4 Contoh Surat PHK Karyawan dan Aturan Mengeluarkannya

Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) adalah realita yang tidak dapat dipungkiri dalam hubungan profesional. Proses PHK sendiri tidak dapat dilakukan dengan serta-merta, namun harus melalui prosedurnya sendiri. Salah satu bagian penting dalam proses pemutusan hubungan kerja dari perusahaan dengan pekerjanya adalah penerbitan surat PHK.

Secara legal, Undang-Undang Ketenagakerjaan No.13 Tahun 2003 BAB I Pasal 1 ayat (25) mengatur bahwa pengakhiran hubungan kerja dapat terjadi karena suatu hal tertentu yang mengakibatkan berakhirnya hak dan kewajiban antara pekerja/buruh dan pengusaha. 

Walaupun demikian, untuk menghargai jasa pegawai dan menjaga reputasi perusahaan, pembuatan surat pemecatan karyawan secara hormat adalah aspek yang penting dalam proses PHK. 

Artikel ini akan membahas berbagai jenis surat pemberhentian kerja, mulai dari contoh surat phk karena kesalahan berat, contoh surat phk karena indisipliner, hingga contoh surat pemutusan kontrak kerja.

Alasan Pemutusan Hubungan Kerja

phk karyawan, undang undang phk
Undang Undang tentang PHK

Sebelum melihat berbagai contoh surat pemutusan kerja, ada baiknya untuk melihat berbagai kasus yang dapat mengakibatkan pemutusan hubungan kerja. 

Bab XII UU No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan membahas mengenai berbagai alasan, larangan, dan konsekuensi yang dapat diterima perusahaan karena prosedur pemutusan hubungan kerja yang tidak sesuai aturan. 

Pasal 158 UU No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan mengatur alasan-alasan perusahaan dapat memutus hubungan kerja dengan pekerjanya, diantara lain alasannya adalah:

  • Menipu, mencuri, atau menggelapkan aset perusahaan,
  • Memalsukan keterangan yang menyebabkan kerugian bagi perusahaan,
  • Mabuk, mengedarkan narkoba atau zat adiktif lainnya dalam lingkungan kerja,
  • Melakukan perbuatan asusila atau berjudi di lingkungan kerja,
  • Melakukan tindak kekerasan dan intimidasi baik verbal maupun fisik dalam lingkungan kerja,
  • Membujuk rekan kerja untuk melakukan hal yang bertentangan dengan aturan perundang-undangan,
  • Dengan ceroboh atau sengaja membiarkan rekan kerja dalam keadaan bahaya di lingkungan kerja,
  • Membongkar atau membocorkan rahasia perusahaan kecuali untuk kepentingan negara, dan
  • Melakukan perbuatan lainnya yang diancam pidana penjara lima tahun atau lebih.

Perusahaan dapat memutus hubungan kerja dengan pekerjanya yang melakukan hal-hal diatas. Walaupun begitu, melalui pasal 153 UU No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan negara juga mengatur beberapa perkara yang tidak boleh menjadi alasan pemutusan hubungan kerja dengan pegawai. Diantaranya adalah:

  • Pekerja berhalangan masuk karena sakit dengan keterangan dokter hingga dibawah 12 bulan secara terus-menerus,
  • Berhalangan mengerjakan pekerjaannya untuk memenuhi kewajiban negara,
  • Menjalankan ibadah yang diperintahkan agamanya,
  • Menikah,
  • Hamil, melahirkan, gugur kandungan, atau menyusui,
  • Memiliki hubungan darah atau ikatan perkawinan dengan pekerja lainnya,
  • Mendirikan, menjadi anggota atau pengurus serikat pekerja,
  • Mengadukan pengusaha kepada pihak berwajib mengenai tindak pidana kejahatan,
  • Perbedaan paham agama maupun politik, perbedaan suku atau ras,
  • Mengalami disabilitas atau sakit karena kecelakaan di lokasi kerja.

Dengan mengetahui dasar-dasar perundang-undangan tersebut, berikut contoh surat pemberhentian kerja yang dapat digunakan dalam proses pemutusan hubungan kerja antara perusahaan dengan karyawan.

Contoh Surat PHK

Surat pemecatan karyawan adalah aspek penting dalam proses pemutusan hubungan kerja. Melalui perkara - perkara yang telah disebutkan diatas, perusahaan memiliki dasar legal untuk melakukan pemecatan karyawan. Secara umum, surat pemutusan kerja memiliki komponen yaitu:

  • Nama dan identitas karyawan
  • Alasan pemecatan, 
  • dan ucapan terima kasih.

Seluruh aspek tersebut penting dalam menulis surat pemecatan karyawan dengan hormat.

1. Contoh Surat PHK Karena Tidak Lolos Masa Percobaan

Umumnya, sebelum mempekerjakan seseorang menjadi karyawan tetap, perusahaan akan melakukan masa percobaan untuk mengetahui apakah karyawan tersebut cocok dengan perusahaan tersebut dan kemampuan dari calon karyawan tersebut. 

Walaupun begitu, dalam kasus dimana calon karyawan tidak cocok atau tidak dapat melakukan pekerjaannya, perusahaan mau tidak mau harus memberikan surat PHK. Untuk menjaga hubungan dengan calon pegawai tersebut, tentunya surat pemecatan karyawan dapat ditulis secara hormat. Berikut adalah contoh surat pemutusan hubungan kerja untuk karyawan masa percobaan:

contoh surat phk
Surat PHK tidak lolos masa probasi

Seperti yang dijelaskan sebelumnya surat pemberhentian pegawai umumnya memiliki beberapa komponen yang penting. Diantaranya adalah alasan pemberhentian dan ucapan terima kasih atas jasa karyawan tersebut.

2. Contoh Surat PHK Karena Masalah Efisiensi Kerja

Walaupun seorang karyawan tidak melakukan masalah besar, faktor lain seperti kurangnya hasil kerja dari seorang pegawai dapat menyebabkan dipecatnya seorang pegawai. 

Dalam kasus ini, surat PHK karyawan harus menjelaskan bahwa pihak perusahaan sudah memberikan peringatan untuk karyawan terkait untuk memperbaiki kinerjanya namun karyawan tidak melakukan perbaikan yang berarti dalam efisiensi kerjanya sehari-hari. Maka dari itu, contoh surat pemutusan hubungan kerja karena masalah efisiensi kerja adalah sebagai berikut:

contoh surat phk
Surat PHK Karena Masalah Efisiensi Kerja

Dalam contoh surat PHK diatas dapat dilihat bahwa perusahaan sudah berusaha untuk memperbaiki efisiensi kerja dari pegawai, namun pegawai tersebut tidak memberikan usaha maksimal untuk perusahaan, sehingga memaksa perusahaan untuk mengakhiri hubungan kerja dengan pegawai tersebut.

3. Contoh Surat PHK Karena Indisipliner

Surat pemutusan hubungan kerja karena karyawan tidak disiplin akan berbeda dari surat PHK karena tidak lolos masa percobaan. Dalam kasus karyawan yang tidak disiplin, surat PHK karyawan sebaiknya menyebutkan alasan pemecatan karyawan tersebut dan juga mengingatkan bahwa perusahaan sudah mencoba untuk mentolerir dan memperbaiki sifat tidak disiplin tersebut. 

Berikut adalah salah satu contoh surat PHK karena indisipliner:

[Kop Surat]
Perihal: Surat Pemutusan Kerja

Kepada Yth.,
[Nama pegawai]
Di tempat

Dengan hormat,

Berdasarkan evaluasi setelah surat peringatan kedua mengenai masalah ketidakdisiplinan saudara, kami dari pihak perusahaan memutuskan bahwa tidak ada hasil yang berarti dari saudara untuk melakukan perbaikan sifat disiplin ini.

Karena itu, dengan surat pemutusan kerja ini kami terpaksa memberhentikan saudara dari posisi di perusahaan ini per tanggal [tanggal terakhir kerja].

Demikian surat pemutusan kerja ini. Semoga saudara dapat mengerti keputusan yang telah kami buat.

[Tempat, tanggal dibuatnya surat]
[Nama penanggung jawab]

Dalam contoh surat PHK diatas dapat dilihat alasan pemutusan hubungan kerja dan tanggal terakhir kerja pegawai tersebut. Kejelasan alasan PHK dapat membantu pegawai tersebut untuk mengerti kesalahan yang dibuat dan usaha dari pihak perusahaan untuk membantu pegawai dalam memperbaikinya.

4. Contoh Surat PHK Karena Kesalahan Berat

Seperti aturan-aturan yang sudah dijelaskan di bagian sebelumnya, ada kesalahan-kesalahan berat yang dapat membuat seseorang dipecat dari suatu perusahaan. Contohnya pembocoran rahasia perusahaan, melakukan tindak kriminal seperti pencurian dan penipuan dalam perusahaan, hingga konsumsi narkoba atau zat adiktif lainnya dalam lingkungan kerja. Kesalahan yang dapat merugikan perusahaan, baik secara finansial, reputasi, hingga bahkan secara legal.

Dalam kasus ini, perusahaan harus memberikan surat PHK karyawan yang cukup keras agar karyawan mengerti bahwa kesalahan yang sudah dibuat bukanlah kesalahan ringan, namun dapat menghasilkan kerugian baik material atau non-material bagi perusahaan yang dapat berkepanjangan.

Walaupun begitu, surat PHK karyawan ini masih dapat mengandung ucapan terima kasih atas jasa karyawan tersebut selama masa kerjanya dalam perusahaan, terutama jika karyawan tersebut sudah bekerja dalam jangka waktu cukup panjang dan memiliki andil yang relatif besar dalam perkembangan perusahaan tersebut sebelum melakukan kesalahan berat tersebut. Berikut adalah contoh surat pemberhentian kerja karena kesalahan berat:

[Kop Surat]
Perihal: Surat Pemutusan Kerja

Kepada Yth.,
[Nama pegawai]
Di tempat

Melalui surat ini, kami dari pihak manajemen menyampaikan keputusan untuk memutuskan hubungan kerja dengan saudara per tanggal [tanggal terakhir kerja].

Keputusan ini dibuat dengan mempertimbangkan pelanggaran saudara terhadap aturan perusahaan, yang menyebabkan kerugian material secara berlanjut bagi perusahaan. Kami berterima kasih atas jasa saudara selama durasi kerja saudara dalam perusahaan ini.

Demikian surat pemutusan kerja ini. Semoga saudara dapat mengerti keputusan yang telah kami buat.

[Tempat, tanggal dibuatnya surat]
[Nama penanggung jawab]

Dalam contoh surat pemberhentian kerja diatas dapat dilihat bahwa pemutusan hubungan kerja dengan pegawai terjadi karena kesalahan yang dibuat oleh pegawai tidak dapat ditolerir oleh pihak perusahaan, sehingga memaksa pihak manajemen untuk memecat pegawai tersebut.

Keputusan untuk memutuskan hubungan kerja dengan seorang karyawan bukanlah hal yang sederhana, namun dengan memberikan surat pemecatan karyawan secara hormat, proses pemutusan hubungan kerja akan menjadi lebih mudah baik untuk karyawan maupun untuk pihak manajemen perusahaan tersebut. 

Baik seorang karyawan dipecat karena tidak lolos masa percobaan, memiliki masalah efisiensi kerja, tidak disiplin, maupun karena pelanggaran berat, surat pemutusan kerja harus ditulis dengan jelas agar tidak terjadi miskomunikasi antara karyawan dengan pihak manajemen.

Pasang GRATIS 3 lowongan kerja pertama untuk perusahaan Anda. Sortir CV & rekrut kandidat berkualitas dengan mudah sekarang juga! 

--- Ditulis Oleh Sasannaditya S. Wang ---

Kami ingin menjawab pertanyaan Anda. Dapatkan demo online yang dipersonalisasi untuk memenuhi kebutuhan rekrutmen Anda:
  1. Temukan dan tarik kandidat terbaik
  2. Rekrut dalam waktu singkat
  3. Kelola proses rekrutmen Anda dalam satu sistem

Resume Builder

Build your resume only in minutes!

More Articles you might be interested in

Latest relevant articles
Interview Skills
May 7th 2024

5 Cara Menjawab Berapa Gaji yang Anda Inginkan dalam Interview!

Pernah ditanya "Berapa gaji yang Anda inginkan?" saat interview? Ini tips dan contoh jawabannya.