Notice Period: Pahami Peraturannya Sebelum Resign! [+Caranya]

Bagi kamu yang baru mendapatkan pekerjaan pertama dalam perjalanan karir, pasti masih merasa asing dengan istilah notice period. Atau bagi kamu yang sudah cukup lama bekerja dan ingin meninggalkan pekerjaan untuk mencari kesempatan lainnya, sudah tahu belum apa itu notice period?  

Umumnya, notice period adalah waktu pemberitahuan saat kamu ingin resign. Waktu notice period setiap perusahaan juga berbeda-beda. Jadi kamu juga harus mengetahui ketentuan yang ditetapkan oleh perusahaan tempat kamu bekerja. 

Lalu, jika mengundurkan diri tanpa pemberitahuan atau notice period, apakah akan ada hukuman? Dan bagaimana cara menyampaikan notice period ke HR agar diterima? Yuk simak penjelasan CakeResume berikut ini!

Notice period artinya lama waktu karyawan untuk terus bekerja setelah memutuskan untuk mengundurkan diri sampai hari terakhir bekerja di perusahaan. Biasanya perusahaan mewajibkan setiap karyawan untuk memberikan notice period sebelum benar-benar meninggalkan perusahaan. Tujuannya supaya perusahaan bisa bersiap-siap mencari pengganti posisi karyawan yang resign supaya proses handover pekerjaan lebih lancar. 

Karyawan yang akan mengundurkan diri dalam masa notice period juga harus bersedia untuk mengajarkan karyawan baru mengenai tugas dan tanggung jawabnya. Notice period dilakukan agar tidak ada kekosongan posisi ketika satu karyawan memutuskan resign. 

Jangka waktu notice period pada umumnya dua minggu atau lebih. Namun ada perusahaan yang menetapkan minimal 1 bulan, atau dikenal dengan one month notice. Notice period artinya dalam waktu selambat-lambatnya 30 hari, sebelum tanggal resign, HR sudah harus menerima surat resign kamu. Menurut XpertHR, posisi karyawan dalam perusahaan biasanya mempengaruhi jangka waktu notice periodnya. Semakin tinggi posisi karyawan dalam perusahaan, semakin panjang juga jangka waktu notice period. 

Adanya pemberlakuan notice period tentunya memiliki tujuan penting bagi kedua belah pihak, baik untuk perusahaan dan juga untuk karyawan. Berikut ini beberapa tujuan diberlakukannya notice period:

Waktu untuk mencari karyawan baru.

Dalam masa notice period, perusahaan akan memiliki waktu untuk mencari kandidat lain untuk mengisi posisi karyawan yang mengundurkan diri. Dalam beberapa perusahaan, karyawan yang akan resign bisa juga diminta ikut serta dalam proses rekrutmen, karena karyawan tersebut lebih memahami tugas dan tanggung jawab yang akan diberikan kepada kandidat baru.

Waktu untuk mencari pekerjaan baru.

Notice period artinya juga memberi waktu luang untuk karyawan yang akan resign untuk mencari pekerjaan baru atau karir lain. Dengan cara ini, karyawan dapat dipastikan tidak akan menganggur setelah berhenti dari pekerjaan saat ini. 

Mempersiapkan mental.

Mengakhiri pekerjaan yang kamu jalani setiap hari pastinya tidak akan mudah. Apalagi jika kamu sudah menjalani pekerjaan tersebut selama bertahun-tahun. Notice period ini berguna untuk memberikan waktu bagi karyawan untuk mempersiapkan mental menghadapi hari pengunduran dirinya. Selain itu, karyawan juga bisa mempersiapkan berbagai macam berkas dan dokumen administrasi yang dibutuhkan sebelum hari terakhir bekerja.

Handover.

Jika dalam masa notice period perusahaan sudah berhasil menemukan kandidat baru untuk menggantikan posisi karyawan yang resign, maka waktunya untuk pendelegasian tugas kepada karyawan baru tersebut. Jika perusahaan belum menemukan karyawan baru, maka manajer atau atasan bisa mendistribusikan pekerjaan kepada rekan sesama tim. Karyawan yang resign bisa mengajarkan dan melatih rekan kerja untuk sementara waktu sampai menemukan karyawan baru untuk mengisi posisi tersebut.

Menjaga hubungan dengan perusahaan.

Dengan adanya notice period, kamu juga menjaga hubungan yang baik dengan perusahaan karena telah mengundurkan diri secara baik-baik dan meninggalkan kesan positif. Selain itu, dalam masa notice period itu, karyawan yang resign juga berhak menerima surat rekomendasi dari atasan atau HR untuk mencari karir lainnya.

Notice period berlaku ketika seorang karyawan mengajukan surat pengunduran diri, dan/atau ketika perusahaan mengajukan surat pemutusan hubungan kerja pada karyawan yang bersangkutan. Di Indonesia, peraturan yang mencatat notice period tercantum dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 Pasal 154A ayat (1) tentang Ketenagakerjaan.

Peraturan tersebut membahas terkait ketentuan apa saja yang harus dipenuhi karyawan yang ingin mengundurkan diri. Peraturan terkait notice period adalah sebagai berikut:

1. Mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis selambat-lambatnya 30 hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri
2. Tidak terikat dalam ikatan dinas
3. Tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal mulai pengunduran diri

Dari ketentuan notice period tersebut, waktu yang ditetapkan adalah 30 hari atau one month notice. Aturan inilah yang menjadi acuan bagi perusahaan untuk menetapkan kebijakan notice period. 

Perusahaan juga diharuskan menjawab surat pengunduran diri karyawan maksimal 14 hari sebelum tanggal mulai resign. Jika dalam waktu tersebut perusahaan tidak menjawab permohonan pengunduran diri, maka perusahaan dianggap menyetujui permohonan tersebut. 

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, dalam peraturan Undang-Undang Ketenagakerjaan, batas waktu yang ditetapkan untuk notice period adalah selambat-lambatnya 30 hari atau 1 bulan sebelumnya. Jangka waktu notice period ini artinya one month notice. Tetapi jika ada perusahaan yang menetapkan lebih dari satu bulan sebelumnya, hal ini juga tergolong sah.

Pada dasarnya, karyawan yang tidak memberikan notice period tidak akan dihukum, karena belum ada penetapan sanksi tegas. Namun, baik kamu bekerja di perusahaan besar atau kecil, kamu harus tetap menaati peraturan perusahaan tersebut. Mengajukan resign secara mendadak juga berkaitan dengan etika kerja. 

Oleh karena itu, terkait sanksi yang akan didapat, ditentukan berdasarkan perjanjian yang disepakati bersama di tahap awal. Karena perusahaan berhak memiliki ketentuan masing-masing mengenai pengunduran diri karyawan. Adapun beberapa contoh sanksi yang bisa diterapkan perusahaan:

• Karyawan tidak menerima pesangon: Sebagian perusahaan menetapkan sanksi dalam bentuk denda bagi karyawan yang mengundurkan diri secara mendadak tanpa notice period. Apabila karyawan tersebut berstatus sebagai karyawan tetap, maka tidak akan menerima pesangon.
• Tidak memberikan surat referensi kepada karyawan: Perusahaan juga berhak untuk tidak memberikan surat keterangan kerja ataupun surat referensi kepada karyawan yang mengundurkan diri tanpa notice period. Namun, jika kamu merupakan karyawan kontrak dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT), maka tidak terlalu membutuhkan notice period.
  

Bagaimana cara menyampaikan notice period ke HR? Ada baiknya notice period disampaikan secara baik dan sopan bahwa kamu ingin mengundurkan diri dari perusahaan. Juga disertakan dengan alasan yang jelas mengapa kamu ingin mengundurkan diri. 

Ikuti langkah berikut untuk menyampaikan notice period ke HR:

1. Tentukan kapan hari terakhir kamu bekerja

Berikan waktu untuk perusahaan mempersiapkan pengunduran diri kamu. Usahakan beri waktu minimal 2 minggu. Kamu juga bisa mempertimbangkan seberapa banyak tugas dan tanggung jawab yang kamu miliki saat ini. Jadi kamu masih memiliki cukup waktu untuk mengkomunikasi pengunduran diri dengan tim kamu. 

Pertimbangkan juga notice period artinya sebagai persiapan diri kamu ketika ingin beralih dari profesi sebelumnya ke karir yang lain. Dengan menentukan kapan hari terakhir kamu bekerja di perusahaan lama, kamu akan bisa menyelesaikan tugas dan tanggung jawab kamu sampai akhir.

2. Diskusikan dengan HR atau atasan

Sebelum benar-benar menyerahkan surat pengunduran diri secara resmi, diskusikan notice period dengan atasan secara personal. Buat waktu khusus untuk diskusi bersama bahwa kamu akan meninggalkan perusahaan. Meskipun kamu tidak harus memberikan detail keputusan kamu, setidaknya kamu telah menginformasikan secara keseluruhan bahwa kamu akan mengundurkan diri dalam waktu dekat.

Hal yang paling penting dalam diskusi notice period ini adalah kapan hari terakhir kamu bekerja. Dan juga bagaimana kamu akan mendelegasikan tugas dan tanggung jawab kamu selama ini kepada karyawan baru, maupun rekan kerja yang lain.

3. Buat surat pengunduran diri

Jika kamu sudah menentukan tanggal terakhir kerja dan diskusi dengan atasan, saatnya menulis surat pengunduran diri secara resmi. Dengan adanya surat pengunduran diri yang resmi ini, akan memudahkan HR jika membutuhkan referensi. 

Buat surat pengunduran diri secara singkat, jelas, dan padat. Kamu juga bisa menyertakan informasi berikut:

• Informasi kontak pribadi: nama lengkap, jabatan kerja di perusahaan, alamat, email, dan nomor telepon
• Tanggal pengunduran diri: untuk mengingatkan perusahaan kapan kamu mulai menyerahkan notice period kamu
• Alasan resign: pada bagian ini kamu juga bisa menyertakan kapan kamu akan meninggalkan perusahaan. Juga sertakan alasan mengapa kamu akan resign. Selain itu, kamu juga bisa memberikan masukan yang membangun untuk atasan atau untuk perusahaan.
• Ucapan terima kasih: berikan kata-kata terima kasih karena telah diberikan kesempatan untuk mengembangkan karir di perusahaan tersebut. Kamu bisa menuliskan ucapan terima kasih untuk rekan kerja dan atasan secara profesional.
• Tanda tangan: bersamaan dengan penutup dan nama kamu, berikan tanda tangan untuk menandakan bahwa kamu telah menulis surat pengunduran diri ini dengan benar dan sungguh-sungguh.

4. Informasikan rekan kerja untuk mengambil alih pekerjaan kamu

Setelah menyerahkan surat pengunduran diri dan menentukan notice period, kamu bisa mulai menginformasikan rekan kerja kamu mengenai keputusan kamu untuk resign. Untuk rekan kerja yang bekerja dalam tim setiap hari, kamu bisa memberitahu mereka secara personal. Untuk sisa keseluruhan rekan kerja di kantor, kamu bisa menggunakan email untuk menginformasikan pengunduran diri kamu. 

Pengunduran diri memang tidak mudah dilakukan, apalagi jika kamu sudah cukup lama berada di perusahaan. Notice period adalah hal yang wajib dilakukan ketika seseorang ingin mengundurkan diri, untuk menjalankan etika kerja yang baik. 

Dalam masa notice period, kamu juga bisa mulai mencari kesempatan karir baru untuk meningkatkan kemampuan dan memperdalam pengalaman kamu. Cari kerja dengan mudah di CakeResume Job Search secara gratis! Langsung lamar pekerjaan dan dihubungi perusahaan secara langsung. 

Tidak hanya situs lowongan kerja gratis, CakeResume adalah aplikasi membuat CV ATS friendly. Yuk, buat CV online gratis, portofolio kerja, dan lamar kerja di website pencari kerja CakeResume.

— Ditulis Oleh Rachel Vanadya —