Kenali Apa itu Manpower Planning dan Pentingnya Bagi Perusahaan

Manpower planning atau perencanaan tenaga kerja merupakan bagian dari manajemen sumber daya manusia, yang biasanya ditangani oleh departemen HR. Manpower management adalah perencanaan untuk memastikan kebutuhan tenaga kerja terpenuhi, dan memaksimalkan produktivitas kerja.

SDM atau tenaga kerja di dalam perusahaan tentu saja merupakan aset yang berharga. Tidak hanya mengembangkan keahlian tenaga kerja yang ada, namun proses rekrutmen pun juga tidak boleh dilakukan sembarangan. Departemen HR harus memiliki perencanaan yang matang. Jika tidak, keseluruhan kinerja perusahaan bisa saja berjalan pincang. 

Di artikel kali ini, akan dibahas seputar arti MPP di perusahaan, manfaat dan tujuan manpower planning, hingga bagaimana merumuskan MPP. Yuk, simak artikel sampai selesai!

Man power planning artinya perencanaan tenaga kerja. Yang termasuk manpower planning adalah, strategi rekrutmen karyawan baru, evaluasi kinerja karyawan, penilaian keahlian tenaga kerja yang ada, pengoptimalan jumlah dan keahlian tenaga kerja yang diperlukan. 

Manpower planning (MPP) juga memiliki sebutan lainnya, seperti human resource planning (HRP) dan workforce planning. 

Tahukah kamu, istilah talent gap dan skill gap? Menurut laporan Korn Ferry, Indonesia akan memiliki kekurangan tenaga ahli pada tahun 2030. Hal ini disebut dengan talent gap, dimana suplai tenaga kerja yang ada lebih rendah dibandingkan yang dibutuhkan. Bisa bayangkan, bagaimana kekurangan tenaga kerja ini akan berdampak pada jalannya bisnis. 

Ataupun, skill gap, kondisi dimana teknologi semakin canggih dan berkembang, namun perusahaan tidak memiliki tenaga kerja yang mumpuni. Hal ini juga tentunya akan menjadi masalah besar dan membuat pertumbuhan bisnis menjadi lambat. 

Disinilah, arti MPP di perusahaan sangat penting. Manpower planning akan membantu tim HRD untuk bisa mengelola operasional karyawan dengan baik, hingga memperkecil resiko terjadinya talent gap dan skill gap.

Lima jenis perencanaan manpower adalah:

1. Manpower Planning dalam Skala Micro

Jenis satu ini adalah yang paling dibutuhkan seluruh perusahaan yang sedang berkembang. Contoh manpower mikro adalah proses perekrutan, promosi, pelatihan pekerja. 

2. Manpower Planning dalam Skala Organisasi

Perusahaan yang berkembang ke skala lebih besar ataupun melakukan ekspansi akan membutuhkan lebih banyak tenaga kerja. Dalam hal ini, tim HRD akan berfokus pada pemanfaatan SDM secara efisien, baik untuk mutasi ataupun rotasi tenaga kerja, dan perekrutan karyawan baru. 

3. Manpower Planning Jangka Panjang

Arti manpower planning juga bisa digunakan untuk meramalkan pertumbuhan jangka panjang, misalnya 10 tahun ke depan. Contoh rencana jangka panjang misalnya saja untuk kondisi perusahaan membuat keputusan akuisisi, atau merger, hingga ekspansi. 

4. Manpower Planning Jangka Waktu Menengah

Seperti namanya jangka waktu menengah, merupakan perencanaan untuk 2-5 tahun ke depan. Contoh manpower requisition waktu menengah adalah, pengembangan keterampilan dan diri karyawan.

5. Manpower Planning dalam Jangka Pendek

Arti manpower jangka pendek adalah perencanaan untuk satu tahun. Contoh man power planning jangka pendek adalah proses rekrutmen karyawan baru. Jenis manpower planning ini dianggap lebih mudah dilakukan dan dievaluasi.

1. Identifikasi kebutuhan tenaga kerja: Lakukanlah analisis terlebih dahulu berapa banyak karyawan yang dibutuhkan, apa saja posisi mereka, kualifikasi serta keterampilan apa yang diperlukan. 
2. Memeriksa ketersediaan tenaga kerja: Melakukan analisa apakah karyawan yang sudah ada saat ini memenuhi keterampilan yang dibutuhkan, seberapa banyak karyawan baru yang diperlukan. 
3. Rekrutmen: Membuat strategi proses rekrutmen, seperti media apa yang akan dipilih, bagaimana proses seleksi dan kriteria penilaian.
4. Evaluasi: Melakukan evaluasi dan mengukur kesuksesan rencana yang telah dibuat adalah tahapan terakhir manpower planning. Evaluasi diperlukan untuk mengetahui adakah hal-hal yang perlu dikembangkan. 

1. Ketahui Tujuan dan Target Perusahaan

Sebelum membuat manpower planning, pertama-tama ketahui dahulu apa tujuan dan target perusahaan. Hal ini bisa juga dilihat dari visi misi perusahaan. Dengan begitu, tim HRD bisa mengetahui apa saja kemampuan dan berapa tenaga kerja yang diperlukan untuk memenuhi target perusahaan. 

2. Pahami Kondisi Perusahaan dan Buat Rencana Bisnis

Perencanaan manpower tentunya dapat berubah menyesuaikan dengan kondisi perusahaan dan rencana bisnis yang ada. HR manager harus terus berkoordinasi dan update dengan seluruh departemen lain untuk mengetahui strategi bisnis dan kebutuhan yang ada. Hal-hal yang dapat dipertimbangkan, diantaranya:

• Berapa unit bisnis dan jumlah tenaga kerja saat ini. Apakah seluruh jobdesk sudah bisa tercover dengan baik?
• Apakah budaya kerja sudah sesuai dengan ekspektasi perusahaan, karyawan, dan pelanggan?
• Keahlian khusus apa yang dibutuhkan oleh masing-masing departemen?
• Apakah kondisi keuangan perusahaan sedang baik atau menurun? Perlukah adanya penyesuaian kapasitas tenaga kerja?
• Memikirkan potensi bisnis untuk masa depan.
• Memprioritaskan tujuan bisnis untuk jangka pendek dan panjang. 

3. Petakan Tenaga Kerja yang Dibutuhkan di Masa Depan

Langkah selanjutnya dalam manpower management adalah memetakan kebutuhan tenaga kerja di masa depan. Bagaimana cara melakukannya? Ada dua pendekatan analisis yang bisa dilakukan:

1. Analisis internal

• Analisis ahli: melakukan survei atau diskusi yang melibatkan seluruh karyawan dan pemangku jabatan penting.
• Analisis beban kerja: keahlian apa yang dibutuhkan tiap departemen, budaya kerja. 
• Analisis tenaga kerja: melihat tingkat turnover, jumlah rekrutan, performa karyawan, absensi karyawan.
• Analisis keuangan

2. Analisis eksternal 

• Analisis tren pasar : tren tenaga kerja yang dibutuhkan dan dampaknya bagi perusahaan
• Analisis pihak ketiga: stakeholder, teknologi yang digunakan, penggunaan aplikasi rekrutmen karyawan.

4. Rumuskan Kesepakatan Tenaga Kerja

Setelah melakukan analisa yang cukup, saatnya untuk membuat rencana kebutuhan tenaga kerja. Dalam perumusan ini, tim HRD bisa berkoordinasi dengan seluruh pimpinan masing-masing departemen, hingga atasan perusahaan. 

Rencana manpower requisition adalah, biaya rekrutmen, kenaikan gaji tiap tahun, kenaikan jabatan bagi tenaga kerja lama, pergantian posisi, dan pengisian posisi kosong jika tenaga kerja sebelumnya sudah meninggalkan posisi tersebut. 

5. Susun Program Untuk Ketenagakerjaan dan Program Pelatihan

Setelah dibuat rumusan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, selanjutnya adalah membuat program rekrutmen, pelatihan tenaga kerja, atau dapat juga pemecatan karyawan jika kondisi perusahaan buruk. Arti MPP di perusahaan tidak saja soal rekrutmen, tapi juga mempertahankan dan mengembangkan tenaga kerja yang sudah ada. 

Program kerja yang ada tentunya disesuaikan dengan anggaran biaya dan waktu yang sudah disepakati. 

6. Tentukan Metode Rekrutmen

Tahapan selanjutnya dalam manpower planning adalah menentukan metode rekrutmen yang paling tepat. Beberapa metode yang bisa diterapkan dalam manpower management adalah, referensi karyawan internal, job portal, sosial media perusahaan, iklan media berita, hingga melalui headhunter. 

7. Implementasikan Program Pelatihan Karyawan

Mengembangkan kemampuan tenaga kerja lama tentunya sangatlah penting untuk memberikan dampak lebih positif, dan tentunya menghindari masalah kesenjangan kompetensi yang ada. Beberapa program yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kualitas man power adalah: 

• Leadership: memberikan pelatihan terhadap visi misi, serta budaya perusahaan. Mengembangkan kemampuan kepemimpinan untuk menyiapkan kader-kader baru dalam posisi penting perusahaan.
• Upskilling and reskilling: mengembangkan kemampuan baru ataupun mengenalkan kemampuan baru kepada karyawan lama.
• New skilling: memberikan keterampilan baru kepada karyawan baru. Bisa juga meliputi pelatihan eksternal. 

8. Evaluasi

Tahapan terakhir yang sangat penting dalam man power planning adalah mengevaluasi seluruh perencanaan yang sudah dijalankan. Pikirkan apakah rencana yang sudah berjalan berhasil memenuhi target dan tujuan perusahaan atau tidak, adakah bagian-bagian yang perlu diganti atau ditingkatkan. 

Penerapan manpower planning yang baik akan berdampak pada keseluruhan bisnis. Berikut beberapa tujuan dan manfaat yang didapatkan perusahaan melalui penerapan manpower planning. 

Tujuan manpower planning adalah:

1. Menjamin ketersediaan tenaga kerja untuk jangka waktu pendek dan panjang
2. Menentukan jumlah tenaga kerja dan pengisian jabatan sesuai dengan keahlian
3. Menghindari kekurangan dan kelebihan tenaga kerja
4. Memberikan perencanaan yang baik untuk proses rekrutmen, pelatihan karyawan, mutasi dan rotasi, promosi, dan pemberhentian tenaga kerja
5. Pedoman evaluasi kinerja karyawan

Manfaat perencanaan man power adalah:

1. Meningkatkan produktivitas bisnis dengan adanya pengoptimalan jumlah karyawan
2. Target dan kebutuhan perusahaan tercapai dikarenakan pengoptimalan SDM berkualitas
3. Mencegah posisi kosong ataupun kepincangan di dalam organisasi
4. Efisiensi biaya tenaga kerja
5. Mempermudah mengambil langkah keputusan strategis dan mengatasi masalah yang ada
6. Sistem manajemen perusahaan menjadi lebih baik dan memiliki standar

Setelah mengetahui keseluruhan proses, tujuan, dan arti manpower. Lalu, mengapa manpower planning masih sangat perlu untuk dijalankan perusahaan?

1. Mencegah adanya kekurangan atau kelebihan tenaga kerja:manfaat manpower planning adalah memperkirakan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan di masa depan. Hal ini, diharapkan dapat membantu perusahaan menghindari kelebihan atau kekurangan tenaga kerja yang dapat berdampak pada kinerja perusahaan.
2. Menjamin SDM berkualitas: dengan mengidentifikasi dan mengembangkan keterampilan, dan pengalaman SDM dapat membuat perusahaan merasa aman dengan adanya SDM berkualitas di departemen yang sesuai. Hal ini juga sangat mendukung kebutuhan bisnis.
3. Efisiensi biaya: perencanaan man power artinya menghindari pengeluaran biaya yang tidak perlu untuk merekrut, dan melatih karyawan baru. Manpower planning dapat digunakan untuk pengoptimalan penggunaan tenaga kerja. 
4. Mendukung perencanaan bisnis: seperti yang sudah disebut sebelumnya, bahwa sebelum membuat rumusan manpower planning, diperlukan pemahaman mengenai strategi bisnis. Hal ini tentu saja dapat membantu merencanakan bisnis dengan lebih baik, seperti pertumbuhan bisnis, pengembangan produk, serta ekspansi pasar. 
5. Memperkuat reputasi perusahaan: SDM yang optimal dan berkualitas tentu saja akan meningkatkan reputasi perusahaan dan memperkuat citra perusahaan di mata pasar dan kompetitor.

Conclusion

• Apa itu manpower planning? Proses perencanaan dan pengoptimalan jumlah dan keahlian tenaga kerja di suatu perusahaan.
• Tahapan perencanaan tenaga kerja dimulai dari identifikasi kebutuhan tenaga kerja, mengevaluasi tenaga kerja yang ada, proses rekrutmen, dan evaluasi.
• Arti MPP di perusahaan tidak hanya soal rekrutmen, namun juga mempertahankan dan mengembangkan tenaga kerja yang sudah ada, melakukan mutasi dan rotasi, serta pemecatan. 
  
• Perencanaan man power planning adalah bagian dari tim HRD dan dibuat secara matang atas hasil diskusi dengan departemen lain.

CakeResume adalah situs lowongan kerja yang banyak peminatnya dengan jutaan pengguna dari seluruh Indonesia. Pasang lowongan kerja gratis untuk 3 loker pertamamu dan temukan kandidat berkualitas di CakeResume! Atau hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.

--- Ditulis Oleh Fiorency Santoso ---