即將成為主管的你,不可錯過的新手主管秘笈!

新手主管上任

成為主管是許多人的職涯目標,但成為主管也意味著工作內容與過往不再相同,從自己的工作目標、心態到如何帶領團隊,都會面臨許多新的挑戰。本文將帶你了解新手主管上任前可以做好什麼準備、有哪些管理方法、學習管理的管道以及注意事項,讓你的主管之路可以更得心應手。

一、新手主管上任,有什麼需要優先完成的事情?

不論是到職即為主管或是從員工晉升為主管,你可以嘗試以下方法,讓自己接下來的工作更輕鬆順利!

  • 了解團隊現有資源

成為主管後,我們專注的方向會從「完成個人項目」轉換為「達成團隊目標」,身為新手主管,首先我們要做的就是了解手邊有哪些可以使用的資源。根據公司及部門類型的不同,團隊能使用的資源也可能不盡相同,新手主管需要熟悉團隊擁有的軟硬資源並帶領成員靈活運用,共同達成目標。

  • 釐清團隊成員的工作分配

團隊要能順利運作,每位成員一定得了解自己的職責範圍與目標,而優秀主管更應了解團隊成員的工作分配,才能將部屬的能力發揮到最大。

二、如何管理團隊?先清楚 2 大原則

每個人都希望在自己的工作崗位有所發揮,而主管是提升團隊成果與團隊成員職能的重要推手。新手主管想做好團隊管理,以下原則一定要銘記在心。

  • 主管不需要萬能!

好的管理者不一定是團隊中工作能力最強的人,但一定是非常擅於協調與解決問題的人。當團隊成員產生意見分歧或是在專案進行的過程中出現問題時,主管的角色就非常重要。優秀的主管能幫助團隊排憂解難、掃清路上的絆腳石,讓團隊成員安心的發揮所長、完成任務!

  • 確立團隊目標

設立團隊共同目標,並讓團隊成員有參與感、認同感地一同朝目標前進。新手主管可以透過舉辦例會與團隊成員討論專案的執行狀況,避免在專案執行的過程中偏離核心目標。

主管要確立方向,凝聚團隊共識
主管不需萬能,而是有效分配工作,讓團隊發揮最大的效能。

三、3 種專案管理方法,帶領團隊有效達成目標!

AIPECC

由評估(Assessment)、起始(Initial)、規劃(Plan)、執行(Execute)、控制(Control)、結案(Closing)共六個階段組成,其中又可再細分成不同步驟,幫助主管進行進度審查,也讓參與的團隊成員更了解專案的進行。

關鍵鏈專案管理手法 CPM

透過設立專案中各項任務的執行時程與停損點,協調各任務的資源分配,讓管理者可以清楚知道各項任務的優先順序,方便掌握專案目前進程。

工作看板管理手法 Kaban

如果團隊的專案屬性是漫長又連貫的,那麼工作看板管理手法或許會比較適合。透過將工作流程可視化,團隊成員可以知道進度與可能遇到的阻礙,雖然執行過程較花費時間,但可以幫助提升整個團隊的效率。

四、剛接下主管職!新手主管的待人處事之道

從被管理者轉換為管理者,也是我們職涯路上的一大挑戰與里程碑。作為新手主管的你,可以參考以下幾點,在擔任管理職時更加得心應手。

新手主管也能做到帶人又帶心

  • 主動關心團隊成員,提升信任感:

當發現專案停滯或成員工作狀態不佳時,應主動溝通,在相互瞭解的過程中提升團隊成員的信任感與歸屬感。

  • 不必事事靠自己,讓對成員有發揮的機會:

許多新手主管在團隊任務出現問題時會急著介入並親自解決,其實無須直接提供解答,可以嘗試以「詢問」引導團隊成員想出解決方法。透過恰當的引導讓團隊成員解決問題,不僅可以增加下屬的工作成就感,還能激發出團隊潛能。

  • 穩定與突破同樣重要:

新手主管剛開始帶領團隊時,若是發現團隊中有潛在的問題或是需要改善的制度,應該循序漸進地推行而非突然進行大規模調整,避免讓團隊成員措手不及而造成反效果。

給新手主管的專案管理技巧

  • 做好時間管理:

可以使用如 Google Calendar、Notion、Excel 等工具幫助你進行長期的專案管理時程規劃,也讓團隊成員了解專案的執行進度與後續要處理的任務有哪些。清楚有效的時間規劃可以讓專案進行更順利。

  • 透過良好的溝通,提升團隊協作成效:

主管是跨團隊與部門之間的重要橋樑,透過安排固定會議等方式來提升溝通成效,可以幫助團隊省下許多時間並有效執行任務。

五、新手主管剛上任心好累?10 個心態要記得

除了管理團隊,新手主管的自我管理也不可忽略,晉升主管後的工作絕對會和以往有所不同,因此我們也要記得要調適好自己的身心靈狀態,才能在主管之路上走得又長又遠。

五個進行團隊協作的重要心態

  • 專注於解決問題
  • 建立團隊向心力
  • 當好主管,不等於當好人:主管的堅持有時不一定能獲得組員的理解,這時候要能堅定立場,讓專案順利進行
  • 別把自己的想法理所當然建立在他人身上:每個人都有不同的觀點,主管要能及時了解並整合想法
  • 確認目標一致:每次發布任務時,要確認所有組員是否清楚執行的內容

五個需要自我調適的重要心態

  • 工作夥伴不是你的好朋友:在職場中,主管的首要任務為帶領團隊執行任務,避免公私不分
  • 自己來不一定比較快
  • 別把團隊成員的行為全怪在自己身上
  • 寂寞感是正常的:當發布的任務或要求無法得到組員認同時,主管可能會感到力不從心,記得找到自我調適的方式
  • 管理者也需要學習:雖然管理者的工作目標從個人轉向團隊,但持續地精進自己也能在帶領團隊執行任務時提出更多幫助

六、3 個推薦給新手主管的進修參考

除了管理團隊,新手主管的自我管理也不可忽略,晉升主管後的工作絕對會和以往有所不同,因此我們也要記得要調適好自己的身心靈狀態,才能在主管之路上走得又長又遠。

包含不同類型的 STARS 模型、在職場中完善自我的引導、從同事變主管時可以如何應對等,為即將轉職或正在轉職中的你,帶來更多職場生活技巧。

將主管分為四種類別,藉由不同引導來幫助你成為一位好主管。從如何面對建議、開一個好會議到選賢舉才,都包含在這本書中。

Hahow X 新商業學校合作的主管進修相關課程,內容包含如何建立機制、達成正向循環以及找到適任的成員等。不論是團隊負責人、想要成為主管還是已經是出中階主管,都適合參與這個課程。

除了以上三點,也可以到 CakeResume 的社群上與其他新手主管交流,了解更多當主管的經驗。

延伸閱讀:【轉管理職必看】把握這三個觀念,轉職當主管不再遙不可及!



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