會議記錄 3 大範本與技巧、AI 工具介紹，高效工作超好用！

你在職場中有做「會議記錄」的習慣嗎？會議記錄不僅僅是文字的堆疊，也是確保團隊協作順暢的媒介。有效的會議記錄可以把討論事項清晰化，更是確保會議成果不被遺忘的利器，有助於團隊收斂目前方向，並拉出下一步待辦事項，也能讓未與會者快速掌握重點。

一個好的會議記錄該怎麼做？本文分享 3 大會議類型做會議記錄的技巧，並介紹會議記錄範本和好用的智能工具如 OpenAI Whisper、逐字稿軟體，利用 AI 加速完成會議記錄、節省時間，身為高效工作者的你一定要參考。

會議記錄的重要性不僅僅在於「記錄」會議中的討論內容，更在於「協作」，確保團隊的合作順暢、方向明確。首先要釐清會議記錄的 3 大目的，才能夠幫助我們更有效運用它：

1. 確保會議目標明確： 
   

會議記錄能夠確保會議的目的明確，使每位與會者心中有數。舉例來說，當團隊 kick off 討論新專案時，會議記錄將確保每個人都了解新專案的目標、時程和責任分配。

假設今天是新產品的開發會議，記錄下來的未來目標和重大執行事項：像是怎麼進行用戶訪談、如何做產品功能測試、何時產品正式上線等等，也可以幫助團隊成員在會議期間專注於核心任務，同時也使未來參與者對該目標有所了解。

2. 促進共識和決策的達成：
   

透過共享會議記錄，團隊可以準確地記錄下會議收斂的過程和每個人的意見，進而快速掌握共識並明確設定下一步的行動計劃，讓即使會議結束後團隊也可以輕鬆回顧重點討論內容。

3. 作為後續參與者的參考：
   

對於未參與到部分或全程會議的人員來說，會議記錄是他們跟上討論進度和結果的關鍵文件，有助於快速和其他成員的認知水平對齊，進而節省複述時間並保持整體團隊的一致性。

相反，如果會議記錄做得不好、甚至根本沒有會議記錄，將對個人和集體造成資源浪費。首先，不完整或不準確的會議記錄會導致資訊缺失，因資訊不透明而造成誤解，很容易影響到溝通和協作的效率和準確性。

如果會議記錄品質不佳，嚴重者還可能會影響團隊成員的參與度和積極性，降低團隊的凝聚力和工作效率，行動計劃和責任分配不清晰或不透明，可能會導致工作進度的延宕和混亂，影響了公司專案的推動和執行效率。

要高效處理會議記錄，我們需要掌握 6 大基本元素與 3 種常見的會議類型：

另外，針對不同的會議型態，建議採用區隔化的記錄方法，以下針對 3 大類會議種類、分別適合怎麼做會議記錄的技巧進行拆解：討論型會議、決策型會議、簡報型會議。

1. 討論型會議

會議記錄方法：

• 捕捉各種意見和觀點：在會議記錄中重點記錄不同與會者的意見、提出的問題以及討論的各個觀點。
• 整理主題性摘要：將討論內容分為不同的主題或議題，並編寫主題性摘要，清晰地呈現每個主題的討論內容。
• 記錄討論流程：捕捉討論的流程和動態，例如提問、回答、辯論等，以便後續的回顧和分析。
• 案例：像是設計團隊討論「我們的新產品設計希望傳遞哪些理念與價值？」、人資團隊討論「我們可以導入哪些系統來創造多元共融的工作環境？」

2. 決策型會議

會議記錄方法：

• 確定行動計劃和責任人：專注於記錄會議中做出的決策和確定的行動計劃，包括任務分配和負責人。
• 詳細記錄決策過程：記錄決策的過程和背景資料，以及討論過程中提出的各種選擇和考慮因素。
• 跟進和評估：在會議記錄中包括後續的跟進計劃和評估方式，確保決策的執行和效果。
• 案例：像是行銷團隊討論「下一季的兩百萬預算應該要分配在哪些項目上？」、商務團隊討論「哪類型產業客戶的開發價值最大？」

3. 簡報型會議：

會議記錄方法：

• 記錄主要內容和提出的問題：專注於記錄簡報中提到的主要內容、要點和問題，確保會議記錄反映了簡報的重點。
• 摘要性記錄：以摘要的形式記錄簡報內容，突顯每個主題的要點和重要資訊。
• 提出後續行動：記錄提出的問題和可能需要進行的行動，並確定負責人和時間表。
• 案例：像是產品團隊對焦「軟體新功能開發的目標與預計進程 」、銷售團隊向客戶提案「我們服務的導入方式和各級定價方案」

掌握這些元素和技巧，可以幫助我們更加高效地處理會議記錄，確保不僅完整記錄了會議內容，而且有助於後續的溝通和行動執行。

在一切都朝數位化發展的時代，智能工具成為新世代工作者提升效率的關鍵。以下分享高效做會議記錄的智能工具與相關資源：

• 基礎範本資源
  

基礎範本資源如 Notion、Microsoft 和 Canva 等平台提供了各種會議記錄範本。這些範本已經為你設計好了會議記錄的基本結構，包括會議日期、時間、參與者、議程、討論內容等等，你只需要填入具體的內容即可。套用模板就能大幅節省你設計會議記錄文件格式的時間，讓你可以專注於記錄會議的核心內容。

• 智能逐字稿工具
  

智能逐字稿工具如雅婷逐字稿、Vocol.ai、OpenAI Playground、OpenAI Whisper、Good Tape 等工具，能夠自動將會議的語音內容轉換成文字。

利用逐字稿工具，就不需要在會議中瘋狂打字、怕漏聽任何細節，只需要將會議錄音然後讓工具幫你轉寫，就可以確保不至於錯過任何重要的討論內容，還可以讓你在會議中更專注於參與討論和貢獻意見。

• 智能摘要工具

智能摘要工具如 ChatGPT、Tactiq 等，這些工具可以自動生成會議的摘要，對於大型或冗長的會議來說更有運用價值。你不需要花時間去整理會議記錄、自行收斂會議的重點，工具就能自動化幫你完成大約五成以上的摘要架構。

• 智能整合性管理工具
  

最後，智能整合性管理工具如 Otter.ai、Microsoft Teams + Microsoft 365 Copilot、Clickup、Fireflies.ai + Asana 等工具，這些工具可以幫助你整合和管理會議記錄。

集中在一個平台上查看和管理所有的會議記錄，不需要在各種不同的平台和工具之間切換，對於提高你的工作效率也會加分。

有效的會議記錄是企業高效運作的催化劑，透過了解會議記錄的目的、掌握處理技巧並搭配智能工具，你將能夠事半功倍地執行會議記錄，不僅為自己節省時間，更提高團隊協作效能。無論是基礎的會議記錄範本還是進一步的 AI 工具建議都雙管齊下運用，在不同層次上滿足你的需求，讓自己成為一位高效工作者！