文章大綱:
一、備審資料
       - 簡介

二、如何準備備審資料?
   - 5 個製作步驟
三、備審資料怎麼做?
       - 備審資料 簡歷
       - 備審資料 自傳 (範例下載)
       - 備審資料 讀書計畫

       - 備審資料 相關證明
       - 備審資料 作品集/小論文

一、備審資料

備審資料(英文:Application Materials for College/Graduate Admission)是在高中生透過個人申請的方式進入大學,以及大學生透過推甄的方式進入研究所時,所必備的書審文件。備審資料的主要內容架構包含 3 大部分:個人簡歷表自傳讀書計畫/研究計畫,同時會依據個人背景及申請科系的需求,附上相應的證明(如:獎狀、語言檢定、活動參與證明......)及作品集/專題小論文。

備審資料在大學及研究所申請時扮演至關重要的角色,與入學面試表現的評分佔比常不相上下,甚至有學校將書審資料視為唯一的入學評判標準(詳情請參考各校科系官網的招生公告)。備審資料是教授對申請者形塑第一印象的主要依據,透過資料的內容與設計,教授可以對你的相關背景、個人特質以及申請該科系的動機有深入的了解,從而決定相對於其他申請者,你是否更適合進入該科系就讀。

二、如何準備備審資料?

備審資料

1. 對欲申請的學校及科系進行線上及線下調查

調查方向包含:

  • 學校的學術領域強項 - 有些學校的商學院特別出色,有些學校則是以理工相關科系為強項。
  • 科系的課程內容 - 了解該科系的學習內容及範疇,必修及選修課程涵蓋哪一些專業領域。
  • 未來發展方向 - 透過主動聯繫及詢問相關科系畢業之親友、學長姐,了解該科系未來職涯發展的方向。

2. 完成調查後,整理出能夠替自己加分或於眾多申請者中脫穎而出的相關經歷、背景及個人特質

整理內容包含:

  • 相關學術經歷 - 校內外競賽、課程專案、讀書會、研討會、教學助理 ......
  • 相關課外活動經歷 - 志工、社團、實習、營隊、學生會 ......
  • 家庭背景 - 若欲申請之科系與父母、兄姊之職業或工作內容相關,可以作為申請動機之一
  • 個人特質 - 領導力、團隊合作能力、問題解決能力、同理心 ......

3. 建立出整份備審資料的架構,利用前一步整理出的資料進行內容撰寫

構架可參照:

  • 封面
  • 目錄
  • 簡歷
  • 自傳
  • 讀書計畫
  • 相關證明資料(語言檢定證照、獲獎證明、校內外活動參與證明 ......)
  • 專題/小論文(視申請之學校科系要求)
  • 相關補充資料(視申請之學校科系要求,如:歷年成績單、推薦信 ......)
  • 結語
  • 封底

4. 整理相關證明資料文件

若沒有證明資料的電子檔,則需事先進行文件掃描。

5. 內容皆完成後,則可以著手於備審資料的美編設計、格式排版及裝訂

雖說內文的撰寫是備審資料中最重要的部分(例外:若申請的科系為藝術、設計相關,則備審資料的美編設計則至關重要),但每年有接近 8 萬的高中考生報名個人申請,其中只有約 6 成的申請者獲得錄取,尤其知名頂大更是一位難求。當申請者們的背景、經歷都十分優秀時,排版設計就成為下一項重要的評判標準。不少人利用 Microsoft Word 來編輯製作備審資料,但其設計排版的功能十分有限,以下推薦備審資料美編排版的軟體:

  • CakeResume:大部分的使用者利用 CakeResume 來製作求職履歷,但其拖拉模板的功能讓使用者可以輕鬆、快速地做出凸顯個人特色的備審資料。CakeResume 提供豐富的片段模板,讓你可以透過拖曳、放下進行排版;此外,你可以插入圖片、影片、簡報等多媒體素材,若你有這方面的作品或成果,這將是驚艷教授們大好機會!除了可以透過連結線上分享,CakeResume 也支援 PDF 檔免費下載。
      • PPT/Keynote:PPT/Keynote 在排版上較自由,同時網路上也有不少設計好的模板可供下載,如此可以輕鬆製做出風格一致,且有設計感的備審資料。不過使用 PPT 製作須注意投影片的方向以及頁面長寬設定,此外匯出時也須轉檔為 PDF 格式,以免排版跑掉。

      三、備審資料怎麼做?

      備審資料 簡歷
      備審資料 個人簡歷範本(CakeResume 編輯器)

      備審資料 簡歷

      個人簡歷表為 1 - 2 頁整份備審資料的重點濃縮,目的在於統整資料中最關鍵的資訊及個人最出色的經歷,讓教授們可以迅速地了解你這個人,並決定是否繼續閱讀,因此簡歷於整份備審資料中扮演十分關鍵的角色。『簡』歷,顧名思義要簡明扼要,因此不建議篇幅超過兩頁,建議可以透過表格或列點的方式來進行彙整,方便快速閱讀;此外也可以參考履歷的寫法,讓簡歷可以更吸睛及專業。


      備審資料 自傳

      備審自傳最大的重點在於闡述你選擇申請此科系/主修的原因及動機,同時在字裡行間形塑出一個人格特質。常見的架構為:家庭背景、求學過程、申請動機及生涯規劃。由於自傳的格式彈性較少,主要以文字為主,因此建議透過適當的標題分段空行讓自傳更容易閱讀,同時也可以粗體字字形顏色變化來突顯段落中的重點。

      自傳的建議字數為 1 - 2 頁 A4 篇幅,不建議超過兩頁。而內容則注意須前後呼應,透過一個與申請科系有聯結的主題進行包裝,串聯為一個有說服力且引人入勝的故事。由於多數人的備審自傳皆是以家庭背景作為切入點,因此於開頭特別加入一點巧思,可以引起教授們的興趣。

      • 家庭背景 - 盡量避免平鋪直述的家庭成員介紹,建議可以透過家庭因素如何形塑你正面的個人特質以及影響啟發你對科系的興趣來撰寫這個段落,可以著墨的題材為:父母/兄姊的職業、父母的國籍、家庭教育的方式、兄弟姊妹間的感情等等,此段不宜過於冗長。
      • 求學過程 - 此段落的重點在於透過過去求學階段的特殊經歷、表現來佐證形塑出來的人格特質。例如可以以擔任社團幹部為例來佐證自己具有領導者的特質、以參賽經歷來佐證自己有團隊合作的精神、以志工服務經歷來佐證自己為熱心助人的性格等等;此外,除了單純描述經歷,可以延伸到該經歷幫助你學習或體悟到什麼新事物、想法,會是更佳的。
      • 申請動機:報考動機為備審自傳的頭號重點,建議可以佔 3 ~ 4 成的篇幅。透過連結前兩個段落家庭背景、求學過程中的鋪陳,整理為 3 個主要的申請動機,並可以利用列點大小標題的方式來呈現。報考動機的發想除了取材前述兩個段落內容,可以從學校學術領域強項、學校轉/輔系規範、校園風氣、科系課程規劃、課程多元性、課外活動豐富性、國際交流機會等等因素來著手撰寫。
      • 生涯規劃:最後以生涯規劃作結,同時呼應自傳開頭及內容中所提及的個人特質及愛好興趣。生涯規劃可以以兩個方向撰寫,分別是:大學四年的規劃畢業後學/職涯的未來展望。由於下一部分會更深入地著墨於讀書/研究計畫,此段落作為承先啟後的作用,不宜過於冗長,點到為止即可。

      備審資料自傳範例

    • 升大學自傳範例         ➡ 點擊下載
    • 研究所推甄自傳範例   ➡ 點擊下載

    • 備審資料 讀書計畫

      讀書計畫主要的目的在於印證前段提及的申請動機,展現你對該科系的了解及熱情,同時讓教授們看到你的積極度及規劃能力。備審資料讀書計畫的常見架構為:近程、中程、遠程,可利用圖表的方式來呈現。內容的佔比大致如下:

      • 近程(20%)- 開學前的準備。若你沒有申請科系之相關背景,可以說明將計畫透過哪些管道方式來預先補足相關知識,如:閱讀、線上自學、請教他人等;或是規劃如何好好利用這段時間來進行自我充實,如:旅行、遊學、實習、進修等。
      • 中程(70%)- 在學期間的規劃。為讀書計畫的重點,可以調查該校/系的課程安排、課外資源,對畢業後職涯有幫助的相關證照、實習,同時加入個人興趣的培養、發展來做撰寫。
      • 遠程(10%)- 畢業後的方向及展望。由於此部分為較久遠後的階段,因此不須過多的著墨,只需要與申請動機及中程規劃做聯結,同時簡短的陳述對自我的期許及未來的展望。
      備審資料 獎狀
      備審資料 相關證明範例(CakeResume 編輯器)

      備審資料 相關證明

      除了申請科系所要求的相關資料證明,如:歷年成績單、畢業證書、外語能力檢定等,可以視與申請科系的相關性提供以下證明:

      • 證照(語言檢定、電腦證照、研習證照、廚師證照、體育證照、導遊證照......)
      • 參與證明(社團參與證明、幹部證明、營隊參與證明、志工參與證明、競賽參與證明......)
      • 獎狀(書卷獎、校內外競賽獎狀、獎學金獎狀......)
      • 照片(活動參與照片、社團參與照片、志工參與照片、競賽參與照片......)

      注意此部分並非越多越好,因此只需挑選與申請科系最為相關個人表現最為傑出的證明出示即可;此外,分類及排版可加入一點巧思,並依照時間順序排列。

      作品集
      CakeResume 作品集頁面

      備審資料 作品集/小論文

      備審資料作品集/小論文的部分主要視申請之科系的要求,並非每份備審資料都需要附上,作品集的部分通常為申請藝術設計相關科系時需準備,專題論文則通常為社會科學相關學系。如同備審資料獎狀的部分一般,作品集的數量並非越多越好,須審慎挑選能夠呈現個人獨特風格、理念的作品;專題小論文則須做足相關研究,並加入個人觀點,同時須注意資料引用的附註,以免產生抄襲的嫌疑。

      CakeResume 有專門提供存放及展示個人作品集的頁面,透過圖片上傳、文字記錄及影片連結,可以有效管理及曝光自己的作品,建立個人品牌。若你的作品類型多元豐富,如:圖片、影片、PDF、簡報(PPT)等,可以透過 CakeResume 履歷工具替你的備審資料設計排版,及直接插入以上提及的多媒體素材、作品集,讓你的備審資料更加完整及與眾不同。