PDCA 是什麼?連 ISO 品管都在用的循環管理框架!

PDCA 是什麼?連 ISO 品管都在用的循環管理框架!

當專案或目標完成,並不等同於工作就結束了,無論成效多好,過程都有值得回顧,並在未來做的更好的地方,但該如何有效把檢討流程放入組織流程中?

PDCA(Plan-Do-Check-Adjust)循環式管理,是許多企業為了提升效能,所導入的管理框架。PDCA 鼓勵有效的執行與調整,來提高做事的效率與品質,本文將深入探討 PDCA 循環框架的執行要點,幫助你了解從規劃、執行到檢討的各個個階段如何及時反思,並在調整作業流程的同時,提升品質,進一步運用這項管理辦法實現績效管理。

一、PDCA 是什麼?

PDCA(Plan-Do-Check-Adjust,計畫-執行-檢視-修正)是一種管理框架,起源於 20 世紀時美國著名統計學家沃特(Walter A. Shewhart) 將統計學原理導入製造流程中的品質控管,之後,沃特提出了「檢查、檢測、修正」循環概念。二戰後,由現代品質管控之父愛德華戴明(Edward Deming)推廣到日本後受到重視,因此 PDCA 又稱為「戴明環 Deming Cycle」。

此概念最初引進日本企業後即被廣泛使用。由於 1980 年代日本企業積極改善生產製程,打造出日本製造的高品質產品,受到全球消費者的喜愛,讓 PDCA 生產流程受到全世界各大企業推崇。時至今日除了製造業,PDCA 也深入應用於各種領域和行業,包括服務業、醫療業、教育業等,其中的知名企業有:Microsoft 微軟TOYOTA 豐田汽車Starbucks 星巴克MediaTek 聯發科等企業 。

PDCA 循環不但流程靈活彈性,且其框架以「持續改進」為核心基礎,因此若成功在組織中運行,不但能顯著提升效能,同時促進組織內共同成長學習,讓組織在專案執行過程中,能迅速響應資源或市場變動,不斷優化進步。

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二、PDCA 循環如何執行?四步驟有效提升成效

PDCA 由「計畫-執行-檢視-修正」四個步驟組成並形成實作循環,一個循環之後的情報輸出就成為改善方案或延伸方案,然後再反映到下一個循環。

PDCA  4 步驟


1. Plan 計畫

在計畫階段,建議團隊先訂定清晰目標,再制定具體且可行的計劃,並考慮可能浮現的問題與克服的辦法。計畫要點建議包括:定義明確且可量化目標、設定時間表、盤點資源等,才能聚焦行動與資源,採取連貫的解決方案。

2. Do 執行

實際執行計劃,並累積經驗,建議有意識的紀錄執行過程中的心得想法、突發問題、應變作法與行動,以便後續有效覆盤檢查,並找到改善的施力點。

3. Check 檢視

檢視階段是對執行結果的評估,包含數據追蹤與分析、比對執行與計畫之間的差異等等,當發現與計劃目標不符的地方,在這個階段建議進一步分析出現落差的原因,並在下一個階段做出相應的調整;除此之外,執行過程中任何可以再改善的地方都能提出,當作未來優化調整的依據。

4. Adjust 修正

基於上一階段的結果與回饋,進行必要修正和改進,例如:修改計劃、調整執行方法、引入新流程或方法工具、導入新技術等,目標是不斷優化執行流程,確保再下一次的計劃與執行過程中能進步,讓企業或個人在不斷變化的環境中保持競爭力。

PDCA 循環是讓產品與計劃不斷進步迭代的管理方法,透過這種方式,除了能客觀改進問題、也能提高效率和品質,這也是為什麼 PDCA 循環框架最常導入許多企業的品管體系和產品開發流程中。

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PDCA(Plan-Do-Check-Adjust)管理框架
PDCA(Plan-Do-Check-Adjust)管理框架

PDCA 的應用場景其實非常多元,並不特別受限於特定專案類型,只要是需要「不斷迭代、改進修正」的專案都適合運作 PDCA 。以下舉例三種情境,可將 PDCA 循環納入其管理實踐:

  1. 新產品開發:當企業計劃推出新產品或服務時
  • 計劃-制定明確的新產品開發計劃,包括目標、時程、預算和風險評估
  • 執行-實施計劃
  • 檢討-檢視新產品的實際性能和市場回饋
  • 修正-根據市場回饋,修正產品
  1. 流程改進:想優化內部流程,提高效率、降低成本時
  • 計劃-制定流程改進計劃,包括明確的目標、可衡量的指標和潛在問題
  • 執行-實施新流程
  • 檢視核-評估效能
  • 修正-根據效能評估,持續改善流程
  1. 品質提升:想提高客戶對產品滿意度時
  • 計劃-訂定明確的品質目標
  • 執行-實施品質管理措施
  • 檢視-評估實際品質和客戶滿意度
  • 修正-根據查核結果進行改進,確保品質持續提升


三、PDCA 應用:如何連結目標管理&績效管理

PDCA 與常見的目標管理、績效管理例如 KPI 系統、OKR 系統並不衝突,差別只在強調「連續改進」的重要性,建議在 PDCA 的計畫與檢視這兩步驟中結合 KPI 等的目標績效管理方式,因為在計畫階段,組織需要確定明確的目標基準,像是關鍵結果(Key Results)、量化績效(KPI)等,才能在檢視階段,回過頭來檢查計畫的目標,修正後續的步伐。

PDCA 循環框架不但簡單有效,更滿足具備成長心態的企業文化,非常適合目標是持續品質改善,來進行大步伐的革命性改變。透過明確的計劃、連貫的執行、縝密的檢視和敏捷的修正,PDCA 循環管理框架將能督促企業持續滾動、向前邁進。

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