Tìm đúng người với 7 bước lập kế hoạch tuyển dụng

Tìm ra cách tuyển dụng hiệu quả và lựa chọn được ứng viên xuất sắc là mục tiêu mà bất cứ chuyên gia nhân sự nào cũng hướng tới. Để làm được điều đó chắc chắn không thể không kể đến vai trò quan trọng của một kế hoạch tuyển dụng chỉn chu, chuyên nghiệp bởi đây chính là kim chỉ nam đưa bạn đến với những ứng viên đáp ứng yêu cầu công việc.

Cùng tìm hiểu cách lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự bài bản trong bài viết này nhé!

Hiểu đơn giản, kế hoạch tuyển dụng là một bản kế hoạch chi tiết các công đoạn và hành động mà phòng nhân sự cần thực hiện trong suốt quá trình tuyển nhân viên. Lập kế hoạch bổ sung và quản lý nhân sự là nhiệm vụ kinh doanh quan trọng đối với nhiều công ty bởi nguồn lực lao động cũng chính là “vốn” cần có để vận hành doanh nghiệp.

Nếu không tìm đúng người, đúng vai trò, hành trình đạt được mục tiêu kinh doanh và tăng trưởng sẽ trở nên khó khăn hơn nhiều. Vậy chính xác thì kế hoạch tuyển dụng có thể làm được những gì ?

🔑 Tối ưu hóa quy trình tuyển nhân sự 

Mục tiêu của bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết là thiết lập các tiêu chuẩn, quy trình và công cụ thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả công tác nhân sự, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực, đặc biệt đối với các công ty có quy mô nhỏ và các startup mới thành lập. 

🔑 Nắm được mục đích và nhu cầu tuyển dụng từng đợt 

Thị trường lao động và môi trường kinh doanh luôn biến động. Quy trình tuyển chọn có thể phù hợp với đợt tuyển nhân sự này nhưng chưa chắc sẽ đảm bảo hiệu quả ở lần sau. Do đó, thường xuyên rà soát, đánh giá cách lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự của công ty sẽ cho phép doanh nghiệp nhanh chóng thích nghi với các thay đổi chủ quan và khách quan.

🔑 Xác định chân dung ứng viên phù hợp

Để xây dựng bản kế hoạch tuyển dụng, công ty cần xác định rõ nhu cầu và mục đích, cũng như liệt kê những kỹ năng và kiến thức thiết yếu đối với vị trí này. Nhờ vậy, công ty đảm bảo rằng chỉ những ứng viên phù hợp với công việc mới được lựa chọn, từ đó nâng cao chất lượng tổng thể của nguồn nhân lực. 

🔑 Tạo mạng lưới ứng viên vững mạnh

Một bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết, chuyên nghiệp không chỉ giúp công ty tìm được người mình cần, mà còn cho phép duy trì mối quan hệ với các ứng viên tiềm năng. Lúc này, công ty có thể đưa họ trở thành nguồn ứng viên dự trữ cho tương lai, ngay cả khi họ không trúng tuyển tại thời điểm hiện tại.

Mỗi công ty có thể điều chỉnh quy trình tuyển dụng sao cho phù hợp với doanh nghiệp của mình, nhưng nhìn chung cách xây dựng kế hoạch tuyển dụng đều cần trải qua 7 bước sau đây:

1. Xác định nhu cầu nhân lực

Tuyển dụng là một bước quan trọng trong chiến lược của doanh nghiệp. Hãy luôn rà soát quy trình và nhu cầu tuyển nhân sự sắp tới, từ mức tăng trưởng dự kiến, tỷ lệ luân chuyển nhân viên ​​và các vị trí mới cần bổ sung nhằm đáp ứng các mục tiêu kinh doanh tương lai.

2. Đánh giá tình hình nhân sự của doanh nghiệp

Có điều gì bạn muốn thay đổi ở nhân lực hiện tại không? Dù đó là tăng cường sự đa dạng, tiết kiệm chi phí cho công tác nhân sự hay cải thiện lòng trung thành của nhân viên, hãy đánh giá cẩn thận tình hình để biết bạn cần sử dụng tiêu chí nào cho kế hoạch phỏng vấn tuyển dụng.

3. Xây dựng ngân sách 

Tính toán chi phí mỗi lần tuyển nhân viên bao gồm chi phí nội bộ (ví dụ: hoa hồng giới thiệu ứng viên) và chi phí bên ngoài (ví dụ: chi phí quảng cáo việc làm) là một phần của quy trình lập ngân sách nhân sự. Số tiền lương sẽ trả cho nhân viên mới cũng được tính vào ngân sách này.

4. Tạo lịch trình tuyển dụng

Bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự của công ty cần có mốc thời gian cụ thể. Công ty nên đưa ra dự đoán nhu cầu và thời điểm cần tuyển nhân sự. Từ lịch trình này, bạn có thể cân đối thời điểm phù hợp với từng vị trí và thống nhất với kế hoạch doanh nghiệp.

5. Cập nhật và hoàn thiện JD

Trong kế hoạch tuyển dụng không thể thiếu bước hoàn thiện JD (job description - bản mô tả công việc). Sau đó, bạn cũng đừng quên cập nhật liên tục sao cho khớp với tình hình công việc hiện tại và điều chỉnh để JD trở nên hấp dẫn hơn.

6. Xác định công cụ và nguồn cung nhân lực phù hợp

Hiện nay, hệ thống theo dõi ứng viên ATS được sử dụng rất phổ biến trong doanh nghiệp để thuận tiện tạo cơ sở dữ liệu và dễ dàng sàng lọc ứng viên khi cần thiết. Một số nguồn ứng viên phổ biến bạn có thể sử dụng là trang web việc làm, headhunt, hội chợ việc làm.

Đối với mỗi vị trí và thời điểm, công cụ và nguồn tuyển có thể khác nhau nên hãy nghiên cứu thật kỹ trước khi đưa vào bảng kế hoạch tuyển dụng.

7. Thống nhất quy trình tuyển chọn và phỏng vấn

Để đảm bảo tính nhất quán giữa các bộ phận, kế hoạch tuyển dụng nên ghi rõ quy trình và tiêu chí tuyển chọn, phỏng vấn. Điều này giúp đánh giá ứng viên một cách công bằng và lựa chọn những người phù hợp với yêu cầu công việc và văn hóa doanh nghiệp.

8. Thiết kế quy trình onboarding

Một bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự sẽ chỉ thực sự hoàn thiện khi kèm theo hướng dẫn quy trình onboarding cho nhân viên mới. Đừng quên thiết kế kế hoạch đào tạo và giúp nhân viên mới hòa nhập với doanh nghiệp sớm nhất nhé.

Tham khảo các biểu mẫu dưới đây và khởi động một quy trình tuyển nhân sự chuyên nghiệp, hiệu quả:

📍Kết luận

Kế hoạch tuyển dụng không chỉ ảnh hưởng tới hiệu quả của từng đợt riêng lẻ, mà ở một bức tranh tổng quát hơn, nó sẽ góp phần xây dựng và củng cố văn hóa doanh nghiệp về lâu, về dài.

Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự hướng tới đa dạng hóa nguồn nhân lực, cải thiện chất lượng công tác phỏng vấn ứng viên, sử dụng quy trình công bằng chính là ba nhân tố đắc lực công ty cần đặc biệt quan tâm để thu hút nhiều nhân tài. 

Chúc bạn thành công!

--- Tác giả: Yifang ---