6 Contoh Surat Undangan Rapat dan Cara Membuatnya!

Jika suatu instansi atau organisasi ingin mengadakan sebuah rapat penting dan formal yang akan dihadiri oleh banyak orang, pada umumnya instansi tersebut harus mengirimkan surat undangan yaitu surat undangan rapat. 

Surat undangan rapat termasuk surat resmi, maka dari itu wajib ditulis dengan format yang baik dan benar serta penggunaan tata bahasa yang baik. Pada umumnya, surat berisikan informasi tentang isi rapat dan tempat serta waktu rapat itu digelar.

Bagaimana menulis format undangan rapat yang baik dan benar? Apakah bahasa yang digunakan harus baku dan formal atau santai? Yuk cek artikel ini sampai habis!

Format Surat Undangan Rapat
Format Surat Undangan Rapat

📚 Bacaan lanjutan:  Town Hall Meeting: Pengertian dan Cara Melakukannya dengan Tepat!

Apa Saja Isi Surat Undangan Rapat?

Surat undangan rapat merupakan surat ajakan atau undangan resmi kepada perorangan atau suatu organisasi untuk hadir pada rapat yang telah ditentukan. Di dalam surat, telah berisi tema atau topik rapat yang akan dibahas dan informasi lainnya sebagai pelengkap surat.

💡 Tips: Usahakan tulis surat undangan rapat dengan informasi yang lengkap agar peserta dapat mempersiapkan diri dan materi dengan matang.

Berikut adalah isi dan format undangan rapat yang harus diperhatikan:

1. Kop Surat

Kop surat atau kepala surat merupakan bagian surat paling atas. Kop surat merupakan informasi instansi/perusahaan penerbit surat. Dengan adanya kop surat menandakan bahwa surat undangan rapat bersifat resmi untuk disebarkan. Informasi yang harus ditulis di kop surat adalah:

  • Logo instansi/perusahaan/lembaga
  • Nama instansi/perusahaan/lembaga
  • Alamat instansi/perusahaan/lembaga
  • Nomor telepon 
  • Email 
  • Website (jika ada)

2. Tempat dan Tanggal Surat

Elemen berikutnya adalah tempat dan tanggal surat. Tempat yang ditulis adalah lokasi kota surat undangan rapat ditulis beserta tanggal penulisan surat. Tempat dan tanggal surat berada di bagian atas surat dan dibawah kop surat.

3. Nomor Surat, Perihal dan Lampiran 

Ketiga hal ini merupakan struktur penting dalam penulisan surat resmi termasuk surat undangan rapat. Nomor surat bertujuan untuk pengarsipan data perusahaan. Penulisan nomor surat memiliki format sesuai ketentuan perusahaan. Pada umumnya nomor surat ditulis dengan format berikut:

Nomor urut surat - Kode tujuan surat- bulan - Tahun pembuatan surat

Pada bagian perihal, kamu dapat menuliskan tujuan surat undangan. Bagian ini dapat mempermudah penerima mengetahui isi surat. Jika kamu melampirkan berkas, maka kamu dapat menulisnya pada bagian ”Lampiran” jumlah berkas yang dilampirkan.

📚 Bacaan Lanjutan : 5 Contoh Surat Tugas Resmi yang Baik dan Benar

4. Nama dan Alamat Pihak yang Dituju

Pada bagian ini kamu wajib menulis dengan jelas dan singkat. Tulislah nama penerima surat, jabatan/gelar, dan perusahaan. Alamat penerima tidak perlu ditulis secara lengkap, cukup menulis kota saja.

5. Salam Pembuka

Salam pembuka ditulis sebagai bentuk rasa hormat. Pada umumnya ditulis dengan formal dan menggunakan bahasa yang sopan. Salam pembuka dapat ditulis dengan menggunakan “Dengan hormat” atau "Salam hormat”.

Jika instansi/perusahaan/lembaga merupakan perusahaan keagamaan tertentu, kamu bisa menulisnya dengan “Salam sejahtera” atau “Assalammualaikum Wr. Wb”

6. Isi Surat

Elemen berikutnya adalah bagian inti dari surat, yaitu isi surat. Pada kalimat pembuka, kamu dapat mencantumkan maksud dan tujuan dari penulisan surat undangan rapat tersebut. Dilanjutkan dengan informasi pelaksanaan rapat seperti:

  • Hari dan tanggal 
  • Waktu
  • Tempat
  • Materi/pokok bahasan

Informasi wajib ditulis dengan jelas pada bagian isi surat agar penerima surat dapat mempersiapkan diri.

7. Paragraf Penutup

Pada paragraf penutup, kamu dapat menulis kalimat penutup berupa ucapan terima kasih kepada penerima surat dan himbauan agar dapat datang tepat waktu. Kamu juga bisa sertakan cara konfirmasi kehadiran untuk penerima surat.

8. Salam Penutup 

Penulisan salam penutup menunjukkan etika dan sopan santun penulis surat. Salam penutup dapat ditulis seperti pada umumnya, bisa menggunakan “Dengan hormat” atau “Hormat Kami”.

9. Nama pengirim dan tanda tangan

Pada bagian terakhir surat undangan rapat, kamu dapat menulis nama, jawaban dan tanda tangan pengirim surat yang terletak pada bagian kanan bawah surat. Perlu diperhatikan, penulis surat merupakan orang yang menulis surat bukan pembuat surat. Pengirim surat biasanya adalah kepala instansi/perusahaan/lembaga.

Contoh-Contoh Surat Undangan Rapat

Surat undangan rapat dapat dipakai oleh instansi/perusahaan/lembaga resmi yang ingin mengadakan rapat. Tujuan rapat juga berbeda-beda tergantung dengan keperluan lembaga tersebut. 

Dibawah ini CakeResume akan memberikan 6 contoh surat undangan rapat resmi dengan tujuan yang berbeda-beda yang ditulis sesuai dengan format diatas untuk dijadikan referensi.

1. Contoh Surat Undangan Rapat Kantor

Surat undangan rapat kantor biasanya dapat berupa surat undangan meeting bersama para anggota karyawan ataupun acara kantor. Berikut adalah contoh surat undangan rapat kantor:

Contoh Surat Undangan Rapat
Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan

2. Contoh Surat Undangan Rapat di Sekolah

Dalam organisasi lingkungan di sekolah, rapat menjadi agenda yang biasa baik itu rapat kepengurusan OSIS, rapat wali murid atau rapat guru. Media komunikasi yang digunakan adalah surat yaitu surat undangan rapat. Berikut adalah contoh surat undangan rapat sekolah dengan orang tua/wali murid:

PEMERINTAH KABUPATEN TANGERANG
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SMPN 8 TANGERANG

Jl. Daan Mogot No. 52, RT.001/RW.002 Tangerang Selatan
No. telp: 0258-1982-0350 | Email: [email protected]


Tangerang, 20 Januari 2020

Nomor : 004/SUR/SMP-SU/2020
Perihal : Undangan Rapat
Lampiran : -

Kepada Yth,
Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid
SMPN 8 Tangerang
Di Tempat

Dengan Hormat,

Melalui surat undangan rapat ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada acara rapat persiapan ujian nasional tahun ajaran 2019/2020 yang diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal : Sabtu, 1 Februari 2020
Waktu : 10.00-14.00
Tempat : Aula Umum SMPN 8 Tangerang
Acara : Persiapan Ujian Nasional Tahun Ajaran 2019/2020

Demikian undangan ini kami sampaikan, besar harapan kami agar BapakIbu dapat menghadiri dan datang tepat waktu. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,
Kepala Sekolah SMPN 8 Tangerang

(Tanda Tangan)

Handoko Sudirman, S.Pd

Contoh Surat Undangan Rapat di Sekolah

3. Contoh Surat Undangan Rapat OSIS SMA

Dalam organisasi lingkungan di sekolah, rapat organisasi siswa sekolah (OSIS) adalah hal yang lumrah untuk membahas dan mempersiapkan acara tertentu. Rapat ini biasanya dihadiri oleh pengurus OSIS serta guru pembimbing.

Berikut adalah contoh surat undangan osis yang diselenggarakan di sekolah:

Contoh Undangan Rapat OSIS
Contoh Undangan Rapat OSIS

4. Contoh Surat Undangan Rapat Kementerian

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA 
POLITEKNIK KESEHATAN MEDAN

Jalan. Bogor Sumatera utara No.89, Kota Medan
Website: politeknikesmedan.com | Email: [email protected]


Medan, 12 Maret 2022

Nomor : 009/SUR-K/III/2022
Perihal : Undangan Rapat Koordinasi Percepatan Vaksinasi Booster Kota Medan
Lampiran : 2 (dua) halaman

Kepada Yth.
Poltekkes Kemenkes Medan
Di Tempat

Dengan Hormat,

Setelah menerima data persentase vaksinasi booster di kota Medan, politeknik kesehatan Medan akan meningkatkan dan mempercepat target vaksinasi booster kota Medan sesegera mungkin. Dengan surat undangan ini, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam rapat koordinasi pada hari:

Hari/Tanggal : Kamis, 20 Maret 2022
Waktu : 15.00 s.d selesai
Tempat : Ruang Serbaguna Poltekkes Kemenkes Medan
Acara : Rapat Koordinasi Percepatan Vaksinasi Booster Kota Medan

Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terimakasih.

Direktur Utama,


(Tanda Tangan)

Drg. Mumammad Haji

Contoh Surat Undangan Meeting Kementerian

5. Contoh Surat Undangan Rapat RT/RW

Rapat RT/RW merupakan kegiatan yang rutin dilakukan oleh warga kecamatan setempat. Sebelum mengadakan rapat, pemimpin RT sebaiknya membuat dan menyebarkan surat undangan RT/RW agar para warga dapat mengetahui informasi rapat.

Berikut ini adalah contoh surat undangan rapat RT/RW:

PEMERINTAH KABUPATEN JAKARTA BARAT
KECAMATAN GROGOL PETAMBURAN KELURAHAN TOMANG
PERUMAHAN CITRA WISATA RT 02 RW 03


Jakarta, 3 Juli 2021

Nomor : 006/SUR-RT/VII/2021
Perihal : Undangan Rapat
Lampiran : -

Kepada Yth,
Bapak/Ibu Warga RT 02
Di Tempat

Salam Sejahtera,

Puji dan syukur kepada Tuhan yang Maha Esa karena atas rahmat-Nya kita sampai hari ini dalam keadaan sehat dan selalu berada dalam perlindungan-Nya.

Dengan ini kami selaku pengurus RT 02 RW 03 ingin mengundang seluruh warga Bapak/Ibu RT 02 RW 03 untuk menghadiri acara rapat RT pada:

Hari/Tanggal : Rabu, 10 Juli 2021
Waktu : 18.00-19.30
Tempat : Rumah Ketua RT 02
Acara : 1. Pertemuan rutin bulanan
            2. Evaluasi kinerja RT 02
            3. Pembentukan panitia baru dengan warga RT 01

Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mohon para warga untuk hadir dan mengikuti rapat dari awal hingga selesai. Apabila kepala keluarga berhalangan hadir, mohon anggota keluarganya untuk mewakilkan.

Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.

Ketua RT 02 RW 03,                                                                  Rizky Faizal

Sekretaris,                                                                              Nani Iswanti

Contoh Surat Undangan Rapat RT/RW

6. Contoh Surat Undangan Rapat Organisasi/Komunitas

Contoh Surat Undangan
Contoh Surat Undangan Rapat Komunitas

Jika kamu ingin mengadakan rapat secara resmi dan formal serta dihadiri oleh banyak orang, pastikan membuat surat undangan rapat terlebih dahulu, agar peserta dapat mengetahui informasi rapat dengan jelas.

Surat undangan rapat perusahaan harus ditulis dengan format yang baik dan benar serta tata bahasa yang baik. Maka dari itu, kamu bisa menggunakan contoh surat undangan rapat yang sudah CakeResume buat untuk dijadikan referensi.

Semoga artikel ini dapat membantu kamu dalam menulis surat undangan rapat resmi!

--- Ditulis Oleh Phoebe Charissa ---

Resume Builder

Build your resume only in minutes!

あなたが関心のありそうな記事

Latest relevant articles
Interview Skills
5月 7日 2024

5 Cara Menjawab Berapa Gaji yang Anda Inginkan dalam Interview!

Pernah ditanya "Berapa gaji yang Anda inginkan?" saat interview? Ini tips dan contoh jawabannya.