Apa Itu Sales Pipeline? Ini Fungsi dan Cara Membuatnya!

Bagi kamu yang bekerja dalam dunia bisnis, terutama bagian penjualan, tentunya kamu sudah tidak asing lagi dengan istilah sales pipeline.

Tapi, tahukah kamu bagaimana membuat sales pipeline yang baik?

Secara singkat, sales pipeline adalah gambaran visual mengenai proses penjualan yang sedang dan sudah dilakukan. Pipeline sales ini sangat bermanfaat untuk membantu meningkatkan penjualan perusahaan loh.

Di artikel kali ini, CakeResume akan membahas lebih detail mengenai pipeline sales, fungsi hingga cara membuat pipeline business yang baik dan benar. Mari kita baca lebih lanjut.

Apa itu Sales Pipeline?

Sales pipeline atau pipeline management adalah gambaran mengenai keseluruhan tindakan yang sedang ataupun telah dilakukan oleh tim penjual. Tujuan utama pipeline sales adalah mengawasi serta menganalisa alur penjualan.

Pipeline sales merupakan komponen utama dari Customer Relationship Management (CRM). Di dalam pipeline business, seluruh informasi tindakan penjualan akan dipecah ke dalam hal-hal lebih detail. Informasi tersebut diantaranya, tindakan penjualan yang sudah dilakukan, strategi bisnis, kesepakatan penawaran, jumlah pembeli potensial, riwayat dan daftar kontak pelanggan, dan lain-lain. 

Bagi tim sales, arti pipeline sales adalah suatu data yang digunakan untuk menganalisa strategi penjualan, seberapa baik suatu aktivitas penjualan yang ada, aktivitas mana memberikan dampak penjualan paling besar, dan selanjutnya dilakukan pengoptimalan strategi. 

Perbandingan Sales Pipeline dan Sales Funnel

Istilah sales pipeline sendiri biasanya juga sering disalah artikan dengan sales funnel. Lalu, apa perbedaan keduanya?

Sales pipeline merupakan sebuah laporan yang berisi tahapan-tahapan penjualan apa yang saat ini sedang dilakukan. Artinya, kamu bisa memonitor pelanggan potensial sedang berada dalam tahapan apa. Selain itu, data ini bisa digunakan untuk melihat jumlah distribusi. 

Apakah tahapan kualifikasi pelanggan jauh lebih banyak dibandingkan tahapan penawaran. Dengan begitu, kamu bisa memikirkan strategi apa yang perlu dilakukan untuk membuat tahapan kualifikasi dapat selesai lebih cepat. Membuat distribusi yang merata adalah sangat penting bagi keberlangsungan perusahaan. 

Tidak seperti pipeline sales yang berfokus terhadap aksi yang dilakukan, sales funnel lebih melihat pada kuantitas dan conversion rate. Persentase pelanggan potensial yang berhasil lolos ke tahap berikutnya. Laporan sales funnel bisa membantu kamu mengidentifikasi seberapa banyak pelanggan yang berhasil lolos untuk tahapan terakhir dari sales pipeline.

Misalnya saja, pada kuarter satu, dari 100 calon pelanggan yang kamu hubungi, hanya 20% saja bisa berhasil. Laporan ini akan membantu kamu dalam melakukan identifikasi apakah strategi yang dilakukan saat ini sudah efektif atau belum. 

Intinya ingatlah, bahwa sales pipeline merupakan aksi yang sedang dilakukan dalam proses penjualan , sedangkan sales funnel merupakan persentase keberhasilan dalam setiap tahapan pipeline. 

Beberapa fungsi pipeline management adalah:

• Merekam data-data penjualan perusahaan.
• Membantu mengawasi alur penjualan yang sedang dan sudah dilaksanakan.
• Mengoptimalkan hubungan ataupun penyampaian informasi antara perusahaan dan pelanggan. 
• Meningkatkan customer experience. 
• Mengidentifikasi pelanggan dan prospek potensial.
• Memudahkan evaluasi dan pengoptimalan strategi penjualan.
• Meningkatkan angka penjualan.
• Membantu memaksimalkan pencapaian target revenue.

Jumlah dan jenis tahapan sales pipeline sebenarnya bergantung dari masing-masing kebutuhan perusahaan. Namun, tahapan-tahapan umum yang perlu kamu ketahui dari pipeline sales adalah:

1. Pencarian/Prospecting

Tahapan pertama adalah menemukan calon pembeli atas produk/jasa yang dijual. Setiap perusahaan tentunya memiliki metode yang berbeda-beda tergantung dari klien, produk/jasa yang dijual, serta struktur organisasi perusahaan. Metode prospecting bisa dilakukan melalui email, sosial media, pengadaan acara industri/sosial, pembukaan booth, dll.

2. Kualifikasi

Tahapan penting dalam pipeline sales adalah memilah pelanggan mana yang paling ideal. Data-data informasi pelanggan, seperti bidang industri apa yang diminati, lokasi perusahaan, besarnya perusahaan, anggaran dana yang dimiliki, bisa dijadikan pertimbangan dalam menentukan apakah pelanggan tersebut merupakan pelanggan potensial atau tidak.

Tahapan ini juga bisa dibilang membutuhkan waktu paling lama. Dibutuhkan adanya riset atau wawancara lebih lanjut untuk memahami latar belakang pelanggan. Pertanyaan-pertanyaan yang bisa menjadi acuan, diantaranya:

• Apakah calon pelanggan memiliki anggaran dana untuk membeli produk/jasa yang kamu tawarkan?
• Apakah mereka benar-benar membutuhkan produk/jasa yang kamu tawarkan?
• Apakah mereka tampak siap untuk membeli produk/jasa yang kamu tawarkan sekarang?
• Apakah prospek yang kamu lakukan nantinya akan membuat mereka membeli produk/jasa yang kamu tawarkan? Atau apakah mereka perlu membujuk orang lain?

Jika sekiranya kamu mendapatkan banyak jawaban negatif dari pertanyaan-pertanyaan yang kamu ajukan, maka kamu bisa mempertimbangkan untuk tidak melanjutkan prospek. 

3. Menghubungi/Contacting

Setelah memilih pelanggan yang tampaknya potensial, maka tahap berikutnya dalam pipeline target adalah menghubungi mereka. Jadwalkan lah pertemuan untuk menjelaskan mengenai produk/jasa yang kamu tawarkan. Selain itu, kamu juga bisa menawarkan e-book, webinar, atau diskusi studi kasus untuk mengetahui apakah calon pelanggan tertarik terhadap bisnis yang kamu tawarkan. 

4. Membangun Hubungan

Melakukan follow up terhadap tahapan sebelumnya juga sangatlah penting. Tujuan tahapan sales pipeline ini adalah menunjukkan jika kamu benar-benar serius dan tertarik bekerja sama dengan mereka. 

Namun, perlu diperhatikan untuk tidak menelepon atau mengirimkan email secara terus-menerus. Hal ini bisa menjadi sangat menjengkelkan dan justru membuat calon pelanggan pergi. Untuk follow up lebih lanjut, kamu juga bisa saja melakukan cara lain dengan mengirimkan artikel di sosial media mengenai isu-isu menarik terkait, atau menyukai postingan sosial media mereka. Selain itu, jawablah email mereka secepat mungkin. Hal ini bisa juga dapat membantu membangun rasa percaya. 

5. Pembuatan Proposal

Tahapan berikutnya dalam sales pipeline adalah membuat tawaran secara formal yaitu dengan memberikan proposal. Proposal sendiri bertujuan untuk memberikan informasi lebih detail terhadap perusahaan dan bisnis kamu, apa produk/jasa yang ditawarkan, berapa harganya, apa keunggulan produk/jasa kamu dibanding kompetitor lainnya. 

6. Negosiasi

Setelah calon pelanggan merasa tertarik untuk membeli produk/jasa yang ditawarkan, maka tahapan selanjutnya dalam pipeline target adalah negosiasi. Setiap calon pelanggan biasanya akan mengajukan berbagai pertanyaan ataupun syarat yang mereka butuhkan. Maka, dalam hal ini tim sales harus mampu melakukan diskusi dan menemukan solusi yang menjembatani kedua belah pihak, yang artinya menguntungkan keduanya. 

7. Menutup Prospek/Persetujuan Kontrak

Jika pelanggan menyetujui untuk membeli produk/jasa maka artinya prospek yang kamu lakukan berhasil! Nah, tahapan berikutnya dalam pipeline sales adalah tanda tangan kontrak. Buatlah pilihan yang mudah bagi pelanggan dengan menawarkan tanda tangan secara online. Yang artinya, mereka bisa tanda tangan dan mengirimkannya dari mana saja dengan sangat mudah. 

Hal lain yang perlu diperhatikan adalah ada kalanya pelanggan belum siap untuk membeli produk/jasa secara langsung. Maka, dalam hal ini kamu bisa membuat catatan dan melakukan follow up lebih lanjut. 

8. Retention

Tahapan tanda tangan kontrak bukan akhir dari pipeline business lho. Tahapan yang tak kalah pentingnya dalam pipeline sales adalah customer retention. Melakukan penjualan kepada pelanggan lama jauh lebih mudah dibandingkan mencari pelanggan baru. Maka, pastikan untuk tetap berkomunikasi dengan pelanggan kamu ya. 

Ingatlah bahwa pelanggan adalah raja. Tanyakanlah pendapat mereka, serta saran apa yang mereka miliki untuk membuat servis penjualan lebih baik. Kamu bisa mengajak pelanggan untuk membeli produk lainnya, atau menawarkan upgrade produk. Selain itu, saat kontrak kerja akan berakhir, tawarkan juga kontrak baru yang bisa mewadahi kebutuhan mereka. 

Setelah memahami arti pipeline sales, seberapa pentingnya sales business, dan tahapan-tahapan dalam pipeline sales. Maka, sekarang saatnya membuat contoh pipeline sales untuk perusahaanmu. 

Sales pipeline merupakan hal yang unik bagi setiap perusahaan, artinya setiap perusahaan akan memiliki pipeline sales yang berbeda-beda. Walaupun begitu, CakeResume akan memberikan berbagai tips-tips umum cara membuat contoh pipeline management yang baik. Selanjutnya, kamu bisa menyesuaikan sesuai dengan kebutuhan perusahaan ya. 

1. Identifikasi Pembeli dan Alur Penjualan

Langkah pertama adalah membuat catatan siapa saja calon pelanggan potensial kamu, serta identifikasi alur penjualan apa yang saat ini sedang dilakukan. Contoh dalam pipeline sales: kamu baru saja mengirimkan e-book kepada pelanggan A, maka artinya pelanggan A sedang berada dalam tahapan contacting. Jika mereka meminta demo produk, maka pelanggan A sudah memasuki tahapan menjalin hubungan. 

Dengan mengidentifikasi setiap tahapan sales pipeline semua pelanggan potensial, dapat membantu kamu memahami lebih baik cara apa yang perlu dilakukan selanjutnya. Kamu bisa memanfaatkan software CRM, ataupun alat spreadsheet seperti Google Spreadsheet atau Excel. 

2. Buat Target Panjang Alur Penjualan. 

Panjangnya waktu setiap prospek yang dilakukan akan berbeda untuk calon pelanggan yang berbeda. Walaupun begitu, akan lebih baik untuk menentukan target waktu dari setiap tahapan pipeline business yang dilakukan. Hal-hal yang bisa menjadi pertimbangan dalam penentuan waktu target adalah:

• Kompleksitas: seberapa kompleks produk/jasa yang ditawarkan, tahapan pipeline sales akan menjadi lebih panjang jika banyak orang/banyak tim yang dibutuhkan untuk melakukan penawaran. 
• Kustomisasi:  jika produk/jasa yang ditawarkan membutuhkan kustomisasi sesuai dengan keinginan pelanggan, maka tentunya hal ini akan membutuhkan waktu yang lama. Contohnya saja,menawarkan produk jadi akan lebih mudah dibandingkan jasa pembuatan software. 
  

3. Sempurnakan Alur Penjualan. 

Setelah kamu menjalankan tahapan sales pipeline, maka kamu akan melihat jika tahapan ini dapat berjalan dengan efektif atau tidak. Hal ini bisa dilakukan dengan mengidentifikasikan setiap metrik yang kamu buat, tahapan mana yang sekiranya kurang dapat mencapai target yang ditetapkan. Hal ini akan membutuhkan percobaan berkali-kali sebelum mengetahui bahwa tahapan sales pipeline yang kamu buat sudah sesuai dengan model bisnismu. 

4. Tentukan Metrik Pengukur Keberhasilan Sales Pipeline. 

Seperti yang dibahas pada poin sebelumnya, bahwa menentukan metrik atau target pencapaian dari masing-masing tahapan pipeline business adalah sangat penting. Ini akan membantu untuk merencanakan tindakan atau perubahan strategi yang perlu dilakukan. Beberapa metrik yang perlu ditetapkan adalah:

• Panjang siklus penjualan: jumlah waktu yang dibutuhkan dari awal hingga tanda tangan kontrak.
• Jumlah prospek yang didapat: memberikan gambaran seberapa efektif strategi yang dilakukan.
• Rata-rata jumlah pendapatan dari setiap transaksi: memberikan gambaran mengenai potensi pendapatan pelanggan, serta identifikasi produk mana yang paling menguntungkan.
• Conversion rate: persentase pelanggan potensial yang berhasil lolos ke tahap berikutnya. Hal ini dapat membantu untuk melihat seberapa efektif usaha yang dilakukan dalam masing-masing tahapan pipeline sales.
  

5. Rutin Perbarui Sales Pipeline

Setelah menemukan tahapan pipeline business yang terbaik, pastikan untuk selalu melakukan memperbarui nya. Artinya, haru selalu mencatat setiap progress yang sudah ada dari masing-masing calon pelanggan. Hal ini akan mempermudah untuk memantau tahapan apa yang sedang dan perlu dilakukan. 

Bagi tim sales, tentunya hal ini akan terdengar merepotkan jika mereka harus selalu melakukan pembaruan. Namun, hal ini hanyalah soal kebiasaan. Anggaplah ini menjadi to-do list yang wajib dilakukan. Dengan terbiasa melakukannya, tentunya tim mu tidak akan merasa itu menjadi merepotkan. 

Kesimpulan

Itulah penjelasan lengkap mengenai arti pipeline sales. Kamu bisa memahami bahwa contoh pipeline sales yang baik sangatlah penting dalam kegiatan penjualan. Semakin banyak data yang di-update akan memberikan banyak insight dan pola yang bisa berguna bagi strategi penjualan bisnis kamu. 

Artikel ini bisa disimpulkan dalam beberapa hal: 

• Sales pipeline adalah gambaran mengenai aksi/tindakan penjualan yang sedang atau akan dilakukan.
• Tahapan pipeline target adalah terdiri dari 5-7 tahapan umum, yaitu prospecting, kualifikasi, contacting, menjalin hubungan, pembuatan proposal, negosiasi, tanda tangan kontrak, dan customer retention.
• Tahapan sales pipeline tergantung dari produk/jasa yang dijual dan struktur organisasi perusahaan.
• Contoh pipeline sales yang baik adalah mengidentifikasi pelanggan dan alur penjualannya, membuat target waktu dan metrik dari masing-masing tahapan, menyempurnakan, dan memperbarui alur penjualan.

Mau raih pekerjaan impianmu? Yuk, buat CV lamaran kerja dan portofolio online kamu, lalu lamar kerja di website lowongan kerja atau aplikasi cari kerja CakeResume. Semuanya 100% gratis. Ikuti blog kami untuk tips dan tutorial buat CV dan career development!

--- Ditulis Oleh Fiorency Santoso ---