【面試官技巧教學】如何面試新人?一篇掌握 OPQRST 及 STAR 面試技巧

面試官面談技巧。

第一次當面試官,不知道該如何面試新人嗎?身為一位面試官,需要擁有哪些問問題的技巧呢?

過去經常有許多人資分享,求職者在面試時感覺表現都相當不錯,卻在 onboard 之後才發現非常不適任,其中最大的原因多是招募面談技巧出了點問題,當問的問題不夠精確,不僅容易讓求職者找不到方向、答非所問外,也很難深入地了解求職者的特質所在。

因此,掌握正確的面談技巧可說是身為面試官、人資最基本的能力,本篇文章將會分享 OPQRST 及 STAR 面試技巧,以及事前面談準備與面談技巧範例提問,幫助各位面試官及人資,可以更有效地找到適合的人選。


一、如何面試新人?
參考 OPQRST 面談技巧

最簡單的方式就是從自己過往的面試經驗出發,回想有哪些好的部分可以參考,以及有哪些不好的地方值得改進,但如果本身並沒有太多的面試經驗,推薦大家可以參考 OPQRST 面談技巧,讓整個面試架構更鮮明、流程更順暢:

OPQRST 面談技巧
OPQRST 面談技巧說明
O(Objective)面試目的
明確掌握面試目的,想要從求職者身上獲得哪些資訊,想要了解哪些能力
P( Preparation)事前準備
做好事前準備,仔細審閱求職者履歷,並列出想詢問的問題及深入討論的細節
Q(Questioning)面試問題
根據面試目的準備合適的問題,引導求職者回答出有價值的資訊,幫助面試官更了解求職者的特質及能力
R(Rapport)互信融洽
仔細傾聽、保持融洽互信的感覺,讓求職者消除緊張情緒、放鬆心情,也更能深入與求職者對談
S(Structure)結構化流程
結構化流程不僅可以讓面試流程更有效率外,也能確保每位求職者的面試過程都是一致且公平的
T(Taking notes)面試筆記
避免過度依賴大腦的記憶力,隨時將有用且重要的資訊紀錄下來,方便後續可以再回顧、參考

二、人資/面試官技巧 :
掌握面談目的 (Objective)

人的內在及外在特質可以運用冰山理論來解釋,外在的知識技能就像水面上的冰山,可以透過過往的學經歷及作品集來判斷,而內在的價值觀個人特質求職動機就是水面下的冰山,必須透過對話、互動才有辦法深入了解,而探討求職者的內在特質就是面試最重要的目的所在

三、人資/面試官技巧:
做好面談準備 (Preparation)

想要在有限的時間內,讓面試過程更流暢、效益發揮到最大,最重要的面試官技巧之一就是要先做好充足的事前準備,建議面試官事前要做好以下三項準備:

1. 事前看過求職者的履歷、自傳、求職信
第一次擔任面試官,如果不知道該怎麼掌握問問題的技巧,建議可以先充分閱讀及了解求職者的背景資訊,從中找出有興趣且想深入了解的經驗或特質,作為發想問題的參考。

2. 與用人主管仔細確認徵才條件
事先與主管確認該職位所期望的人格特質及技能專長,這是人資面試技巧中最重要也最容易被忽略的要點之一,記得多加確認,才能避免招募到不符合主管或公司風格的人才。

3. 初步列出想了解的細節及提問方向
用人根據以上兩點事前準備,初步擬定面試提問的方向及主題,讓後續面試問題準備更順利,這也是相當重要的招募面談技巧之一。

面試官 3 項事前準備。

四、人資/面試官技巧:STAR 面試 (Questioning)

STAR 是近年來相當流行的面試官提問技巧之一,分別指的是情境任務行動結果四個要素,透過這四個要素提問,不僅可以幫助求職者更聚焦於題目的核心之外,也能讓面試官更清楚地了解求職者的工作表現及能力。

STAR 面試技巧與範例:S 情境(Situation)

請求職者描述在特定任務情境下的工作背景資訊,包含發生的事件、當下的環境狀況等。

  • 請分享過去遇到團隊溝通衝突時,當下的情況是?
  • 印象最深刻的一次客戶投訴電話,當時是發生什麼事?
  • 過去工作經驗中,你有遇過不喜歡的工作嗎?是什麼樣的工作?
  • 你有曾經出過什麼工作上的差錯嗎?當時是在做什麼工作項目?

STAR 面試技巧與範例:T 任務(Task)

請求職者描述在該情境下,應該達成什麼樣的目標,或是需要解決那些問題等。

  • 遇到衝突的當下,你所要解決的首要問題是?
  • 接到客戶電話後,你的 SOP 流程是什麼?
  • 當時這份工作時的目標或需求是什麼?
  • 這份工作最重要的關鍵指標是什麼?

STAR 面試技巧與範例:A 行動(Action)

針對這個情境及首要任務,詢問求職者採取了那些策略及行動來解決這個問題。

  • 用什麼方法解決及化解團隊之間的溝通衝突?
  • 選擇用什麼方式來處理這次的客訴問題?
  • 是怎麼調適心情及心態來接下這份工作的?
  • 當下發現時,是怎麼補救或化解這個錯誤?

STAR 面試技巧與範例:R 結果(Results)

請求職者分享該任務的最終結果,以及經過這次的事件後,獲得了哪些啟發或成長。

  • 有成功解決溝通衝突的問題嗎?你覺得可以成功解決的原因為何?
  • 有順利解決客訴的問題嗎?如果沒有,你覺得最大的癥結點在哪裡?
  • 最後有成功達成目標嗎?如果之後再碰到不喜歡的工作時,你會怎麼做?
  • 未來你會怎麼避免自己再發生相同的錯誤?

五、人資/面試官技巧:
拉近面談距離 (Rapport)

面試官與求職者之間的談話氛圍,也是影響求職者表現相當重要的因素,當彼此之間的氣氛越融洽、放鬆,不僅可以緩解求職者緊張、焦慮的情緒外,也能讓面試官可以更深入且自然地與求職者談話,以下分享 5 個拉近面談距離的招募面試技巧給大家參考。

建立良好氛圍的 2 個面談技巧:

  • 認真傾聽,給予眼神的肯定
  • 保持微笑,適時言語的回饋

讓求職者放鬆的 3 個面談技巧

  • 選擇適當大小的會議室:太大或太小的空間都容易造成求職者的壓力,適當的大小可以讓求職者感覺更自在。
  • 準備一杯溫開水:放在求職者的位置前方,讓求職者隨時可以喝口水、緩和一下心情。
  • 先問幾個破冰問題:幫助面試者緩解情緒緊張,也為接下來的面試做個緩衝。
    • 你是怎麼過來的?大約花了多久時間?
    • 對這附近還熟悉嗎?是第一次來這附近嗎?
讓求職者放鬆的 3 個面談技巧。

六、人資/面試官技巧:
面談流程結構化 (Structure)

結構化指的是透過精心設計及安排,讓面試架構更明確、流暢的過程。經過結構化的面試流程,不僅會更有效率外,也能確保每位求職者的面試過程都是一致的,避免有面試不公平的情形發生。

常見的結構化面試流程分為三大部分:

  • 面試前:
    • 輕鬆的問候寒暄
    • 簡略介紹公司及職務內容
  • 面試中:
    • 請求職者自我介紹後,詢問基本面試問題
    • 根據職務需求,以 STAR 面試技巧詢問職能相關問題
  • 面試尾聲:
    • 詢問求職者是否還有什麼疑問或需要討論的地方
    • 感謝求職者的應徵及到訪

七、人資/面試官技巧:
面談筆記過程 (Taking notes)

人的大腦容量是有限的,想用大腦記錄下整個面試過程,基本上就是不可能的任務。用人主管面試技巧之一,就是要在面談過程中準備好筆記工具,隨時記錄下有價值且重要的資訊,方便後續篩選時,可以快速複習該求職者的特質,找出最符合職務需求的人才,以下分享有關作筆記的 2 種面談技巧:

1. 在桌面上開放式寫筆記
避免私下寫筆記,這樣容易讓求職者緊張、焦慮,而影響到面試談話表現。

2. 以關鍵字方式記錄重點
如何快速以關鍵字將重要的資訊記錄下來,並把專注度放在與求職者的互動上,可以說是專業面試官必備的面試員工技巧,千萬別為了記錄文字而忽略掉與求職者的對談。

好的面談技巧,不僅可以讓整個面試過程更有效率外,也能幫助面試官及人資更快速掌握求職者的特質及技能,篩選出最有潛力且最符合職務需求的人才,每次面試結束後,也非常推薦面試官、人資可以記錄下每次面試的過程,隨時改善、優化,更能讓未來的招募流程變得更順利而流暢哦!希望這次的面試官面試技巧分享對大家有幫助!

延伸閱讀:【信件範本】HR 怎麼寫面試通知、錄取通知和婉拒求職者的感謝函?

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