Onboarding Karyawan: Arti dan Proses yang Efektif

Onboarding artinya apa, ya? 

Walaupun tidak wajib, proses onboarding sangat bermanfaat bagi karyawan baru dan juga HR/Talent Acquisition. 

Proses onboarding karyawan yang efektif dapat memberikan pengaruh besar atas keberhasilan perusahaan. Peningkatan sekitar 82% retensi karyawan dan produktivitas sebesar 70% terjadi karena adanya proses onboarding karyawan baru. 

Meskipun onboarding sangat penting bagi kesuksesan karyawan dan perusahaan, masih banyak tim HRD yang belum bisa memberikan proses onboarding yang efektif untuk karyawan baru. Hanya 12% karyawan yang merasa bahwa mereka telah mendapatkan proses onboarding yang baik. 

Jadi, sebenarnya apa itu onboarding karyawan yang efektif? Bagaimana caranya memaksimalkan proses onboarding, sih? 

Nah, CakeResume telah merangkum artikel tentang onboarding karyawan secara lengkap. 

Cocok bagi kamu yang berada di tim HRD dan sedang merekrut karyawan baru, atau kamu yang baru saja direkrut menjadi karyawan baru dan ingin tahu tentang proses onboarding. Yuk, simak lebih lanjut!

➡️ Arti Onboarding

Secara sederhana, onboarding adalah proses memperkenalkan karyawan baru ke suatu organisasi, perusahaan, tim, dan perannya. Proses onboarding juga dikenal sebagai Employee Onboarding. Dalam proses onboarding karyawan baru, mereka akan mempelajari/menyesuaikan diri dengan:

• Kebijakan organisasi
• Perannya dalam organisasi
• Budaya organisasi

Proses onboarding karyawan melibatkan karyawannya untuk melengkapi segala dokumen penting dan juga melengkapi karyawan baru dengan segala kebutuhannya untuk melakukan pekerjaannya dengan baik. Selama proses onboarding, karyawan akan mempelajari dan menerapkan segala hal yang diharapkan oleh organisasi, seperti:

• Keterampilan
• Gaya komunikasi
• Sikap
• Visi dan misi

➡️ Jangka Waktu Program Onboarding Karyawan Baru

Proses onboarding dapat berlangsung dalam satu atau beberapa hari, beberapa minggu, beberapa bulan, hingga satu tahun. Jangka waktu program onboarding karyawan baru itu tergantung kebijakan masing-masing perusahaan/organisasi.

Tetapi, proses onboarding yang paling efektif biasanya berlangsung setidaknya beberapa bulan.

Program onboarding karyawan baru dimulai ketika kamu mendapatkan dan menerima tawaran kerja hingga saat karyawan menjadi kontributor yang produktif bagi organisasi/perusahaan. Idealnya, karyawan akan bertahan, merasa percaya diri, dan mampu memberikan performa yang baik setelah proses onboarding selesai.

➡️ Macam-macam Aktivitas dalam Program Onboarding Karyawan Baru

 Berikut adalah beberapa contoh aktivitas dalam proses onboarding:

• Tawaran pekerjaan
• Negosiasi gaji
• Mengurusi dokumen perekrutan dan dokumen penting lainnya
• Perkenalan kebijakan dan budaya organisasi
• Pelatihan kerja
• Penjelasan tentang benefit untuk karyawan selain gaji
• Tur fasilitas dalam lingkungan kantor
• Perkenalan dengan pemangku kepentingan dan tim
• Kegiatan team building

➡️ Apakah Proses Onboarding dan Masa Orientasi Karyawan Baru Sama?

Tidak sepenuhnya sama. Orientasi karyawan adalah bagian dari proses onboarding yang hanya terdiri dari satu kali acara. Sebaliknya, proses onboarding terdiri dari serangkaian acara dan pelatihan (termasuk orientasi) yang membantu karyawan baru bekerja secara produktif dalam perannya di tim dan departemennya. 

Untuk lebih jelasnya, perhatikan penjelasan berikut ini:

Ada beragam manfaat onboarding bagi karyawan dan organisasi yang dilakukan offline maupun online:

Manfaat Proses Onboarding untuk Organisasi

• Retensi: Organisasi dapat meningkatkan retensi karyawan yang berkualitas dalam jangka panjang ketika karyawan mendapatkan proses onboarding yang baik.
• Produktivitas: Karyawan yang merasa diikutsertakan dan yang diberi tujuan yang jelas dalam organisasi akan bekerja lebih fokus dan memberikan performa yang lebih baik.
• Employer branding: Karyawan yang merasa nyaman di organisasi dari hari pertama cenderung akan memiliki kesan yang baik terhadap organisasi secara keseluruhan.
• Mengurangi biaya: Mengurangi jumlah keluar masuk (turnover) karyawan, sehingga mengurangi biaya dan waktu perekrutan.

Manfaat Onboarding untuk Karyawan Baru

• Merasa disambut: Karyawan baru akan merasa nyaman dalam perannya dan dalam budaya perusahaan dengan cepat.
• Teriformasikan: Karyawan akan mendapatkan informasi yang lebih baik tentang tugas dan perannya dalam organisasi/perusahaan.
• Motivasi: Motivasi karyawan meningkat, sehingga karyawan akan lebih menginvestasikan waktu dan usahanya untuk organisasi.
• Keterlibatan: Meningkatkan kepuasan karyawan dalam pekerjaannya yang kemudian akan meningkatkan keterlibatan karyawan. 

Manfaat Proses Onboarding Online untuk Tim Jarak Jauh

• Efektif: Menghemat waktu dalam tugas-tugas administratif, sehingga dapat lebih fokus membimbing karyawan baru.
• Memfasilitasi perekrutan jarak jauh: Integrasi dengan karyawan jarak jauh menjadi lebih mudah.
• Aksesibilitas: Materi dan informasi selalu up to date dan dapat diakses kapan saja. Selain itu, karyawan baru jarak jauh dapat bertanya tentang informasi onboarding kapan saja.

Fase 1: Pra-onboarding

Fase pertama dalam proses onboarding dimulai sejak karyawan menerima tawaran pekerjaan.

Apa yang terjadi pada proses pertama onboarding?

• Organisasi/perusahaan akan membimbing karyawan baru untuk menyelesaikan dokumen penting dalam kurun waktu tertentu.
• Jika karyawan baru saja berpindah lokasi tinggal, perusahaan akan memastikan jika karyawan memerlukan bantuan untuk menemukan tempat tinggal baru.
• Perusahaan juga dapat memberikan video atau dokumen perkenalan tentang perusahaan dan seperti apa hari pertama mereka bekerja.

Fase 2: Menyambut Karyawan Baru

Proses onboarding selanjutnya dikenal juga sebagai hari pertama bekerja dimana perusahaan akan menyambut karyawan baru dan memberikan perkenalan agar karyawan baru dapat merasa nyaman dan menyesuaikan diri.

Apa yang terjadi pada fase kedua onboarding?

• Pada tahap pengenalan ini, karyawan akan diperkenalkan dengan visi, misi, value, dan budaya perusahaan. 
• Karyawan juga akan diperkenalkan dengan kebijakan perusahaan seperti waktu istirahat, asuransi, kehadiran, dan gaji.
• Tur fasilitas kantor dan lingkungan sekitarnya seperti kantin, tempat parkir, toilet, ruangan kerja, dan fasilitas medis.
• Perkenalan karyawan baru dengan rekan kerja, timnya, dan pemegang kepentingan lainnya

Fase 3: Masa Orientasi Awal

Di tahap ketiga proses onboarding, karyawan akan mulai bersosialisasi dengan rekan tim dan lingkungan sekitarnya.

Apa yang terjadi pada fase ketiga onboarding?

• Penyesuaian antara karyawan baru dengan rekan kerja dan alat-alat yang akan digunakan untuk menyelesaikan tugasnya.
• Perkenalan karyawan dengan tujuan tim dan individu untuk departemen dan perusahaan.
• Perkenalan karyawan dengan peran individualnya dan peran dalam tim seperti alur kerja mereka dalam mengerjakan suatu tugas atau proyek.

Fase 4: Masa Pelatihan

Fase pelatihan yang baik sangat penting untuk mengurangi jumlah keluar masuk (turnover) karyawan. Dengan pemberian pelatihan yang baik, karyawan akan mengetahui bagaimana mereka dapat memberikan performa yang baik dan mencapai kesuksesan. 

Alhasil, karyawan akan termotivasi, serta kepercayaan dan hubungan antara karyawan baru dengan perusahaan akan terbentuk.

Apa yang terjadi pada proses keempat onboarding?

• Pemberian pelatihan karyawan baru tentang tugas yang akan mereka kerjakan.
• Perusahaan akan membantu karyawan baru untuk membiasakan diri dengan alat atau sistem yang biasa digunakan perusahaan.
•  Karyawan akan berkolaborasi dengan tim dan mulai mengerjakan tugas pertamanya.

Fase 5: Mempermudah Transisi Karyawan ke Peran Barunya 

Proses terakhir onboarding dimaksudkan untuk membantu karyawan transisi dari peran karyawan baru menjadi karyawan tetap. Ini ditandai dengan meningkatnya tugas karyawan dan keakrabannya dengan rekan tim.

Tahap ini biasanya berlangsung selama satu bulan atau bahkan tiga bulan. Dalam tahap terakhir, performa karyawan baru akan sangat diperhatikan untuk proses evaluasi di akhir proses onboarding.

 Apa yang terjadi pada fase kelima onboarding?

• Perusahaan akan memperhatikan performa kerja karyawan.
• Karyawan akan diberikan mentor yang merupakan karyawan senior untuk membimbing karyawan baru dalam aktivitasnya di tempat kerja.
• Karyawan baru dan mentor akan memiliki jadwal rapat khusus dengan mentor.
• Kualitas dan performa karyawan baru akan dievaluasi setelah satu atau tiga bulan.

Tips onboarding ini cocok bagi tim HRD yang sedang merekrut karyawan baru, berikut tips-tipsnya:

1. Manfaatkan Teknologi dan Sesuaikan Proses Onboarding untuk Karyawan Baru

Tips onboarding yang pertama adalah manfaatkan teknologi yang ada seperti menggunakan perangkat lunak (software) onboarding atau menggunakan strategi video onboarding untuk membantu karyawan baru merasa nyaman dengan pekerjaannya. 

Selain itu, ini juga akan membantu tim HRD menghemat waktu dalam tugas-tugas administratif. Selain itu, dengan memanfaatkan onboarding software, perusahaan dapat mempelajari lebih lanjut tentang karyawan baru mereka.

Contohnya, memberikan kopi kesukaan karyawan baru di hari pertamanya di atas mejanya. Ini merupakan personalisasi kecil yang bermakna dan dapat mengubah kesan karyawan tentang perusahaan dalam jangka panjang.

Berikut adalah beberapa contoh software onboarding:

• Zenefits
• Talmundo
• Trello
• BambooHR

2. Tinjau Metrik Onboarding

Tips onboarding yang kedua adalah mengukur metrik onboarding. Proses onboarding karyawan yang baik biasanya melibatkan metrik onboarding yang relevan untuk membantu melacak dan mengukur efektivitas proses onboarding karyawan baru.

Berikut adalah beberapa metrik yang penting untuk diukur:

• Biaya
• Tingkat keterlibatan
• Biaya pelatihan dan hasilnya untuk karyawan baru
• Tingkat keberhasilan
• Retensi karyawan

3. Diskusikan Segala Hal yang Diperlukan dan Lewati yang Tidak Penting

Penting untuk tim HRD dalam perusahaan memberitahu apa saja yang wajib dilakukan dan apa saja yang opsional dalam proses onboarding. Tetapi, ini akan tergantung pada apa yang dipilih karyawan seperti komponen kompensasi, tunjangan, pengaturan kerja, dll.

Contohnya, mengetahui tentang budaya perusahaan merupakan kewajiban bagi setiap karyawan, tetapi memahami peraturan fasilitas tempat tinggal mungkin tidak diperlukan bagi karyawan baru yang tidak memerlukannya.

4. Sediakan Jadwal Onboarding yang Lengkap dan Ikuti

Tips onboarding yang terakhir adalah gunakan jadwal template atau buat jadwal onboarding yang berisikan kegiatan onboarding dan hal-hal apa saja yang akan dilakukan di hari pertama atau dalam beberapa bulan kedepan. 

Bagikan jadwal onboarding dengan karyawan baru agar mereka bisa menyiapkan diri dengan baik. Ini akan meningkatkan efisiensi proses onboarding serta mengurangi stress dari kedua sisi.

Kesimpulan

• Onboarding adalah proses perkenalan dan penyesuaian karyawan baru dengan suatu organisasi, perusahaan, tim, dan perannya.
• Proses onboarding dapat berlangsung dalam satu atau beberapa hari, beberapa minggu, beberapa bulan, hingga satu tahun.
• Proses onboarding karyawan baru terdiri dari serangkaian acara, termasuk masa orientasi karyawan.
• Ada 5 fase dalam proses onboarding karyawan, yaitu: pra-onboarding, penyambutan karyawan baru, masa orientasi, masa pelatihan, dan masa transisi karyawan ke peran barunya.

--- Ditulis oleh Cindy Graciella ---