Performance Appraisal: Tahapan dan Cara Melakukannya!

Tinjauan kinerja bisa jadi sulit bagi semua pihak, baik manajer maupun karyawan. Tetapi semua pihak dalam perusahaan dapat menghindari stres itu dengan menyusun ulasan kinerja untuk saling mendukung peningkatan kualitas kerja. 

Salah satu cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menggunakan performance appraisal atau penilaian kinerja. Performance appraisal atau penilaian kerja membantu karyawan maupun manajer memahami apa yang mereka lakukan dengan baik dan apa yang masih perlu mereka kerjakan. 

Namun, apa tujuan performance appraisal? Lalu, apa saja fungsi dari performance appraisal dan manfaat apa yang dapat diterima dari performance appraisal? Bagaimana contoh performance appraisal di perusahaan? Ada berapa macam metode performance appraisal? Seperti apa contoh performance appraisal form? Dan, bagaimana cara membuat performance appraisal?

Yuk, mari kita simak artikel CakeResume ini!

Performance appraisal adalah proses periodik dan sistematis di mana kinerja seorang karyawan didokumentasikan dan dievaluasi. Hal ini dilakukan setelah karyawan memperoleh pelatihan kerja dan sudah cukup lama menjalani pekerjaan mereka. 

Penilaian kinerja atau performance appraisal adalah bagian dari pengembangan karir dan terdiri dari tinjauan reguler kinerja karyawan dalam organisasi.

Employee performance appraisal ada sehingga perusahaan atau organisasi dapat memiliki sarana untuk melacak kemajuan karyawan.

Tetapi, tampaknya melacak kemajuan bukanlah hal yang penting untuk setiap deskripsi pekerjaan. Namun, memahami area kelebihan dan kelemahan karyawan sangat penting untuk pertumbuhan perusahaan dan kepuasan karyawan jangka panjang. 

Berikut berbagai jenis performance appraisal atau penilaian kinerja membantu mengidentifikasi berbagai aspek keberhasilan karyawan:

1. Penilaian tradisional: 
   Penilaian tradisional membantu manajer mengevaluasi dan mengukur kinerja karyawan menggunakan skala numerik dan memberi peringkat karyawan sesuai dengan tingkat kinerja mereka. 
   
   Dengan demikian, ini memfasilitasi keputusan mengenai kenaikan gaji, promosi, dan tunjangan lainnya berdasarkan peringkat sumber daya. Misalnya, metode daftar periksa memungkinkan manajer untuk mengevaluasi dan menghitung jumlah sifat yang diperlukan untuk penilaian. Mereka kemudian dapat mengkategorikan karyawan menjadi “berkinerja tinggi”, “rata-rata”, atau “buruk” berdasarkan persentase total dari sifat-sifat yang ada.
   
2. Menilai diri sendiri (self-appraisal): 
   Self-appraisal atau menilai diri sendiri adalah ketika seorang karyawan merefleksikan kinerja pribadi, seperti mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan mereka. Mereka juga dapat menceritakan pencapaian mereka untuk perusahaan atau organisasi, seperti menyelesaikan sejumlah besar penjualan dalam sebulan. 
   
   Jenis performance appraisal ini biasanya melibatkan pengisian formulir, dan manajer dapat memilih untuk menindaklanjuti penilaian diri tertulis ini dengan pertemuan satu lawan satu.
   
3. Feedback 360 derajat: 
   Tipe performance appraisal ini lebih memakan waktu daripada jenis performance appraisal lainnya, karena cara ini memerlukan umpan balik dari semua orang yang bekerja dengan karyawan.
   
   Feedback 360 derajat melihat kinerja karyawan secara holistik (tingkat kinerja dan perilaku) dari ulasan manajer, rekan kerja, bawahan, dan metrik lainnya yang dilakukan oleh data penjualan atau umpan balik pelanggan. 

Jenis performance appraisal ini adalah cara yang baik untuk melihat apakah seorang karyawan adalah kandidat yang baik untuk promosi dan kepemimpinan.

Tujuan utama dari performance appraisal adalah untuk mengetahui bagaimana kinerja karyawan dengan tugas-tugas mereka dan apakah tugas-tugas ini membantu berkontribusi pada tujuan bisnis secara keseluruhan. 

Selain tugas di tempat kerja, informasi tentang faktor-faktor pribadi seperti keterampilan, kompetensi, dan produktivitas perlu dikumpulkan. Kegiatan ini dicatat menggunakan performance appraisal form, yang membuat perbandingan antara evaluasi sebelumnya lebih mudah bagi supervisor dan manajer. 

Setelah mengumpulkan dan menyusun formulir penilaian, manajer dan supervisor memberikan umpan balik kepada karyawan mengenai apa yang mereka lakukan dengan baik dan bagian apa yang perlu diperbaiki. 

Selain meningkatkan kualitas kinerja karyawan, alasan tim manajemen harus memberikan umpan balik atau feedback yang terbuka dan rasional adalah untuk mengembangkan hubungan atasan dan bawahan yang lebih baik.

Ada beberapa tujuan performance appraisal lain yang perlu dipertimbangkan oleh perusahaan atau organisasi, khususnya tim manajemen, yaitu:

1. Menetapkan Tujuan yang Dapat Dicapai untuk Karyawan

Seorang pemimpin harus mengetahui kemampuan dan keterbatasan karyawan — meninjau dan memeriksa apakah hasil tugas saat ini jauh lebih baik dari sebelumnya, serta yang mana mengalami peningkatan performa atau tidak. 

2. Menentukan Area Bermasalah dalam Indikator Kinerja Utama (KPI) Karyawan

Karyawan dapat memiliki tugas yang menurut mereka sulit. Sebelum menegur dan memberi mereka nilai rendah, renungkan terlebih dahulu apakah jadwal yang ditetapkan cukup untuk beban kerja yang diberikan. 

Perhatikan bahwa karyawan sering memiliki tugas lain yang bukan merupakan bagian dari KPI. Hal lain yang perlu dipertimbangkan adalah jika mereka telah diberi instruksi yang jelas untuk tugas yang ada. 

Diskusikan kinerja dengan karyawan untuk mendapatkan wawasan mereka dan lihat apa yang dapat manajer lakukan untuk membantu meningkatkan performance karyawan.

3. Membantu Karyawan Mencapai Target

Penilaian individu yang dievaluasi secara terpisah akan membantu mereka mencapai targetnya. Orang-orang dalam grup seharusnya tidak merasa ada persaingan di antara mereka ketika adanya evaluasi, karena ini dapat menjatuhkan semua orang dan menyebabkan kinerja tim yang buruk. 

Lihatlah gambaran yang lebih besar; perusahaan akan sangat diuntungkan dari manajer yang membantu karyawan mencapai tujuan mereka.

4. Memotivasi Karyawan

Tujuan performance appraisal selanjutnya adalah untuk memotivasi karyawan. Manajer dapat memberikan kisah perjalanan karir yang mungkin tidak selalu mulus, agar dapat memotivasi karyawan untuk lebih giat bekerja dan tidak mudah menyerah.

5. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas Kerja

Tujuan ini merupakan salah satu hasil akhir dari penilaian karyawan. Sebagai pemimpin tim, ini harus menjadi prioritas utama karena mencerminkan kinerja seorang pemimpin itu sendiri.

Pelaksanaan performance appraisal yang kurang tepat, alih-alih bukannya meningkatkan kualitas performa karyawan, justru dapat sebaliknya. Agar performance appraisal memberikan hasil serta feedback yang maksimal dan akurat, berikut ini penilaian dalam performance appraisal yang dapat diikuti:

1. Kompetensi Karyawan

Setiap perusahaan memiliki standar kompetensi tersendiri. Sehingga, dalam proses penilaian perlu diperhatikan apakah sudah sesuai dengan visi dan misi perusahaan.

Adapun skor penilaian yang dapat diberikan dalam bentuk skala 1 hingga 5, dengan kategori sangat buruk, buruk, sedang, cukup baik, dan sangat baik. 

Penilaian berdasarkan skor kategori ini, juga dilengkapi dengan deskripsi terhadap kondisi nyata yang terjadi di lapangan disertai dengan data lengkap, agar penilaian menjadi lebih akurat.

2. Performance Karyawan (Kinerja)

Penilaian kinerja karyawan dapat diukur menggunakan Key Performance Indicators (KPIs). 

Performance appraisal dapat mempermudah perusahaan dalam menilai performa karyawan sehingga karyawan dapat bekerja lebih efektif dan efisien lagi. Akan tetapi, performance appraisal juga dapat memberikan dampak negatif. Berikut dampak positif dan negatif dari performance appraisal 

Sangat penting untuk mengetahui bagaimana melakukan tinjauan terhadap karyawan untuk memastikan kesuksesan performa kerja mereka. 

Terlepas dari pendekatan mana yang akan diambil oleh pimpinan, berikut adalah lima langkah untuk membantu performance appraisal karyawan berjalan dengan lancar:

1. Mempersiapkan Feedback atau Tanggapan Terlebih Dahulu

Umpan balik atau feedback yang bijaksana adalah penting, dan bagaimana pimpinan berencana untuk mempresentasikannya kepada karyawan dapat membantu rapat tetap fokus dan profesional. 

Sebelum seorang pimpinan duduk dengan masing-masing karyawan atau tim, buatlah catatan dan pokok pembicaraan yang ekstensif dan siapkan dokumen yang dapat disimpan oleh karyawan untuk referensi pribadi.

2. Memberikan Karyawan Waktu untuk Bersiap

Berikan informasi penilaian yang relevan kepada karyawan, seperti apa tema rapat tersebut, apa yang mereka diskusikan, dan bagaimana pimpinan menyelesaikan evaluasi. Dorong karyawan untuk memikirkan ulasan tersebut sehingga mereka siap untuk berbicara dengan pimpinan tim mereka. 

Jika karyawan menyelesaikan self-performance appraisal mereka, seorang pimpinan tim mungkin ingin membuat dokumen dengan semua kriteria penilaian untuk tinjauan. Ini memberikan sumber daya untuk membandingkan ulasan performance appraisal yang dimiliki pimpinan dengan ulasan karyawan selama rapat.

3. Memberikan Salinan Formulir Evaluasi yang Telah Diisi kepada Karyawan

Langkah berikutnya adalah sediakan salinan yang berisikan poin-poin utama ulasan pimpinan kepada karyawan (formulir evaluasi tertulis). 

Ini memungkinkan karyawan untuk tetap terlibat selama rapat dan merenungkan poin tujuan yang ingin dicapai pimpinan sesudahnya, daripada membuat catatan selama rapat berlangsung.

Hal ini dapat membantu untuk mengetahui apa yang karyawan evaluasi sebelumnya, sehingga memungkinkan karyawan untuk mengembangkan kualitas ini sebelum peninjauan performance appraisal karyawan pertama mereka.

4. Membuat Rapat Peninjauan Karyawan Menjadi Percakapan Dua Arah

Meskipun memberikan umpan balik yang komprehensif diperlukan, memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengajukan pertanyaan dan opini mereka juga bermanfaat. 

Pertimbangkan untuk menanyakan hal-hal berikut kepada karyawan:

• Bagaimana Anda memandang kinerja Anda sendir? 
• Bagaimana pimpinan dapat mendukung Anda dalam mencapai tujuan?
• Menurut Anda, apakah Anda telah membuat kemajuan besar sejak tinjauan performance appraisal terakhir?

Performance appraisal adalah waktu yang tepat untuk menyentuh masalah atau hambatan apa pun yang mungkin karyawan hadapi, serta untuk meningkatkan etos kerja dan kinerja karyawan. 

Jadi, pertimbangkan performance appraisal sebagai kesempatan untuk meningkatkan budaya tempat kerja dan sistem serta proses internal yang mendukung perusahaan.

5. Akhiri dengan Fokus pada Masa Depan

Mungkin ada aspek yang menantang dari performance appraisal karyawan, seperti menyampaikan kritik atau berita yang mengecewakan. 

Jadi, ada baiknya untuk mengakhiri pertemuan secara positif, alih-alih sampaikan bahwa perusahaan berinvestasi dalam memberikan bimbingan dan memastikan bahwa karyawan mencapai tujuan karier profesional mereka. 

Jaminan semacam ini dapat membuat umpan balik negatif lebih mudah di kedua sisi.

Agar memiliki bayangan seperti apa contoh format performance appraisal form, berikut ini salah satu contoh performance appraisal form di perusahaan:

Kesimpulan

• Performance appraisal adalah tinjauan rutin kinerja pekerjaan dan kontribusi karyawan untuk sebuah perusahaan.
  
• Performance appraisal juga disebut tinjauan tahunan, tinjauan/evaluasi kinerja, atau penilaian karyawan.
• Perusahaan menggunakan performance appraisal untuk menentukan karyawan mana yang paling berkontribusi terhadap pertumbuhan perusahaan, meninjau kemajuan, dan memberi penghargaan kepada pekerja yang berprestasi.
• Meskipun ada banyak jenis performance appraisal yang berbeda, yang paling umum adalah penilaian tradisional di mana seorang manajer meninjau laporan karyawan secara langsung.
• Karyawan yang percaya bahwa performance appraisal tidak mencerminkan budaya perusahaan mungkin merasa tidak puas dengan proses penilaian.