đáng có (mà tệ hơn là ảnh hưởng tới hình ảnh chuyên nghiệp bạn cố gắng duy trì bấy lâu nay).

Ví dụ:

Please accept this letter as my formal resignation from my position as a senior payment accountant with XYZ Company. My last day at work will be Friday, 4th November 2022, which is two weeks from today.

Nội dung chính của đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh cũng nên bày tỏ sự tiếc nuối của bạn kèm theo lời cảm ơn tới quản lý và công ty về quãng thời gian gắn bó vừa qua.

Nhưng chớ nên quá “mùi mẫn” vì văn bản này là đơn xin thôi việc chính thức, dùng để lưu vào tài liệu quản lý nhân sự của công ty. Hãy để dành những cảm xúc muốn nói tại buổi tiệc chia tay trong ngày làm việc cuối cùng nhé.

Ví dụ: 

I am grateful for the opportunity to learn and grow as a professional accountant. I always cherish the valuable experiences I had working under your supervision, as well as working with the team.

cach-xin-nghi-viec
Cách xin nghỉ việc khéo léo, chuyên nghiệp

5. Kết đơn

Cuối cùng, để tăng thêm tính lịch sự cho đơn xin nghỉ việc tiếng Anh, bạn nên ngỏ ý sẽ sẵn sàng hỗ trợ nhân viên mới - người sẽ thay thế bạn, hoặc các đồng nghiệp hiện tại trong quá trình chuyển giao công việc nội bộ.

Nếu có bất kỳ tài liệu nào cần bàn giao hoặc bất kỳ thủ tục hành chính nào cần thực hiện theo quy định công ty, đừng quên ghi rõ trong phần kết của đơn. Trong trường hợp bạn không quá tường tận về thủ tục xin nghỉ việc, bạn có thể ghi như sau:

Please let me know if there is anything I should do to make the transition as smooth as possible.

6. Chữ ký

Trước khi ký vào đơn xin nghỉ việc tiếng Anh, hãy viết một dòng kết thúc trang trọng “Sincerely” hay “Thank you for everything” nhé để thể hiện sự chuyên nghiệp nhé. 

Chữ ký email nên dùng:

  • Respectfully,
  • Best regards,
  • With gratitude,  

Chữ ký email không nên dùng:

  • See you!
  • Thanks!
  • Sent from iPhone.

3 mẫu đơn xin nghỉ việc tiếng Anh

Dưới đây là các ví dụ và mẫu đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh chuyên nghiệp để bạn tham khảo.

🔎 Thư xin nghỉ việc bằng tiếng Anh

Resignation Letter

Date, Month, Year

From: [Họ Tên của bạn]
[Tên vị trí công tác], [Tên bộ phận

To: [Họ Tên quản lý cấp trên của bạn]
[Chức vụ], [Tên bộ phận]
[Tên công ty] 
[Địa chỉ công ty]

Dear Mr./Mrs. [Tên quản lý cấp trên của bạn],

Please accept this letter as formal notification that I am resigning from my position as [vị trí làm việc của bạn] with [tên công ty]. My last day will be [DD/MM/YYYY], [số ngày/tuần] days/weeks from today.

Thank you so much for the past [thời gian bạn công tác tại công ty]. I am grateful for the opportunities I’ve had to grow and work with my fellow colleagues. I’ve learned so much from you and I will certainly take your advice with me throughout my career.

Please let me know if there’s anything I can do to help during this transition.

Lastly, I wish the company continued success, and I hope to stay in touch in the future.

Sincerely,
[Tên của bạn]

[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]

🔎 Mẫu email xin nghỉ việc bằng tiếng Anh

Tiêu đề: [Họ và Tên]_Letter of Resignation

Dear Mr./Mrs. [Tên quản lý cấp trên của bạn],

Please kindly accept this email as my formal resignation from [vị trí làm việc của bạn] with [tên công ty]. My last day will be [DD/MM/YYYY], [số ngày/tuần] days/weeks from today. I am thankful for your support and guidance during my time here. I deeply appreciate the valuable experiences I have gained. It has been such a pleasure working with you and the team.

Please let me know how I can help during this transition and make it as smooth as possible.

Best wishes, and thank you for everything,
[Tên của bạn]

🔎 Mẫu email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

Nếu bạn tìm đến bài viết này chỉ để tham khảo cho sau này, còn thực tế thì bạn đang cần đơn xin phép nghỉ làm bằng tiếng Anh, CakeResume có sẵn một mẫu chuẩn chỉnh để bạn dùng ngay đây!

Tiêu đề: [Họ và Tên]_Leave Request

Dear Mr./Mrs. [Tên quản lý cấp trên của bạn],

I'm writing to ask for annual leave in advance. I'd like to take my leave between the following dates: [Thời gian bắt đầu nghỉ và thời gian kết thúc].

I'll be away for [số ngày nghỉ], which is in accordance with the company's annual leave policy. I have discussed my absence with the team and [tên đồng nghiệp] has agreed to cover for me during this time. In emergency situations, you can reach me by phone: [số điện thoại của bạn].

Thank you for considering the above dates for my leave.

Sincerely,
[Tên của bạn]

📍 Tìm hiểu thêm các mẫu đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Việt để áp dụng đúng trường hợp bạn nhé! 

Lưu ý khi viết đơn xin nghỉ việc tiếng Anh

1. Trình bày lý do rõ ràng, ngắn gọn.

Điều này đồng nghĩa với việc bạn không nên đưa ra các thông tin không cần thiết và có thể ảnh hưởng tới mối quan hệ về sau giữa bạn và công ty cũ.

Ngay cả khi lý do bạn rời đi là vì có điều chưa hài lòng với công ty cũ, bất kể là đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh hay tiếng Việt không nên đề cập đến vấn đề này.

ly-do-nghi-viec
Đọc thêm: Lý do xin nghỉ việc nên và không nên sử dụng

2. Cân nhắc thời gian nộp đơn.

Nếu như bạn đã trao đổi với quản lý và công ty theo đúng quy định thì thời gian nộp đơn hoặc gửi mail xin nghỉ việc bằng tiếng Anh một cách chính thức không quá quan trọng.

Lúc này, đơn từ chỉ mang hình thức hoàn thành đủ thủ tục hành chính nhân sự. Còn ở trường hợp ngược lại, tốt nhất bạn nên gửi đơn xin nghỉ việc tối thiểu 3 tuần trước để tránh rắc rối cho các bên. 

3. Đính kèm các tài liệu bàn giao công việc.

Đừng quên tìm hiểu kỹ thủ tục bàn giao công việc và quy định của công ty về quá trình xử lý cũng như các tài liệu bạn cần cung cấp trước khi nghỉ việc nhé!

Nhiều công ty quốc tế sẽ yêu cầu nhân viên đính kèm các tài liệu này vào email gửi đơn xin nghỉ việc tiếng Anh của mình để thuận tiện cho công tác nhân sự. Ngoại trừ trường hợp đặc biệt, các tài liệu (mà đặc biệt là đơn từ và form mẫu) nên ở định dạng PDF.



📍 Kết luận

Một trong những cách xin nghỉ việc "đắc nhân tâm" là tìm được lý do rời khỏi tổ chức chính đáng. Đây được xem là yếu tố quan trọng nhất, cần đưa vào đơn xin nghỉ việc tiếng Anh hoặc tiếng Việt. Bên cạnh đó, việc viết email xin nghỉ đúng cấu trúc cũng rất đáng chú ý. Đặc biệt, với thư xin nghỉ việc bằng tiếng Anh, bạn còn phải kiểm tra kỹ ngữ pháp, chính tả trước khi gửi.

Hy vọng với những mẫu đơn xin nghỉ việc tiếng Anh của CakeResume ở trên, các bạn sẽ giảm bớt áp lực về mặt thủ tục hành chính này nhé!

Đọc thêm: 5 mẫu đơn xin từ chức chuẩn 2023 - tải về miễn phí

CakeResume là một trong các trang web tuyển dụng uy tín, được nhiều doanh nghiệp và ứng viên lựa chọn. Dù bạn đang tìm kiếm chương trình thực tập, việc làm online hay full-time thì đều có thể dễ dàng tiếp cận cơ hội nghề nghiệp mình mong muốn. Tìm kiếm việc làm phù hợp và ứng tuyển ngay hôm nay!

--- Tác giả: Yifang ---

Resume Builder

Build your resume only in minutes!

More Articles you might be interested in

Latest relevant articles
Workplace
May 9th 2024

6 mẫu email trả lời thư mời nhận việc cực chuẩn

Dù chấp nhận hay từ chối, hãy viết email trả lời thư mời nhận việc sớm để giúp nhà tuyển dụng kịp thời chuẩn bị các bước tiếp theo nhé!