Reimburse: Jenis, Formulir, dan Cara Klaim

Saat bekerja, pernahkan kamu memakai uang pribadi untuk menyelesaikan tugas kantor/pekerjaan? Jika ya, pasti ada saatnya dimana dana yang kamu pakai dapat diganti oleh perusahaan. 

Nah, penggantian uang ini dinamakan sebagai reimbursement, dan merupakan salah satu kebijakan perusahaan untuk para karyawan.

"Apa itu reimbursement? Seperti apa contohnya?"

Jangan khawatir karena CakeResume akan membahas secara detail mengenai pengertian reimbursement, contoh, serta berbagai tips dalam apply reimbursement.

Reimburse atau reimbursement adalah sistem dimana perusahaan membayar uang atau dana pribadi karyawan yang dikeluarkan untuk kepentingan perusahaan. 

Reimburse dilakukan dengan syarat karyawan memiliki bukti bayar atau invoice dari uang yang dikeluarkan. 

Hal ini merupakan benefit yang diterima karyawan atau employee benefit dan tentunya setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda-beda terhadap kebijakan reimburse. Selain itu, perlu diingat bahwa tidak semua dana yang dikeluarkan dapat di-reimburse oleh perusahaan. 

Setiap perusahaan memiliki kebijakan reimbursement yang berbeda-beda. 

Berikut adalah beberapa tipe pengeluaran umum yang dapat diklaim oleh perusahaan.

1. Biaya Kesehatan

Apa itu medical reimbursement? Singkatnya, medical reimbursement adalah biaya yang diganti oleh perusahaan untuk dana berobat karyawannya. 

Umumnya saat karyawan sakit dan memiliki keperluan berobat dalam jangka waktu pendek, perusahaan memiliki kebijakan untuk mengganti pengeluaran biaya kesehatan, perawatan, dan obat-obatan. 

Selain reimburse uang secara langsung, ada juga beberapa perusahaan yang menyediakan fasilitas kesehatan berupa BPJS. 

2. Biaya Perjalan Bisnis / Dinas

Tipe reimburse yang kedua adalah biaya perjalanan bisnis atau dinas yang ditugaskan oleh perusahaan. 

Beberapa perusahaan mengadakan sistem reimburse yang mencakup biaya pengeluaran dasar karyawan selama masa dinas, seperti pengeluaran tiket pesawat, visa, transportasi, dan makanan.

Namun, penting untuk diingat bahwa tidak semua perusahaan memiliki kebijakan tipe reimbursement yang satu ini. Karena ada perusahaan yang sudah memberikan tunjangan biaya transportasi kepada karyawannya.

3. Biaya Keperluan Bisnis

Reimbursed keperluan bisnis artinya peggantian dana karyawan yang dipakai terlebih dulu dalam menjalankan keperluan bisnis. 

Cakupan biaya bisnis sangatlah luas, misalnya seperti penggunaan pulsa pribadi untuk menelepon klien, pengeluaran sewa tempat untuk program pelatihan karyawan, dan lain sebagainya.

Ingatlah untuk mencantumkan informasi data yang lengkap selama mengajukan reimbursement, seperti misalnya jumlah biaya, tanggal, dan keterangan pengeluaran biaya.

Nah, setelah tahu apa arti reimburse dan contoh-contohnya, sekarang saatnya CakeResume untuk membahas 3 jenis reimbursement yang digunakan sebagai pengganti keperluan perusahaan. Diantaranya adalah sebagai berikut.

1. Reimbursement Legal

Jenis reimbursement legal artinya tunjangan reimbursement yang termasuk di sektor hukum. Reimbursement Legal adalah jenis pembayaran sebagai ganti uang dan waktu yang digunakan untuk prospek perkembangan keuangan. 

2. Reimbursement Taxes

Seperti namanya, reimbursement taxes berhubungan dengan pembayaran pajak, misalnya seperti pajak pendapatan yang dipotong sebelum gaji diberikan kepada karyawan. Akan tetapi, karyawan yang sudah membayar pajak terlebih dulu bisa mengajukan reimbursement pada HRD perusahaan.

3. Reimbursement Insurance

Tipe ketiga adalah reimbursement insurance, yaitu sistem reimbursement yang kerap digunakan dalam dunia asuransi. Saat pemegang polis asuransi kesehatan membutuhkan dana untuk pengobatan, biasanya dana akan dibayar terlebih dahulu oleh pemegang polis baru kemudian ditanggung atau di reimburse oleh pihak asuransi. 

Berikut adalah beberapa tips penting untuk mengajukan reimbursement. 

Jangan Menunda Reimbursement, Lakukan Secepat Mungkin.

Lakukanlah reimbursement secepat mungkin saat tiba di tempat kerja. Hal ini penting agar kamu tidak kelewatan batas waktu yang ditetapkan untuk mengajukan penggantian. 

Dengan melakukan reimbursement secepat mungkin, kamu pun meminimalisir resiko hilangnya bukti pembayaran. Selain itu, perusahaan juga membutuhkan beberapa waktu dalam memproses reimbursement mu.

Pelajari Syarat dan Prosedur Pengajuan dari Perusahaan.

Setiap perusahaan memiliki syarat dan prosedur yang berbeda bagi karyawannya. Maka sangat penting untuk membaca secara detail mengenai syarat dan prosedur pengajuan yang ditetapkan perusahaan. 

Dengan mempelajari syarat dan prosedur reimbursement, maka proses reimbursement mu dapat diproses dan dipenuhi oleh perusahaan dengan lancar. 

Persiapkan Dokumen yang Kamu Perlukan.

Dokumen dan data pendukung merupakan syarat lain untuk dapat melakukan reimbursement. Tentunya setiap reimbursement membutuhkan dokumen yang berbeda, tapi secara umum dokumen yang perlu disiapkan berupa invoice dan bukti pembayaran.

Ingatlah untuk menyertakan dokumen asli saat mengajukan reimbursement.

Cek Kembali Dokumen dan Hal-Hal yang Ingin Diajukan.

Setelah memenuhi syarat dan mempersiapkan semua dokumen, maka tips berikutnya adalah melakukan double check atas segala hal yang sudah dipersiapkan. 

Pastikanlah bahwa syarat dan dokumen yang diberikan valid dan sesuai dengan standar perusahaan. Lakukanlah reimbursement dalam satu kali, dan hindari multiple reimbursement (pembayaran yang dilakukan dan tidak ada sangkut pautnya dengan perusahaan).

Hitung Kembali Uang yang Dikembalikan.

Setelah proses reimbursement mu disetujui, ingatlah untuk menghitung dan periksa kembali uang yang dikembalikan kepadamu. 

Jika jumlah yang diberikan kurang dengan pengajuan reimbursement, maka kamu berhak untuk meminta kembali kepada perusahaan dengan mengajukan hasil pembayaran.

Berikut adalah contoh formulir reimbursement yang ada pada perusahaan.

Contoh 1: Formulir Pengajuan Reimbursement Sederhana

Contoh 2: Formulir Pengajuan Reimbursement (Format Word)

Utamakanlah kejujuran saat melakukan reimbursement. Saat melakukan klaim reimbursement, kamu dilarang untuk melakukan kecurangan, karena hal ini akan berdampak negatif pada pengajuan prosedur yang berlangsung. 

Kecurangan sistem reimbursement adalah kecurangan yang mencakup beberapa hal ini, yaitu:

• memalsukan bukti transaksi pembayaran.
• mengajukan klaim atas pengeluaran yang tidak ditanggung oleh asuransi atau pihak perusahaan. 
• mengajukan klaim dengan jumlah uang yang melebihi ketentuan dan limit yang ditetapkan perusahaan.
  

Kesimpulan

Sudah mengerti kan apa arti dari istilah reimburse? CakeResume akan memaparkan beberapa poin penting dari artikel kali ini: 

• Rembes uang atau reimbursement artinya sistem dimana perusahaan membayar uang atau dana pribadi karyawan yang dikeluarkan untuk kepentingan perusahaan. 
• Reimburse dilakukan dengan syarat karyawan memiliki bukti bayar atau invoice dari uang yang dikeluarkan.
• Secara umum terdapat 3 jenis reimbursement , yaitu: reimburse legal, taxes, dan insurance.
• Beberapa contoh biaya yang dapat di reimburse mencakup biaya kesehatan, perjalanan dinas, serta biaya keperluan bisnis.
• Di paragraf 4, CakeResume membahas tentang tips yang dapat dilakukan untuk mengajukan Reimbursement.
• Walaupun reimbursement merupakan benefit yang didapatkan oleh karyawan, tapi bukan berarti semua pengeluaran pribadi bisa diganti oleh perusahaan. 
• Kecurangan dalam sistem reimbursement adalah tindakan yang tidak baik dan merugikan karyawan serta perusahaan. 

Mau raih pekerjaan impianmu? Yuk, buat CV lamaran kerja dan portofolio online kamu, lalu lamar kerja di website lowongan kerja atau aplikasi cari kerja CakeResume. Semuanya 100% gratis. Ikuti blog kami untuk tips dan tutorial buat CV dan career development!

--- Ditulis Oleh Lydia Gavrila ---